Visite médicale d’embauche d’un salarié : le cas général

Examen médical ou visite d’information ? Depuis le 1er janvier 2017, il a été fait une distinction entre 2 types de visites médicales. Les salariés devront se rendre, soit à une visite d’information et de prévention, soit, pour certaines catégories de salariés, à un examen médical d’aptitude. Si le but de ces 2 visites est différent, en pratique, vous êtes toujours, en tant qu’employeur, tenu d’organiser un entretien à la médecine du travail pour chacun de vos salariés, notamment lors de leur embauche.

Le principe : la visite d’information et de prévention. La règle est la suivante : vous devez organiser une visite d’information et de prévention (qui remplace la visite médicale d’embauche) pour chaque nouveau collaborateur, au plus tard dans les 3 mois qui suivent la prise effective de poste.

La visite médicale d’embauche n’est pas obligatoire lorsque… Il n’est pas nécessaire de procéder à cette visite (sauf si le médecin du travail l'impose ou si le salarié en fait la demande), si le salarié a déjà bénéficié d’une visite d’information et de prévention au cours des 5 dernières années et si toutes les conditions suivantes sont réunies :

• le salarié est appelé à occuper un emploi identique et présentant des risques d'exposition équivalents au poste qu’il a occupé précédemment ;
• le professionnel de santé est en possession de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d’aptitude ;
• aucun avis d’inaptitude physique ni aucune mesure individuelle d’adaptation, d’aménagement ou de transformation du poste n’ont été prononcés au cours des 5 dernières années.

A noter. La même dispense s’applique pour les travailleurs handicapés et les personnes titulaires d’une pension d’invalidité, dans les mêmes conditions, s’ils ont subi une visite dans les 3 ans précédant leur embauche.

Toujours obligatoire. Cette visite est toujours obligatoire, même lorsque le contrat de travail en lui-même ne la prévoit pas, ni même n’y fait référence. Et elle demeure obligatoire, quel que soit le type de contrat (CDD, CDI, contrat de professionnalisation, etc.).

Quel objectif ? Il ne s’agit plus, en réalité, de vérifier l’aptitude médicale du salarié à occuper un poste dans l’entreprise. L’objectif de cette visite d’information et de prévention, qui ne donne pas nécessairement lieu à un examen médical, est :

• d’interroger le salarié sur son état de santé ;
• de l’informer sur les risques liés à son poste de travail ;
• de le sensibiliser sur les moyens de prévention ;
• de l’informer sur les modalités de suivi de son état de santé, et notamment de la possibilité de solliciter à tout moment le médecin du travail.

Attention. D’une manière générale, en qualité d’employeur, vous êtes tenu à une obligation de sécurité envers vos salariés. Compte tenu de ce principe, si un salarié justifie d’un préjudice du fait du défaut d’organisation de la visite médicale, il pourra obtenir (en justice) des dommages-intérêts. Il est donc impératif que vous organisiez cette visite médicale lors de l’embauche d’un nouveau salarié.

Attention (bis). Les juges ont également précisé qu’une prise d’acte de la rupture du contrat de travail, par le salarié, pour défaut ou refus de visite médicale, produirait les effets d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse. Ce qui ne sera toutefois pas le cas s’il s’agit d’un simple retard ou d’une simple négligence, qui, toujours selon les juges, ne constitue pas un manquement suffisamment grave de votre part.

Attention (ter). Vous devez vous assurer que l’examen médical obligatoire à l’embauche a effectivement eu lieu dans les délais. Un employeur pensant que l’envoi de la déclaration préalable à l’embauche suffisait, dans la mesure où elle entraîne automatiquement un avis transmis par l’Urssaf à la médecine du travail, a été condamné à verser des dommages-intérêts à un salarié qui n’a, en définitive, pas passé l’examen médical obligatoire au moment de son embauche.

Visite médicale d’embauche d’un salarié : les cas particuliers

Pour certains salariés… Pour certaines catégories de salariés, les règles sont différentes : il s’agit des salariés exposés à des postes à risques, des travailleurs de nuit et des travailleurs âgés de moins de 18 ans.

Une visite préalable à l’embauche. Pour ces salariés, la visite est préalable à leur affectation sur leur poste de travail. Concrètement, avant toute prise de poste :

• les travailleurs de nuit et les salariés mineurs doivent suivre une visite d’information et de prévention ;
• les salariés qui occupent des postes à risques, quant à eux, doivent suivre un examen médical en vue de vérifier leur aptitude médicale à occuper le poste en entreprise.

Les postes à risques. Les postes de travail de l’entreprise qui sont considérés comme des postes à risques sont ceux qui exposent les travailleurs :

• à l’amiante ;
• au plomb ;
• aux agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction ;
• aux agents biologiques des groupes 3 et 4 ;
• aux rayonnements ionisants ;
• au risque hyperbare ;
• au risque de chute de hauteur lors des opérations de montage et de démontage d’échafaudages.

A noter. Cette liste peut être complétée par l’employeur, après l’avis du médecin du travail et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (ou, à défaut et le cas échéant, des délégués du personnel). La liste ainsi complétée est transmise au service de santé au travail, elle est également tenue à la disposition de la direction du travail. L’employeur doit motiver l’inscription de tout poste sur cette liste, et procéder à sa mise à jour chaque année.

Exception si la dernière visite a moins de 3 ans pour... Les travailleurs de nuit peuvent être dispensés de la visite d’embauche dès lors que leur dernière visite a été effectuée moins de 3 ans avant leur nouvelle embauche et qu’ils remplissent les conditions suivantes :

• le salarié est appelé à occuper un emploi identique et présentant des risques d'exposition équivalents au poste qu’il a occupé précédemment ;
• le professionnel de santé est en possession de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d’aptitude ;
• aucun avis d’inaptitude physique ni aucune mesure individuelle d’adaptation, d’aménagement ou de transformation du poste n’ont été prononcés au cours des 5 dernières années.

Exception pour les salariés qui occupent un poste à risques… Pour un salarié occupant un poste à risques et ayant bénéficié d’une visite médicale d’aptitude dans les 2 ans précédant son embauche, l’organisation d’un nouvel examen médical n’est pas obligatoire dès lors que toutes les conditions précédemment citées sont réunies.

Visite médicale de l’apprenti

Une expérimentation. A titre expérimental, la visite d’information et de prévention des apprentis, dont les contrats seront conclus entre le 30 avril 2019 et le 31 octobre 2021, pourra être réalisée par un médecin de ville, dès lors que le médecin du travail ne sera pas disponible sous 2 mois (seule la visite médicale réalisée à l’occasion de l’embauche est visée). Les apprentis relevant de l’enseignement agricole ne sont toutefois pas visés par cette expérimentation.

Concrètement. L’employeur doit saisir son service de santé au travail (SST), au plus tard à la date d'embauche de l'apprenti, afin d'organiser la visite d'information et de prévention (qui remplace, depuis le 1er janvier 2017, la visite médicale d’embauche). Il doit informer l’apprenti de l’objet et du contenu de cette visite, qui doit avoir lieu avant l'expiration d'un délai de 2 mois à compter de la date d'embauche de l’apprenti, ou avant l'affectation de l'apprenti au poste s’il a moins de 18 ans.

Les suites. Le SST dispose ensuite d'un délai de 8 jours suivant sa saisine pour répondre à l'employeur de l'apprenti. S’il ne répond pas ou s’il indique qu’aucun professionnel de santé du SST (médecin du travail, médecin collaborateur, interne en médecine du travail ou infirmier) n’est disponible dans ce délai de 2 mois, la visite d’information et de prévention peut être réalisée par :

• n’importe quel médecin conventionné avec lui qui exerce en secteur ambulatoire (dont il aura fourni la liste et les coordonnées à l’employeur) ;
• en cas d’indisponibilité de ces médecins ou en l’absence de convention avec des médecins exerçant en secteur ambulatoire, par tout médecin exerçant en secteur ambulatoire, notamment le médecin traitant de l'apprenti (dans cette hypothèse, l’employeur devra obtenir l’accord de l’apprenti ou de ses représentants légaux, s’il est mineur).

Les démarches préalables. Avant le jour de la visite d'information et de prévention de l’apprenti, l'employeur devra adresser :

• au médecin chargé de la réaliser : la fiche de poste de l'apprenti (ou tout autre document précisant les tâches confiées à l'apprenti), les conditions dans lesquelles ses tâches seront effectuées, ainsi que les coordonnées du SST dont il dépend ;
• au SST dont il dépend : les coordonnées du médecin chargé de la visite.

Suites de la visite. A l'issue de la visite, le médecin qui l’aura réalisée remet à l'apprenti un document de suivi attestant la réalisation de la visite (selon le modèle arrêté par le ministère du travail). Il en transmet une copie à l'employeur de l'apprenti ainsi qu'au SST concerné, afin que ce dernier assure le suivi périodique de l'état de santé de l'apprenti. Dans le cas où le médecin constate que l’état de santé de l’apprenti, ou les risques auxquels il est exposé nécessitent une orientation vers le médecin du travail, il le mentionne dans le document de suivi attestant de la réalisation de la visite. Il en informe l'apprenti, son employeur et le SST concerné.

Prise en charge des honoraires. Les honoraires du médecin sont déterminés selon les tarifs conventionnels (fixés à 23 € depuis le 15 septembre 2018) majorés d’un coefficient de 1,5. Ils sont pris en charge :

• par l’employeur, si l’entreprise dispose d’un service de santé au travail autonome ;
• par son service de santé au travail si l’employeur y a adhéré, sous réserve qu’il soit à jour du paiement de ses cotisations.

Visite médicale : questions pratiques

Temps de visite = temps de travail ? Le temps nécessité par les examens médicaux est pris sur le temps de travail. Pour information, sachez que les examens peuvent être réalisés dans l’enceinte même de l’entreprise pour les établissements comptant au moins 200 salariés.

Temps de visite = temps rémunéré ? Aucune retenue de salaire ne peut être effectuée à raison du temps passé en examen médical ; et si l’examen se déroule en dehors des heures de travail, le temps qui y est consacré doit être rémunéré comme temps de travail normal.

Attestation de suivi de visite médicale. La visite médicale des salariés donne lieu soit à une attestation de suivi, soit un avis d’aptitude (ou d’inaptitude). Vous recevrez, en tant qu’employeur, une copie de ce document, que vous devez conserver à la disposition de l’inspection du travail.

Le point sur l’inaptitude. Un salarié ne pourra être déclaré inapte que si le médecin du travail a réalisé :

• un examen médical du salarié ;
• une étude de poste dans l’entreprise ;
• une étude des conditions de travail dans l’établissement (en indiquant la date à laquelle la fiche d’entreprise a été actualisée) ;
• un échange, par tout moyen, avec l’employeur permettant au médecin et à l’employeur de faire valoir leurs observations sur les avis et propositions que le médecin entend adresser.

Un second examen médical ? S’il l’estime nécessaire, le médecin du travail pourra réaliser un second examen médical du salarié dans un délai qui n’excède pas 15 jours après le premier examen.

Avis d’inaptitude. L’avis d’inaptitude qui est rendu, le cas échéant, doit être notifié, au plus tard, 15 jours après le premier examen médical du salarié. Des mesures de reclassement doivent alors être envisagées par l’employeur.

Exception d’impossibilité de reclassement. L’avis d’inaptitude peut indiquer que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé ou que l’état de santé du salarié fait obstacle à tout reclassement dans un emploi. Dans ce cas, l’employeur est dispensé de rechercher un poste de reclassement dans l’entreprise.

Avis d’aptitude partielle. L’aptitude « partielle » ou « avec réserves » n’est pas un avis d’inaptitude. Aussi, si un salarié est déclaré apte avec des réserves du médecin du travail, il ne peut pas être licencié pour inaptitude. En revanche, l’employeur est tenu de respecter les préconisations du médecin du travail. Sachez, par exemple, qu’il n’est pas possible de licencier un salarié en raison de ses absences répétées si ces absences sont liées au non-respect des préconisations du médecin du travail.

Cas particulier. En cas de plusieurs avis successifs du médecin du travail, seul le dernier doit être pris en compte. Aussi, si un salarié a été déclaré inapte à la suite de 2 visites médicales mais qu’il fait ensuite l’objet d’un 3ème examen le déclarant apte avec réserves, il ne peut pas faire l’objet d’un licenciement pour inaptitude.