Mettre en place une prévoyance : une obligation ?

De quoi parle-t-on ? On envisage ici la mise en place, dans l’entreprise, d’un régime collectif de prévoyance complémentaire, au bénéfice des salariés : cette prévoyance complémentaire aura spécifiquement pour objectif de prévoir des garanties pour se protéger contre les risques de décès, d’invalidité et d’incapacité. S’agissant plus spécialement de la mise en place d’une mutuelle, destinée à couvrir les frais de santé (maladie, maternité, accident), nous invitons nos lecteurs à consulter la fiche « Mettre en place une mutuelle dans l’entreprise » (notez qu’il est possible de recourir à un contrat mixte, auprès d’un même prestataire, prévoyant des garanties santé et prévoyance).

Un point de vigilance à connaître… Il convient d’être prudent et vigilant en ce qui concerne les contrats mixtes, et plus spécialement lorsqu’il s’agit de modifier les conditions ou de renégocier les prix. Imaginons que vous vouliez dénoncer la mutuelle santé mais conserver la prévoyance : vous serez dans l’obligation de dénoncer l’ensemble du contrat (prévoyance et santé) et l’assureur pourra en profiter pour ne pas reconduire la prévoyance s’il ne conserve pas la mutuelle santé. Cette situation peut donc s’avérer à double tranchant ; un argument, pour vous, pour négocier les prix… mais aussi pour l’assureur.

Une obligation ? Ça dépend… La mise en place d’un régime de prévoyance complémentaire, par principe facultative pour l’entreprise, peut être imposée par la convention collective (convention qu’il est, en tout état de cause, impératif de consulter au préalable). Cela étant, dire que la prévoyance est facultative pour l’entreprise n’est pas exact : pour certaines catégories de salariés, l’entreprise doit obligatoirement cotiser à un régime de prévoyance.

Une obligation pour les salariés cadres et assimilés (et les VRP affiliés à l’AGIRC). Si vous employez des salariés cadres et assimilés, vous devez verser à un organisme assureur une cotisation liée à la prévoyance complémentaire, à votre charge exclusive. Son taux est fixé, au minimum, à 1,50 % du salaire (dans la limite du plafond de la sécurité sociale, soit 43992 € pour l’année 2023).

Mais, pour les autres salariés… Il n’y a aujourd’hui aucune obligation de prévoir la mise en place d’un régime de prévoyance complémentaire pour les salariés ne bénéficiant pas du statut cadre. Cela étant, il ne faut pas perdre de vue que la mise en place d’un régime de protection sociale complémentaire dans l’entreprise constitue un élément de motivation et de fidélisation qu’il ne faut pas négliger. Notez que si vous ne mettez pas en place la prévoyance complémentaire pour l’ensemble de vos salariés, vous devrez impérativement respecter les critères définis par la Loi pour bénéficier des exonérations de cotisations sociales associées à la prévoyance (voir infra).

Mettre en place une prévoyance : comment ?

Ce qu’il faut au préalable savoir… La mise en place d’une prévoyance complémentaire suppose de faire appel à un organisme habilité à gérer ce type de prestation, à savoir une société d’assurance, un institut de prévoyance ou une mutuelle.

Qui peut en bénéficier ? Le régime de la prévoyance complémentaire concerne, en principe, l’ensemble de l’effectif salarié de l’entreprise. Mais vous pouvez aussi choisir de n’en faire bénéficier qu’une partie seulement de vos collaborateurs. Mais, dans cette dernière hypothèse toutefois, vous devez définir avec précision la catégorie de salariés bénéficiaires, étant précisé que cette catégorie doit être établie à partir de critères objectifs pour que le régime social avantageux puisse s’appliquer (voir infra).

3 modes de mise en place. Si votre convention collective n’impose pas un régime de prévoyance complémentaire, 3 modalités différentes s’offrent à vous pour mettre en place un tel dispositif :

• soit vous négociez avec vos délégués syndicaux un accord d’entreprise ;
• soit vous recourez au référendum : dans ce cadre, vous convoquez vos salariés afin de prendre une décision sur l’adhésion à une prévoyance (décision prise à la majorité) ;
• soit vous décidez unilatéralement de mettre en place une prévoyance : on parle de décision unilatérale de l’employeur (DUE).

Attention. Quel que soit le mode de mise en place, il conviendra d’informer vos institutions représentatives du personnel (CSE).

En pratique. La mise en place en place d’un régime de protection sociale complémentaire résulte le plus souvent d’une DUE. Dans cette hypothèse, vous devez impérativement informer vos salariés (et les représentants du personnel) de votre décision unilatérale de mettre en place une prévoyance complémentaire, en leur remettant un document les informant de la nature de la couverture, des bénéficiaires, des garanties, des cotisations et de l’éventuelle ventilation entre employeur et salarié, de la date d’effet, de la durée, etc. Pensez aussi à remettre au salarié, en même temps, la notice d’information obligatoire (et à jour !) relative au contrat mis en place avec l’assureur, et détaillant l’ensemble des conditions et modalités qui lui sont applicables.

Changement d’assureur. Si votre choix de l’assureur est libre, vous pouvez aussi en changer. Pensez dans ce cas à en informer vos salariés en leur remettant la notice d’information relative au nouveau contrat mis en place avec l’assureur détaillant l’ensemble des conditions et modalités de remboursement des frais de santé !

Une obligation à respecter ! Pensez à remettre effectivement la notice d’information à chacun de vos salariés et à en conserver la preuve. Notez qu’à défaut, l’employeur est nécessairement responsable des conséquences liées à une information incomplète plaçant le salarié dans l'ignorance de l'étendue des garanties souscrites. Il pourrait donc être condamné à indemniser le salarié non-informé.

1 formalisme, 1 preuve, plusieurs techniques. Pour cela, vous disposez de plusieurs techniques :

• dans le cadre d’une mise en place par décision unilatérale, vous devez informer individuellement vos salariés ; pour ce faire, vous pouvez recourir aux modalités suivantes :

•          o soit vous faites signer une feuille d’émargement lorsque vous remettez le document constatant la DUE, aux termes de laquelle le salarié reconnait avoir pris connaissance de votre décision unilatérale ;
•          o soit vous remettez le document contre une lettre de décharge,  datée et signée par le salarié ;
•          o soit vous envoyez à chaque salarié le document en recourant à l’envoi recommandé avec accusé réception ;

• en revanche, lorsque cette mise en place résulte d’un référendum ou d’un accord collectif, vous pouvez recourir par voie d’affichage pour informer l’ensemble de vos salariés.

Mettre en place une prévoyance : quel régime social ?

Une exonération de charges sociales ? La participation de l’entreprise au titre de la prévoyance complémentaire est exonérée de cotisations sociales. Mais, comme tout régime avantageux, cette exonération suppose le respect de plusieurs conditions.

Des conditions précises. L’exonération de la part patronale nécessite, en effet, que :

• la prévoyance complémentaire résulte d’une convention collective ou d’un accord collectif, d’un référendum ratifié à la majorité des salariés ou d’une DUE (sous réserve, rappelons-le, que cette DUE soit constatée dans un écrit remis aux salariés bénéficiaires) ;
• cette contribution patronale ne se substitue pas à d’autres éléments de rémunération supprimés dans l’entreprise depuis moins de 12 mois ;
• l’entreprise fasse appel à un organisme habilité pour le versement des prestations (institut de prévoyance, société d’assurance, mutuelle) ;
• la contribution patronale (incluant, le cas échéant, celle relative à la complémentaire « frais de santé ») n’excède pas un montant égal à la somme de 6 % du plafond annuel de la sécurité sociale (soit 2639,52 € pour l’année 2023) et 1,5 % de la rémunération, sans que ce total puisse excéder 12 % du plafond annuel de la sécurité sociale (soit 5279,04 € pour l’année 2023)(la participation de l’entreprise reste soumise au forfait social de 8%, pour les entreprises employant au moins 11 salariés ; les entreprises qui franchissent le seuil de 11 salariés en 2016, 2017 ou 2018 restent exonérées du forfait social pendant 3 ans) ;
• le contrat présente un caractère collectif et obligatoire.

Pour information. Pour être exonérée, la contribution patronale doit être fixée à un taux ou un montant uniforme pour l’ensemble des salariés ou pour tous ceux d’une même catégorie. Mais, s'agissant de l'incapacité, l'invalidité ou l'inaptitude, il est admis que des taux croissants soient appliqués en fonction de la rémunération, à la condition toutefois qu’une progression au moins aussi importante soit appliquée aux contributions salariales.

Contrat à caractère collectif. Les garanties liées à la prévoyance complémentaire doivent bénéficier à titre collectif à l’ensemble des salariés. Mais elles peuvent ne bénéficier qu’à une partie d’entre eux, à la condition que la catégorie choisie soit établie à partir de critères objectifs. Concrètement, vous pouvez retenir les critères suivants :

• soit vous faites référence à l’appartenance aux catégories cadres et non cadres, en mentionnant explicitement la référence à la convention collective des cadres de 1947 (chacune de ces 2 catégories étant alors définie par opposition à l’autre) ;
• soit vous retenez comme critère les limites inférieures des tranches de rémunérations fixées pour le calcul des cotisations aux régimes de retraite obligatoire AGIRC et ARRCO ;
• soit vous faites référence aux catégories et classifications professionnelles définies par la convention collective ou l’accord professionnel dont dépend l’entreprise ;
• soit vous faites référence au niveau de responsabilité, au type de fonctions, au degré d’autonomie ou à l’ancienneté dans le travail des salariés (correspondant aux sous-catégories fixées par la convention collective ou l’accord professionnel dont dépend l’entreprise) ;
• soit vous faites référence aux usages en vigueur dans la profession, ou à l’appartenance au champ d’application d’un régime légalement ou règlementairement obligatoire assurant la couverture du risque concerné ou encore à l’appartenance à certaines catégories de salariés définies par convention collective ou accord collectif caractérisant des conditions d’emploi ou d’activités particulières.

Caractère collectif et suspension du contrat de travail. Les garanties des salariés dont le contrat de travail est suspendu doivent être impérativement maintenues, sous peine pour l’employeur de voir disparaître le caractère collectif de la garantie, et donc de voir les contributions patronales au financement de la protection sociale complémentaire entrer dans la base de calcul de leurs cotisations et contributions sociales.

Précisions. Les garanties des salariés doivent donc être impérativement maintenues durant les périodes de suspension de contrat de travail liées à une maladie, une maternité ou un accident.

Quid des périodes d’activité partielle ? Dans le cadre de la crise sanitaire, et jusqu’au 31 décembre 2021, il était prévu qu’elles soient également maintenues durant les périodes d’activité partielle et d’activité partielle de longue durée lorsqu’elles sont indemnisées, ainsi que pendant toutes périodes de congés rémunérées par l’employeur (congé de reclassement, mobilité…).

Pérennisation ? Le gouvernement vient de pérenniser ce dispositif, afin que les salariés placés en activité partielle bénéficient de la même protection que les salariés absents pour d’autres motifs. Les employeurs disposent d’un certain délai pour s’adapter :

• lorsque la garantie a été mise en place par accord collectif (d’entreprise ou de branche), cet accord devra être mis en conformité avant le 1er janvier 2025, à condition que l’entreprise ait souscrit un contrat de prévoyance conforme à ces mesures avant le 1er janvier 2022 ;
• lorsque la garantie a été mise en place dans l’entreprise par décision unilatérale de l’employeur, ce document devra être mis en conformité avant le 1er juillet 2022, à condition que l’entreprise ait souscrit un contrat de prévoyance conforme à ces mesures avant le 1er janvier 2022.

Contrat à caractère obligatoire. Vos salariés doivent adhérer obligatoirement au régime de prévoyance complémentaire mis en place dans l’entreprise. Des cas de dispense sont toutefois prévus…

Des dispenses ? Dans certaines hypothèses, l’adhésion reste facultative. Ainsi, lorsque vous mettez en place la prévoyance complémentaire dans le cadre d’une DUE, peuvent être dispensés de cette adhésion obligatoire :

• les salariés embauchés avant la mise en place de votre DUE (Loi Evin),
• les salariés bénéficiaires par ailleurs d’une couverture complémentaire collective, même en tant qu’ayant droit, à condition d’être en mesure de le justifier chaque année,
• les apprentis, salariés sous CDD, intérimaires (sur justificatif d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour les contrats de plus de 12 mois, sans justificatif pour les contrats de moins de 12 mois) ;
• les salariés à temps très partiel, etc.

Conseil. Concernant la prévoyance, il est recommandé de ne pas prévoir de cas de dispense (excepté la Loi Evin qui constitue un cas de dispense obligatoire), pour sécuriser au mieux votre contrat, au bénéfice tant de l’entreprise que des salariés. Pourquoi ?

Exemple. Imaginons qu’un salarié, qui a sollicité le bénéfice d’une dispense d’adhésion au contrat de prévoyance, décède. Sa veuve prend contact avec vous et vous demande pourquoi son conjoint ne cotisait pas : si, dans un tel cas de figure, vous n’êtes pas en mesure de prouver que le salarié bénéficiait effectivement d’une dispense d’adhésion, de sorte que l’absence de cotisation n’est pas de votre fait, mais bien de celui du salarié décédé, vous pourriez vous trouver dans l’obligation de verser le capital prévu au contrat (en d’autres termes, vous devenez votre propre assureur).

Une information régulière. L'institution de prévoyance, la mutuelle ou l'entreprise d'assurances doit communiquer avant souscription, puis annuellement, aux assurés ou souscripteurs le montant et la composition des frais de gestion et d'acquisition de l'organisme affectés aux garanties destinées au remboursement et à l'indemnisation des frais occasionnés par une maladie, une maternité ou un accident. A cette occasion, l’organisme communique le ratio (en pourcentage) entre le montant des prestations versées et le montant des cotisations HT, ainsi que le ratio (toujours en pourcentage) entre le montant total des frais de gestion et le montant des cotisations HT.

Conseils. Voici quelques conseils de bonnes pratiques :

• pensez à ventiler votre participation dans le cadre des contrats mixtes, couvrant à la fois les frais de santé et la prévoyance complémentaire ;
• pensez également à ventiler la part de cotisation finançant l’obligation (légale ou conventionnelle) de maintien de salaire par l’employeur en cas de maladie ou d’accident, cette part de cotisation n’étant pas soumise à la CSG et la CRDS.

Un dernier point à ne pas oublier. Lorsqu'un salarié quitte l’entreprise, il continue à bénéficier gratuitement des garanties de couverture complémentaires relatives aux frais de soins et à la prévoyance mises en place dans l’entreprise. Cette « portabilité » ne s’applique que si le salarié quitte l’entreprise à la suite d’un licenciement (sauf pour faute lourde), à la fin de son CDD, dans le cadre d’une rupture conventionnelle, ou encore d’une démission qualifiée de « légitime » (comme la démission du salarié pour suivi de conjoint par exemple).

12 mois ? Le bénéfice de cette portabilité doit durer, en principe pendant une durée égale à la durée du dernier contrat de travail dans la limite de 12 mois et tant que votre ex-salarié est pris en charge par l’assurance chômage.