Paiement au nom de la société : un pouvoir du représentant légal

Principe. La règle veut que la société soit engagée par son représentant légal (directeur, administrateur, président, gérant, etc.). Mais, pour des questions pratiques et d’organiser, il est souvent prévu qu’il délègue à certains salariés de l’entreprise certains pouvoirs, dont celui d’engager les fonds de l’entreprise, de signer les chèques, d’ordonner les virements, etc. À qui ?

Une (des ?) personne(s) de confiance ! La personne qui pourra émettre des chèques, encaisser des chèques ou ordonner des paiements bancaires au nom et pour le compte de la société doit être une personne de confiance. Pour autant, il est généralement conseillé de séparer les pouvoirs : le collaborateur qui peut donner l’ordre de payer n’étant pas celui qui a le pouvoir de payer.

Double signature. Pour des raisons de sécurité, il peut également être opportun de mettre en place une procédure de double signature, celle du représentant légal permettant de contrôler celle de la personne à qui le pouvoir a été délégué.

Paiement au nom de la société : déléguer son pouvoir à un salarié

En pratique. C’est souvent à la personne en charge de la gestion de la comptabilité de la société que dirigeant délègue généralement le pouvoir de procéder aux paiements et encaissements au nom et pour le compte de la société. Mais il peut également s’agir d’une autre personne, comme le chef d’un service par exemple.

Comment faire ? Pour déléguer son pouvoir, le représentant légal va conclure un mandat avec le collaborateur aux termes duquel il lui donne pouvoir d’engager des sommes au nom et pour le compte de la société. Le collaborateur sera alors appelé « délégué » et le représentant légal « délégant ».

2 sortes de délégations. Il existe 2 types de délégation :

• la délégation de pouvoirs ;
• la délégation de signature.

Délégation de pouvoirs. Dans cette hypothèse, le collaborateur a reçu une délégation de pouvoirs de la part du représentant légal qui l’autorise à agir au nom de la société, dans la limite des attributions qui lui sont données, le cas échéant.

Délégation de signature. Un collaborateur peut aussi avoir reçu, non pas une délégation de pouvoirs, mais une délégation de signature : dans ce cas, le représentant légal se borne à donner à un collaborateur, par exemple, le pouvoir de signer pour son compte les chèques.

À ne pas confondre. La délégation de pouvoirs est donnée par la société et continue à produire ses effets même lorsque le représentant légal a quitté ses fonctions ; la délégation de signature est au contraire attachée au représentant légal. Par conséquent, elle ne produit plus d’effets lorsque le représentant légal quitte son poste.

Limiter les pouvoirs du collaborateur. Il est possible de limiter les pouvoirs du collaborateur. La délégation peut, par exemple, ne porter que sur certaines opérations. L’étendue de la délégation peut également être plus ou moins grande selon la fonction du collaborateur. Il est aussi possible de fixer un seuil au-delà duquel le collaborateur n’a plus le pouvoir de signature au nom et pour le compte de la société.

Mandat apparent. Il peut arriver que vous ayez affaire à un collaborateur d’une entreprise à propos duquel vous êtes convaincu qu’il a effectivement le pouvoir d’agir au nom et pour le compte de la société qui l’emploie. Si vous vous rendez compte par la suite qu’il n’est pas détenteur de ce pouvoir, vous pouvez malgré tout vous retrancher derrière la théorie du « mandat apparent » pour que soient validés les actes qu’il aurait conclus avec vous en engageant la société qui l’emploie. Mais cela suppose que des conditions soient réunies.

Lesquelles ? Pour pouvoir se prévaloir de la théorie du mandat, il faut avoir cru légitimement que le collaborateur avoir le pouvoir d’agir au nom et pour le compte de la société qui l’emploie. En pratique, les critères vont varier en fonction de chaque situation (profession de l’interlocuteur, position de l’interlocuteur dans la société, etc.).

Exemple. Une secrétaire comptable, embauchée par son père dans la société qu’il dirige, a, sous sa propre signature et bien qu’elle ne possède pas de procuration pour le faire, émis des chèques tirés sur les comptes bancaires de cette société au profit de sociétés dont elle est elle-même gérante ou associée avec son époux. Pour la société, la banque a commis une faute en ne vérifiant pas si la secrétaire avait le pouvoir de signer des chèques. Elle estime que la banque aurait dû remarquer que la signature de la secrétaire était différente de celle du gérant de la société, pourtant seul habilité à signer les chèques. La banque va contester avoir commis une faute : elle explique qu’au regard du fonctionnement de la société (le père en étant gérant et la fille secrétaire-comptable), elle en a déduit l’existence d’un mandat apparent donné par le gérant à la secrétaire. Ce que valide le juge pour qui les conditions du mandat apparent sont remplies.

Paiement au nom de la société : en cas d’excès de pouvoir du salarié

Excès de pouvoir. Il peut arriver qu’un collaborateur émette des chèques ou ordonne un virement pour lequel il n’avait pas le pouvoir. Ce problème se pose généralement pour les chèques. Dans ce cas, le collaborateur a commis un « excès de pouvoir ».

Responsabilité du collaborateur fautif. Lorsqu’une personne signe un chèque sans en avoir le pouvoir, il engage sa responsabilité personnelle vis-à-vis de la personne pour qui le chèque a été émis.

Responsabilité de la banque. Lorsque la banque d’une société accepte de tirer un chèque sans vérifier le pouvoir de la personne qui émet ce chèque, elle peut voir sa responsabilité engagée. Ce sera notamment le cas s’il s’avère que cette personne n’avait effectivement pas le pouvoir de signer le chèque et que le paiement est contesté (sauf si ce dernier a commis une faute à l’origine du préjudice).

Exemple. Un dirigeant a recouru aux services d’un comptable extérieur à sa société. Ce comptable a détourné des fonds en imitant la signature du dirigeant. S’en rendant compte, ce dernier a demandé à sa banque de le rembourser des sommes détournées. Ce qui lui a été refusé par le juge : le dirigeant a commis une faute qui a concouru à la réalisation de son dommage en confiant la gestion de sa comptabilité à une personne sans vérifier les pouvoirs de celle-ci et en lui laissant la libre disposition de ses chéquiers sans aucune surveillance.