Délégué du personnel : un rôle de représentation

Mise en place obligatoire ? Les délégués du personnel (DP) ont pour mission de représenter les salariés auprès de la direction et de présenter à cette dernière toutes les réclamations individuelles ou collectives émanant des salariés. Faire élire des délégués du personnel (l'initiative revenant à l'employeur) est une obligation dans les entreprises comptant 11 salariés et plus.

Où ? La présence des délégués du personnel doit être effective au niveau de chaque établissement de l'entreprise (au niveau de l'entreprise lorsque cette dernière ne comporte, par principe, qu'un seul établissement). Il faut entendre par établissement, pour l’élection des DP, un lieu distinct où se regroupent au moins 11 salariés travaillant sous la direction d'un représentant de l'employeur. Il convient, à titre d'information, de préciser que si plusieurs entreprises forment une unité économique et sociale, la condition d'effectif s'apprécie au niveau de cette UES. Par ailleurs, la Loi prévoit l'élection de DP dans des établissements de moins de 11 salariés (élection imposée par l'autorité administrative, de sa propre initiative ou à la demande des organisations syndicales de salariés) dès lors que l'activité des établissements s'exerce sur un même site où sont employés durablement au moins cinquante salariés et lorsque la nature et l'importance des problèmes communs aux entreprises du site le justifient.

Combien ? Le nombre des délégués du personnel dépend du nombre de salariés, établi par principe selon les seuils suivants (le nombre pouvant être augmenté par accord collectif) :

• de 11 à 25 salariés : 1 titulaire et 1 suppléant
• de 26 à 74 salariés : 2 titulaires et 2 suppléants
• de 75 à 99 salariés : 3 titulaires et 3 suppléants
• de 100 à 124 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants
• de 125 à 174 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants
• de 175 à 249 salariés : 6 titulaires et 6 suppléants
• de 250 à 499 salariés : 7 titulaires et 7 suppléants
• de 500 à 749 salariés : 8 titulaires et 8 suppléants
• de 750 à 999 salariés : 9 titulaires et 9 suppléants
• à partir de 1 000 salariés : 1 titulaire et 1 suppléant par tranche supplémentaire de 250 salariés

Particularité pour les entreprises de moins de 200 salariés. Dans les entreprises comprenant au moins 50 et moins de 200 salariés, et dans l'hypothèse où il y a une carence aux élections du comité d'entreprise (CE), en cas d'absence de comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et dans le cas où les délégués constituent la délégation unique du personnel au CE, le nombre de délégués pendant la durée de la période où il n'y a pas de CE ou de CHSCT est fixé comme suit :

• de 50 à 74 salariés : 3 titulaires et 3 suppléants
• de 75 à 99 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants
• de 100 à 124 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants
• de 125 à 149 salariés : 6 titulaires et 6 suppléants
• de 150 à 174 salariés : 7 titulaires et 7 suppléants
• de 175 à 199 salariés : 8 titulaires et 8 suppléants

Délégué du personnel : un rôle relationnel

Leurs fonctions. Dans le cadre de leurs missions, les délégués du personnel seront en relation avec les salariés, l’employeur et les membres de la direction, ainsi qu’avec divers organismes et les autres institutions représentatives du personnel, le cas échant.

Un crédit d'heures. Pour l'accomplissement de leurs missions, le ou les DP bénéficient d'un crédit d'heures, qui, sauf circonstances exceptionnelles, ne peut excéder 10 heures par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés, 15 heures par mois dans les entreprises d'au moins 50 salariés. Les DP qui exercent les attributions économiques du comité d'entreprise en l'absence de ce dernier et par suite de carence constatée aux dernières élections bénéficient, en outre, d'un crédit de 20 heures par mois.

Rémunérées… Il faut préciser que le temps passé en délégation est de plein droit considéré comme du temps de travail et doit être payé à l'échéance normale avec la paie habituelle. Le délégué du personnel ne doit subir aucune perte de salaire du fait de l’exercice de son mandat, étant entendu qu’il ne peut pas prétendre à un remboursement de frais professionnels qu’il n’a pas réellement exposés.

Concrètement. Le salarié ne peut pas être privé, du fait de l’exercice de son mandat, du paiement d’une indemnité destinée à compenser une sujétion particulière de son emploi, qui constitue un complément de salaire.

Un contrôle possible ? Dans la mesure où l’entreprise rémunère les heures de délégation, il est admis (et légitime) que vous puissiez disposer d’informations, ne serait-ce que pour comptabiliser le nombre d’heures prises dans ce cadre. Les DP ne sont donc pas dispensés d’apporter, sur votre demande, des précisions sur les activités exercées pendant les heures de délégation.

Exemple. Le temps que le représentant consacre à son information personnelle ne constitue du temps de délégation que si cette information se rattache directement à une difficulté particulière à l’entreprise. Mais les absences du salarié résultant de sa participation à des réunions d’un syndicat, pour sa formation personnelle dans le but de mieux comprendre son rôle de DP, ou pour préparer avec lui les réunions mensuelles avec l'employeur ne se rattachent pas directement à une difficulté particulière de l'entreprise. Elles ne constituent donc pas des heures de délégation et n’ont pas à être rémunérées.

Attention ! Vous ne pouvez contester l’utilisation des heures de délégation qu’après les avoir rémunérées.

Avec les salariés. Dans la mesure où la mission principale des DP sera de représenter les salariés et de présenter les réclamations individuelles ou collectives (relatives à l'organisation du travail, aux salaires, etc.), ils pourront prendre attache auprès des salariés, durant leurs heures de délégation (voire même en dehors de leur temps de travail), en vue de l'accomplissement de leurs missions. Ils peuvent également assister un salarié qui aura fait le choix de solliciter la présence d'un DP au cours d'un entretien préalable au licenciement ou à l'application d'une sanction disciplinaire (on rappelle, en effet, qu'un salarié placé dans ces situations a la possibilité de se faire assister par un membre du personnel).

Avec la direction. Au moins une fois par mois, vous devez recevoir les DP (il vous appartient d’organiser cette réunion), mais vous pouvez aussi déléguer une personne de l'entreprise que vous aurez spécialement habilitée à cet effet. Bien entendu, en cas d'urgence, les DP peuvent être reçus sur leur demande (étant précisé, à toutes fins utiles, que cette notion d'urgence n'est pas définie par la Loi).

A l'occasion de ces réunions, les DP vous remettent (au moins 2 jours avant la date de réunion) une note écrite aux termes de laquelle ils font état de leurs demandes, auxquelles vous devez répondre par écrit au plus tard dans les 6 jours ouvrables de la tenue de la réunion, les réponses devant être motivées. L'ensemble de ces demandes et réponses sont consignées dans un registre. Ce registre, ainsi que les documents annexés, sont tenus à la disposition des salariés de l'établissement désirant en prendre connaissance, pendant un jour ouvrable par quinzaine et en dehors de leur temps de travail. Il ne faut pas sous-estimer ces réunions qui sont aussi l’occasion de faire le point avec les représentants des salariés, tant sur les conditions de travail, l’ambiance de travail, que la bonne marche de l’entreprise, l’état de son marché, les perspectives, etc.

Avec l'inspection du travail. Les DP ont également pour mission de solliciter et saisir l'inspection du travail pour toutes questions relatives à l'application des dispositions légales dont elle est chargée d'assurer le contrôle.

Avec les autres représentants (CE, CHSCT). En outre, lorsqu'il existe dans l'entreprise un CE et/ou un CHSCT, les DP sont compétents pour communiquer avec les membres de ces comités toutes suggestions et observations du personnel sur toutes les questions entrant dans leurs compétences respectives.

Important. En l'absence de CE, il revient aux DP d'exercer les attributions dévolues au CE. C'est ainsi qu'en l'absence de CE :

• les attributions économiques du CE sont exercées par les DP (cette mission suppose une absence de CE par suite d'une carence aux élections) ;
• le droit d'alerte économique est exercé par les DP, s'ils ont connaissance de faits affectant la situation économique de l'entreprise de manière préoccupante (cette mission suppose là encore une absence de CE par suite d'une carence aux élections ou du fait de sa suppression) ;
• les DP sont amenés à gérer les institutions sociales, en lien avec l'employeur.

Important (bis). De la même manière, en l'absence de CHSCT, les DP sont amenés à exercer les attributions normalement dévolues à ce comité.