Devenir titulaire d’un office notarial : conditions générales

Plusieurs conditions. Pour devenir notaire, de nombreuses conditions sont à respecter (nationalité, qualifications professionnelles, âge, assurance, etc.). Mais au-delà de toutes ces conditions que nous ne développerons pas dans cette fiche, une autre condition est à remplir : laquelle ?

Notaire = office notarial. Pour être notaire, il est primordial que le professionnel soit titulaire d’un « office ».

Devenir titulaire d’un office notarial : condition spéciale

3 façons d’être titulaire d’un office. Un notaire peut être titulaire d’un office de 3 manières : par succession, par candidature dans un office vacant et par création d’office.

Par succession. Tout d’abord, un notaire peut être titulaire d’un office par « succession » : en pratique, il prend la suite d’un notaire qui part à la retraite (qui lui cède son office en cas d’exercice en solitaire de la profession ou qui lui cède les parts sociales qu’il détient dans une société constituée à plusieurs notaires en cas d’exercice à plusieurs de la profession).

Par candidature dans un office vacant. Une deuxième façon de devenir titulaire d’un office consiste à se porter candidat dans un office déclaré vacant par le Garde des Sceaux.

Par une création d’office. Une troisième façon de devenir notaire consiste à créer un office. Pour cela, il est nécessaire de respecter une procédure mise en place par la Loi Macron, votée en 2015 et entrée en vigueur en 2016.

Où créer un office ? La création d’office ne peut pas avoir lieu n’importe où. Ce n’est possible que dans des zones prévues par le Gouvernement. Concrètement, le dispositif de création d’office prévoit 2 types de zones, à savoir :

• les zones où votre installation est libre, c’est-à-dire que le Garde des Sceaux ne peut pas refuser votre demande si vous possédez les qualifications professionnelles requises pour être nommé ;
• les zones où votre installation peut être refusée si elle est de nature à porter atteinte à la continuité de l’exploitation des offices existants qui se trouvent à proximité de la zone demandée et que cela compromet la qualité du service rendu.

Qui détermine les zones d’implantation ? Les zones sont définies géographiquement conjointement par les ministres de la justice et de l'économie, sur proposition de l'Autorité de la concurrence (la carte de ces zones est révisée tous les 2 ans).

3e phase. La 3e phase (2021/2023) prévoit que seuls 250 nouveaux notaires pourront s’installer librement d’ici 2023. La nouvelle carte des zones d’installation libre est consultable ici.

Attention ! Les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle ne sont pas concernés par la libre installation. Ces départements font, en effet, toujours l’objet d’une installation sous le contrôle du Garde des Sceaux.

Comment créer un office librement ? Les personnes souhaitant créer un office librement pourront déposer leur candidature via une téléprocédure sur le site web suivant : « opm.justice.gouv.fr ». Votre demande doit mentionner la zone choisie et, au sein de cette zone, la commune souhaitée. Vous ne pouvez déposer qu’une seule demande par zone. Si 3 zones vous intéressent, vous pouvez donc déposer 3 demandes.

Pièces justificatives. Pour que votre demande soit validée, il est nécessaire de fournir un certain nombre de pièces justificatives : justificatif d’état civil, requête signée mentionnant la zone choisie, copie du diplôme, document garantissant la responsabilité civile, etc.

Traitement de la demande. Le traitement de votre demande est fonction de son ordre d’enregistrement. Notez que lorsque le nombre de demandes effectuées le 1er jour de l’ouverture des dépôts est supérieur, dans une zone, aux recommandations, l’ordre des demandes est déterminé par un tirage au sort (c’est ce qui arrive dans la plupart des situations, en pratique).

Confirmation du maintien de la demande de création d’office. Le notaire dont la demande est tirée au sort doit indiquer, via la téléprocédure mise en place sur le site Web du Ministère de la justice, s'il maintient sa demande de création d’office dans un délai de 10 jours francs suivant la publication du procès-verbal du tirage au sort. Une fois ce délai passé, il est réputé y avoir renoncé. Cette renonciation entraîne la caducité de l'ensemble des demandes de création d'office déposées par l'intéressé.

A noter. Cette mesure entrera à vigueur à la date de la publication de la prochaine carte établie par les Ministères de la Justice et de l’Economie.

Modalités de confirmation du maintien de la demande. La personne qui demande le maintien de sa nomination doit adresser, par téléprocédure sur le site du Ministère de la Justice, une déclaration en ce sens, datée et signée, indiquant le numéro de la zone et le nom de la commune dans lesquelles la demande a été faite.

A noter. En cas de pluralité de demandes, une déclaration de maintien doit être produite pour chacune d'entre elles.

Mais aussi. Notez que lorsque la demande de nomination émane d'une société, la déclaration de maintien de la demande est signée par le mandataire de la société ou, lorsque la société n'est pas encore constituée, par le mandataire des associés.

     =>  Consultez le guide d’utilisation du site lorsque vous déposez une demande de titularisation dans un office par succession ou dans un office vacant et la liste des pièces justificatives requises

     =>  Consultez le guide d’utilisation du site lorsque vous déposez une demande de titularisation dans un office par création d’office et la liste des pièces justificatives requises

FAQ. Une foire aux questions a été mise en place pour répondre aux questions pratiques engendrées par la procédure de création d’office. Vous pouvez la consulter en cliquant sur le lien suivant : https://opm.justice.gouv.fr/content/faq.