Coronavirus (COVID-19) et protocole sanitaire en entreprise : quoi de neuf ?

• Télétravail

Ces dernières semaines, l’ensemble des entreprises du territoire était tenu de définir un plan d’action afin de réduire au maximum le temps de présence sur site de leurs salariés pouvant télétravailler.

L’objectif était alors un temps de travail effectué à100 % en télétravail, avec un retour possible d’un jour en présentiel au maximum pour les salariés en exprimant le besoin.

A compter du 9 juin 2021, il ne sera plus question du 100 % télétravail. Le protocole sanitaire indique seulement que les employeurs pourront fixer, en concertation, le cas échéant avec les représentants du personnel, un nombre minimal de jour de télétravail par semaine pour les activités qui le permettent.

Notez à ce sujet qu’un guide, élaboré par l’Anact (Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail) est mis à la disposition des employeurs pour les aider dans cette reprise.

• Réunions

Pour rappel, jusqu’à présent, les réunions en audio ou en visioconférence devaient être privilégiées et les réunions en présentiel rester l’exception.

Le protocole sanitaire indique, que même s’il reste préférable de les organiser à distance, il sera possible de prévoir des réunions en présentiel à partir du 9 juin 2021.

Lorsqu’elles se tiendront en présentiel, ces réunions devront respecter les gestes barrières (port du masque, mesures d’aération/ventilation des locaux, règles de distanciation etc.).

• Moments de convivialité

En raison du contexte sanitaire, l’organisation de moments de convivialité dans le cadre professionnel était en principe suspendu.

A partir du 9 juin 2021, il sera possible d’organiser de tels moments réunissant les salariés en présentiel, dans le strict respect des gestes barrières. Le protocole sanitaire recommande que ces temps conviviaux se déroulent en extérieur et ne réunissent pas plus de 25 personnes.

Coronavirus (COVID-19) et travailleurs handicapés : l’aide à l’embauche est prolongé jusqu’au 31 décembre 2021

Pour rappel, en raison de la crise sanitaire, le gouvernement a mis en place une aide à l’embauche pour tout recrutement d’un travailleur handicapé (salarié bénéficiant de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé) en CDI ou en CDD d’au moins 3 mois, quel que soit son âge.

Le montant de cette aide s’élève à 4 000 € maximum par salarié et par an, versés par tranches de 1 000 € maximum par trimestre.

Ce dispositif vient d’être prolongé jusqu’au 31 décembre 2021.

A noter qu’après un CDD ayant ouvert droit au dispositif, le contrat renouvelé pour au moins 3 mois ou l’embauche en CDI avant le 31 décembre 2021 permettent le maintien de l’aide dans la limite du montant maximal, même si le salarié a perdu la qualité de travailleur handicapé au cours du précédent contrat.

Les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation, tout comme les contrats uniques d’insertion – contrat d’accompagnement à l’emploi (CUI-CAE) et les stages ne bénéficient pas de cette aide.

A l’inverse, les CDI et CDD d’au moins 3 mois conclus à l’issus d’un tel contrat pourront en bénéficier.

Pour les contrats à temps partiel, le montant de l’aide est calculé au prorata de la durée de travail du salarié.

• Conditions

Pour pouvoir bénéficier de cette aide, certaines conditions doivent être respectées :

• la rémunération horaire du salarié (telle que définie par le contrat de travail au moment de l’embauche) ne doit pas dépasser 2 Smic horaire (soit 20,50 € pour l’année 2021) ;
• l’entreprise doit être à jour de ses obligations sociales et fiscales (déclaratives et de paiement) ou avoir souscrit et respecté un plan d’apurement des cotisations et contributions sociales restant dues ;
• l’entreprise ne doit ne pas avoir procédé, depuis le 1er janvier 2020, à un licenciement économique sur le poste concerné par l’aide ;
• le salarié doit être maintenu dans les effectifs de l’entreprise pendant au moins 3 mois à compter du 1er jour d’exécution du contrat.

L’aide n’est pas cumulable avec une autre aide de l’Etat à l’insertion, à l’accès ou au retour à l’emploi versée au titre du salarié concerné, y compris avec l’aide à l’embauche des jeunes visant les salariés de moins de 26 ans.

Notez que cette aide n’est pas due :

• pour les périodes d'absence du salarié qui n'ont pas donné lieu au maintien de la rémunération par l'employeur ;
• pour les périodes au cours desquelles le salarié est placé en position d'activité partielle ;
• pour les périodes au cours desquelles le salarié est placé, au cours du trimestre considéré, en position d'activité réduite pour le maintien en emploi (activité partielle de longue durée).

• Modalités de demande de l’aide

Les employeurs doivent adresser leur demande d’aide à l’ASP (Agence des Services de Paiement) dans les 6 mois qui suivent le 1er jour d’exécution du contrat, via un téléservice.

Coronavirus (COVID-19) et « dispositif Covid 2 » : précisions relatives à la baisse du chiffre d’affaires et aux périodes d’emploi concernées

Pour rappel, certains employeurs peuvent bénéficier d’une exonération totale des cotisations et contributions patronales, ainsi que d’une aide au paiement de ces charges. Ce dispositif est applicable sans limite de niveau de rémunération.

Il concerne aussi bien les employeurs ayant des salariés relevant du régime général, que ceux ayant des salariés soumis au régime agricole de sécurité sociale. Sont ainsi visés :

• les employeurs de moins de 50 salariés relevant de secteurs d’activité qui ont subi des mesures d’interdiction d’accueil du public ;
• les employeurs de moins de 250 salariés exerçant leur activité dans les secteurs durement impactés par la crise sanitaire (secteurs S1 et S1 bis)

Les employeurs de moins de 250 salariés doivent, pour bénéficier effectivement de cette exonération au cours du dernier mois suivant celui au titre duquel l’exonération est applicable :

• soit avoir fait l’objet de mesures d’interdiction d’accueil du public prises dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire (fermetures administratives), à l’exception des activités de livraison, de retrait de commande ou de vente à emporter ;
• soit avoir constaté une baisse de chiffre d’affaires d’au moins 50 % par rapport à la même période de l’année précédente.

Les travailleurs indépendants et travailleurs non-salariés agricoles peuvent bénéficier d’une réduction des cotisations et contributions de sécurité sociale, d’un montant de 600 € pour chaque mois d’éligibilité.

Pour cela, ils doivent remplir les conditions nécessaires au bénéfice de l’exonération destinées aux entreprises durement touchées par la 2e vague de l’épidémie (activité principale, lieu d’exercice, fermeture ou baisse du chiffre d’affaires) et ne pas relever du régime micro-social.

Les micro-entrepreneurs les plus touchées par la crise peuvent néanmoins bénéficier d’une déduction de cotisations sociales.

• Précisions relatives à la baisse du chiffre d’affaires

La condition de baisse de 50 % du chiffre d'affaires (CA) mensuel peut être appréciée, au choix du bénéficiaire :

• par rapport au CA du même mois de l'année précédente,
• par rapport au CA mensuel moyen de l'année 2019,
• ou, pour les entreprises créées en 2020, par rapport au montant mensuel moyen du CA réalisé entre la date de création de l'entreprise et le 31 août 2020.

Cette condition est également satisfaite lorsque la baisse de CA mensuel par rapport à la même période de l'année précédente représente au moins 15 % du CA de l'année 2019 ou, pour les entreprises créées en 2019, du CA de l'année 2019 ramené sur 12 mois.

Le gouvernement vient de confirmer que cette condition de baisse de 50 % du CA peut continuer, en 2021, à être appréciée par rapport au CA du même mois de l’année 2019, dans le cas où cette comparaison est plus favorable pour l’entreprise qu’une appréciation par rapport au même mois de l’année 2020.

Pour rappel, cette condition de baisse de CA est valable pour le bénéfice de l’exonération et de l’aide au paiement des cotisations sociales pour les employeurs dont l'activité est particulièrement affectée par la crise sanitaire, mais aussi pour l’application des dispositifs de réduction des cotisations à destination des travailleurs indépendants et d’aide au paiement des micro-entrepreneurs les plus touchés par la crise.

• Durée de l’exonération et prolongation

Le gouvernement vient de préciser que cette exonération peut s’appliquer pour les périodes d’emploi courant jusqu’au 30 avril 2021 (en lieu et place du 28 février 2021).

Néanmoins, cette exonération pourra être prolongée pour les employeurs et travailleurs indépendants pour qui l’interdiction d’accueil du public aurait été prolongée au-delà de cette date, jusqu’au dernier jours du mois au cours duquel cette interdiction prendra fin.

Sport en entreprise et exonération de cotisations sociales : des précisions…

Le gouvernement vient de confirmer la mise en place d’une exonération de cotisations sociales au profit des employeurs qui mettent à disposition de l’ensemble des salariés un espace ou des équipements dédiés à la réalisation d’activités sportives.

Auparavant, cette pratique faisait seulement l’objet d’une certaine tolérance de la part de l’administration sociale.

En conséquence, depuis le 31 mai 2021, sont exclus de la base de calcul des cotisations sociales sur salaire :

• l'avantage que représente la mise à disposition par l'employeur d'équipements à usage collectif dédiés à la réalisation d'activités physiques et sportives tels qu'une salle de sport appartenant à l'entreprise ou un espace géré par elle ou dont elle prend en charge la location ;
• l'avantage constitué par le financement par l'employeur de prestations d'activités physiques et sportives telles que des cours collectifs ou des événements ou compétitions de nature sportive, dans une limite annuelle égale à 5 % de la valeur mensuelle du plafond de la sécurité sociale (soit 171 € pour 2021) multipliée par l'effectif de l'entreprise.

Notez que pour pouvoir bénéficier de cette exonération, l’employeur doit proposer l’ensemble de ces prestations à tous les salariés de l'entreprise, quelles que soient la nature et la durée de leur contrat de travail.

Coronavirus (COVID-19) et infirmiers du travail : des missions élargies jusqu’au 1er août 2021

A titre exceptionnel, jusqu'au 1er août 2021 (en lieu et place du 16 avril 2021), le médecin du travail peut confier, sous sa responsabilité, à un infirmier en santé au travail :

• la visite de préreprise du :

• ○ travailleur en arrêt de travail depuis plus de 3 mois,
• ○ travailleur handicapé ou titulaire d’une pension d’invalidité,
• ○ du travailleur bénéficiant d’un suivi individuel renforcé ;

• sauf pour les travailleurs bénéficiant d’un suivi individuel renforcé, la visite de reprise intervenant après :

• ○ un congé de maternité,
• ○ une absence pour maladie professionnelle,
• ○ une absence d’au moins 30 jours pour accident du travail, maladie ou accident non professionnel.

Cette autorisation d’exercice accordée par le médecin du travail est encadrée par un protocole écrit.

Par ailleurs, ces activités confiées à l’infirmier en santé au travail sont exercées dans la limite des compétences de ce professionnel, telles qu’elles sont déterminées par la Loi.

En revanche, retenez que seul le médecin du travail peut émettre :

• les recommandations d’aménagement ou d’adaptation du poste de travail et les préconisations de reclassement et de formation du salarié, le cas échéant sur proposition de l'infirmier ;
• un avis d'inaptitude après un examen de reprise.

Lorsqu'il l'estime nécessaire, l'infirmier oriente le travailleur vers le médecin du travail qui réalise alors sans délai la visite de pré-reprise ou de reprise.

Un point sur la validation des délais de paiements accordés par l’Urssaf

Sur son site internet, l’Urssaf indique que dès qu’un délai de paiement des cotisations sociales est accordé à un employeur, il appartient à ce dernier de valider ses échéances depuis son espace en ligne : > Compte > Paiement > Délais de paiement accordés.

L’employeur devra alors valider personnellement le montant de chaque échéance, afin que le prélèvement soit effectué. Son compte sera débité au plus tôt le lendemain de la date indiquée.

Notez qu’il est possible, en cas de nécessité, de modifier le montant proposé par l’administration sociale, jusqu’à la veille de chacune des échéances. Seul sera pris en compte le dernier ordre de paiement enregistré.

L’Urssaf met à la disposition des employeurs un certificat d’enregistrement, immédiatement disponible.

L’administration conseille aux employeurs souhaitant adhérer au dispositif de télépaiement ou encore en savoir plus sur les modalités de validation des paiements de consulter ce document.

Enfin, les employeurs ayant opté, pour leurs échéanciers, pour le prélèvement automatique, n’ont aucune démarche supplémentaire à effectuer.

Faute : une seule sanction, mais quelle sanction ?

A la suite d’un entretien professionnel avec une salariée de son équipe, un supérieur hiérarchique rédige un compte-rendu dans lequel il fait état de comportements fautifs. Il informe alors la salariée qu’il va demander l’application d’une sanction auprès de la direction et du service des ressources humaines.

Finalement, la salariée est convoquée à un entretien préalable, puis est licenciement pour faute grave. Mais la salariée conteste ce licenciement…

Elle estime que le compte-rendu du supérieur, qui liste divers manquements fautifs, constitue un avertissement qui est en soi une sanction. Prononcer son licenciement pour faute grave dans le but de sanctionner les mêmes manquements est impossible puisqu’une même faute ne peut pas être sanctionnée deux fois.

Mais l’employeur ne voit pas les choses de la même manière : il rappelle que l'auteur du compte-rendu a expressément indiqué qu'il se limitait à demander une sanction, la décision de l’appliquer relevant exclusivement de la direction et du responsable des ressources humaines.

A raison, confirme le juge pour qui il n’y a pas de double sanction : le compte-rendu du supérieur hiérarchique n’est, ici, pas constitutif d’un avertissement disciplinaire…

Entrée en DSN des marins salariés : fin de la tolérance le 15 juillet 2021 !

Sur son site internet, net-entreprises (portail officiel des déclarations sociales en ligne) rappelle que, depuis le 1er janvier 2021, la DSN est la seule solution permettant aux employeurs de marins salariés de procéder aux déclarations en vue du calcul des cotisations sociales dues, de mettre à jour les situations sociales de leurs salariés et de gérer leurs titres professionnels maritimes.

Si une tolérance est actuellement admise pour l’entrée tardive en DSN des employeurs de marins, il y sera mis un terme le 15 juillet 2021.

La marche à suivre pour ces employeurs n’ayant pas encore effectué leur 1e déclaration en DSN est la suivante :

• s’ils réalisent eux même la paie de leurs marins : ils doivent acquérir un logiciel de paie compatible avec le dispositif DSN ;
• s’ils souhaitent passer par un tiers déclarant (comme un expert-comptable) : ils doivent procéder aux démarches d’adhésion.

Pour ce faire, l’Urssaf tient à leur disposition une liste de professionnels habilités en matière de paie des marins, intervenant sur l’ensemble du territoire, y compris en Outre-mer.

Le régime social des gens de mer, l’ENIM, met à en place une aide financière à la transition vers la DSN, pouvant aller jusqu’à 720 € pour l’année 2021, au profit des employeurs remplissant les conditions suivantes :

• employer au maximum 4 marins ;
• souscrire un contrat avec un tiers déclarant référencé par l’Urssaf.

Notez que le fait, pour ces employeurs, de ne pas respecter leurs obligations sociales les exposent à des sanctions.

Dans le cas où ces derniers ne seraient pas en mesure de mettre en place la DSN au 15 juillet 2021, ils sont encouragés à contacter l’Urssaf Poitou-Charentes afin de faire part de leurs difficultés et de se faire accompagner en écrivant à l’adresse suivante : dsn.poitou-charentes@urssaf.fr.

Heures supplémentaires : une preuve partagée ?

Un salarié réclame le paiement d’heures supplémentaires qu’il a déterminées sur un document rédigé par ses soins. Sur ce document, il a repris un tableau pour chacune des années concernées, chaque tableau indiquant pour chaque semaine le nombre d'heures supplémentaires travaillées selon lui, en distinguant les heures majorées de 25 % et celles majorées de 50 %.

Mais sa demande va dans un 1er temps être rejetée : le juge estime que sa demande est trop imprécise. Pour le juge, il ne fait qu’indiquer un total d'heures supplémentaires pour chaque semaine uniquement, mais ne fournit pas un décompte jour par jour, en mentionnant des dates précises et des horaires.

Mais, dans un second temps, le juge va finalement sanctionner cette décision en rappelant un principe à connaître dans cette hypothèse : en cas de litige relatif à l'existence ou au nombre d'heures de travail accomplies, il appartient au salarié de présenter, à l'appui de sa demande, des éléments suffisamment précis quant aux heures non rémunérées qu'il prétend avoir accomplies afin de permettre à l'employeur, qui assure le contrôle des heures de travail effectuées, d'y répondre utilement en produisant ses propres éléments.

Dans cette affaire, seul le salarié a été amené à devoir étayer sa demande par des éléments de preuve. Pourtant, il a apporté des éléments précis permettant à l’employeur d’y répondre, ce qu’il n’a pas fait. Ce n’est qu’au vu des preuves rapportées par chacun que le juge pourra se faire sa propre opinion… et conviction…

Licenciement pour faute : comment calculer le délai d’un mois ?

Un salarié, convoqué à un entretien préalable à licenciement qui s’est tenu un 23 juin, est finalement licencié pour faute grave… le 25 juillet.

Un licenciement trop tardif pour ce dernier, qui rappelle qu’une sanction disciplinaire ne peut pas être prononcée plus d’un mois après la date de l’entretien préalable.

Sauf que quelques semaines après cet entretien, des faits nouveaux, incriminant davantage le salarié, ont été découverts à la suite d’une enquête interne et d’audits réalisés après que certains clients ont signalé des anomalies de facturation, rappelle l’employeur.

Le salarié a donc été convoqué le 21 juillet à un nouvel entretien préalable à licenciement. Et parce que le licenciement a été prononcé 4 jours seulement après la tenue de ce 2nd entretien, il est parfaitement valable.

Ce que confirme le juge : l’enquête interne, qui n’avait pas pour objectif initial de contrôler spécifiquement le salarié, ayant mis en lumière de nouveaux faits à lui reprocher, la tenue du 2nd entretien était parfaitement justifiée, de même que le licenciement qui a suivi.