Kbis numérique : c’est désormais gratuit !

A l’initiative des greffiers des Tribunaux de commerce, tous les chefs d’entreprise immatriculés au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ont un accès en ligne gratuit et illimité à leur Kbis, depuis le mois d’octobre 2019.

Pour accéder à son Kbis, un chef d’entreprise doit se rendre sur le site web www.monidenum.fr et y activer un compte personnel.

Pour cela, le dirigeant d'entreprise doit transmettre une copie de sa pièce d'identité. Il se voit ensuite attribuer gratuitement son identité numérique personnelle lui ouvrant l’accès au site web.

Notez que le site web www.monidenum.fr permet aussi d’accéder au « Tribunal digital » : il s’agit d’un portail d’accès en ligne à tous les Tribunaux de commerce de France, via lequel il est possible d’engager une action en justice en ligne devant le Tribunal de commerce compétent.

Sources :

• www.cngtc.fr
• www.monidenum.fr

Dirigeants d’entreprise : un Kbis gratuit ? © Copyright WebLex - 2019

RGPD et analyse d’impact : pas obligatoire dans certains cas

Pour qu’une entreprise ou une association soit conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), il est nécessaire qu’elle réalise une cartographie des données à caractère personnel qu’elle est susceptible de collecter.

Cette étape nécessite de réaliser un inventaire de ses traitements, de les classifier, de déterminer les objectifs poursuivis et d’identifier les acteurs qui traitent ces données.

Selon les résultats de cette cartographie, il peut être opportun de réaliser une analyse d’impact, voire obligatoire dans certaines situations.

Une analyse d’impact se décompose en 3 parties :

• une description détaillée du traitement mis en œuvre ;
• une évaluation justifiant de la nécessité de mettre en œuvre un traitement (finalité recherchée, nature des données collectées, durée de conservation des données, modalités d’information des personnes dont les données sont collectées, etc.) ;
• une étude technique des risques sur la sécurité des données (mesures de confidentialités des données, modalités de mise à disposition des données, etc.), ainsi que leurs impacts sur la vie privée.

La Cnil a publié en 2018 une liste de traitement pour lesquels il est obligatoire de procéder à une analyse d’impact. Vous pouvez la retrouver à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/liste-traitements-avec-aipd-requise-v2.pdf.

En complément, la Cnil vient de publier une nouvelle liste, mais cette fois-ci concernant les traitements de données pour lesquels il n’est pas nécessaire de faire une analyse d’impact. Il est possible de la consulter sur son site web, à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/liste-traitements-aipd-non-requise.

Certains traitements listés vont particulièrement intéresser les entreprises. En voici quelques-uns, à titre d’exemple.

Selon la Cnil, il n’est pas requis de faire une analyse d’impact, pour les entreprises de moins de 250 salariés, pour les traitements permettant :

• la gestion de la paye et l’émission de bulletins de salaire,
• le remboursement des frais professionnels,
• le contrôle du temps de travail,
• le suivi des entretiens annuels d’évaluation.

La Cnil estime aussi qu’il n’est pas nécessaire de faire une analyse d’impact pour les traitements de gestion de la relation fournisseurs. Sont ici notamment visés, les traitements permettant :

• d’établir les titres de paiement (traites, chèques, billets à ordre, etc.),
• d’entretenir une documentation sur les fournisseurs,
• de fournir des sélections de fournisseurs pour les besoins de l’entreprise.

D’autres traitements ne nécessitant pas d’analyse d’impact vont concerner les comités d’entreprise et d’établissement. Il s’agit notamment des traitements permettant :

• la formation des élus,
• de gérer les programmes socio-culturels de l’entreprise,
• la gestion des agendas et réunions.

D’autres traitements ne nécessitant pas d’analyse d’impact vont intéresser seulement certains secteurs. Ainsi, l’analyse d’impact n’est pas requise pour les traitements suivants :

• les traitements mis en œuvre par une association, une fondation ou toute autre institution sans but lucratif pour la gestion de ses membres et de ses donateurs dans le cadre de ses activités habituelles dès lors que les données ne sont pas sensibles ;
• les traitements de données de santé nécessaires à la prise en charge d'un patient par un professionnel de santé exerçant à titre individuel au sein d'un cabinet médical, d'une officine de pharmacie ou d'un laboratoire de biologie médicale ;
• les traitements mis en œuvre par les avocats dans le cadre de l'exercice de leur profession à titre individuel ;
• les traitements mis en œuvre par les greffiers des tribunaux de commerce aux fins d'exercice de leur activité ;
• les traitements mis en œuvre par les notaires aux fins d'exercice de leur activité notariale et de rédaction des documents des offices notariaux.

Débaucher un salarié, malgré une clause de non-concurrence : fautif ?

Une agence d’intérim emploie un salarié dont le contrat de travail comporte une clause de non-concurrence.

Une nouvelle agence d’intérim est créée dans le même secteur que la première et décide d’embaucher ce salarié, alors qu’elle connaît l’existence de la clause de non-concurrence.

Pour la 1ère agence d’intérim, son concurrent a commis un débauchage fautif, caractérisant un acte de concurrence déloyale, qui doit être indemnisé par des dommages-intérêts.

Concurrence déloyale que nie le concurrent : pour être fautif, un débauchage doit, selon lui, être assorti de manœuvres frauduleuses destinées à connaître les méthodes commerciales de l’agence d’intérim, de manière illégitime, dans le but de la désorganiser.

Or, aucunes manœuvres frauduleuses ne peuvent lui être ici reprochées, estime le concurrent. Il n’a donc pas à indemniser l’agence d’intérim…

… à tort, pour le juge : le recrutement d’un salarié en pleine connaissance de l’obligation de non-concurrence au bénéfice de son ancien employeur est en soi fautif, sans qu’il soit nécessaire de démontrer qu’il a été assorti de manœuvres frauduleuses. L’agence d’intérim a donc droit à des dommages-intérêts.

Source : Arrêt de la Cour de cassation, chambre commerciale, du 16 octobre 2019, n° 18-15418

Débauchage fautif = concurrence déloyale ? © Copyright WebLex - 2019

Facture électronique et marché public : tout le monde est concerné !

Depuis le 1er janvier 2017, la facturation électronique a été étendue à l'ensemble des entreprises qui comptent parmi leurs clients des collectivités locales, des hôpitaux, des services de l'État, des établissements publics locaux et nationaux, etc.

Toutefois, cette obligation est entrée en vigueur progressivement, selon la taille de l’entreprise :

• au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques ;
• au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;
• au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés)

A compter du 1er janvier 2020, c’est au tour des très petites entreprises (moins de 10 salariés) d’avoir l’obligation de recourir à la facturation électronique. Ainsi, toutes les entreprises auront l’obligation de facturer électroniquement les personnes publiques.

Si ce n’est déjà fait, afin de préparer au mieux le passage de votre entreprise à la facturation électronique, vous pouvez, dès à présent, consulter le portail web « Communauté Chorus Pro » à l'adresse https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/.

Vous y trouverez toutes les informations utiles pour comprendre le fonctionnement de Chorus Pro et choisir le mode de raccordement ou d'utilisation qui conviendra le mieux à votre organisation.

Source : Décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique

Facture électronique et marché public : qui est concerné ? © Copyright WebLex - 2019

Location Airbnb : les modalités d’échange entre plateformes et mairies connues !

Depuis quelques années, l’activité de location de meublés de tourisme via des plateformes Web, comme Airbnb par exemple, se développe. Pour faire face aux dérives de ce nouveau marché, certaines personnes pratiquant une concurrence déloyale vis-à-vis des hôtels en proposant leur logement en location à des prix très avantageux, le Gouvernement a décidé d’encadrer cette activité.

Ainsi, les propriétaires ou locataires doivent déclarer la mise en location de leurs logements sur les plateformes Web de type Airbnb auprès de leur mairie par tout moyen permettant d'en obtenir un accusé de réception.

Attention : cette obligation de déclaration ne vaut que pour les communes de plus de 200 000 habitants ainsi que pour les communes qui composent la petite couronne de Paris, à condition qu'une délibération du conseil municipal prévoie une telle obligation.

Pour mémoire, les loueurs habitant dans les communes de moins de 200 000 peuvent aussi être soumis à une obligation de déclaration, à condition toutefois que le logement loué ne constitue pas leur résidence principale.

Cette obligation de déclaration doit notamment permettre à la mairie de vérifier que la résidence principale mise en location sur les plateformes Web de type Airbnb ne l’est pas plus de 120 jours/an, comme le prévoit la Loi.

Pour procéder à ces vérifications, la mairie peut demander aux plateformes Web de mise en location de lui fournir certaines informations, auxquelles ces dernières sont tenues de répondre.

Les modalités de ces échanges viennent d’être précisées et s’appliqueront à compter du 1er décembre 2019.

Une mairie ne peut adresser une demande d’information qu’une fois par année civile portant sur l’année en cours et l’année civile précédente. Cette demande se fait par voie électronique.

La plateforme web qui reçoit une telle demande est tenue de répondre dans le mois, en fournissant des informations qui portent sur :

• l'adresse du logement meublé mis en location en précisant, lorsqu’elle en a connaissance, le bâtiment, l'escalier, l'étage et le numéro d'appartement ;
• lorsqu'elle en a connaissance, le numéro de déclaration en mairie ;
• le nombre de jours au cours desquels le logement meublé a fait l'objet d'une location par son intermédiaire.

Source : Décret n° 2019-1104 du 30 octobre 2019 pris en application des articles L. 324-1-1 et L. 324-2-1 du code du tourisme et relatif aux demandes d'information pouvant être adressées par les communes aux intermédiaires de location de meublés de tourisme

Location Airbnb : du nouveau au 1er décembre 2019… © Copyright WebLex - 2019

Bail commercial et congé : un choix possible...

Par principe, depuis la « Loi Macron », du 6 août 2015, un locataire peut donner son congé, à l’expiration d’une échéance triennale, soit par lettre recommandée avec AR, soit par acte d’huissier de justice.

Et c’est justement l’histoire qu’a vécu un locataire qui a sous-loué un local commercial à une société avec l’autorisation de son bailleur. Pour rappel, les règles qui gouvernent les rapports entre un bailleur et son locataire sont identiques à celles qui gouvernent les rapports entre un locataire et un sous-locataire, au regard des modalités de congé dans le cadre d’un bail commercial.

A l’échéance triennale de la sous-location commerciale, la société, sous-locataire, a donné son congé par lettre recommandée avec AR au locataire principal.

Pour le locataire, le congé n’est pas valable, puisqu’il ne peut être donné que par acte d’huissier de justice. En conséquence, il considère que la société doit continuer à lui verser les loyers convenus au contrat de sous-location commerciale.

Ce que conteste la société : pour elle, il est tout à fait possible de donner son congé, à l’expiration d’une période triennale, par lettre recommandée avec AR.

Ce que confirme le juge qui rappelle, comme évoqué ci-dessus, que depuis le 6 août 2015, un locataire (ou un sous-locataire) peut donner son congé, à l’expiration d’une échéance triennale, soit par lettre recommandée avec AR, soit par acte d’huissier de justice.

Source : Arrêt de la Cour de cassation, 3ème chambre civile, du 24 octobre 2019, n° 18-24077

Bail commercial : comment le locataire doit-il donner son congé ? © Copyright WebLex - 2019

Loi Energie et Climat : focus sur le bilan d’émission de gaz à effet de serre

Les sociétés employant plus de 500 personnes (250 en Outre-Mer) doivent établir un bilan de leurs émissions de gaz à effet de serre.

Ces sociétés doivent joindre à ce bilan un plan de transition pour réduire leurs émissions de gaz à effet de serre. Elles en sont toutefois dispensées lorsque les informations de ce plan figurent dans leur déclaration de performance extra-financière.

Par ailleurs, le non-respect des obligations liées à l’établissement du bilan de leurs émissions de gaz à effet de serre était jusqu’ici sanctionné par une amende ne pouvant pas excéder 1 500 €. Le montant de cette amende est porté à 10 000 € (20 000 € en cas de récidive) par la Loi Energie et Climat.

Ces dispositions entrent en vigueur le 9 novembre 2020.

Source : Loi n° 2019-1147 du 8 novembre 2019 relative à l'énergie et au climat

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Loi Energie et Climat : des mesures pour une énergie plus « verte »

• Développer les énergies renouvelables

Les Préfets peuvent désormais accorder des dérogations aux interdictions d’urbanisation futures dans les zones concernées par un plan de prévention des risques technologiques (PPRT).

• Développer les toitures et les parkings « verts »

Le maire peut, dès à présent, déroger à certaines règles d'urbanisme pour permettre l'installation d'ombrières sur les aires de stationnement dotées de procédés de production d'énergies renouvelables.

En outre, au moins 30 % des toitures ou des ombrières surplombant les aires de parking de certains bâtiments soumis à autorisation d’exploitation commerciale devront intégrer un système de production d’énergies renouvelables ou un système de végétalisation (un arrêté ministériel précisera cette disposition).

Cette obligation s’applique à l’occasion de la construction et l'extension de nouveaux magasins, de locaux à usage industriel ou artisanal et de certains entrepôts, hangars et parcs de stationnement couverts, de plus de 1 000 m² d'emprise.

• Développer les panneaux solaires

La Loi Energie et Climat autorise, sur les sites dégradés en zone littorale, le déploiement de panneaux solaires (un Décret doit définir leur emprise au sol maximale).

Par ailleurs, elle autorise la construction de panneaux solaires aux abords des autoroutes et routes express, dans des parcelles déclassées par suite d'une modification du tracé des routes.

Source : Loi n° 2019-1147 du 8 novembre 2019 relative à l'énergie et au climat

Loi Energie et Climat : des mesures pour développer les énergies renouvelables © Copyright WebLex - 2019

Des registres de sociétés et des registres comptables dématérialisés !

• Dans les sociétés commerciales

Afin de faciliter la gestion des assemblées et la tenue des registres, le Gouvernement autorise, depuis le 4 novembre 2019, qu’un certain nombre de ces registres soient conservés de manière dématérialisée.

Sont ainsi visés :

• le registre des délibérations des associés dans les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite simple et les sociétés à responsabilité limitée, y compris les sociétés à responsabilité limitée à associé unique ;
• le registre des délibérations du conseil d'administration ou du conseil de surveillance ;
• le registre de présence du conseil d'administration ou du conseil de surveillance et le registre des délibérations des assemblées d'actionnaires dans les sociétés anonymes ;
• le registre des délibérations des assemblées d'obligataires et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital dans les sociétés par actions.

Le Gouvernent a également autorisé la certification par signature électronique des copies ou des procès-verbaux des délibérations des organes sociaux dans les sociétés commerciales.

• Dans les sociétés civiles

Depuis le 4 novembre 2019, le Gouvernement autorise aussi les sociétés civiles à tenir de manière dématérialisée le registre des délibérations des associés.

En outre, les copies ou les procès-verbaux des délibérations des associés peuvent aussi être certifiés par signature électronique.

• Une signature électronique certifiée

La certification par signature électronique nécessite que celle-ci réponde à 4 exigences de sécurité, à savoir :

• la signature ne peut être associée qu’à un seul signataire ;
• la signature doit permettre d’identifier le signataire ;
• le signataire doit avoir le contrôle total de sa signature à partir de n’importe quel dispositif numérique (smartphone, tablette, ordinateur) ;
• une fois créée, la signature ne peut pas être modifiée.

Notez que les statuts des sociétés par actions simplifiées unipersonnelles peuvent prévoir d’autres exigences de sécurité pour la signature électronique. Si les statuts sont toutefois silencieux sur ce point, les 4 exigences de sécurité précitées, à titre supplétif, s’appliquent.

Par ailleurs, les documents dématérialisés doivent être datés au moyen d’un horodatage offrant toute garantie de preuve. En pratique, cet horodatage va prendre la forme d’un sceau électronique.

• Pour les commerçants relevant du régime fiscal de la micro-entreprise

Enfin, depuis le 4 novembre 2019, le Gouvernement autorise les commerçants relevant du régime fiscal de la micro-entreprise à tenir sous forme électronique le livre des recettes et le registre des achats.

Recouvrement simplifié des petites créances : mail et/ou LRAR ?

Pour lancer une procédure de recouvrement simplifié des petites créances (n’excédant pas 4 000 €), l’huissier de justice doit notifier la volonté de son client de recourir à cette procédure au débiteur par lettre recommandée avec AR.

A compter du 1er janvier 2020, les huissiers de justice pourront aussi procéder à cette notification par mail.

Source : Décret n° 2019-992 du 26 septembre 2019 portant application des articles 14 et 15 de la loi n° 2019-222 du 23 mars 2019 de programmation 2018-2022 et de réforme pour la justice, et relatif à la procédure d'expulsion ainsi qu'au traitement des situations de surendettement

Recouvrement simplifié des petites créances : vive le numérique ? © Copyright WebLex - 2019