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Gérer la relation contractuelle

Rembourser les frais professionnels de vos salariés

Rédigé par l'équipe WebLex en collaboration avec Cédric Beutier, Avocat au Barreau de Nantes.

Vos salariés se déplacent régulièrement dans le cadre de leur activité pour démarcher de nouveaux clients, pour rencontrer régulièrement vos fournisseurs, etc. Parce qu’ils engagent des frais en conséquence (voiture, repas, hôtels…), ils en demandent le remboursement à l’entreprise. La question se pose ici de savoir comment faire, d’autant que vous disposez d’un choix…


Frais professionnels : qui doit payer ?

Des frais professionnels… Votre salarié prend son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, vous lui imposez de porter une tenue de travail spécifique dans le magasin, etc. La première question qui se pose est de savoir si les frais qu’il engage à cette occasion sont à charge ou à la charge de l’entreprise.

… à votre charge ? ...


Rembourser les frais de restaurant et les frais d’hôtels…

Un salarié en déplacement doit déjeuner… Parce qu’il est en déplacement, et qu’il ne peut, ni rentrer chez lui ou retourner dans l’entreprise pour se restaurer le midi, il est contraint de déjeuner à l’extérieur, bien souvent au restaurant. Il peut aussi être tenu de séjourner à l’hôtel compte tenu des contraintes de son déplacement. Pour le dédommager de ses frais qu’il est contraint d’engager, parce qu’il est en déplacement professionnel, vous (l’entreprise) allez procéder au remboursement de ses frais. Comme nous l’avons vu précédemment, deux méthodes s’offrent à vous.

Vous le remboursez « au réel »...

J'ai entendu dire

POSEZ-NOUS VOS QUESTIONS

Les frais remboursés par l’entreprise aux salariés sont-ils déductibles des résultats imposables de l’entreprise ?

Oui, ces frais sont déductibles sur le plan fiscal, dès lors, bien entendu, qu’ils correspondent à des dépenses présentant un caractère professionnel (le remboursement d’une dépense privée ne sera pas déductible et sera soumise aux cotisations sociales).

Est-on obligé de prendre en compte systématiquement les barèmes administratifs ?

Non, vous pouvez mettre en place des barèmes internes à l’entreprise...

Consultez également votre convention collective qui, peut elle aussi, prévoir des barèmes et que vous serez alors obligé de respecter. Dans tous les cas, retenez que si le montant du remboursement excède le barème ou le seuil administratif, vous devez justifier de la réalité et du montant de la dépense pour bénéficier d’une exonération de charges sociales.

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Sources

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