Syndics immobiliers : rappels utiles sur les missions du conseil syndical

Conseil syndical : qui le compose ?

Qui sont les membres du conseil syndical ? Le conseil syndical est composé de copropriétaires qui sont élus en assemblée générale (AG).

Concrètement. Pour être membre du conseil syndical, il faut être :

• soit propriétaire d’un lot situé dans la copropriété ;
• soit marié ou partenaire de Pacs d’un copropriétaire ;
• soit l’ascendant ou descendant d’un copropriétaire ;
• soit le représentant légal d’un copropriétaire ;
• soit « usufruitier » (il s’agit d’une personne qui profite d’un bien sans pouvoir le vendre : ses droits découlent d’un « démembrement de copropriété ») ;
• soit acquéreur à terme d’un des lots situés dans la copropriété.

A noter. Les concubins, conjoints, partenaires de pacs, ascendants ou descendants des salariés du syndic ont l’interdiction d’être membres du conseil syndical. L'interdiction concernant les collatéraux est limitée au 2ème degré (c’est-à-dire les frères et sœurs). Ces interdictions ne s'appliquent toutefois pas aux syndics non professionnels.

Un mandat de 3 ans. Le mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder 3 années renouvelables.

Un mandat rémunéré ? Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération.

Echec dans l’élection des membres du conseil syndical. Lorsque l’AG ne parvient pas, faute de candidature ou faute pour les candidats d'obtenir la majorité requise, à désigner les membres du conseil syndical, le procès-verbal, qui en fait explicitement mention, est notifié, dans un délai d’1 mois, à tous les copropriétaires.

Fonctionnement. Le conseil syndical fonctionne selon les règles particulières qui sont déterminées par le règlement de copropriété, ou par l’AG des copropriétaires à la majorité simple.

Disparition du conseil syndical. Dès lors que plus d’1/4 des sièges du conseil syndical sont vacants, le conseil syndical n’est plus valablement constitué.

Le conseil syndical doit rendre des comptes. Le conseil syndical doit rendre compte de son activité, tous les ans, devant l’AG des copropriétaires.

Conseil syndical : une mission d’assistance et de contrôle

2 missions. Le conseil syndical a 2 missions : vous assister et contrôler votre gestion de la copropriété.

Assister le syndic. Le conseil syndical coordonne les relations entre vous et les copropriétaires. A ce titre, il peut émettre des avis et doit être consulté sur toutes les questions concernant le syndicat des copropriétaires.

Une consultation du conseil syndical obligatoire. Vous devez obligatoirement consulter le conseil syndical :

• pour le vote de travaux, si vous envisagez la conclusion d’un contrat de fourniture d’équipements communs dont le montant dépasse la somme déterminée en AG ;
• pour décider des travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble et nécessitant de fait le versement d'un acompte,
• pour désigner un nouveau syndic (le conseil syndical est en charge de la mise en concurrence des syndics, si le marché local le permet) ;
• pour préparer l’AG (l’ordre du jour de l’AG doit être établi en concertation avec le conseil syndical ; si ce n’est pas le cas, l’AG ne peut toutefois pas être annulée).

Contrôler votre gestion. Le conseil syndical a pour mission de contrôler votre gestion de la copropriété. Dès lors, il doit procéder au visa de :

• la comptabilité générale ;
• la répartition des dépenses budgétaires ;
• les conditions d'exécution des marchés et des contrats ;
• l'élaboration et l'exécution du budget prévisionnel ;
• la surveillance des impayés et la gestion des dossiers de contentieux confiés à un avocat.

A noter. A cet effet, le conseil syndical peut consulter toute pièce ou document relatif à la gestion et l'administration de la copropriété. Si les pièces demandées par le conseil syndical au syndic ne lui sont pas transmises dans le mois de sa demande, des pénalités de 15€/jour de retard peuvent être imputées sur les honoraires dus au syndic.

Exécution des missions. Le conseil syndical peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix, et également demander un avis technique à tout professionnel spécialisé sur une question particulière.

Consultation des documents auprès du syndic. Jusqu’à présent, tout membre du conseil syndical qui voulait prendre connaissance (et éventuellement faire une copie) de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété devait être habilité par le conseil syndical pour le faire.

Depuis le 4 juillet 2020. Désormais, cette habilitation n’est plus obligatoire.

Mise en concurrence du syndic. Lorsque l'assemblée générale est appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic professionnel, et sauf dans les cas où elle en est dispensée, le conseil syndical doit communiquer au syndic un ou plusieurs projets de contrats issus de la mise en concurrence prévue au même article.

Conseil syndical : action contre le syndic

Engager une action contre le syndic. Le président du conseil syndical, sur délégation expresse de l’assemblée générale des copropriétaires (AG), peut engager une action contre le syndic défaillant en réparation du préjudice collectif subi par le syndicat des copropriétaires.

Absence de conseil syndical. A défaut de conseil syndical, l'action est ouverte à un ou plusieurs copropriétaire(s) représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires.

Des frais à assumer. Les frais de procédure engagés par le président du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration qui sont supportées par le syndicat des copropriétaires. Les copropriétaires exerçant cette même action doivent faire l'avance des frais de procédure, répartis ensuite entre tous les copropriétaires à proportion de leurs quotes-parts de parties communes afférentes à leurs lots, dès lors que la prétention est déclarée bien fondée par le juge.

Condamnation du syndic. En cas de condamnation du syndic défaillant, les dommages et intérêts sont alloués au syndicat des copropriétaires, puisqu’il s’agit d'une action engagée dans l'intérêt de tous les copropriétaires.

Conseil syndical : bénéficier d’une délégation conventionnelle

Délégation conventionnelle. Il est créé une délégation conventionnelle au profit d'un conseil syndical composé d'au moins 3 membres. L’AG de se ressaisir de son droit de vote pour les décisions confiées au conseil syndical.

Pour quoi ? La délégation doit permettre au conseil syndical de prendre des décisions relevant de la majorité simple (travaux nécessaires à la conservation de l'immeuble, suppression des vide-ordures pour des impératifs d'hygiène, autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes, etc.).

Toutefois, sont exclues de la possibilité de délégation l'approbation des comptes, la détermination du budget prévisionnel et les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et réglementaires.

Un budget à établir. L’AG doit déterminer le montant du budget prévisionnel alloué au conseil syndical pour la mise en œuvre de sa délégation de pouvoir, accordée pour une durée maximale de 2 ans renouvelable sur décision expresse de l'assemblée générale.

Une comptabilité à établir. Les sommes allouées au conseil syndical pour l'exercice de la délégation de pouvoirs accordée par l’AG doivent être intégrées dans la comptabilité.

Une majorité à respecter. Les décisions du conseil syndical pour l'exercice de cette délégation de pouvoirs sont prises à la majorité de ses membres, la voix du président étant prépondérante en cas de partage des voix.

Renouvellement de la délégation. Après avoir pris connaissance du rapport élaboré par le conseil syndical pour rendre compte de sa mission, l’AG demeure libre de renouveler la délégation arrivée à son terme, si les décisions qui en sont l'objet sont récurrentes et que l'action du conseil syndical est satisfaisante.

Assurance. Dans le cadre de cette délégation conventionnelle de pouvoirs, le syndicat des copropriétaires devra souscrire pour chacun des membres du conseil syndical une assurance de responsabilité civile.

Nouveautés. Il est désormais prévu que lorsqu’il bénéficie d’une telle délégation de pouvoirs, les décisions prises par le conseil syndical sont consignées dans un procès-verbal, signé par 2 de ses membres.

Mentions sur le PV. Le procès-verbal mentionne le nom des membres du conseil syndical ayant participé à la délibération, ainsi que le sens de leur vote. Il est transmis au syndic qui l'inscrit au registre des procès-verbaux des assemblées générales.

A noter. Dans ce cadre, il est précisé qu’un montant spécifique est alloué au conseil syndical au sein du budget prévisionnel voté chaque année pour l’exercice de cette délégation de pouvoirs.

Toutefois. Par exception, lorsque la délégation de pouvoirs porte sur des dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel, l'assemblée générale précise le montant maximum alloué pour chacune d'elles.

Exigibilité des sommes. Les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l'assemblée générale.

Entrée en vigueur. Ces dispositions s’appliquent pour les assemblées générales qui se tiendront à compter du 31 décembre 2020.