Contrôle du syndic : le rôle du conseil syndical

Un contrôle. L’administration de l’immeuble et la gestion de la copropriété par le syndic sont contrôlées par le conseil syndical, dont c’est même l’une des tâches essentielles. Pour ce faire, il dispose d’un certain nombre de prérogatives.

Des prérogatives. Le conseil syndical peut réclamer au syndic, à tout moment, l'accès aux factures, registres et autres documents concernant la copropriété (il peut faire une copie des documents). Ce contrôle doit avoir lieu au minimum une fois par an, avant l’assemblée appelée à approuver les comptes de l’exercice écoulé.

Le point sur le budget. Il incombe aux membres du conseil syndical de participer activement à la préparation du budget prévisionnel avec le syndic, ainsi qu’à celle du budget spécial dévolu aux travaux et opérations exceptionnelles.

Le point sur les dépenses. Le conseil syndical vérifiera le montant des factures, contrôlera leur adéquation avec les devis et prestations demandées, s’assurera que les travaux réalisés ont bien été autorisés par l’assemblée générale et qu’ils ont été effectués aux dates et aux conditions prévues. Il s’assurera également que les sommes réclamées ont bien été acquittées et que la répartition des dépenses entre les copropriétaires a été correctement effectuée.

Le point sur les travaux. En ce qui concerne les grosses dépenses, le syndic doit demander l’avis du conseil syndical, dès que leur montant dépasse celui arrêté en assemblée générale. Cet avis doit être ensuite transmis aux copropriétaires.

Tout au long de l’année… Il est également nécessaire que le conseil syndical surveille quotidiennement la bonne exécution des budgets votés. Par exemple, il doit suivre la réalisation des travaux, veiller au respect de l’échéancier des appels de fonds relatifs à ces travaux et contrôler les dates de début et de fin de chantier afin d’éviter les dépassements de devis ou de délais.

Des avis extérieurs. Pour mener à bien leur mission, les conseillers syndicaux peuvent demander l’avis de personnes de leur choix (ce qui arrive souvent) : un copropriétaire dont l’expérience présente une utilité particulière, ou un professionnel capable d’aider à résoudre une difficulté technique (avocat, expert-comptable, architecte, etc.).

Contrôle du syndic : les droits des copropriétaires

Principe. Alors que le conseil syndical peut accéder à tout moment à l’ensemble des documents comptables de la copropriété, il n’en va pas de même pour les copropriétaires : la loi ne leur accorde ce droit qu’une fois par an, pendant le délai s’écoulant entre la convocation à l’assemblée générale appelée à examiner les comptes de l’exercice écoulé et sa tenue (21 jours au minimum).

Concrètement. Les principaux justificatifs de charges que le syndic doit tenir à disposition des copropriétaires sont les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours (et leurs avenants le cas échéant) passés par le syndicat des copropriétaires, la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges.

A noter. Le syndic doit obligatoirement présenter les documents originaux, comportant les références du syndicat et l’adresse de l’immeuble ; il doit également tenir à la disposition des copropriétaires une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.

Attention. Les modalités de consultation doivent être rappelées dans la convocation adressée aux copropriétaires. L’assemblée générale peut ainsi décider que la consultation aura lieu le jour où le syndic reçoit les membres du conseil syndical pour examiner les pièces justificatives. Dans ce cas, tout copropriétaire peut se joindre au conseil syndical et participer à la réunion. Les copropriétaires ayant voté contre ce mode de consultation peuvent consulter les pièces le même jour, mais individuellement, sans le conseil syndical.

Contrôle du syndic : le quitus de l’assemblée générale

De quoi s’agit-il ? L’assemblée générale réunie pour approuver les comptes est aussi appelée à donner « quitus » au syndic. Il s’agit de deux décisions différentes qui doivent faire l’objet de deux votes distincts (à la majorité simple).

Attention. Le quitus donné au syndic n’est pas simplement la ratification de sa gestion financière de la copropriété, mais de l’ensemble des actes effectués au cours de son mandat et dont les copropriétaires ont eu connaissance. Le quitus le libère de toute responsabilité vis-à-vis de la copropriété car il couvre ses éventuelles fautes de gestion. Il devient dès lors impossible de le poursuivre en justice, sauf pour des faits qu’il aurait volontairement dissimulés, ce qui est difficile à prouver.

A noter. Le refus de donner quitus n’entraîne pas la révocation du syndic. Les copropriétaires qui veulent révoquer le syndic doivent le faire par un vote exprès à la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés ou absents). De la même façon, le vote du quitus ne vaut pas reconduction automatique de son mandat : là encore, il faut un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés ou absents).

S’approprier une partie commune : une procédure à respecter !

Une autorisation obligatoire ! Envisager le rachat d’une partie commune pour en faire un espace privatif suppose d’obtenir une autorisation de l’assemblée générale des copropriétaires, de faire appel à divers professionnels (notaire, géomètre, syndic, etc.) qui seront chargés de formaliser ce rachat et la modification induite de la copropriété.

Sinon… En l’absence d’une telle autorisation, la copropriété obtiendra sans difficultés la restitution des parties communes annexées sans autorisation, et la remise en état des lieux aux frais du copropriétaire indélicat, voire même des dommages et intérêts.

S’approprier une partie commune : 6 étapes à connaître

Principe. Acquérir une partie commune nécessite de passer par différentes étapes, de la proposition faite à l’assemblée générale des copropriétaires jusqu’à la régularisation de l’opération chez le notaire, en passant par la modification du règlement de copropriété et l’autorisation des éventuels travaux. Analysons ces différentes étapes en détail…

Étape 1. Il faut évaluer le prix de la partie commune à acheter. Pour cela, il est utile de consulter un agent immobilier, un notaire, ou un expert immobilier.

Étape 2. Il faut ensuite établir un projet de modification du règlement de copropriété : l’achat de la partie commune entraîne en effet la création d’un lot privatif affecté de tantièmes. Un géomètre expert doit en prendre les mesures exactes et procéder à la nouvelle répartition des millièmes de copropriété.

Comment ? Pour déterminer le nombre de tantièmes affectés au nouveau lot, le géomètre calcule la valeur relative de ce lot. Attention : il ne s’agit pas de la valeur vénale, mais d’une évaluation qui tient compte de la nature du lot (palier, couloir, grenier…), de sa superficie et de sa situation dans l’immeuble. Le géomètre ajoute ensuite au nombre total de tantièmes existants de la copropriété celui des tantièmes nouvellement créés. C’est le notaire qui sera chargé de rédiger l’acte modificatif d’état descriptif de division-règlement de copropriété, lequel devra faire l’objet d’une publication au fichier immobilier.

Étape 3. Sur ces bases, le copropriétaire demandeur doit ensuite faire une offre d’achat à la copropriété : avant de transmettre l’offre au syndic pour qu’il inscrive la demande à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires, il est recommandé en pratique de consulter le conseil syndical et les autres copropriétaires. Cela permet souvent d’avoir un premier avis, d’anticiper les éventuels points de crispation et d’adapter le projet en conséquence.

Étape 4. L’assemblée doit alors se prononcer à la fois sur la vente de la partie commune, sur la modification du règlement de copropriété et sur l’autorisation de réaliser des travaux liés à la vente. Chacun de ces trois points doit être approuvé à la majorité des membres du syndicat représentant au moins les 2/3 des voix. Lorsque la vente porte sur des parties communes dont la conservation est nécessaire au respect de la destination de l’immeuble, ou lorsque l’opération lèse les droits d’un copropriétaire sur ses parties privatives, l’unanimité des copropriétaires s’impose (exemple : si la vente des parties communes entraîne une diminution de la valeur d’un lot d’un copropriétaire).

Étape 5. Après l’assemblée générale, le syndic doit envoyer le procès-verbal de celle-ci aux copropriétaires opposants au projet, ainsi qu’aux défaillants (ce sont les absents non représentés). Cette notification marque le point de départ du délai impératif de contestation de deux mois dont ces copropriétaires disposent.

Étape 6. Une fois passé ce délai d’opposition de deux mois, et si aucune des décisions n’a été contestée devant le Tribunal de grande instance, l’acte d’achat ainsi que le modificatif du règlement de copropriété doivent être régularisés devant un notaire. Une fois la vente signée, les travaux peuvent alors commencer.

À noter. Si l’assemblée générale des copropriétaires refuse d’autoriser la vente des parties communes, le copropriétaire concerné peut attaquer cette décision en justice en invoquant l’abus de majorité. Il devra prouver devant le juge que la décision n’a pas été prise dans l’intérêt de la copropriété. Ses arguments et son dossier devront être très solides, car les tribunaux considèrent régulièrement que refuser de vendre une partie commune ne constitue pas un abus de majorité.

S’approprier une partie commune : une procédure non respectée ?

Rappel. Comme indiqué précédemment, en l’absence d’autorisation, la copropriété obtiendra sans difficultés la restitution des parties communes annexées sans autorisation, et la remise en état des lieux aux frais du copropriétaire indélicat, voire même des dommages et intérêts.

Mais… Il arrive parfois qu’un copropriétaire s’approprie par usage une partie commune (palier, couloir, cour…), sans solliciter l’autorisation de l’assemblée générale. Et si elle ne réagit pas, la partie commune annexée peut devenir partie privative…

Concrètement. Si la copropriété ne réagit pas, la partie commune annexée peut devenir partie privative au bout de 30 ans : on parle alors de prescription acquisitive ou d’usucapion. Pendant cette durée, la partie commune annexée doit avoir été occupée de façon publique, non équivoque et à titre de propriétaire même si, à l’origine, ce bien a été acquis de mauvaise foi. La prescription peut même être invoquée au bout de 10 années seulement si le copropriétaire a acquis le bien avec bonne foi et s’il possède un titre de propriété (un acte de vente mentionnant par erreur la partie annexée).

À noter. Dès lors que l’annexion de la partie commune est continue et non interrompue, le délai de prescription acquisitive continue de courir, et ce même si le lot de copropriété concerné change de propriétaire. C’est au copropriétaire qui invoque la prescription d’apporter la preuve qu’il occupe la partie commune à titre privatif depuis plus de 10 ans ou de 30 ans. Et s’il ne peut pas le prouver, il devra remettre les lieux dans leur état d’origine et payer, le cas échéant, des dommages et intérêts.

Registre des syndicats de copropriétaires : une immatriculation obligatoire !

Pour quels immeubles. L’obligation de procéder à l’immatriculation des syndicats de copropriétaires vise les immeubles qui sont en tout ou partie affectés à l’habitation. Mais qui doit se charger de cette formalité ?

Par qui ? En pratique, cette immatriculation doit être faite par :

• les syndics en exercice dans la copropriété (ou, le cas échéant, les mandataires ad hoc ou les administrateurs provisoires lorsque le syndic est défaillant) ;
• les notaires pour les immeubles qui sont mis en copropriété (l’immatriculation est faite en même temps que le règlement de copropriété et l’état descriptif de division) ;
• les notaires en charge de rédiger l’acte de vente d’un lot, en l’absence de syndic désigné ou si le syndic n’a pas réagi dans le mois qui suit la mise en demeure qui lui intime de procéder à l’immatriculation de la copropriété dont il a la charge (les frais sont à la charge du syndic ou du syndicat si le syndic est bénévole).

Attention ! Sachez que seuls les syndicats de copropriétaires régulièrement immatriculés au registre (avec des données actualisées) peuvent bénéficier de subventions publiques !

Comment ? L’immatriculation se fait obligatoirement par voie dématérialisée, directement sur le site internet du registre national, le syndic de copropriété, ou le notaire le cas échéant, devant créer un compte déclarant auprès du teneur du registre.

En cas de changement de syndic. Lorsque son mandat n'est pas renouvelé par l'assemblée générale des copropriétaires ou qu'il y est mis fin par la nomination d'un administrateur provisoire, le syndic informe le teneur du registre de la fin de son mandat dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions. Il doit alors indiquer l'identité et les coordonnées du nouveau syndic ou de l'administrateur provisoire et transmet au teneur du registre, si les comptes ont été approuvés lors de cette même assemblée générale, les informations relatives à la mise à jour annuelle des données reprises sur le registre. Le nouveau syndic effectue la demande de rattachement en fournissant le numéro d'immatriculation du syndicat de copropriétaires et les éléments justifiant de sa qualité de représentant légal du syndicat. Le teneur du registre procède au changement de rattachement et informe le nouveau représentant légal du syndicat de copropriétaires et son prédécesseur de la date où celui-ci prend effet.

Bon à savoir. Les notaires ont un accès spécifique au registre d’immatriculation des copropriétés, ainsi qu’à un guide pour les accompagner dans leurs démarches en ligne (disponibles à l’adresse suivante : http://info-registre-coproprietes.logement.gouv.fr).

Registre des syndicats de copropriétaires : des informations obligatoires !

Des données précises. L’objet du registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires est de fournir des informations de nature à permettre une connaissance accrue de l’état des copropriétés. Autant dire que les informations à fournir sont nombreuses, d’autant qu’elles doivent être mises à jour régulièrement.

Lesquelles ? Voici les données qui doivent figurer dans ce registre :

• le nom, l'adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic ;
• si le syndicat fait l'objet d'une procédure de carence ou d’un arrêté ou d’une injonction pour défaut d’entretien de nature à mettre en danger la sécurité des occupants ;
• à l'issue de chaque exercice comptable, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat, issues notamment du budget prévisionnel, des comptes du syndicat et de leurs annexes ;
• les données essentielles relatives au bâti issues, le cas échéant, du carnet d'entretien et du diagnostic technique global (dès lors que celles-ci ne sont pas déjà fournies par les services fiscaux au teneur du registre, qui est alors autorisé à les utiliser).

S’agissant des données de gestion. Les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat, qui sont celles issues des comptes du dernier exercice comptable clos et approuvés par l'assemblée générale, comprennent :

• les informations relatives à l'exercice comptable,
• le montant du budget prévisionnel,
• le montant des provisions pour travaux,
• le montant des dettes du syndicat à l'égard des fournisseurs et des impayés,
• le nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat (dont la dette excède un seuil fixé par arrêté ministériel),
• la présence d'employés du syndicat s'il y en a.

S’agissant des données relatives au bâti. Les données essentielles relatives au bâti sont le nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, le nombre d'ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l'immeuble.

À noter. Lorsqu'une immatriculation d'office a été effectuée par le notaire, le teneur du registre met en demeure le syndic, si celui-ci est désigné, de déclarer les données que le notaire n'a pu déclarer au registre. Le syndic ne déclare toutefois les données de gestion que si les comptes de l'exercice clos précédant sa désignation ont été approuvés.

Une actualisation des données. Toutes les données figurant sur le registre des syndicats de copropriétaires doivent être actualisées :

• le syndic doit ainsi procéder à la déclaration annuelle des données de gestion dans un délai de 2 mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés ;
• les autres informations sont actualisées au moment de la déclaration annuelle des informations financières, si leur contenu change.

L'envoi de la convocation à l’AG des copropriétaires

Par courrier recommandé avec AR. La convocation à l’AG est au choix du syndic, envoyée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (AR) ou remise en main propre contre récépissé ou signature d’un bordereau. Les deux modes de convocation peuvent être utilisés pour une même AG.

Par mail ? Le syndic peut convoquer l'assemblée générale et en adresser les procès-verbaux aux copropriétaires par mail.

Accord du copropriétaire. Pour pouvoir convoquer par mail, le syndic doit recueillir l'accord préalable et écrit de chacun des copropriétaires qui sont prêts à l'accepter. Tout copropriétaire ne souhaitant pas opter pour ce mode d'envoi est donc libre de ne pas l'accepter. Cette autorisation est donnée :

• soit au cours d'une assemblée générale de copropriété : dans ce cas, l'accord du copropriétaire est noté dans le procès-verbal d'assemblée générale ;
• soit à tout moment, en écrivant au syndic et en lui adressant l’autorisation soit par lettre recommandée avec AR, soit par lettre recommandée électronique (LRE).

A noter. Ce choix n'engage pas le copropriétaire de manière définitive. Un copropriétaire ayant donné son accord peut en effet revenir sur sa décision à tout moment en écrivant au syndic pour l'informer qu'il ne souhaite plus recevoir de notifications par voie électronique.

A noter (bis). Les copropriétaires peuvent aussi adresser au syndic par mail les demandes qu'ils étaient tenus d'effectuer jusqu'à présent par courrier recommandé avec AR, et notamment leur demande de mettre une question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

Le délai à respecter pour convoquer les copropriétaires à l’AG

21 jours. Sauf urgence, la convocation doit être notifiée aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’assemblée. Le point de départ exact de ce délai peut toutefois différer selon le mode de convocation.

Concrètement. Voici ce qu’il faut savoir à ce propos :

• si la convocation est adressée par LRAR, le point de départ est le lendemain du jour de la première présentation de la lettre au domicile du destinataire ;
• si elle est remise en main propre, c’est la date de la signature qui détermine le point de départ de délai ; mais le jour de l’émargement ne compte pas : le délai commence donc à courir le lendemain de celui de la signature.

Et en matière de lettre recommandée électronique ? La question se pose en pratique du délai à prévoir avec une convocation par LRE, puisqu’en effet le destinataire dispose de 15 jours à compter du lendemain du jour où il a été informé de cet envoi pour l'accepter ou la refuser. Ainsi, si le copropriétaire tarde à récupérer sa lettre alors que le syndic a pourtant fait sa demande d'envoi de convocation par LRE dans les délais, il se peut que le copropriétaire récupère son courrier moins de 21 jours avant l'assemblée. Il ne devrait cependant pas pouvoir être reproché au syndic d'avoir fait sa demande trop tardivement puisque, d'après la Loi, le point de départ de la notification est le lendemain de l'envoi au copropriétaire du courrier l'informant qu'une LRE lui est parvenue, et que ce dernier doit donner son accord pour la recevoir.

A noter. Si le lieu de la réunion est modifié, le syndic doit en informer les copropriétaires au moins 21 jours à l’avance (ce qui nécessite une nouvelle convocation).

Bon à savoir. La mise à disposition de la convocation dans un espace sécurisé en ligne de la copropriété ne peut pas valoir à elle-seule notification, car elle ne permet pas de garantir l'intégrité des données contenues dans la convocation ni de s'assurer que chaque copropriétaire a été mis en mesure de prendre connaissance de ce document dans le délai imparti.

Un délai réduit ? Le délai peut être réduit en cas d’urgence, ce qui implique de ne pas respecter le délai de 21 jours, mais un délai suffisant. La Loi ne définit pas quand il y a urgence : c’est donc au syndic d’apprécier cette considération. Le délai, non défini non plus par la Loi, doit être suffisant pour permettre aux copropriétaires d’être informés de la date de l’assemblée. En cas de contestation, le litige est tranché par le juge. Le syndic n’a pas à justifier de l’urgence lorsqu’il envoie la convocation à l’assemblée ; cela peut être discuté lors de l’AG ou devant les juges, si la réunion est contestée.

Convocation à l’AG des copropriétaires : qui est convoqué ?

Principe. Le droit de vote en assemblée est une prérogative fondamentale, dont un copropriétaire ne peut pas être privé, même par une disposition du règlement de copropriété. Un copropriétaire qui n’aurait pas été convoqué à l’assemblée générale peut demander l’annulation de celle-ci en justice, sans avoir à établir un quelconque préjudice. En revanche, si le règlement de copropriété a prévu des parties communes spéciales, seuls les copropriétaires ayant des droits sur ces parties communes doivent être convoqués.

Une liste des copropriétaires. Pour que personne ne soit écarté de la convocation à l’AG, le syndic doit établir et tenir à jour la liste des copropriétaires. Celle-ci mentionne :

• l’identité précise de chaque copropriétaire (sa forme, sa dénomination, son siège social et l’organe qui le représente s’il s’agit d’une société), leur situation maritale et leur régime matrimonial, leur adresse ;
• les numéros de lots appartenant à chaque copropriétaire ;
• la nature du droit du copropriétaire (plein propriétaire, usufruitier, nu-propriétaire…).

À noter. Un copropriétaire qui n’informe pas le syndic de sa nouvelle adresse est valablement convoqué pour une AG à son ancien domicile, car il n’appartient pas au syndic de rechercher l’adresse réelle du copropriétaire.

En cas de changement de propriétaire. En cas de vente, de donation ou de succession, l’opération doit être signalée sans délai au syndic par le notaire en charge du dossier. Il en sera de même en cas de démembrement de propriété (répartition de la propriété entre un nu-propriétaire et un usufruitier). Tant que cette démarche n’est pas effectuée dans les règles (par lettre recommandée avec avis de réception), le syndic est en droit de convoquer l’ancien propriétaire. Si par exemple, le syndic n’est pas informé du décès d’un copropriétaire, il peut valablement envoyer la convocation au domicile du défunt.

Se faire représenter. Un copropriétaire qui ne peut pas assister à l’AG n’a pas le droit de voter par correspondance. Mais il peut désigner une personne de son choix pour le représenter et voter à sa place : il suffit alors de rédiger une procuration (mandat ou pouvoir) en faveur de cette personne désignée (mandataire). Celle-ci doit présenter ce document lors de la réunion. Le choix du mandataire est libre : il peut s’agir d’un autre copropriétaire, ou d’un étranger à la copropriété.

Remettre un mandat sans indication ? Il est possible de remettre un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire au syndic. Ce dernier, lors de l’AG, va le remettre en début de réunion au président du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer la délégation de vote. En l'absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le syndic remet aux mêmes fins ce mandat au président de séance désigné par l’AG. Le procès-verbal de l’AG doit préciser, le cas échéant, s’il y a eu distribution par le président du conseil syndical ou par le président de séance de mandats de vote.

À noter. Le pouvoir doit être impérativement signé par le copropriétaire. La mention « pour ordre » est insuffisante ; cette irrégularité entraîne l’annulation de l’AG.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot appartient à 2 époux

Une distinction. Lorsque le lot appartient à 2 époux, il faut distinguer selon que le lot est un bien commun aux 2 époux ou un bien propre à l’un d’eux.

Bien commun. Lorsque le lot est un bien commun des époux mariés en communauté, ils ont tous les 2 le droit d’assister à la réunion. Toutefois, seul l’un d’entre eux pourra voter (au nom de la communauté). C’est pourquoi les époux doivent se mettre d’accord à l’avance sur le sens du vote et sur qui l’exprimera lors de l’AG.

Bien propre. Lorsqu’un lot de copropriété appartient personnellement à une personne mariée, quel que soit le régime matrimonial, elle seule doit être convoquée aux assemblées.

À noter. Si les époux sont mariés sous le régime de la séparation des biens, les biens qu’ils possèdent ensemble relèvent du régime de l’indivision.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot est en indivision

Une situation fréquente. Il arrive assez fréquemment qu’un lot de copropriété appartienne à plusieurs personnes (couples mariés ou pacsés, héritiers, etc.). On parle alors d’'indivision'. Les 'indivisaires' ou propriétaires en indivision doivent obligatoirement désigner un mandataire commun et informer le syndic de leur choix.

Conséquence. Les convocations de l’assemblée doivent être adressées au mandataire. En outre, c'est lui qui votera au nom de l’indivision.

Le cas échéant… Si les indivisaires ne s’entendent pas sur le choix de leur représentant, l’un d’eux ou le syndic peut demander au tribunal judiciaire la nomination d’un mandataire commun.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot est démembré

Une situation fréquente. Il arrive qu’un lot appartienne en « usufruit » à une personne et en « nue-propriété » à une autre. À titre d’exemple, c'est ce qui arrive fréquemment après le décès d’un copropriétaire (le lot est alors « démembré » entre héritiers) ; il peut aussi arriver qu’un propriétaire donne la nue-propriété à ses enfants.

Conséquence. Quelle que soit la cause du démembrement, les intéressés sont tenus de nommer un mandataire commun. Ce dernier devra alors notifier son mandat au syndic. Il sera convoqué à l’assemblée générale et y votera. Si les intéressés ne parviennent pas à se mettre d’accord sur le choix de ce mandataire, le président du tribunal judiciaire devra le désigner.

À consulter ! Le règlement de copropriété prévoit parfois des modalités de convocation différentes qui doivent alors être respectées. Il peut ainsi imposer la convocation systématique de l’usufruitier ou, au contraire, du nu-propriétaire. Certains règlements distinguent même la personne à convoquer selon l’objet des délibérations. Mais cette pratique est contestable, dans la mesure où des décisions de natures différentes peuvent être prises au cours d’une même AG. Toutefois, si le règlement de copropriété précise que, faute d’accord pour désigner un mandataire commun, seul l’usufruitier doit être convoqué, le syndic doit respecter ces dispositions et ne convoquer que l’usufruitier.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot appartient à une société

Convoquer la société. Lorsqu’une société est propriétaire d’un lot de copropriété, c’est la société elle-même qui doit être convoquée et non ses associés. Ces derniers ne possèdent que des parts de la société et ne sont donc pas personnellement propriétaires du lot.

Qui et où ? La convocation doit être adressée à l’adresse du siège social de la société. Il importe peu que la convocation ne mentionne pas ou commet une erreur quant au nom de son représentant légal.

Attention ! Si le syndic envoie des convocations individuelles à chaque associé, cela constituerait un motif d’annulation de l’AG.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot appartient à un mineur

Principe. Quand le lot appartient à un mineur, son représentant légal doit notifier son mandat au syndic, qui le mentionne sur la liste des copropriétaires.

Qui est convoqué ? Lorsqu’un lot de copropriété appartient à un mineur non émancipé, le syndic convoque son représentant légal (père, mère, ou tuteur). Cependant, si l’assemblée doit se prononcer sur une question très importante, relevant de la double majorité, le représentant légal du mineur doit être habilité par le conseil de famille ou par le juge des tutelles.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot appartient à un majeur protégé

Principe. Quand le lot appartient à un majeur protégé, au même titre que pour un mineur, son représentant légal doit notifier son mandat au syndic, qui le mentionne sur la liste des copropriétaires.

Qui est convoqué ? Le majeur sous tutelle doit être représenté aux assemblées par son tuteur. Ce dernier agit librement si l’assemblée générale doit se prononcer sur des actes de gestion courante. Si un majeur sous tutelle participe et vote à l’assemblée générale, la nullité de celle-ci peut être demandée en justice. Pour certaines décisions, le représentant du majeur protégé doit être autorisé par le juge des tutelles à les voter.

Lot de copropriété : modifier l’affectation du lot

Transformer son lot. Un copropriétaire peut avoir envie de faire évoluer l’usage de son lot et transformer, par exemple, un local commercial ou un grenier en local d’habitation, changer d’activité commerciale, etc. Que doit-il faire pour cela ?

Distinction. Pour connaître les libertés d’un copropriétaire dans le changement d’affectation d’un lot de copropriété (logement d’habitation, commerce, parking, etc.), il est nécessaire de faire une distinction : soit le changement est contraire au règlement de copropriété et à la destination de l’immeuble, soit il ne l’est pas.

Affectation contraire au règlement de copropriété. Un copropriétaire ne peut pas modifier seul l’affectation d’un lot de copropriété d’usage des parties privatives lorsque l’affectation envisagée est contraire au règlement de copropriété et à la destination de l’immeuble.

Comment modifier l’affectation ? Pour qu’un copropriétaire puisse modifier l’affectation d’un lot contraire au règlement de copropriété et à la destination de l’immeuble, il est nécessaire que l’assemblée générale (AG) des copropriétaires accepte cette nouvelle affectation à l’unanimité.

À noter. Cette nouvelle affectation devra être mentionnée sur le règlement de copropriété. L’état descriptif de division devra également être modifié en conséquence.

Affectation non interdite par le règlement de copropriété. Lorsque l’activité projetée n’est pas interdite par le règlement et n’est pas contraire à la destination de l’immeuble, un changement d’affectation du lot est possible, sans l’accord de l’AG des copropriétaires, à condition, toutefois, que cela ne porte pas atteinte aux droits des autres copropriétaires.

Attention ! Il peut arriver que certains copropriétaires sollicitent l’accord de l’AG pour un changement d’affectation alors qu’aucun texte ne le prévoit. Si l’AG refuse le changement d’affectation, cette décision s’impose au copropriétaire. Ce dernier peut toutefois contester la décision de l’AG dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal (PV) d’AG par le syndic.

Travaux. Même si un copropriétaire peut procéder à une nouvelle affectation sans autorisation de l’AG, il n’est pas totalement libre de faire ce qu’il veut. Il doit, en effet, obtenir au préalable les autorisations d’urbanisme nécessaires avant d’effectuer les travaux, le cas échéant.

À noter. Si un copropriétaire change l’affectation de son lot et que la copropriété ne fait rien pendant 10 ans, le changement ne peut plus être contesté à l’issue de ce délai.

Lot de copropriété : changer d’activité commerciale

Activité commerciale autorisée. Le règlement de copropriété, très souvent, va autoriser ou non l’exercice d’une activité commerciale précise. Une activité commerciale pourra également être pratiquée, dès lors que le règlement ne l’interdit pas expressément.

Activité commerciale interdite. Inversement, le règlement de copropriété peut interdire l’exercice de certaines activités précises.

Changer d’activité commerciale. Pour pouvoir changer d’activité commerciale, la nouvelle activité envisagée doit être autorisée par le règlement de copropriété ou ne pas être interdite par ce règlement. Les conditions d’exploitation sont toutefois primordiales, la nouvelle activité ne devant pas entraîner de nuisances nouvelles pour les copropriétaires.

Activité interdite. Si la nouvelle activité est interdite, il faut demander à l’AG des copropriétaires de modifier le règlement de copropriété pour autoriser la nouvelle exploitation envisagée.

À noter. Très souvent, le règlement de copropriété va contenir une clause imposant une autorisation de l’AG des copropriétaires pour tout changement d’activité, lorsqu’elle est justifiée par la destination de l’immeuble.

Lot de copropriété : modifier l’usage d’un lot « annexe »

Pour rappel. Les lots « annexes » sont les caves, les greniers, les garages, etc. Rien n’interdit d’utiliser ces lots pour un autre usage, à condition cependant que le nouvel usage soit autorisé, ici encore, par le règlement de copropriété et la destination de l’immeuble.

Immeuble d’habitation. Il est ainsi possible, dans les immeubles à usage d’habitation, de transformer en logement des locaux annexes : chambre de service, sous-sol, grenier, cellier, etc.

Immeuble à usage mixte. Dans un immeuble à usage mixte (habitation et commerce), une cave peut, par exemple, être transformée en annexe d’un local commercial. Toutefois, pour que ce changement soit possible, il faudra veiller à respecter les règles qui peuvent avoir été fixées par le règlement de copropriété. Il peut ainsi être autorisé d’utiliser une cave pour une activité commerciale mais seulement si cette cave est située au sous-sol.

Mettre le règlement de copropriété à jour : pourquoi ?

Un contenu… Le règlement de copropriété est le document qui s’impose à tous les copropriétaires. Il est généralement établi lors de la construction de l’immeuble ou lors de sa division entre plusieurs lots. Le règlement est donc valide au regard de la Loi lors de sa rédaction. Mais la Loi est souvent amenée à changer…

… devenu illégal. Certains règlements anciens n’ayant pas été actualisés depuis la création de la copropriété, le contenu peut être devenu obsolète, voire illicite. Il est alors nécessaire de le faire évoluer car les dispositions régissant la copropriété sont d’ordre public, c’est-à-dire qu’on ne peut pas y déroger, toute clause contraire étant réputée non écrite.

Mettre le règlement de copropriété à jour : de quelle manière ?

2 hypothèses. Il existe 2 types de mises à jour du règlement de copropriété : soit une modification est nécessaire car le règlement contient des clauses illicites, soit le règlement doit être adapté à la nouvelle Loi.

Clauses illicites. Il peut arriver que le règlement de copropriété contienne une clause irrégulière. Bien souvent, elle va continuer de s’appliquer jusqu’à ce que le juge soit saisi. Ce dernier constatera alors l’illégalité de la clause qui ne produira plus d’effet.

Adapter le règlement à la Loi. Même si aucun délai n’est prévu pour mettre le règlement en conformité avec les nouvelles Lois votées, il est recommandé de le faire dès que possible. Cette décision d’adaptation du règlement à la nouvelle Loi est prise par l’assemblée générale (AG) des copropriétaires, à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés (on parle de décision prise « à la majorité de l’article 24 »).

Procédure. Il faut que les copropriétaires vous demandent d’inscrire la question de l’adaptation du règlement de copropriété à l’ordre du jour.

Notaire. Une fois le règlement de copropriété mis à jour, il doit être publié par un notaire au service de la publicité foncière pour être opposable aux tiers.

Coût. La publication de cette mise à jour suppose le paiement d’un droit fixe de 125 €. Mais le coût total de mise à jour peut, généralement, approcher les 1 000 € en additionnant tous les frais et honoraires.

Révision globale. L’adaptation du règlement de copropriété peut parfois être l’occasion de procéder à une révision plus globale du règlement. Il est possible, en effet, que depuis la construction de l’immeuble, la consistance des appartements ait changé. Il faut donc prendre ces changements en compte en modifiant, si nécessaire, la répartition des charges. Il est également possible de modifier certaines dispositions qui définissent l’usage des parties communes et privées de l’immeuble, ou encore sa destination, en autorisant, par exemple, des commerces à s’implanter au rez-de-chaussée ou l’usage de certaines parties communes.

Vote. Cette révision globale donnera lieu à un vote lors d’une AG qui nécessitera de recueillir la majorité des voix des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix ou même l’unanimité des voix (on parle de la « double majorité de l’article 26 »). L’unanimité sera requise pour les changements majeurs.

À noter. En principe, il faut qu’il y ait 2 votes, l’AG se prononçant sur les adaptations nécessaires et ensuite sur les modifications les plus importantes. Toutefois, les juges semblent admettre qu’un seul vote global puisse avoir lieu.

Des limitées liées à la destination de l’immeuble

Une destination de l’immeuble… Seules peuvent être imposées aux copropriétaires les restrictions fondées sur le respect de la destination de l’immeuble (à usage d’habitation, commercial, mixte). Comment la connaître ?

…définie par le règlement de copropriété. Pour connaître la destination d’un immeuble, il faut consulter le règlement de copropriété. Il faut également consulter l’état descriptif de division ainsi que ses modificatifs éventuels.

Mais aussi. Il faut aussi prendre en compte les caractéristiques techniques de l’immeuble (architecture, matériaux, etc.) et son environnement (plus ou moins résidentiel).

Pour la petite histoire (1). Une clause interdisant la colocation a été reconnue licite dans un immeuble haussmannien de standing, composé de vastes appartements et situé dans un périmètre de protection des monuments historiques.

Pour la petite histoire (2). L’installation d’un restaurant ne provoquant pas de gêne particulière aux voisins a été jugée en accord avec la destination d’un immeuble situé dans un quartier commerçant et touristique et dont le règlement de copropriété autorisait les activités commerciales.

Pour la petite histoire (3). L’activité « quasi-hôtelière » est interdite dans un immeuble dont le règlement de copropriété prévoit qu’il est à vocation « résidentielle ».

Des limites liées au respect de la tranquillité des autres copropriétaires

Copropriété = copropriétaires. Qui dit copropriété dit copropriétaires, ce qui signifie voisinage très rapproché. Le voisinage n’étant pas toujours heureux, il existe de nombreux litiges en copropriété (bruit, encombrement des parties communes, etc.).

Une liberté encadrée. Pour pouvoir vivre en bonne relation, au-delà des règles posées par le règlement de copropriété, un copropriétaire va devoir respecter la tranquillité de ses voisins. On dit qu’il ne doit pas leur causer de « trouble de voisinage ».

Règlement de copropriété. Souvent, le règlement de copropriété comporte des clauses concernant la tranquillité de l’immeuble. Il peut interdire, par exemple, l’usage de barbecue sur les balcons, d’entreposer des objets dans le hall et les couloirs, de garer des véhicules dans la cour commune, le choix du portail, la pose de velux, etc.

Silence du règlement. Mais même dans le silence du règlement de copropriété, un copropriétaire pourra être sanctionné si son comportement cause un trouble à un voisin.

À noter. Une activité commerciale, même si elle a été autorisée, peut ne pas respecter la tranquillité du voisinage lorsque les troubles qu’elle provoque sont excessifs.

Sanctions. L’auteur d’un trouble peut être condamné en justice à cesser l’activité ou le comportement source de nuisance et à verser des dommages-intérêts aux copropriétaires.

Attention ! Pour être considérées comme excessives, les nuisances doivent dépasser les inconvénients normaux inhérents au mode de vie en copropriété. Ce critère est donc apprécié au cas par cas par les juges.

Copropriété : des décisions prises à la majorité simple (majorité de l'article 24) 

Une majorité simple… C’est la majorité des voix (les tantièmes) exprimées des copropriétaires présents, représentés à l’assemblée générale (AG) ou ayant voté par correspondance. Pour le calcul de cette majorité, les abstentionnistes ne sont pas pris en compte. En pratique, sont considérées comme adoptées à la majorité des présents et représentés les décisions ayant recueilli une majorité de votes « pour ».

… pour quelles décisions ? Sont visées les décisions suivantes :

• adoption du budget prévisionnel ;
• approbation annuelle des comptes et de l’activité du syndic ;
• travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble et ceux nécessaires à la préservation de la sécurité physique des occupants (cela inclut les travaux portant sur la stabilité de l’immeuble, le clos et le couvert, la mise en conformité avec les normes de salubrité et de sécurité) ;
• remplacement d’un équipement vétuste (chauffage central, ascenseur) ;
• aménagement du local à poubelles pour limiter son accès aux seuls copropriétaires ;
• mise en place des travaux rendus obligatoires par la Loi ou un arrêté de police ;
• travaux d’accessibilité aux personnes handicapées mais n’affectant pas la structure de l’immeuble ;
• réalisation et exécution de travaux relevant d’une opération de restauration immobilière ;
• suppression des vide-ordures pour des impératifs d'hygiène et autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes relèvent.

Comment décompter la majorité simple ? Prenons un exemple concret. Dans l’hypothèse où le nombre total des voix se compte sur 1000 et en présence d’un nombre de voix présents et représentés de 600/1000, soit un nombre de voix absents de 400/1000, on imagine que le résultat d’un vote soit le suivant ; abstention : 150/1000 ; vote « pour » : 250/1000 ; vote « contre » : 200/1000. Dans ce cas, la majorité simple requise sera de : (450/2) + 1 = 226/1000 (la décision est donc adoptée).

Copropriété : des décisions prises à la majorité absolue (majorité de l'article 25)

Une majorité absolue... C’est la majorité des voix (tantièmes) de tous les copropriétaires présents, représentés ou absents.

… pour quelles décisions ? Cette majorité concerne notamment les décisions portant sur :

• la désignation ou révocation du syndic ;
• la désignation ou révocation des membres du conseil syndical ;
• les travaux d’économie d’énergie ;
• l’autorisation à donner à un copropriétaire d’effectuer à ses frais des travaux affectant les parties communes de l’immeuble ;
• l’installation de dispositifs de fermeture de l’immeuble.

Comment décompter la majorité absolue ? Reprenons un exemple concret. Dans l’hypothèse où le nombre total des voix se compte sur 1000 et en présence d’un nombre de voix présents et représentés de 600/1000, soit un nombre de voix absents de 400/1000, on imagine que le résultat d’un vote soit le suivant ; abstention : 150/1000 ; vote « pour » : 350/1000 ; vote « contre » : 100/1000. Dans ce cas, la majorité simple requise sera de : (1000/2) + 1=501/1000 (la décision n’est donc pas adoptée).

Depuis le 1er juin 2020. Lorsque l’AG des copropriétaires ne s’est pas prononcée à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, mais que le projet a recueilli au moins le tiers de ces voix, la même assemblée se prononce à la majorité simple en procédant immédiatement à un second vote à la majorité simple (mécanisme dite de la « passerelle »). Nous appellerons cette situation comme la « première disposition ».

Mais aussi. En outre, depuis cette même date, lorsque l’AG n'a pas décidé à la double majorité, mais que le projet a au moins recueilli l'approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée se prononce à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires en procédant immédiatement à un second vote. Nous appellerons cette situation comme la « seconde disposition ».

Depuis le 4 juillet 2020. Il est désormais prévu que lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, elle ne peut procéder au second vote prévu par ces deux dispositions qu'après avoir voté sur chacune des candidatures à la majorité applicable au premier vote.

Concernant la seconde disposition. Concernant la « seconde disposition », il est précisé lorsque l'assemblée générale des copropriétaires n'a pas décidé à la majorité des voix de tous les copropriétaires lors du second vote, les mesures relevant de la première disposition ne sont pas applicables aux décisions relevant de la double majorité. Il n’est donc pas possible de procéder à un 3e vote à la majorité simple.

Copropriété : des décisions prises à la double majorité (majorité de l'article 26)

Une double majorité… C’est la majorité de tous les copropriétaires (présents, représentés, absents) détenant les deux tiers des voix (tantièmes).

… pour quelles décisions ? Sont visées :

• la modification du règlement de copropriété concernant la jouissance, l’usage et l’administration des parties communes ;
• la suppression du poste de concierge ou de gardien et la vente du logement affecté lorsqu’il appartient à la copropriété (il s’agit d’une partie commune).

Comment se décompte la double majorité ? Imaginons une assemblée de 12 copropriétaires détenant 1200/1200 voix au cours de laquelle interviennent des copropriétaires détenant 1000/1200 voix. Le résultat du votre soumis à la double majorité est le suivant : abstention 100/1000 (un seul copropriétaire s’abstient) ; 8 copropriétaires votent pour, soit 800/1200, et 1 copropriétaire vote contre, soit 100/1200. La majorité requise est de 800, selon le détail suivant :

• majorité requise : majorité de tous les copropriétaires=12 copropriétaires / 2 = 6+1 = 7,
• parce qu’ils détiennent les 2/3 des voix, la majorité est égale à 2/3 de 1200, soit 800.

Copropriété : des décisions prises à l’unanimité

Une unanimité… Les décisions les plus importantes requièrent l’unanimité de tous les copropriétaires (l’unanimité des voix des copropriétaires présents ou représentés ne suffit pas).

Pour quelles décisions ? Cette majorité concerne notamment :

• la suppression d’un élément collectif (ascenseur, chauffage) ;
• la vente de parties communes ;
• la souscription d’un emprunt bancaire pour la réalisation de travaux votés concernant les parties communes ;
• la suppression du poste de concierge lorsqu’il porte atteinte à la destination de l’immeuble en vertu du règlement de copropriété ;
• la modification de la répartition des charges.

Conseil. Il est prudent, dès lors qu’une décision dépasse le cadre de l’administration courante de l’immeuble, d’attendre l’expiration de ce délai pour la mettre en œuvre. Le syndic doit donc notifier rapidement le procès-verbal de l’assemblée générale aux copropriétaires opposants et défaillants, afin de faire courir au plus vite le délai de contestation.

Quelques particularités à connaître en pratique…

Le cas des travaux de maintenance. Ces travaux ne nécessitent pas de vote en assemblée générale car leur coût est déjà inclus dans le budget prévisionnel voté chaque année par l’AG. Sont ici visés : entretien courant, menues réparations, travaux de remplacement dans le cadre du contrat d’entretien.

Le cas des travaux de conservation et d’entretien des parties communes. Ils relèvent normalement de la majorité simple. Apparaît ici une difficulté pour distinguer les travaux d’entretien des travaux d’amélioration, car la remise en état initial d’une installation vétuste par exemple peut apporter une amélioration substantielle. D’une manière générale :

• s’il s’agit de remplacer un équipement vétuste ou dangereux, ce sera alors simplement un travail d’entretien, même si une amélioration est apportée ;
• en cas par contre d’adjonctions nouvelles ou d’extensions d’équipement, le critère de l’amélioration l’emporte.

Pour le DPE ou l’audit énergétique ... Dans les immeubles à usage principal d’habitation équipés d’une installation de chauffage ou de climatisation collective (sauf lorsqu’ils sont soumis à l’obligation de réaliser un audit énergétique), un diagnostic de performance énergétique (DPE) doit avoir été établi. Il s’agit d’un document précisant notamment la quantité d’énergie consommée ou estimée par la copropriété, l’évaluation des dépenses annuelles résultant de ces consommations, la classification énergétique du bâtiment. Il est accompagné de recommandations permettant d’améliorer cette performance. L’audit énergétique doit quant à lui être établi dans les copropriétés à usage principal d’habitation construites avant le 1er janvier 2001, lorsqu’elles comprennent plus de 50 lots et qu’elles sont équipées d’une installation de chauffage ou de climatisation collective. Cet audit vise à établir le classement énergétique du bâtiment et à apporter des propositions de travaux pour améliorer sa performance énergétique.

… quelle majorité ? À l’issue du DPE ou de l’audit, les copropriétaires doivent se prononcer :

• sur l’adoption d’un plan de travaux d’économie d’énergie ou la conclusion d’un contrat de performance énergétique à la majorité simple,
• sur les travaux d’économie d’énergie contenus dans le plan à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

Copropriété : gérer les travaux d’entretien et de réparation

Le principe. Dans une copropriété, la plupart des travaux doivent être décidés par les copropriétaires réunis en assemblée générale (AG). Ce qui n’empêche pas que le syndic soit investi d’une obligation à ce sujet…

Une obligation ? Le syndic est chargé de veiller au maintien de l’immeuble en bon état. A ce titre, il peut de sa propre initiative faire exécuter les menues réparations d’entretien courant, sans avoir besoin de convoquer une assemblée générale. La loi impose cependant au syndic de faire voter par l’AG un montant de travaux au-delà duquel l’avis préalable du conseil syndical est obligatoire (vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires). En revanche, sauf cas d’urgence, tous les travaux d’entretien et de réparation d’une certaine importance doivent être décidés en AG.

A qui revient l’initiative ? L’initiative des travaux revient au syndic et aux copropriétaires : il appartient au syndic de soumettre au vote des copropriétaires les travaux de gros entretien et les réparations importantes qu’il estime nécessaires pour l’immeuble ; mais, de la même façon, tout copropriétaire ainsi que le conseil syndical peut demander au syndic de faire inscrire à l’ordre du jour de l’AG les questions qu’il juge utiles.

Absence d’initiative. Suite à l’effondrement d’un plafond à cause d’un défaut d’étanchéité, il a été jugé que la responsabilité du syndic était engagée pour n’avoir pas correctement informé le syndicat des copropriétaires de la nécessité de réaliser les travaux nécessaires dans l’immeuble. En outre, le syndic n’avait jamais inscrit à l’ordre du jour la question de ces travaux. Pourtant, le syndic avait été informé par des professionnels de l’importance de réaliser des travaux d’étanchéité. Mais la responsabilité du syndicat des copropriétaires a également été retenue : de nombreux dégâts des eaux affectant l’immeuble depuis 20 ans, le juge a considéré que le syndicat était au courant des problèmes d’étanchéité de l’immeuble. Et en ne prenant pas d’initiatives pour résoudre ces problèmes, il a également commis une faute.

Une décision à prendre. Même si les copropriétaires, le syndic, et le conseil syndical sont d’accord sur les travaux à réaliser, il faut attendre que ce point soit abordé sous forme de question mise à l’ordre du jour et voté à la prochaine Assemblée générale annuelle. La majorité simple suffit pour voter les travaux d’entretien, de réparation et de réfection des parties communes de l’immeuble (toiture, gros œuvre…) et des éléments d’équipement communs (ascenseur, chaudière…). Par exemple, il est possible de voter à cette majorité simple un ravalement destiné à remettre en état une façade dégradée.

En pratique. En matière de travaux, il faut d’abord établir un descriptif précis des travaux envisagés, contacter des entreprises et comparer les devis et prestations proposés. Ce travail doit intervenir avant l’AG qui décidera alors, au vu de ces éléments précis, d’entamer ou non les travaux. Un accord de principe préalable est souvent demandé aux copropriétaires, avant de lancer ces démarches, au cours d’une 1ère assemblée où leur sont présentés les caractéristiques et le coût approximatif du projet : en cas d’accord, ils habilitent alors le syndic à lancer les démarches. Et c’est lors d’une 2nde réunion que les travaux seront effectivement votés.

Quel coût ? Lorsque des travaux d’entretien ou des réparations portent sur le bâti, leur coût est réparti entre tous les copropriétaires, proportionnellement aux tantièmes de charges générales attachés à leur lot. Quant aux dépenses d’entretien et de réfection des équipements communs, comme les ascenseurs ou les éclairages, elles sont réparties en fonction de leur utilisation effective pour chaque lot.

Un fonds spécial ? Afin d’anticiper le financement de travaux d’entretien ou des réparations, la Loi oblige le syndic à proposer à l’AG l’institution d’un fonds spécial. S’il est approuvé et voté, ce fonds est alimenté par des versements périodiques des copropriétaires.

Concrètement. Ce fonds est destiné à financer les travaux d’entretien et de réfection, non encore décidés par l’AG, mais susceptibles de l’être dans les trois années suivantes. Lorsque les travaux sont décidés, des prélèvements sur ce fonds sont effectués pour les régler.

En cas d’urgence. La Loi autorise le syndic à faire exécuter les travaux urgents qui s’imposent, sans solliciter au préalable l’autorisation de l’AG. A posteriori, le syndic devra toutefois faire approuver et ratifier par l’assemblée les travaux ainsi réalisés.

En pratique. Sont concernés les travaux « nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble ». L’urgence est donc reconnue lorsqu’il est question de faire face à un danger imminent pour l’immeuble ou les copropriétaires. Lorsque des travaux urgents doivent être entrepris, le syndic a quand même tout intérêt à solliciter au préalable, avant d’agir, l’avis du conseil syndical sur la question de l’urgence.

Copropriété : gérer les travaux d’amélioration

Une distinction à connaître. Dépassant le simple entretien, les travaux d’amélioration ont pour objet d’apporter un élément de confort nouveau à l’immeuble. Non indispensables, et représentant souvent une dépense non négligeable, la Loi exige que soient respectées des règles de majorité précises.

Concrètement. Les travaux d’amélioration ne visent pas seulement à maintenir l’immeuble en bon état, mais à lui apporter davantage de confort. Il pourra, par exemple, s’agir de travaux liés à la transformation d’un ou de plusieurs équipements existants, comme (fréquent en pratique) la suppression d’une chaudière collective et son remplacement par un chauffage individuel. Il pourra aussi s’agir de la création d’un local à vélos, ou d’une aire de jeux sur les espaces verts de la copropriété. Ainsi, dès qu’un élément de confort nouveau est apporté, il faut considérer qu’il s’agit de travaux d’amélioration. On peut inclure dans cette catégorie les travaux d’économie d’énergie.

Une majorité… complexe ? Par principe, les travaux d’amélioration doivent être adoptés par les copropriétaires par application de la règle de la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires). Mais certains travaux peuvent être décidés à la majorité simple (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés).

A noter. La majorité absolue est toujours difficile à obtenir : c’est la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés et absents). Aussi la loi a-t-elle prévu la possibilité d’un 2nd vote au cours duquel la majorité est assouplie. Voici son principe : si le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, il est alors possible de procéder à un 2nd vote lors de la même AG ; la décision peut alors être prise à la majorité simple. Si, par contre, le projet n’a pas recueilli ce tiers des voix de tous les copropriétaires, une nouvelle AG pourra se prononcer à la majorité simple, à la condition toutefois d’être convoquée dans le délai maximal de 3 mois.

Une majorité simple ? Afin de faciliter leur adoption, certains travaux peuvent être décidés par l’AG à la majorité simple (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés). Il s’agit des travaux qui concernent :

• les améliorations imposées par un texte législatif, réglementaire ou par un arrêté de police : il s’agit des travaux imposés par la sécurité ou la salubrité publique ;
• la préservation de la sécurité et de la santé des occupants (travaux portant sur la stabilité de l’immeuble, le clos et le couvert) ;
• la fermeture et la sécurisation de l’immeuble (prévention de l’atteinte aux personnes) ;
• la restauration immobilière ;
• l’accessibilité aux personnes handicapées.

Une fois la décision prise… Une fois la décision adoptée en AG, les copropriétaires doivent participer au paiement des travaux, même s’ils n’ont pas voté pour le projet. Les dépenses sont réparties en fonction de l’avantage retiré par chaque copropriétaire. Certains d’entre eux peuvent ainsi être exonérés de toute participation si les travaux ne présentent aucune utilité pour eux (c’est le cas, par exemple, des copropriétaires du RDC lors de l’installation d’un ascenseur). En revanche, lorsque l’amélioration porte sur le bâti (cas de la toiture), la répartition du coût se fait au prorata des millièmes de charges des parties communes.

Décision annulée mais travaux effectués. Il peut arriver que la décision autorisant des travaux soit annulée, mais que la copropriété fasse tout de même réaliser les travaux. Dans ce cas, si les comptes prévoyant les travaux ont été approuvés par les copropriétaires, sans contestation, un copropriétaire ne peut pas refuser de payer sa quote-part au moment des appels de fonds.

Copropriété : gérer les travaux réalisés par un copropriétaire

Un cas fréquent. Un copropriétaire qui souhaite réaliser, à ses frais et pour son compte, des travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, doit d’abord obtenir l’accord de l’AG. L’autorisation de l’AG doit être formelle et expresse : elle ne peut en aucun cas être tacite.

A noter. L’accord du syndic ne peut pas se substituer à celui de l’AG, même si les travaux sont prescrits par des services administratifs.

Travaux sans accord de l'AG. Si le copropriétaire décide de passer outre cette autorisation, il faut savoir que la copropriété est en droit d’exiger la remise en état des lieux, aux frais de ce dernier. Mais il faut aussi savoir que l’AG peut donner son accord a posteriori, une fois que les travaux entrepris sans autorisation sont achevés (ratification), ou donner un accord sous conditions particulières (prescriptions données quant aux travaux).

Là encore, une question de majorité… Les travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble doivent impérativement être autorisés par l’AG à la majorité absolue (avec possibilité d’un second vote à la majorité simple). Si les travaux nécessitent l’annexion de parties communes, c’est la double majorité qui devient nécessaire (majorité des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix). Et dans tous les cas, si le projet présenté par le copropriétaire porte atteinte à la destination de l’immeuble, l’autorisation requiert une décision de l’AG adoptée à l’unanimité de tous les copropriétaires.

Attention. Outre l’autorisation expresse de l’AG, le copropriétaire doit parfois aussi obtenir un permis de construire ou une autorisation d’urbanisme. Dans ce cas, sachez que l’administration n’a pas à vérifier si les travaux portent sur des parties communes ou affectent l’aspect extérieur de l’immeuble, ou encore si une autorisation de l’AG a été obtenue.

Copropriété : le point sur les travaux d’accessibilité pour les personnes handicapées

Une nouveauté. Il est désormais prévu, depuis le 1er juin 2020, que chaque copropriétaire puisse faire réaliser, à ses frais, des travaux pour l'accessibilité des logements aux personnes handicapées ou à mobilité réduite qui affectent les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble.

Formalisme. A cette fin, il notifie au syndic une demande d'inscription d'un point d'information à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, accompagnée d'un descriptif détaillé des travaux envisagés.

Contenu du descriptif. Ce descriptif doit prévoir :

• la nature,
• l'implantation,
• la durée et les conditions d'exécution des travaux envisagés,
• les éléments essentiels de l'équipement ou de l'ouvrage, tels que les marques, modèles, notices, garanties et documents relatifs à l'utilisation et à l'entretien.

Pièces jointes. Il doit être assorti d'un plan technique d'intervention, et, le cas échéant, d'un schéma de raccordement électrique. Il peut également comprendre tous éléments nécessaires à la compréhension des travaux prévus, notamment des documents graphiques ou photographiques. Notez que si ce descriptif détaillé n’est pas notifié au syndic, le point d'information n'est pas inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale.

Action du syndic. S’il lui est régulièrement notifié, le syndic inscrit à l'ordre du jour de la même assemblée générale :

• le point d'information relatif aux travaux d'accessibilité ;
• la question de l'opposition éventuelle à la réalisation de ces travaux de l'assemblée générale, accompagnée d'un projet de résolution reproduisant les termes suivants : « L'assemblée générale peut, à la majorité des voix des copropriétaires, s'opposer à la réalisation de ces travaux par décision motivée par l'atteinte portée par les travaux à la structure de l'immeuble ou à ses éléments d'équipements essentiels, ou leur non-conformité à la destination de l'immeuble. »

Réalisation des travaux. Si l’assemblée générale ne s’oppose pas aux travaux, ceux-ci peuvent être réalisés par le copropriétaire conformément au descriptif détaillé présenté à l'assemblée générale, à l'expiration du délai de contestation de l’assemblée générale de 2 mois.

Entrée en vigueur. Ces dispositions s’appliquent aux assemblées générales qui se tiendront à compter du 31 décembre 2020.

Copropriété : gérer les travaux d'intérêt collectif dans les parties privatives

Eviter les situations de blocage. Désormais, l'interdiction pour un copropriétaire de faire obstacle à la réalisation de travaux d'intérêt collectif réalisés sur des parties privatives est élargie à tous types de travaux, dès lors qu’ils sont régulièrement votés par l’AG.

En cas de solution alternative. Toutefois, l'atteinte portée au droit de propriété du copropriétaire qui souhaite faire obstacle à des travaux est limitée. En présence d'une solution alternative permettant d'éviter une intrusion chez lui, la réalisation de tels travaux ne peut, en effet, être imposée au copropriétaire concerné que si les circonstances le justifient.

Une indemnité pour le copropriétaire ? Par ailleurs, en cas de privation totale temporaire de jouissance de son lot, un copropriétaire peut désormais obtenir une indemnité provisionnelle à valoir sur le montant de l'indemnité définitive qui lui sera octroyée.