Égalité salariale : pas de discrimination !

« A travail égal, salaire égal » ? C’est un principe qui est désormais connu : à travail égal, les salariés doivent percevoir une rémunération équivalente. Mais ce principe est-il d’application absolue ? Non, car, en pratique, il convient de différencier les situations.

Qu’est-ce qu’un travail de valeur égale ? Un travail de valeur égale est un travail qui exige un ensemble comparable de connaissances professionnelles ou de capacités. Sont donc pris en compte, non seulement les titres, les diplômes ou les pratiques professionnelles, mais aussi l’expérience acquise, les responsabilités ou les charges physiques ou nerveuses liées au poste de travail. Des salariés qui occupent donc des fonctions différentes pourront percevoir des rémunérations différentes, même s’ils relèvent de la même classification selon la convention collective applicable.

Par exemple. Il a déjà été jugé que le travail des hôtesses de tables et des trancheurs, employés par un restaurant brésilien n’était pas de valeur égale, le travail de ces derniers consistant à apporter une pièce entière de viande, embrochée, pesant plusieurs kilos et à la trancher directement dans l'assiette des clients. Des fonctions qui impliquent une charge physique supplémentaire et une expérience incontestable qui justifient la différence de rémunération.

Cas particulier du transfert de contrat. Dans le cas d’un transfert conventionnel des contrats de travail entre 2 entreprises prestataires (en cas de succession de marchés sur un site), les salariés de l’entreprise repreneuse affectés à d’autres sites ne peuvent pas invoquer des différences de rémunération résultant d’avantages dont les salariés repris ont bénéficié avant le transfert.

Exemple. 2 entreprises (A et B) soumises à la convention collective de prévention et de sécurité sont mises en concurrence. L’entreprise A a gagné le marché du secteur 1. L’entreprise B a gagné celui du secteur 2. Quelques années plus tard, l’entreprise B conserve le marché du secteur 2 mais gagne celui du secteur 1. L’entreprise B reprend donc tous les salariés de l’entreprise A qui étaient affectés au secteur 1. Malgré leurs différences de rémunération, les salariés affectés au secteur 2 ne peuvent pas prétendre aux avantages que les salariés repris sur le secteur 1 ont acquis avant le transfert de contrat.

Une différenciation possible ? La question qui se pose est tout de même de savoir s’il est possible de rémunérer différemment des salariés effectuant le même travail. En d’autres termes, le principe « à travail égal, salaire égal » souffre-t-il de quelques exceptions ? La réponse est positive : pour des salariés entrant dans une même catégorie d’emploi, vous pouvez appliquer des rémunérations différentes, pour autant que des raisons objectives vous permettent de le faire (en tenant compte de l’ancienneté par exemple).

Pour rappel. S'il appartient au salarié, qui invoque une atteinte au principe d'égalité de traitement, d’établir les éléments de fait susceptibles de caractériser une inégalité de rémunération, il incombe, en effet, à l'employeur de rapporter, le cas échéant, la preuve d'éléments objectifs justifiant cette différence.

Exemple de la différence de diplômes. C’est ainsi, par exemple, que la seule différence de diplômes, alors qu'ils sont d'un niveau équivalent, ne permet pas de fonder une différence de rémunération entre des salariés qui exercent les mêmes fonctions, sauf si vous pouvez démontrer (sous le contrôle du juge) que la possession d'un diplôme spécifique atteste de connaissances particulières utiles à l'exercice de la fonction occupée.

Attention. Ne fournir comme seule explication qu’une prétendue médiocre qualité du travail ne suffira pas à apporter la preuve qu’une inégalité de traitement repose sur un critère objectif.

Exemple des qualités professionnelles. Les qualités professionnelles ou la différence de qualité de travail peuvent constituer des motifs objectifs justifiant une différence de traitement entre 2 salariés occupant le même emploi. Mais attention : si de tels éléments peuvent justifier des augmentations de salaires plus importantes ou une progression plus rapide pour le salarié plus méritant, ils ne peuvent pas justifier une différence de traitement lors de l'embauche, à un moment où l'employeur n'a pas encore pu apprécier les qualités professionnelles.

Exemple du parcours professionnel. Les parcours différents des salariés dans l’entreprise peuvent justifier une différence de rémunération. C’est, du moins, ce qu’a rappelé le juge à 2 salariés magasiniers qui déploraient avoir une rémunération moindre qu’un collègue alors que ce dernier avait fait l’objet d’un reclassement sur ce poste de magasinier avec maintien de sa rémunération antérieure.

Exemple des conditions d’embauche. Retenez que les juges estiment que la seule appartenance à une même catégorie professionnelle n’implique pas nécessairement une identité de situation. C’est ainsi que les circonstances liées aux conditions d’embauche peuvent justifier un écart de rémunération à poste égal. Ce sera le cas, par exemple, si vous avez des difficultés à embaucher et qu’un candidat au poste recherché a des exigences supérieures, en termes de rémunération, à celles qui sont appliquées dans l’entreprise à poste égal.

Exemple des conditions de travail. Lorsque les fonctions des salariés les placent dans des situations distinctes, la différence de traitement peut se justifier. C’est ainsi que le juge a considéré que l’accord d’entreprise qui distingue entre les cadres et les membres des organes de direction, pour la prise en charge des frais de représentation, ne consiste pas en une inégalité de traitement.

Conseil. Le juge a rappelé que pour apprécier le principe de l’égalité de traitement, il faut rechercher si les fonctions respectivement exercées par les uns et les autres sont ou non de valeur égale et se livrer à une analyse comparée de la situation, des fonctions et des responsabilités de chacun.

En cas d’établissements multiples… Les différences de traitement doivent être justifiées par des raisons objectives et pertinentes. Il a déjà été jugé que la disparité du coût de la vie entre plusieurs régions constitue une raison objective d’appliquer des politiques de rémunérations différentes dans les établissements de ces régions. Encore faut-il que vous vous prémunissiez de preuves de cette disparité (études statistiques, articles de presse...).

Inégalités catégorielles. Un accord collectif peut ne s’appliquer qu’à une catégorie de personnel (cadres ou non-cadres). L’inégalité qui en résulte est alors justifiée par un élément objectif et pertinent. De même, l’avantage octroyé à une catégorie de personnel par décision unilatérale de l’employeur peut également se justifier dès lors qu’il n’a pas d’objet spécifique étranger au travail ou qu’il n’est pas destiné à compenser une sujétion particulière.

Inégalités résultant d’un accord collectif. Les inégalités qui résultent d’accords collectifs négociés et signés par des syndicats, chargés de défendre les droits et les intérêts des salariés, lesquels les y ont habilités par leur vote, sont présumées justifiées. C’est au salarié qui conteste de démontrer que ces inégalités sont étrangères à toute considération de nature professionnelle.

Versements inégalitaires selon les catégories de salariés. Un accord conclu avec les représentants du personnel peut prévoir des abondements de l’employeur aux versements volontaires des salariés. Il a déjà été jugé qu’un accord prévoyant un abondement de 100 % au versement volontaire des cadres, contre un abondement de 4 % au versement des salariés non-cadres pouvait se justifier par l’existence d’un accord moins favorable aux cadres en matière de temps de travail, par exemple.

Attention aux discriminations ! Dans ce domaine, notamment, vous devez aussi faire attention à ne pas faire de discrimination entre salariés, ce qui pourrait vous être reproché. Ne faites pas comme cet employeur à qui il a été reproché de retarder l’avancement de carrière d’un salarié en raison de sa santé qui entraînait des arrêts de travail. Si vous attribuez des rémunérations différentes à des salariés occupant des postes similaires, vous devez toujours être en mesure de les justifier.

En tout état de cause. N’oubliez qu’aucune personne ne peut se voir attribuer un traitement différencié en raison de son origine, de son sexe, de ses mœurs, de son orientation ou identité sexuelle, de son âge, de sa perte d’autonomie, de sa situation de famille ou de sa grossesse, de son inscription à un parcours d’aide médicalisée à la procréation, de ses caractéristiques génétiques, de sa particulière vulnérabilité économique (apparente ou connue), de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de l’exercice d’un mandat électif local, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son nom de famille, de son lieu de résidence ou en raison de son état de santé ou de son handicap.

Justifiez de l’absence de discrimination syndicale ! Dans un exemple récent, un salarié se prétendait victime d’une discrimination syndicale. Mais le juge a constaté que le salarié n'est pas en situation défavorable au niveau de sa rémunération par rapport à d'autres salariés placés dans une situation similaire (certains n’ayant pas eu d’augmentation de salaire depuis 6 ans, un autre ayant même une rémunération inférieure à la sienne) et que les missions interrompues l’ont été à la demande des clients auprès desquels il était affecté du fait de son comportement inadapté. Autant d’éléments objectifs étrangers à toute discrimination syndicale, selon lui.

Égalité salariale : le point sur l’égalité hommes/femmes

Principe. La question de l’égalité salariale s’analyse aussi au regard de l’égalité des salaires entre hommes et femmes. Les pouvoirs publics ont, à ce sujet, légiféré sur la question avec l’adoption en 2010 d’une Loi traitant de l’égalité de salaire entre les hommes et les femmes.

Pas de discrimination fondée sur le sexe ! La règle est simple : « Tout employeur assure, pour un même travail ou pour un travail de valeur égale, l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes ». Le non-respect de ce principe entraîne la nullité des clauses insérées dans le contrat de travail contraire au principe d’égalité avec substitution du salaire le plus élevé, et des sanctions pénales peuvent être prononcées (peine d’emprisonnement d’un an et/ou amende de 3 750 €).

Un droit de regard du juge ! Le juge peut être amené à sanctionner la non-application de ce principe dans l’entreprise.Pour cela, il faut se livrer à une analyse comparée de la situation, des fonctions et des responsabilités de la salariée avec celle des autres membres du comité de direction. Il faut également rechercher si les fonctions respectivement exercées par les uns et les autres sont ou non de valeur égale par rapport à celles exercées par la salariée.

Exemple. Une salariée, membre d’un comité de direction, s’estimait victime d’une discrimination fondée sur le sexe. Mais les investigations des juges, qui ont comparé la situation de chacun des membres du comité, n’ont finalement pas permis de prouver l’existence d’une discrimination. La salariée avait une expérience moins importante, un diplôme et un niveau de responsabilité inférieurs et une équipe moins importante à encadrer que les autres membres du comité.

Des indicateurs comme outils. En 2019 pour les entreprises de plus de 250 salariés, en 2020 pour les entreprises de 50 à 250 salariés, les employeurs d'au moins 50 salariés devront publier des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes et aux actions mises en œuvre pour les supprimer. Pour l’année 2019, les entreprises d’au moins 1 000 salariés doivent procéder à la publication de leur résultat avant le 1er mars 2019. Les entreprises de 250 à 999 salariés ont, quant à elles, jusqu’au 1er septembre 2019 pour les publier. A l’issue de cette période transitoire, la publication de ces indicateurs devra intervenir avant le 1er mars de l’année en cours.

Une publication élargie Ces indicateurs doivent aussi être rendus publics sur le site internet du ministère en charge du travail, ce qui implique que les entreprises doivent transmettre leurs résultats aux services du ministère du Travail, via ce site.

Concrètement. Il s’agit de mesurer des indicateurs (5 indicateurs pour les entreprises d’au moins 250 salariés et 4 indicateurs pour les entreprises comptant de 50 à 250 salariés) qui prennent en compte les écarts de rémunération, les écarts de répartition des rémunérations individuelles, le pourcentage de salariées ayant bénéficié d’un augmentation dans l’année suivante leur retour de congé maternité, le nombre de salariés du sexe sous-représentée parmi les 10 salariés ayant perçu les plus hautes rémunérations. Un scoring est établi et l’entreprise doit atteindre un nombre de points au moins égal à 75 sur 100 possibles. Si le nombre de points est inférieur à 75, l’entreprise doit prendre les mesures adéquates et pertinentes de correction et, le cas échéant, des mesures financières de rattrapage salarial dans un délai de 3 ans, qu’elle doit publier de manière externe mais aussi au sein de l’entreprise. De plus, si l’index est inférieur à 85 points, elle doit fixer et publier les objectifs de progression de chacun de ces indicateurs, selon des modalités fixées par un décret, non encore paru à ce jour. avant le 1er mars de chaque année sur le site de l’entreprise. Ces objectifs sont consultables jusqu’à ce que l’entreprise ait un résultat au moins égal à 85 points. Si l’entreprise n’a pas de site internet, ils doivent être portés à la connaissance des salariés, par tout moyen.

Pour vous aider. Pour vous aider à établir votre scoring, le Ministère du Travail a mis en place un simulateur : l’index Egapro (disponible à l’adresse suivante : https://index-egapro.travail.gouv.fr).

Mais aussi... En plus de ce simulateur, le Ministère du Travail a mis en place des outils d’accompagnement, et notamment des stages et des tutoriels vidéos (spécialement à destination des entreprises employant entre 50 et 250 salariés). Par ailleurs, il faut savoir que, dans chaque région, les directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi disposent :

• de référents chargés d’aider les entreprises et de les accompagner dans les démarches liées à la promotion de l’égalité salariale et de l’égalité professionnelle qui répondent aux interrogations en matière de calcul de l’Index et accompagnent les entreprises dans la mise en place de mesures correctives en cas d’Index inférieur à 75 ;
• d’ambassadeurs de l’égalité professionnelle issus du monde de l’entreprise dans chaque région qui sont chargés d’informer et de sensibiliser les entreprises à l’importance que revêt l’égalité professionnelle auprès de leurs pairs.

Mais aussi...En plus de cet index, le ministère du Travail propose une assistance téléphonique 'Allo Index Ega Pro'. Ce service est proposé gratuitement (+prix d’un appel) aux entreprises et permet aux employeurs de bénéficier d’un premier niveau de réponse aux questions qu’ils pourraient se poser dans le calcul de leur Index. Par ailleurs, les entreprises disposent, pour les aider de stages gratuits d’une demi-journée, en présentiel ou à distance, organisés dans toute la France et dans les DOM.

     =>  Pour connaître les modalités de calcul et d’évaluation des indicateurs des entreprises de 50 à 250 salariés, consultez notre annexe.

     =>  Pour connaître les modalités de calcul et d’évaluation des indicateurs des entreprises de plus de 250 salariés, consultez notre annexe.

Attention ! Faute de publication, l’entreprise encourt, après mise en demeure de l’inspection du travail, une pénalité financière égale à 1% des rémunérations versées.

Conséquence. Si leur résultat de ces entreprises se situe en-dessous de 75 points, la négociation sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes qui doit avoir lieu au moins une fois tous les 4 ans, porte :

• sur les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération, et la qualité de vie au travail ;
• sur les mesures adéquates et pertinentes de correction et, le cas échéant, sur la programmation (annuelle ou pluriannuelle) de mesures financières de rattrapage salarial.

1er mars. L’ensemble des entreprises de plus de 50 salariés doivent calculer et publier cet index au plus tard le 1er mars de chaque année suivante, de manière visible et lisible, sur le site internet de l’entreprise lorsqu’il en existe un. Ce résultat doit rester consultable sur le site internet de l’entreprise au moins jusqu’à la publication, l’année suivante, du niveau de résultat et des résultats obtenus au titre de l’année en cours. À défaut de site internet, ils sont portés à la connaissance des salariés par tout moyen. Ces employeurs sont aussi dans l’obligation de transmettre leur note globale ainsi que leurs différents indicateurs à la Dreets a et à leur CSE.

Publication sur le site du ministère du travail. L’ensemble des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes doit être publié sur le site du ministère du travail. Cette Et depuis le 26 février 2022, cette publication est actualisée chaque année au plus tard le 31 décembre par les services du ministre chargé du travail.

A noter. Pour les entreprises bénéficiant de crédits dans le cadre du plan de relance, lorsque les résultats obtenus ne sont pas suffisants, des obligations renforcées dans le domaine de l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes sont prévues. Ainsi, désormais :

• elles devront publier le résultat obtenu à chacun des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes chaque année au plus tard le 1er mars (cette publication sera accessible sur le site du Ministère du Travail) ;
• elles devront fixer des objectifs de progression pour chaque indicateur pour lequel la note maximale n’a pas été atteinte, dès lors que l’index de l’égalité est inférieur à 85 points (ces entreprises seront également tenues de publier ces objectifs ainsi que les mesures de correction et de rattrapage et les porter à la connaissance des salariés).

Information du CSE. Chaque année, les indicateurs et leur niveau de résultat sont mis à la disposition du comité social et économique (CSE) via la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Les résultats sont présentés par catégorie socio-professionnelle, niveau ou coefficient hiérarchique ou selon les niveaux de la méthode de cotation des postes de l'entreprise. Dans le cas où les indicateurs ne pourraient pas être calculés, l'information du CSE est accompagnée de toutes les précisions expliquant les raisons pour lesquelles les indicateurs n'ont pas pu être calculés. Dans les autres cas, les informations communiquées sont accompagnées de toutes les précisions utiles à leur compréhension, notamment relatives à :

• la méthodologie appliquée,
• la répartition des salariés par catégorie socio-professionnelle ou selon les niveaux de la méthode de cotation des postes de l'entreprise
• le cas échéant, des mesures de correction envisagées ou déjà mises en œuvre.

Information de la Dreets. L'ensemble de ces informations est également transmis à la Dreets par internet, à l’adresse : https://travail-emploi.gouv.fr/demarches-et-fiches-pratiques/formulaires-et-teledeclarations/entreprises/ sous la rubrique prévue à cet effet. Vous devez renseigner un certain nombre d’éléments, tels que :

• la période de référence considérée pour le calcul des indicateurs (l'année civile ou une autre période de référence) ;
• le nombre de salariés pris en compte pour le calcul des indicateurs sur la période de référence ;
• les résultats obtenus pour chaque indicateur et le niveau de résultat de l'entreprise (ou de l'unité économique et sociale) ;
• etc.

Mais… En l'absence d'accord, ces mesures seront déterminées par décision de l'employeur après consultation du CSE, déposée par le représentant légal de l'entreprise (de l'établissement ou du groupe, selon le cas) auprès de la Dreets et du Conseil de Prud'hommes.

Un risque pour l’entreprise. L'entreprise disposera d'un délai de 3 ans pour se mettre en conformité. A défaut, si l'entreprise ne dépasse toujours pas 75 points, l'employeur encourt une pénalité financière égale à 1% des rémunérations versées.

Remise d’un bulletin de salaire : une obligation !

Une obligation pour vous. En même temps que vous versez le salaire à votre collaborateur, vous devez lui remettre un bulletin de paie. Si vous ne respectez pas cette obligation, vous encourez des sanctions. Sachez que, dans certains cas, vous êtes dispensé de cette obligation formelle : ce sera notamment le cas si vous avez recours au Titre emploi service entreprise (c’est le centre national de traitement du TESE qui établit, chaque mois, la fiche de paie à remettre au salarié).

Comment ? En pratique, vous remettez le bulletin de salaire en mains propres, mais sachez qu’un envoi postal est possible.

Un bulletin de paie électronique. Depuis le 1^er janvier 2017, l’accord préalable du salarié n'est plus requis : vous pouvez donc lui remettre un bulletin de paie sous forme électronique, si vous le décidez. Néanmoins, vous devez informer le salarié par tout moyen conférant date certaine (idéalement par LRAR ou lettre remise en main propre contre signature) de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique, un mois avant la 1^ère émission du bulletin de paie électronique ou au moment de l'embauche. Dans cette hypothèse, le salarié pourra vous faire part de son opposition à tout moment, par tout moyen conférant une date certaine, préalablement ou postérieurement à la 1^ère émission d'un bulletin de paie électronique. Sa demande doit être suivie d’effet au plus tard dans les 3 mois.

Garantie du bulletin de paie électronique. En cas de recours au bulletin de paie électronique, vous devez mettre en place les conditions permettant de garantir la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans. Dans tous les cas, les mesures mises en place doivent garantir l’intégrité et la confidentialité des données figurant sur le bulletin de paie. Vos salariés doivent, en outre, pouvoir récupérer leurs bulletins de paie sans qu’ils aient à effectuer des manipulations complexes. Notez, à ce titre, que les bulletins de paie doivent pouvoir être accessibles sur le service en ligne du compte personnel d’activité, sur lequel les salariés doivent donc pouvoir les consulter.

Un document à conserver ! N’oubliez pas de conserver précieusement un double des bulletins de salaire remis à vos salariés : ces bulletins de salaire peuvent vous être réclamés par l’administration fiscale, les inspecteurs du travail ou les agents de l’Urssaf ; en outre, l’action en paiement des salaires se prescrivant au bout de 3 ans, vous devez être en mesure de prouver le paiement des salaires à vos collaborateurs.

En pratique… Normalement, vous devez conserver les bulletins de salaire remis à vos salariés pendant au moins 5 ans, mais il est conseillé de les conserver plus longtemps. Pourquoi ? D’une part, parce que vous êtes dans l’obligation de conserver pendant au moins 10 ans à l’appui de votre comptabilité toutes les pièces justificatives, au nombre desquelles figurent les bulletins de salaire et, d’autre part, parce que les caisses de retraites peuvent être amenées à vous solliciter pour la délivrance d‘attestations à d’anciens salariés en vue de faire valoir leurs droits à la retraite.

Un bulletin de paie pour plusieurs mois ? Depuis le 12 août 2018, pour les contrats saisonniers qui couvrent une période d’emploi inférieure à 1 mois s’étalant à cheval sur 2 mois civils, de même que pour les CDD d’usage, l'employeur est autorisé à n'émettre qu'un seul bulletin de paie au lieu de 2 (1 par mois civil). Cela lui évite une surcharge administrative et des surcoûts lorsque la durée du contrat est inférieure à 1 mois mais que le contrat s'exécute sur une période comprenant 2 mois civils.

En cas de contentieux. Vous pouvez être amené à régulariser des salaires (rappels de prime, par exemple). Dans pareil cas, le juge admet que vous puissiez remettre un unique bulletin de paie rectificatif couvrant l’ensemble de la période sur laquelle porte la condamnation aux rappels.

Les mentions qui doivent figurer obligatoirement sur le bulletin de paie

Un bulletin de paie « allégé » ? Depuis le 1^er janvier 2018, toutes les entreprises doivent recourir au bulletin de paie simplifié, destiné à en faciliter la lecture. Des mentions doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire.

Vérifiez que toutes les mentions obligatoires figurent sur le bulletin de paie. Les bulletins remis à vos salariés doivent effectivement comporter :

• l’identification précise de l’entreprise (en incluant son code NAF) ;
• l’intitulé de la convention collective applicable (à défaut, il faut que soient mentionnés les articles du Code du Travail relatifs à la durée des congés payés du salarié et la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail) ;
• les coordonnées précises du salarié ;
• la nature de l’emploi du salarié, ainsi que son niveau ou coefficient hiérarchique ;
• la période et le nombre d’heures travaillés, en distinguant les heures payées au taux normal et les heures supplémentaires ou toute autre heure (le travail de nuit par exemple) comportant une majoration (en précisant les taux horaires appliqués). 3 précisions à ce sujet :
  • si le salarié est rémunéré au forfait, il faut indiquer la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire,
  • si la base de calcul du salaire n’est pas la durée du travail, il faut que soit indiquée la nature de la base de calcul,
  • si le bulletin ne mentionne pas le nombre d’heures effectuées, vous risquez une condamnation au titre du travail dissimulé ;
• le montant de la rémunération brute du salarié, la nature et le montant des accessoires de salaire (primes, gratifications, avantages en nature, pourboires, etc.) ;
• la nature et le montant des retenues appliquées sur la rémunération brute, à savoir les cotisations salariales et les cotisations patronales (nature, montant, base de calcul et taux appliqué) ;
• la nature et le montant des sommes s’ajoutant à la rémunération et non soumises à cotisations (remboursement de frais professionnels par exemple, le montant de frais à indiquer pouvant toutefois être limité à ceux remboursés au moment de la paie) ;
• les déductions diverses (part salariale liée à l’achat de titres-restaurant par exemple) ;
• le montant de la prise en charge des frais de transport ;
• la date des congés et le montant de l’indemnité correspondante ;
• le montant de la somme effectivement remise au salarié et la date de paiement ;
• la mention selon laquelle il est possible de se reporter au portail www.service-public.fr (dans la rubrique « bulletin de paie ») pour connaître la définition des termes employés ;
• la mention selon laquelle le « bulletin de paie (est) à conserver sans limitation de durée », le salarié devant effectivement conserver ces bulletins « sans limitation de durée », notamment pour déterminer les droits à la retraite.

Depuis le 1^er janvier 2022, le bulletin de paie doit faire apparaître clairement et de manière lisible les mentions « Net à payer avant impôt sur le revenu » et « Net à payer au salarié ». De plus, la mention du « montant net imposable » devient obligatoire, alors qu’elle n’était jusqu’ici que facultative. Doivent également apparaître sur le bulletin de paie les mentions « Impôt sur le revenu prélevé à la source », « Montant net des heures compl/ suppl. exonérées » et « cumul en annuel » dont les valeurs associées sont définies ici.

Depuis le 1^er juillet 2023, le bulletin de paie doit faire apparaître le « Montant net social », qui correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux et obligatoires.

Faire figurer les heures supplémentaires. Il est impératif que les heures supplémentaires (et leur paiement) apparaissent distinctement sur le bulletin de paie. Par exemple, il a déjà été jugé que le versement de frais de déplacement ne peut pas tenir lieu de règlement des heures supplémentaires, peu importe que les montants correspondent. L’employeur doit donc payer les heures supplémentaires au salarié.

RTT. Le juge considère que la mention “pris” des RTT sur le bulletin de salaire n’a qu’une valeur informative. L’employeur, en cas de litige en la matière, ne peut donc pas se contenter de produire les bulletins de paie pour prouver l’octroi effectif des RTT au salarié.  

À noter. La mention de la convention collective sur le bulletin de paie vaut présomption de son application à l'égard du salarié concerné (sauf preuve contraire de l’employeur, s’il estime que la convention collective mentionnée n’est, en définitive, pas applicable à l’entreprise).

Une distinction à faire… Le bulletin de paie doit bien distinguer le salaire de base des accessoires de salaires, faute de quoi un salarié pourrait exiger que vous lui remettiez un bulletin de paie rectifié.

En cas d’activité partielle. En cas d'activité partielle, le bulletin de paie doit mentionner :

• le nombre d'heures indemnisées ;
• le taux appliqué pour le calcul de l'indemnité d’activité partielle (de 70 % de la rémunération brute du salarié placé en activité partielle ou, s’il suit des actions de formation, 100 % de sa rémunération nette antérieure) ;
• les sommes versées au salarié au titre de la période considérée.

Simplification. Le nouveau bulletin de paie fait apparaître les lignes de cotisations sociales selon un référentiel particulier, différent pour les cadres (cotisant à l’Agirc) et les non-cadres (cotisant à l’Arcco). Notez qu’un modèle unique de bulletin de paie est entré en vigueur le 1^er janvier 2019, notamment en raison de la fusion des régimes Agirc-Arcco.

     =>  Voir le référentiel pour les cadres applicable depuis le 13 mai 2018

     =>  Voir le référentiel pour les non-cadres applicable depuis le 13 mai 2018

     =>  Voir le référentiel pour les cadres applicable à partir du 1^er octobre 2018

     =>  Voir le référentiel pour les non-cadres applicable à partir du 1^er octobre 2018

Attention ! Ces référentiels ne mentionnent pas le taux des contributions patronales. Or, le Code du Travail impose que le taux de ces contributions figure sur les bulletins de paie. Peut-être faudrait-il alors ajouter une colonne « taux patronal ». En outre, veillez à ne pas utiliser d’abréviations ou d’acronymes qui ne serait pas utilisé dans le référentiel : mieux vaut optimiser l’espace en utilisant 2 lignes au lieu d’une si certains intitulés sont trop longs.

Ce n’est pas une obligation, mais… Il est conseillé de faire figurer sur le bulletin de paie la date à laquelle a été accomplie la journée de solidarité, de manière à apporter la preuve que celle-ci a été effectuée.

Les mentions que vous ne devez pas faire figurer sur le bulletin de paie

Ne pas faire figurer les heures de représentation. Vous ne pouvez faire figurer sur le bulletin les activités liées à l’activité de représentation des salariés (sont concernés les représentants du personnel, les conseillers prud’homaux, etc.). Si les heures de délégation sont effectuées sur le temps de travail, elles sont globalisées avec les heures travaillées ; si elles sont prises en dehors de ce temps de travail, elles sont regroupées dans les heures supplémentaires.

Ne pas faire figurer les heures de grève. Vous ne pouvez pas non plus faire figurer les heures de grève du salarié. Si vous pratiquez une retenue pour heures de grève, vous devez, pour les désigner, utiliser une expression neutre du type « absence non rémunérée ».

Attention. Tout manquement affectant le bulletin de salaire, le paiement des salaires, etc. est puni d’une amende de 2 250 €, sans compter les éventuels dommages-intérêts dus au salarié. N’oubliez pas que le salarié peut contester le bulletin de salaire pendant 3 ans ; et ce n’est pas parce qu’il a accepté le bulletin de salaire qu’il ne pourra pas contester, dans ce délai, l’exactitude du montant indiqué.

Pensez aux annexes !

En plus du bulletin de paie, vous pouvez être amené à remettre au salarié un certain nombre de documents annexes, en fonction des situations. C’est ainsi que vous pouvez ou devez notamment lui remettre, en annexe, le cas échéant :

• le montant de l’intéressement et la part revenant au salarié ;
• le montant de la participation des salariés aux résultats de l’entreprise et la part lui revenant ;
• la nature et le montant de la rémunération correspondant à l’activité de représentation des salariés, pour les représentants du personnel et les représentants syndicaux ;
• un récapitulatif annuel des heures de formation effectuées en dehors du temps de travail et le montant des allocations correspondantes ;
• le récapitulatif des cotisations salariales et patronales, si vous avez opté pour le regroupement de ces cotisations ;
• le récapitulatif des heures d’astreinte et le montant de la compensation correspondante ;
• si le salarié est sous convention de forfait jours, le récapitulatif du nombre de jours ou demi-journées travaillées ;
• le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos portés au crédit du salarié ;
• dans les entreprises appliquant un dispositif d’aménagement du temps de travail sur plusieurs semaines ou sur l’année, un document mentionnant le total des heures accomplies depuis le début de la période de référence.

Informer et conseiller

Qui est-elle ? L’inspecteur du travail est un agent de l’Etat assermenté. Il est essentiellement chargé de contrôler l’application du droit du travail et de conseiller les employeurs et les salariés sur cette application. Mais ses missions sont variées.

Que fait-elle ? L’inspecteur du travail veille au respect du droit du travail et des règles d’hygiène et de sécurité. Il œuvre notamment dans la lutte contre le travail dissimulé. Il a parfois un rôle de conciliateur entre un employeur et un salarié ou un employeur et des organisations syndicales.

Information et conseil. Les agents de l’inspection du travail doivent informer et conseiller les usagers (chefs d’entreprise, salariés, DRH…) sur l’application du droit et les moyens d’assurer son respect. Les usagers peuvent donc solliciter l’inspection du travail au sujet de questions qu’ils se posent. Cette dernière devra répondre en utilisant le moyen le plus approprié à l’usager et dans un délai raisonnable, qui dépend de la complexité de la question.

Où la trouve-t-on ? Les services de l’inspection du travail dépendent du pôle « travail » de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Dreets).

Quelles sont ses obligations ? Avant son entrée en fonction, l’inspecteur du travail prête serment de ne pas révéler les secrets de fabrication et procédés d’exploitation dont il pourrait avoir connaissance à l’occasion de ses fonctions. Cette obligation se maintient même lorsqu’il a cessé ses fonctions. En outre, l’inspecteur est tenu d’une obligation de discrétion qui lui interdit, par exemple, de révéler l’existence d’une plainte qui aurait été déposée contre un employeur qu’il contrôle.

Quelques obligations…

Autorisation nécessaire… Lorsque vous souhaitez vous séparer d’un salarié protégé, ou que ce même salarié vous propose une rupture conventionnelle, la rupture du contrat ne peut intervenir que si elle a été autorisée par l’inspection du travail.

Pensez à votre affichage obligatoire ! Vous devez impérativement afficher, dans votre entreprise ou établissement, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’inspecteur du travail compétent.

Qui peut recourir au rescrit égalité professionnelle ?

Une réponse de l’Administration. Le rescrit est une manière d’interroger l’Administration sur une situation. Il lui impose de prendre position par rapport à la situation exposée. Cette procédure se retrouve tant en matière fiscale que sociale avec notamment le rescrit égalité professionnelle.

Pour qui ? Les entreprises d'au moins 50 salariés sont tenues de négocier un accord ou de prévoir un plan d’action pour parvenir à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Si elles ne le font pas, elles s’exposent, en effet, à une pénalité financière. Cette pénalité est affectée au fonds de solidarité vieillesse.

Pour quoi ? La menace de la pénalité planant, si vous avez des doutes sur la validité de votre accord ou de votre plan d’action, vous avez tout intérêt à solliciter une prise de position de l’Administration. Sa réponse s’imposera ainsi à elle – et à vous !

Comment recourir au rescrit égalité professionnelle ?

Qui se prononce sur la validité de l’accord ? L’inspecteur du travail est chargé de vérifier qu’une entreprise d’au moins 50 salariés est couverte par un accord ou un plan d’action pour l’égalité entre les femmes et les hommes. S’il constate que ce n’est pas le cas, il la met en demeure de se conformer à la réglementation.

Mais… En l’absence de mise en conformité, il en avertit le directeur de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS). C’est lui qui décidera d’appliquer la pénalité. C’est donc à lui qu’il convient d’adresser votre demande.

Un formalisme ? Vous pouvez lui adresser votre demande par tout moyen conférant date certaine de la réception (la LRAR reste donc privilégiée). Elle doit comporter :

• la raison sociale de l'établissement, ses adresses postale et électronique le cas échéant ;
• son numéro de SIRET ;
• les références aux articles L 2242-9 et R 2242-9 et suivants du Code du travail, qui justifient que vous recourriez à cette procédure ;
• l'accord négocié ou le plan d'action accompagné, le cas échéant, du procès-verbal de désaccord.

Un délai de 15 jours. Le directeur de la DREETS dispose d’un délai de 15 jours pour vous demander des pièces ou informations manquantes et vous aurez 1 mois pour les adresser. S’il ne vous fait pas connaître la liste des pièces manquantes dans ce délai de 15 jours, votre demande est réputée complète.

Puis un délai de 2 mois... Une fois votre demande complète, le Direccte dispose d’un délai de 2 mois pour vous notifier sa réponse.

Attention ! Le silence de l’Administration à l'issue du délai de 2 mois vaut rejet de la demande. Cela signifie qu’elle ne reconnaît pas la validité de votre accord ou de votre plan d'action.

L’inspection du travail, ses moyens

Des moyens nécessaires. Pour assurer sa mission de contrôle de l’application du droit du travail, l’inspection du travail dispose de moyens variés.

Des droits pour l’inspecteur… L’agent de contrôle (inspecteur ou contrôleur du travail) dispose :

• d’un droit de visite lui permettant de se rendre, à toute heure du jour et de la nuit, sans avertissement préalable, dans un établissement où travaillent des salariés et/ou apprentis. Un refus de l’employeur serait constitutif du délit ;
• d’un droit de communication des pièces, livres, registres et documents rendus obligatoires par la Loi, tels que l’accusé de réception de la déclaration préalable à l’embauche, le registre du personnel, les procès-verbaux des réunions du CSE, etc. ; notez que ce droit de communication est étendu en matière de recherche et de constat des infractions constitutives de travail illégal (l’agent peut, en effet, se faire communiquer tout document comptable ou professionnel ou tout autre élément d’information, même auprès de tiers) ;
• d’un droit de prélèvement pour analyse de toute matière distribuée ou utilisée, notamment en matière de risque chimique.

A noter. L’obstacle à l’exercice des fonctions de l’agent de contrôle est passible d’un emprisonnement d’un an maximum et d’une amende de 37 500 € maximum.

Constat d’infractions. L’inspecteur du travail peut constater des infractions relatives au droit du travail, en matière de travail dissimulé par exemple. Mais il intervient aussi en matière d’hygiène et de sécurité. Lorsqu’un accident du travail a, ou aurait pu avoir, des conséquences graves, il mène une enquête pour établir si la responsabilité de l’employeur peut être recherchée. Il peut adresser un avertissement à l’employeur, en cas de manquement de sa part, ou dresser un procès-verbal qui sera ensuite transmis au procureur de la République.

Référé judiciaire. En cas de risque sérieux d'atteinte à l'intégrité physique d'un travailleur du fait d'une infraction aux règles de santé et de sécurité, l'inspecteur du travail peut saisir le juge en référé afin d’ordonner des mesures telles que la fermeture temporaire d'un atelier ou chantier sous astreinte.

Arrêt temporaire de l’activité. Lorsque l’inspecteur du travail constate un danger imminent pour la santé ou la sécurité des salariés, il peut parfois ordonner l’arrêt temporaire de l’activité de l’entreprise jusqu’à ce que l’employeur se conforme aux règles de sécurité. Une mise en demeure en ce sens est préalablement envoyée à l’employeur. Il peut également ordonner l’arrêt d’activité s’il constate :

• une infraction constitutive de travail dissimulé,
• de marchandage,
• de prêt illicite de main-d’œuvre,
• d’emploi d'étranger non autorisé à travailler.

Concrètement. Lorsque l'activité de l'entreprise est exercée sur des chantiers de bâtiment ou de travaux publics, ou lorsque l'activité est exercée dans tout autre lieu que son siège ou l'un de ses établissements, la fermeture temporaire prend la forme d'un arrêt de l'activité de l'entreprise sur le site dans lequel a été commis l'infraction ou le manquement.

Une protection des jeunes travailleurs… L’inspecteur du travail peut retirer tout jeune travailleur de moins de 18 ans de son affectation s’il constate qu’il exécute des travaux interdits ou même réglementés, s'ils présentent un danger grave et imminent pour le jeune. L’employeur devra alors prendre toutes les mesures nécessaires pour faire cesser la situation de danger et en informer l’inspecteur. Ce dernier pourra alors autoriser la reprise des travaux réglementés. Les échanges se font par écrit, conférant date certaine à la réception (le plus souvent, par lettre recommandée avec AR).

… étendue. L’inspecteur du travail peut proposer à la Dreets de suspendre, puis éventuellement dans les 15 jours, de rompre le contrat de travail ou la convention de stage du salarié ou du stagiaire de moins de 18 ans. Cependant, ni la suspension, ni la rupture ne doit pénaliser le jeune : sa rémunération, ou sa gratification, continue de lui être versée. En cas de contrat à durée indéterminée, la rémunération continue d’être versée jusqu’à la fin de la période de formation professionnelle.

A noter. Pour obtenir la levée de l’interdiction de recruter ou d’accueillir de nouveaux jeunes de moins de 18 ans, l’employeur doit justifier, auprès du directeur de la Dreets, qu’il a pris toutes les mesures nécessaires pour supprimer tout risque d’atteinte à la santé ou à l’intégrité des jeunes.

Des amendes administratives. La Dreets a la possibilité de prononcer des amendes administratives de 10 000 € maximum :

• en cas de refus de l’employeur de suspendre temporairement l’activité suite à l’injonction de l’autorité administrative ;
• en cas de refus de se conformer à une demande de vérification, de mesure ou d’analyse ;
• en cas de manquement concernant la sécurité qui doit être assurée au bénéfice d’un jeune de moins de 18 ans.

Ou d’autres… Dans d’autres situations (non-respect des durées maximales de travail, des temps de repos, ou du Smic, notamment), l’autorité administrative peut prononcer des amendes pénales de 2 000 € maximum par travailleur concerné et en informe le procureur de la République.

Une procédure. Lorsque le directeur de la Dreets décide de prononcer une amende administrative, il indique à l'employeur (directement ou par l'intermédiaire de son représentant), le montant de l'amende envisagée et l'invite à présenter ses observations dans un délai de 15 jours ou 1 mois selon le type d'infractions.

L’inspection du travail, des décisions susceptibles de contestation

Vous pouvez contester ! Les décisions qui sont prises par l’inspection du travail, ou par la Dreets (ou plus généralement encore par l’Administration) sont susceptibles de recours dans un délai de 2 mois suivant la notification de la décision.

Quels types de recours ? En matière administrative, il existe 2 sortes de recours :

• le recours administratif, qui comprend lui-même 2 types de recours :
  • le recours gracieux, qui est adressé à l’autorité administrative qui a pris elle-même la décision que vous contestez ;
  • le recours hiérarchique, qui est adressé à l’autorité administrative supérieure. Par exemple : une décision de la Dreets peut être contestée devant le Ministre du Travail ;
• le recours contentieux : c’est celui qui est exercé devant le tribunal administratif.

Mais… Toutes les voies de recours ne peuvent pas toujours être exercées. Les amendes administratives prononcées par la Dreets ne peuvent être contestées que devant le tribunal administratif. Par ailleurs, le recours contre toutes les amendes administratives (notamment prononcées contre l'employeur, ou contre le donneur d'ordre, pour non-respect des obligations de l'employeur du salarié détaché, ou prononcée en cas de non-respect de la décision de suspension) ne suspend pas l'action en recouvrement de l'amende.

Une aide au conseil en ressources humaines : pour qui, pour quoi ?

Une création récente. L’aide au conseil en ressources humaines (RH) est une aide récente qui a vocation à aider les TPE/PME à adapter leurs pratiques à leurs besoins, à sécuriser les parcours professionnels des salariés et leur promotion. Elle peut leur permettre de structurer un service RH ou d’organiser une mutualisation des compétences RH avec d’autres entreprises.

Ce qu’elle n’est pas. L’aide au conseil en RH ne peut consister en une « simple » remise aux normes réglementaires de l’entreprise. Elle n’a pas vocation non plus à financer les coûts de formation des salariés.

Quels sont les projets visés ? Les projets éligibles à l’accompagnement doivent contribuer à l’amélioration de la gestion des ressources humaines et à la professionnalisation de la fonction RH (sensibilisation aux relations sociales, formation du dirigeant en management, …).

Quelles sont les entreprises bénéficiaires ? Toutes les entreprises de moins de 250 salariés, n’appartenant pas à un groupe de 250 salariés ou plus, peuvent bénéficier de cette aide. Néanmoins, le public ciblé correspond aux TPE de moins de 10 salariés et aux PME de moins de 50 salariés. Au-delà de 50 salariés, il n’est pas rare de trouver un service RH déjà organisé.

Quelles personnes sont visées ? Peuvent bénéficier de cet accompagnement les salariés qui exercent des fonctions de direction ou de responsabilité et de décision dans l’organisation et le management, la gestion des RH, l’analyse et l’anticipation des besoins en emplois et en compétences. Le dirigeant non salarié d’une entreprise de moins de 50 salariés peut en bénéficier également.

Mais aussi… Les salariés et représentants du personnel, le cas échéant, pourront être associés à la prestation.

Une aide au conseil en ressources humaines : comment, combien ?

A qui revient l’initiative ? La prestation d’aide au conseil en ressources humaines peut être soit recommandée par les Dreets aux entreprises qu’elle aura identifiées, soit sollicitée directement par les entreprises qui en ressentent le besoin.

Un formalisme ? Toute entreprise candidate à la prestation doit adresser une demande à la Dreets en exposant les motivations de son projet et en indiquant :

• le nom et la taille de l’entreprise ;
• une description prévisionnelle du projet, ses dates de début et de fin ;
• la localisation du projet ;
• le montant prévisionnel des coûts du projet et de la subvention de l’Etat ;
• le type d’aide sollicitée (c’est-à-dire la subvention) et le montant du financement public estimé nécessaire pour le projet ;
• le nom du prestataire qui interviendra, ainsi que le nom de son entreprise (à défaut de choix, la Dreets pourra lui proposer un prestataire).

Décision des Dreets. L’administration vérifiera si la demande est éligible et analysera les impacts territoriaux (notamment la perspective de création d’emplois). Si la demande est acceptée, une convention est conclue entre la Dreets, l’entreprise et le prestataire accompagnant.

Approche collective favorisée. L’accompagnement peut être individuel ou collectif. Le Gouvernement a, néanmoins, affirmé sa préférence pour une approche collective inter-entreprises, afin de mutualiser les moyens financiers et de favoriser les créations de réseaux.

Durée de la prestation. Il existe 2 niveaux d’accompagnement qui peuvent être complémentaires ou dissociables :

• une prestation courte (jusqu’à 10 jours d’intervention),
• une prestation approfondie (de 10 à 20 jours d’intervention) portant sur des thématiques précises, identifiées par l’entreprise.

Un financement de l’Etat… Le coût de la prestation est pris en charge dans un maximum de 50 % par l’Etat, dans la limite de 15 000 € hors taxes, peu importe que l’accompagnement soit individuel ou collectif.

Un reste à charge pour l’entreprise ? Le Gouvernement a affiché sa volonté de maintenir un reste à charge pour l’entreprise, pour s’assurer de sa participation et de son intérêt pour la prestation. Néanmoins, ce reste à charge peut être tempéré par un cofinancement provenant notamment de son OPCA, de sa fédération professionnelle, de sa chambre consulaire, etc.

Modalités de paiement de l’aide. Le paiement de la subvention donne lieu à 2 ou 3 versements :

• une avance de 30 % maximum du montant prévisionnel de l’aide à l’issue de la phase de diagnostic ou sur production d’une note de synthèse présentant les axes et la durée de l’intervention ;
• un éventuel paiement intermédiaire de 30 % après présentation, par le prestataire, d’un rapport d’étape ;
• le solde après réalisation du projet et après validation, par l’Etat, du compte rendu final sur la prestation et son coût et d’un document indiquant les préconisations et le plan d’actions élaboré avec l’entreprise.

Une aide au conseil en ressources humaines : prise en compte de la situation sanitaire ?

Adaptation à la crise sanitaire. Les domaines d’intervention de cette aide ont été élargis en juin 2020 afin de permettre l’accompagnement à la reprise de l’activité économique des TPE-PME dans le contexte de la crise sanitaire. Ainsi, cette aide permet d’identifier et d’établir un plan d’action sur les thématiques suivantes :

• évaluation de l’impact de la crise sur les emplois et les compétences, en lien avec la stratégie économique de l’entreprise : dans ce cadre un diagnostic économique pourra être proposé au démarrage de la prestation s’il n’a pas été préalablement réalisé ;
• adaptation de l’organisation de travail ;
• enjeux RH liés à la réorganisation de l’activité, notamment en cas de diversification et de relocalisation ;
• gestion RH en situation de crise ;
• renforcement du dialogue social en situation de crise ;
• organisation et management du télétravail ;
• définition d’un plan d'accueil et d’intégration de personnels de renfort ;
• élaboration d’un plan de développement des compétences liées à la situation de crise ;
• mise en œuvre de solidarités interentreprises (mutualisation de services par exemple).

Dépassement du plafond ? Si, en principe, le coût de la prestation est pris en charge par l’Etat dans la limite de 50 % et est plafonnée à 15 000 € hors taxes (HT), ce taux peut exceptionnellement être dépassé. La prise en charge ne pourra toutefois pas excéder 15 000 € HT.

Co-financement ? Les OPCO sont encouragés à cofinancer cette prestation de conseil RH afin de minimiser le reste à charge des entreprises touchées par la crise.

Délai. Elle concerne les conventions individuelles ou collectives conclues jusqu’au 30 juin 2022 ainsi que les avenants aux conventions en cours signés avant le 30 juin 2022, à condition que les prestations soient réalisées avant le 30 juin 2023.

Cahier des charges. Notez que jusqu’alors, les prestataires qui assuraient le service d’accompagnement devaient être préalablement habilités pour réaliser ces missions. Désormais, ils doivent respecter un cahier des charges, point qui sera contrôlé par les Dreets.