Syndics immobiliers : ce qu’il faut savoir sur les charges exceptionnelles de copropriété

Charges hors budget prévisionnel : un vote au coup par coup

2 types de charges. Il existe 2 types de charges : celles dites « courantes » et celles dites « exceptionnelles ». Seules les charges « exceptionnelles » sont développées dans cette fiche.

Les charges exceptionnelles. Il s’agit des frais qui ne sont pas prévus dans le budget prévisionnel de la copropriété : ce sont des frais qui doivent être décidés en fonction des circonstances et de leurs opportunités lors de l’assemblée générale des copropriétaires (AG).

À noter. Les charges exceptionnelles sont aussi dites « hors budget prévisionnel ».

Des charges votées à part. Seuls les travaux de maintenance sont compris dans le budget prévisionnel. Tous les autres travaux doivent donc être votés à part, en AG. Doivent ainsi être votés à part :

• les travaux importants de conservation et d’entretien : ce sont les travaux de ravalement de la façade de l’immeuble, de la réfection de la toiture, ou encore de la peinture des halls communs ; doivent également sortir du budget prévisionnel les travaux portant sur les équipements communs, comme le remplacement à l’identique de la chaudière collective, etc. ;
• les diagnostics et études techniques : ces dépenses sont votées également hors budget (diagnostics amiante, termite, plomb, consultation d’un avocat, consultation d’un architecte, etc.) ;
• les provisions pour travaux urgents : en cas d’urgence, le syndic est habilité à faire exécuter les travaux rendus nécessaires sans avoir à solliciter au préalable l’autorisation de l’AG (il doit cependant faire valider a posteriori son action) ; pour ce faire, et par anticipation, le syndic a le droit de demander aux copropriétaires le versement d’une provision pour financer des travaux qui se révèleraient urgents ; il a cependant l’obligation de demander au préalable l’avis du conseil syndical avant de réclamer le versement de cette provision, laquelle ne pourra en aucune façon dépasser le tiers du montant estimé des travaux urgents.

Concrètement. L’AG va voter sur le principe de chaque dépense, sur son montant ainsi que sur l’échéancier du paiement. Le syndic va ensuite réclamer aux copropriétaires le versement de provisions ou avances sur la base de cet échéancier via un appel de charges. Le syndic doit adresser à tous les copropriétaires, avant la date d’exigibilité de la provision, un courrier précisant le montant de la somme due ainsi que l’objet de la dépense.

Charges hors budget prévisionnel : les avances pour travaux futurs

Principe. Les avances pour travaux futurs sont décidées en AG pour financer des travaux qui doivent s’échelonner sur plusieurs années. Il s’agit de mesures d’anticipation et de prévoyance, qui doivent permettre un meilleur financement des travaux.

Prévoir les travaux futurs. Certains travaux peuvent s’avérer nécessaires dans un avenir plus ou moins proche. Il faut donc les anticiper. C'est pourquoi, le syndic a l’obligation de soumettre au vote de l’AG la décision de constituer des provisions spéciales destinées à faire face à ces travaux.

Quel intérêt ? Cette opération de préfinancement se justifie par le principe selon lequel le syndicat doit pouvoir disposer en temps utile des moyens financiers nécessaires pour exécuter les travaux de l’immeuble.

À noter. Les copropriétés ont l’obligation de créer un fonds pour les travaux dont le montant ne peut pas être inférieur à 5 % du budget annuel de la copropriété.

      => Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre fiche « Syndics immobiliers : constituer des avances pour travaux futurs, une obligation ? »

Carnet d’entretien de l’immeuble. Le syndic a l’obligation d’établir et de tenir à jour un carnet d’entretien de l’immeuble. Ce document permet, entre autres, d’informer les copropriétaires sur la nécessité et l’opportunité de constituer des provisions pour de futurs travaux nécessaires à l’entretien de l’immeuble.