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Gérer la relation contractuelle

Gérer les notes de frais de vos salariés

Rédigé par l'équipe WebLex.

Un salarié invite son client à déjeuner et, à son retour, vous présente une note de frais pour obtenir le remboursement de la note de restaurant. Il prend en charge des cadeaux offerts aux clients et en demande le remboursement. Si ce remboursement est somme toute logique, rien ne vous empêche toutefois d’exercer un droit de regard sur ces frais…


Rembourser les frais engagés par vos salariés

Une distinction… Deux sortes de frais étaient susceptibles d’être engagées par vos salariés : les frais professionnels ou les frais dits d’entreprise.

Frais professionnels ou frais d’entreprise ? ...


Recourir à la note de frais

Des frais déductibles ? Comme nous l’avons vu précédemment, les frais professionnels correspondent à des frais relevant de l’activité normale du salarié. A ce titre, ils doivent pouvoir être admis en déduction du résultat imposable de l’entreprise. A condition qu’ils soient effectivement justifiés…

Des justificatifs ! ...

Sources

  • Circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2003-07 du 7 janvier 2003 relative à la mise en œuvre de l'arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l'évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale
  • Arrêt du Conseil d’Etat du 29 décembre 2004, n° 254832 (frais d’entreprise)
  • Arrêt du Conseil d’Etat du 2 avril 2014, n° 12-35361 (évaluation du forfait de remboursement de frais et niveau de rémunération du salarié)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 18 juin 2015, n° 14-18592 (absence de désignation des bénéficiaires des frais d’entreprise)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 30 mars 2017, n° 16-12132 (voyage organisé par l’entreprise et avantage en nature)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 30 septembre 2020, n° 19-10604 (notes de frais abusives depuis 2 ans)
  • Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS), Frais professionnels (frais professionnels)
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