Précisions concernant la mise à disposition d’un véhicule par l’entreprise…

L’avantage en nature véhicule est caractérisé par l'utilisation privée d'un véhicule d'entreprise mis à la disposition permanente d'un salarié ou d'un dirigeant. C'est bien parce que ce véhicule, qui n’appartient pas à la personne qui en bénéficie, est utilisé à des fins autres que professionnelles que l'avantage en nature est constitué.

L'évaluation de cet avantage en nature par l’employeur est primordiale, puisqu’elle sert notamment de base pour le calcul de la rémunération des salariés bénéficiaires de l’avantage.

Notez que quel que soit le niveau de la rémunération du bénéficiaire, l'avantage en nature est évalué, au choix de l'employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d'un forfait.

Les modalités d’évaluation diffèrent selon que le véhicule mis à disposition est acheté ou loué par l’employeur.

Depuis le 25 juin 2021, l’administration sociale précise qu’en cas d’achat du véhicule par l’employeur à l’issue de sa location (ou dans le cadre d’une location avec option d’achat), la valeur à prendre en compte pour procéder à l’évaluation de l’avantage en nature correspond à la valeur d’achat du véhicule réglée par le loueur ou le crédit-bailleur.

• Cas du véhicule mis à disposition par un employeur constructeur ou concessionnaire automobile

Lorsque l’employeur est un constructeur automobile, un concessionnaire ou encore un agent de marques, qu’il met ses véhicules à la disposition permanente de ses salariés et qu’il opte pour les dépenses réellement engagées, l’avantage en nature est déterminé en prenant en compte, le cas échéant, le rabais dont aurait bénéficié le salarié si l’entreprise lui avait vendu un de ses véhicules.

Le montant de l’avantage en nature est alors calculé en enlevant du prix public TTC (toutes taxes comprises) pratiqué par l’employeur le montant du rabais consenti à ses salariés lorsqu’il vend ses véhicules, dans la limite de 30 %.

L’administration sociale est venue étendre cette méthode de calcul pour l’évaluation forfaitaire de cet avantage en nature.

• Autres cas particuliers

Notez que l’administration sociale vient apporter des précisions concernant :

• les véhicules électriques ;
• les véhicules prêtés (dans le cadre d’un partenariat entre le constructeur automobile et l’entreprise ou bien dans le cadre d’un sponsoring).

En cas de mise à disposition d’un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l'énergie électrique, l’administration sociale considère qu’entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, l’évaluation de l’avantage en nature ne doit pas tenir compte des frais d'électricité engagés par l'employeur pour la recharge du véhicule.

Notez que cette évaluation est calculée après application d'un abattement de 50 % dans la limite de 1 800 € par an.

Depuis le 25 juin 2021 et jusqu’au 31 décembre 2022, l’administration sociale précise qu’en cas de mise à disposition par l’employeur d’une borne de recharge de véhicules électriques, y compris s’ils appartiennent aux salariés, l'avantage en nature résultant de l'utilisation de cette borne par le salarié à des fins non professionnelles peut être totalement négligé, c’est-à-dire exonéré de cotisations sociales.

En cas de mise à disposition par l’employeur d’un véhicule prêté au salarié, l’employeur doit évaluer un avantage en nature constitué uniquement par l’utilisation du véhicule à titre privé. Cette évaluation doit être basée sur le prix de référence du véhicule.

Lorsque l’avantage en nature est calculé sur une base forfaitaire, l’employeur qui loue un véhicule électrique, avec ou sans option d’achat, doit évaluer cet avantage sur la base de 30 % du coût global annuel. Notez que depuis le 25 juin 2021, ce coût doit comprendre la location, l’entretien et l’assurance du véhicule, mais pas les frais d’électricité, le cas échéant.

• Avantage en nature et versement d’une redevance par le salarié

Notez que lorsqu’un salarié verse une redevance au titre de cet avantage dont le montant est inférieur à sa valeur (forfaitaire ou réelle), l’avantage en nature doit impérativement être évalué par la différence entre ces deux valeurs.

A défaut, il n’y a pas d’avantage en nature.

Contribution à la formation professionnelle et taxe d’apprentissage : à qui les verser ?

Pour rappel, les employeurs doivent verser les contributions suivantes aux opérateurs de compétences (OPCO) :

• contribution unique à la formation professionnelle et à l'alternance ;
• contribution supplémentaire à l'apprentissage ;
• contribution dédiée au financement du compte personnel de formation pour les titulaires d'un CDD ;
• solde du produit de la taxe d'apprentissage.

C’est en principe l’une des dernières années que ces versements s’effectuent auprès des OPCO, le recouvrement de ces taxes ayant été transféré aux Urssaf pour les sommes dues au titre des rémunérations de l’année 2022.

Contribution à la formation professionnelle et taxe d’apprentissage : pour les employeurs de plus de 11 salariés

Au titre de l'année 2021, les employeurs de plus de 11 salariés doivent s’acquitter de la contribution unique à la formation professionnelle et de la taxe d’apprentissage par 2 acomptes :

• un acompte de 60 % du montant qui a été versé avant le 1er juillet 2021 ;
• un acompte de 38 % du montant dû à verser avant le 15 septembre 2021.

Le 1er acompte a été calculé selon la masse salariale de 2020, ou, en cas de création d'entreprise, selon une projection de la masse salariale de 2021.

Le 2nd acompte est, dans tous les cas, calculé par rapport à une projection de la masse salariale de 2021.

Pour votre information, le solde restant éventuellement dû devra être versé avant le 1er mars 2022, selon des modalités qui seront fixées par décret à paraître.

Contribution à la formation professionnelle et taxe d’apprentissage : pour les employeurs de moins de 11 salariés

Le gouvernement vient de préciser les modalités de collecte de ces contributions pour les entreprises de moins de 11 salariés au titre de l’année 2021.

Ces employeurs doivent s’acquitter de la contribution unique à la formation professionnelle et de la taxe d’apprentissage par le versement d’un acompte unique (dont le montant sera fixé par décret avant le 15 septembre 2021).

Le solde restant éventuellement dû devra également être versé avant le 1er mars 2022, selon des modalités qui seront fixées par décret à paraître.

Focus sur la notion « d’effectif »…

Tous les ans, les entreprises de 20 salariés et plus doivent déclarer leur situation au regard de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH) au moyen de la déclaration annuelle d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH).

Ces entreprises doivent compter, dans leur effectif, une proportion de travailleurs handicapés fixée à 6 % de leur effectif salarié, appréciée au niveau de l’entreprise.

Depuis les déclarations établies à compter de 2021 (au titre de l’année 2020), l’effectif à prendre en compte correspond à l’effectif salarié annuel de l’employeur entendu comme la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente.

Le gouvernement vient de confirmer que l’année civile précédente doit s’entendre comme l’année précédant celle au cours de laquelle la déclaration relative à l’OETH a été réalisée, c’est-à-dire l’année concernée par l’obligation d’emploi.

Notez que l’Urssaf (la Caisse général de Sécurité sociale -CGSS – pour les départements d’Outre-mer) ou la caisse de MSA ont jusqu’au 31 janvier de l’année suivant celle au titre de laquelle la déclaration a été effectuée pour adresser aux employeurs concernés une information relative aux effectifs de travailleurs handicapés présents au cours de l’année précédente.

Les effectifs moyens annuels calculés par les organismes de recouvrement sont les suivants :

• effectif moyen annuel d’assujettissement à l’OETH ;
• effectif moyen annuel des bénéficiaires de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés internes à l’entreprise ;
• effectif moyen annuel des emplois exigeant des conditions d’aptitude particulières.

Désormais, lorsqu’un employeur emploie à la fois des salariés relevant de l’Urssaf / CGSS et de la MSA, l’organisme qui devra transmettre à l’employeur les informations relatives à l’effectif sera celui dont relève la majorité des salariés.

La déclaration et, le cas échéant, le versement devront ainsi impérativement être effectués auprès de l’organisme qui s’est occupé de transmettre ces informations à l’employeur.

Les frais d’entreprise, c’est fini !

Pour mémoire, jusqu’à présent, 2 sortes de frais étaient susceptibles d’être engagés par les salariés d’une entreprise, à savoir les frais professionnels et les frais dits d’entreprise :

• les frais professionnels correspondent à des frais engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle, pour l’accomplissement de sa mission ;
• les frais d’entreprise, ayant un caractère exceptionnel, ne sont pas liés à l’exercice de la profession du salarié, mais relèvent de l’activité même de l’entreprise.

Une entreprise doit procéder à un remboursement de ces frais dès lors qu’un salarié doit en faire l’avance. Les frais qu’un salarié justifie avoir exposé dans le cadre de son travail doivent ainsi être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due.

Les dépenses effectuées par un salarié au titre de ce type de frais sont exonérées de cotisations sociales :

• si ces frais sont engagés pour les besoins de l’entreprise et/ou de l’activité professionnelle du salarié ;
• si ces dépenses sont justifiées : l’employeur doit établir que ces frais ont été effectivement engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

L’administration sociale, depuis le 1er avril 2021, ne prend plus en compte la notion de frais d’entreprise, qui sont désormais qualifiés de frais professionnels.

Ce n’est pas pour autant que les éléments qui étaient considérés comme des frais d’entreprise ont disparus, il s’agit là d’un simple changement de dénomination.

L’administration sociale parle ainsi désormais de frais professionnels au titre des dépenses exceptionnelles effectuées en dehors de l’exercice de la profession du salarié. Sont ainsi visés :

• les frais exposés à titre exceptionnel pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures pour le compte de l’entreprise ;
• les cadeaux offerts à la clientèle ;
• les dépenses engagées dans le cadre de la participation du salarié à une manifestation organisée à titre exceptionnel par son employeur ;
• etc.

Ces derniers demeurent par conséquent, en principe ; toujours exonérés de toutes cotisations sociales.

Néanmoins, l’exonération des dépenses exceptionnelles engagées par le salarié n’est, désormais, plus automatique, notamment en présence d’une déduction forfaitaire spécifique appliquée par l’employeur.

Pour rappel, certaines professions devant faire face à des frais professionnels bien plus importants que d’autres, les employeurs peuvent être autorisés à appliquer une déduction forfaitaire spécifique (DFS) sur les cotisations sociales, dont le taux dépend de la profession exercée par le salarié. Ce dispositif permet alors de réduire la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale du salarié.

Dans cette hypothèse, les sommes remboursées à titre de frais professionnels qui bénéficient à un salarié pour lequel l’employeur applique une déduction forfaitaire spécifique sont alors soumises aux cotisations sociales.

Coronavirus (COVID-19) : focus sur la prévention des risques biologiques

Le SARS-COV-2, responsable de l’épidémie de Covid-19 et du syndrome respiratoire aigu sévère est un agent biologique pathogène du groupe 3.

Les agents biologiques font l’objet d’une classification, en fonction du risque d’infection qu’ils représentent pour l’homme, en 4 groupes selon leur gravité croissante. 3 d’entre eux (les groupes 2, 3 et 4) comprennent les agents biologiques « pathogènes ».

Pour autant, cette classification n’est pas exhaustive : certains agents biologiques peuvent n’avoir pas encore été répertoriés ou identifiés comme pathogènes.

Lorsque l’activité peut conduire à une exposition à des agents biologiques pathogènes :

• les moyens de protection individuelle à usage unique contre les agents biologiques pathogènes sont considérés comme des déchets contaminés ;
• l’employeur doit interdire l'introduction, par les travailleurs et pour leur propre usage, dans les lieux de travail où existe un risque de contamination :

• ○ de nourriture et de boissons ;
• ○ d'articles pour fumeurs ;
• ○ de cosmétiques et de mouchoirs autres que les mouchoirs en papier, qui devront être éliminés comme des déchets contaminés.

Dans le cadre de la crise sanitaire, certains travailleurs se trouvent exposés au virus du SARS-COV-2, alors même que la nature de leur activité ne relève pas des dispositions relatives à la prévention des risques biologiques.

Pour ces derniers, l’employeur doit, en principe, prendre l’ensemble des mesures de prévention applicables aux salariés dont l’activité conduit par nature à l’exposition à des agents pathogènes, sauf dans le cas où une évaluation des risques estime que cela n’est pas utile.

Certaines mesures de prévention propres aux agents pathogènes de groupe 3 ne s’appliquent cependant pas à ces salariés. Ainsi :

• ils n’ont pas à bénéficier d’un suivi individuel et renforcé : une simple visite d’information et de prévention suffit ;
• ils peuvent être âgés d’au moins 15 ans et de moins de 18 ans.

Notez enfin que le gouvernement peut édicter des recommandations à destination des employeurs en matière d’évaluation des risques et de détermination des mesures visant à assurer la protection des salariés exposés au virus du SARS-COV-2 en raison de leur activité professionnelle.

Coronavirus (COVID-19) et élargissement du « pass sanitaire » : focus sur les délais accordés aux salariés

Pour mémoire, l’allocution du Président de la République en date du 12 juillet 2021 mentionne :

• une obligation vaccinale pour les personnels soignants et non-soignants (professionnels et bénévoles) dans les établissements de santé, au contact des personnes fragiles ;
• l’élargissement du pass sanitaire à tous les lieux de loisirs et de culture rassemblant plus de 50 personnes à compter du 21 juillet 2021, ainsi qu’aux cafés, restaurants, centres commerciaux, hôpitaux, maisons de retraite, établissements médico-sociaux, voyages en avion, train et car pour les trajets de longue distance, à partir du mois d’août 2021.

Concernant les professions visées par l’obligation vaccinale, l’ensemble des salariés concernés peuvent, de manière temporaire, présenter un test de dépistage dont le résultat est négatif (test de moins de 48 heures). Ces derniers devront cependant être impérativement vaccinés à compter du 15 septembre 2021, afin de pouvoir continuer à exercer leur activité.

Notez que pour faciliter la vaccination des salariés, ces derniers pourront bénéficier d’une autorisation d’absence afin de se faire vacciner sur leur temps de travail, sans aucune perte de rémunération.

De la même manière, les salariés des établissements recevant du public devront être en possession d’un pass sanitaire complet à partir du 30 aout 2021. Entre temps, un simple test négatif suffit.

Les salariés ne se pliant pas à ces obligations (obligation vaccinale ou pass sanitaire valide) pourront voir leur contrat suspendu par leur employeur jusqu’à ce qu’ils attestent d’un parcours vaccinal complet. Le cas échéant, la suspension du contrat de travail pourra être de 2 mois maximum.

En cas de non-respect de ces obligations, les employeurs sont invités à effectuer des entretiens préalables avec les salariés concernés afin d’échanger sur les différents moyens possibles de régulariser la situation, avant d’en arriver à la suspension du contrat de travail. Les employeurs sont, à cet égard, invités à faire preuve de pédagogie.

Pour finir, notez qu’à l’issue du délai de 2 mois, l’employeur pourra, le cas échéant, engager une procédure de licenciement pour non-respect de l’obligation de vaccination ou de non-présentation d’un pass sanitaire valide.