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Gérer la relation contractuelle

Rembourser les frais professionnels de vos salariés

Rédigé par l'équipe WebLex en collaboration avec Cédric Beutier, Avocat au Barreau de Nantes.

Vos salariés se déplacent régulièrement dans le cadre de leur activité pour démarcher de nouveaux clients, pour rencontrer régulièrement vos fournisseurs, etc. Parce qu’ils engagent des frais en conséquence (voiture, repas, hôtels…), ils en demandent le remboursement à l’entreprise. La question se pose ici de savoir comment faire, d’autant que vous disposez d’un choix…


Frais professionnels : qui doit payer ?

Des frais professionnels… Votre salarié prend son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, vous lui imposez de porter une tenue de travail spécifique dans le magasin, etc. La première question qui se pose est de savoir si les frais qu’il engage à cette occasion sont à charge ou à la charge de l’entreprise.

… à votre charge ? ...


Rembourser les frais de restaurant et les frais d’hôtels…

Un salarié en déplacement doit déjeuner… Parce qu’il est en déplacement, et qu’il ne peut, ni rentrer chez lui ou retourner dans l’entreprise pour se restaurer le midi, il est contraint de déjeuner à l’extérieur, bien souvent au restaurant. Il peut aussi être tenu de séjourner à l’hôtel compte tenu des contraintes de son déplacement. Pour le dédommager de ses frais qu’il est contraint d’engager, parce qu’il est en déplacement professionnel, vous (l’entreprise) allez procéder au remboursement de ses frais. Comme nous l’avons vu précédemment, deux méthodes s’offrent à vous.

Vous le remboursez « au réel »...

J'ai entendu dire

POSEZ-NOUS VOS QUESTIONS

Les frais remboursés par l’entreprise aux salariés sont-ils déductibles des résultats imposables de l’entreprise ?

Oui, ces frais sont déductibles sur le plan fiscal, dès lors, bien entendu, qu’ils correspondent à des dépenses présentant un caractère professionnel (le remboursement d’une dépense privée ne sera pas déductible et sera soumise aux cotisations sociales).

Est-on obligé de prendre en compte systématiquement les barèmes administratifs ?

Non, vous pouvez mettre en place des barèmes internes à l’entreprise...

Consultez également votre convention collective qui, peut elle aussi, prévoir des barèmes et que vous serez alors obligé de respecter. Dans tous les cas, retenez que si le montant du remboursement excède le barème ou le seuil administratif, vous devez justifier de la réalité et du montant de la dépense pour bénéficier d’une exonération de charges sociales.

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Sources

  • Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail, article 21
  • Arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l'évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale
  • Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale
  • Circulaire DSS/SDFSS/5B n° 2003-06 du 6 janvier 2003 résumant le contenu de la réforme de l'arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l'évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale
  • Circulaire DSS/SDFSS/5B n° 2003-07 du 7 janvier 2003 relative à la mise en œuvre de l'arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l'évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale
  • Circulaire DSS/SDFSS/5B n° 2005-389 du 19 août 2005 relative à la publication des quatre questions-réponses concernant la mise en œuvre de la réforme et de la réglementation des avantages en nature et des frais professionnels introduite par les arrêtés des 10 et 20 décembre 2002 modifiés et la circulaire du 7 janvier 2003 modifiée
  • Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (BOI-RSA-BASE-20-20)
  • Lettre circulaire ACOSS du 6 juillet 2015, n° 2015-34 (frais intérimaire et salarié SSII)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre civile, du 21 février 2008, n° 07-12230
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 20 juin 2013, n° 11-19663 (forfait manifestement disproportionné)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 19 septembre 2013, n° 12-15137 (prise en charge des frais d’entretien des tenues de travail)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 19 septembre 2013, n° 12-15137 (prise en charge des frais d’entretien des tenues de travail)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 2 avril 2014, n° 12-35361 (évaluation du forfait de remboursement de frais et niveau de rémunération du salarié)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 28 mai 2014, n° 13-18212 (remboursement des frais d’utilisation des outils issus des nouvelles technologiques)
  • Arrêts de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 3 février 2016, n° 14-18777 et n° 14-18778 (remboursement de frais réellement exposés)
  • Arrêts de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 1er juin 2016, n° 15-15202 et n° 15-15251 à n° 15-15258 (remboursement de frais réellement exposés)
  • Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 1er décembre 2016, n° 15-17008 (obligation de prise en charge de l’entretien de la tenue de travail, peu importe qu’elle ne soit que très peu différentiable d’un vêtement de ville)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 18 octobre 2017, n° 16-18330 (indemnités kilométriques et mise à disposition de véhicules)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 8 novembre 2017, n° 16-18499 (indemnité d’occupation du domicile)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 8 novembre 2017, n° 16-14664 (remboursement disproportionné de frais professionnels du VRP)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 14 février 2018, n° 16-25563 (obligation de prise en charge de l’entretien de la tenue de travail)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 13 juin 2018, n° 17-14658 (prime de chien des entreprises de sécurité)
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