Déroulement du contrôle

Un contrôle Urssaf ? Pour contrôler l’exactitude des déclarations des travailleurs indépendants, l’Urssaf peut croiser ces déclarations avec les informations préalablement déclarées ou transmises par une autre administration.

Début du contrôle. Dans le cadre du contrôle des cotisations sociales basées sur la déclaration sociale des indépendants, sachez que l’agent de contrôle de l’administration est tenu de vous adresser un avis de contrôle, au moins 15 jours avant le début des opérations de contrôle. L’avis doit être adressé à votre domicile ou à l’adresse professionnelle que vous avez déclarée.  Sachez que l’inspecteur peut reporter sa visite. Il doit, dans ce cas, vous en informer par tout moyen : il n’a pas à vous renvoyer un nouvel avis par lettre recommandée avec AR.

Notez que cet avis fait état de l’existence de la « Charte du cotisant contrôlé » présentant au dirigeant contrôlé la procédure de contrôle et les droits dont il dispose pendant son déroulé et à son issue.

Mais… L’Urssaf est toutefois dispensée d’accomplir cette formalité lorsque le contrôle porte sur la recherche d’infractions relatives au travail dissimulé.

Durée du contrôle. Le contrôle peut porter sur l’ensemble des 3 dernières années civiles et l’année en cours. Cette durée s'apprécie à compter du 30 juin de l'année qui suit l'année au titre de laquelle elles sont dues. Il est cependant limité à une durée de 3 mois, sauf prorogation. Cette durée doit être calculée entre le début effectif du contrôle (c’est-à-dire la première visite de l'inspecteur en cas de contrôle sur place ou la date de début des vérifications indiqué sur l'avis en cas de contrôle sur pièces) et la date d’envoi de la lettre d'observations.

Contrôle sur pièces ou sur place ? Dans un 1er temps, l’Urssaf peut demander au travailleur indépendant de lui communiquer les éléments nécessaires à son contrôle. Mais s’il ne transmet pas les informations demandées ou si elles sont insuffisantes, l’Urssaf peut poursuivre le contrôle sur place. Dans ce cas, elle n’a pas à vous adresser de nouveau un avis de contrôle.

Attention ! Depuis le 1er janvier 2019, vous devez conserver, pendant au moins 6 ans, tous les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. Ce délai de 6 ans commence à courir à la date à laquelle les documents ou pièces ont été établi(e)s ou reçu(e)s.

A noter. Il est possible de les conserver sur support informatique. Dans ce cas, les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur papier sont identiques à celles prévues en matière fiscal.

Traitement des informations dématérialisées. L’agent de contrôle peut avoir besoin, dans le cadre de sa mission, d’accéder à des informations dématérialisées. Dans ce cas, il doit vous en informer par écrit. Vous disposez d’un délai de 15 jours pour vous opposer au traitement automatisé de ces informations. Si vous ne vous y opposez pas, vous êtes réputé accepter. Dans ce cas, vous devez désigner et mettre à la disposition de l’agent de contrôle un utilisateur habilité chargé de réaliser les opérations de contrôle sur votre matériel.

Communication réciproque entre administrations sociale et fiscale

Après le contrôle… L’Urssaf informe le régime d’assurance des suites qu’elle entend donner au contrôle (redressement ou non).

Communication régime général/services fiscaux. En cas de redressement de vos cotisations sociales, si le revenu retenu pour calculer les cotisations diffère du revenu déclaré au fisc (et si l’organisme de contrôle a connaissance de cette distinction), le régime général en informe les services des impôts après envoi, selon le cas :

• de la mise en demeure ou de l’avertissement, assortis de la lettre d’observations et des éventuelles réponses ;
• du courrier appelant à la mise en conformité ;
• de la décision de la commission de recours amiable.

Communication fisc/régime général. Réciproquement, si les revenus déclarés pour le calcul de vos cotisations sociales sont rectifiés par l’administration fiscale, celle-ci en informe le régime général.

Et si vous demandiez un contrôle ?

Une nouveauté 2018. Depuis le 11 août 2018, il existe un « droit au contrôle » prévoyant que toute entreprise peut demander à faire l’objet d’un contrôle diligenté par l’inspection du travail ou d’un contrôle portant sur ses déclarations de cotisations sociales.

Une demande précise. Dans cette situation, la demande doit préciser les points sur lesquels le contrôle est sollicité.

Un traitement. L’administration devra traiter cette demande dans un délai raisonnable (non déterminé à ce jour), sauf en cas de :

• mauvaise foi du demandeur ;
• demande abusive ;
• demande ayant manifestement pour effet de compromettre le bon fonctionnement du service, ou de mettre l’administration dans l’impossibilité matérielle de mener à bien son programme de contrôle.

Une décision ferme et définitive ? La décision prise par l’administration (Urssaf, Inspection du travail, etc.) dans le cadre de la demande de contrôle lui sera opposable : concrètement, à l’occasion d’un contrôle ultérieur, elle ne pourra pas revenir sur la décision prise dans le cadre de la demande de contrôle, sauf à ce qu’un changement de circonstances (en droit ou en fait) ait affecté sa validité ou à ce qu’elle procède à un contrôle donnant lieu à de nouvelles conclusions expresses.

A noter. A l’issue de ce contrôle, le cas échéant, le demandeur bénéficie du droit à l’erreur.