Notaires : le point sur l’immatriculation obligatoire des syndicats de copropriétaires

Registre des syndicats de copropriétaires : une immatriculation obligatoire !

Pour quels immeubles. L’obligation de procéder à l’immatriculation des syndicats de copropriétaires vise les immeubles qui sont en tout ou partie affectés à l’habitation. Mais qui doit se charger de cette formalité ?

Par qui ? En pratique, cette immatriculation doit être faite par :

• les syndics en exercice dans la copropriété (ou, le cas échéant, les mandataires ad hoc ou les administrateurs provisoires lorsque le syndic est défaillant) ;
• les notaires pour les immeubles qui sont mis en copropriété (l’immatriculation est faite en même temps que le règlement de copropriété et l’état descriptif de division) ;
• les notaires en charge de rédiger l’acte de vente d’un lot, en l’absence de syndic désigné ou si le syndic n’a pas réagi dans le mois qui suit la mise en demeure qui lui intime de procéder à l’immatriculation de la copropriété dont il a la charge (les frais sont à la charge du syndic ou du syndicat si le syndic est bénévole).

Attention ! Sachez que seuls les syndicats de copropriétaires régulièrement immatriculés au registre (avec des données actualisées) peuvent bénéficier de subventions publiques !

Comment ? L’immatriculation se fait obligatoirement par voie dématérialisée, directement sur le site internet du registre national, le syndic de copropriété, ou le notaire le cas échéant, devant créer un compte déclarant auprès du teneur du registre.

En cas de changement de syndic. Lorsque son mandat n'est pas renouvelé par l'assemblée générale des copropriétaires ou qu'il y est mis fin par la nomination d'un administrateur provisoire, le syndic informe le teneur du registre de la fin de son mandat dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions. Il doit alors indiquer l'identité et les coordonnées du nouveau syndic ou de l'administrateur provisoire et transmet au teneur du registre, si les comptes ont été approuvés lors de cette même assemblée générale, les informations relatives à la mise à jour annuelle des données reprises sur le registre. Le nouveau syndic effectue la demande de rattachement en fournissant le numéro d'immatriculation du syndicat de copropriétaires et les éléments justifiant de sa qualité de représentant légal du syndicat. Le teneur du registre procède au changement de rattachement et informe le nouveau représentant légal du syndicat de copropriétaires et son prédécesseur de la date où celui-ci prend effet.

Bon à savoir. Les notaires ont un accès spécifique au registre d’immatriculation des copropriétés, ainsi qu’à un guide pour les accompagner dans leurs démarches en ligne (disponibles à l’adresse suivante : http://info-registre-coproprietes.logement.gouv.fr).

Registre des syndicats de copropriétaires : des informations obligatoires !

Des données précises. L’objet du registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires est de fournir des informations de nature à permettre une connaissance accrue de l’état des copropriétés. Autant dire que les informations à fournir sont nombreuses, d’autant qu’elles doivent être mises à jour régulièrement.

Lesquelles ? Voici les données qui doivent figurer dans ce registre :

• le nom, l'adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic ;
• si le syndicat fait l'objet d'une procédure de carence ou d’un arrêté ou d’une injonction pour défaut d’entretien de nature à mettre en danger la sécurité des occupants ;
• à l'issue de chaque exercice comptable, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat, issues notamment du budget prévisionnel, des comptes du syndicat et de leurs annexes ;
• les données essentielles relatives au bâti issues, le cas échéant, du carnet d'entretien et du diagnostic technique global (dès lors que celles-ci ne sont pas déjà fournies par les services fiscaux au teneur du registre, qui est alors autorisé à les utiliser).

S’agissant des données de gestion. Les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat, qui sont celles issues des comptes du dernier exercice comptable clos et approuvés par l'assemblée générale, comprennent :

• les informations relatives à l'exercice comptable,
• le montant du budget prévisionnel,
• le montant des provisions pour travaux,
• le montant des dettes du syndicat à l'égard des fournisseurs et des impayés,
• le nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat (dont la dette excède un seuil fixé par arrêté ministériel),
• la présence d'employés du syndicat s'il y en a.

S’agissant des données relatives au bâti. Les données essentielles relatives au bâti sont le nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, le nombre d'ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l'immeuble.

À noter. Lorsqu'une immatriculation d'office a été effectuée par le notaire, le teneur du registre met en demeure le syndic, si celui-ci est désigné, de déclarer les données que le notaire n'a pu déclarer au registre. Le syndic ne déclare toutefois les données de gestion que si les comptes de l'exercice clos précédant sa désignation ont été approuvés.

Une actualisation des données. Toutes les données figurant sur le registre des syndicats de copropriétaires doivent être actualisées :

• le syndic doit ainsi procéder à la déclaration annuelle des données de gestion dans un délai de 2 mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés ;
• les autres informations sont actualisées au moment de la déclaration annuelle des informations financières, si leur contenu change.