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Gérer les relations commerciales

Que faut-il (obligatoirement) mentionner sur les factures ?

Rédigé par l'équipe WebLex en collaboration avec Jean-Marc Le Gallo, Avocat au Barreau de Marseille, spécialisé en droit fiscal.

Même si, comme la plupart des entreprises, vous utilisez un logiciel de facturation, qui facilite grandement la gestion des factures, il vous appartient de vous assurer que vos factures sont correctement établies. A cet égard, connaissez-vous les mentions qui doivent obligatoirement apparaître sur une facture ? Voici la réponse, qui vous sera également utile pour vérifier que les factures de vos fournisseurs sont effectivement correctes…


Validez vos factures clients

Vous devez facturer ! Parce que vous êtes normalement assujetti à la TVA, vous devez délivrer une facture à vos clients, établie au nom de votre entreprise. Il peut certes s’agir d’une facture proprement dit, mais aussi d’une quittance, d’une note, d’un relevé, etc. Peu importe le nom que vous lui donnez, pourvu que ce document contienne toutes les mentions obligatoires.

Voici la check-list. Les mentions obligatoires générales que vous devez obligatoirement faire figurer sur vos factures sont les suivantes :




Le saviez-vous ?

Pour des raisons pratiques, il est admis que les restaurateurs ne mentionnent pas sur leurs factures d’un montant inférieur à 150 € hors taxes les éléments d’identification de l'entreprise, à condition qu’un espace réservé sur le document vous permette d’inscrire les éléments d’identification de votre entreprise.

Faites attention à ce que ce soit effectivement les coordonnées de votre entreprise qui figurent sur la facture du restaurateur, et non celle de votre salarié, sous peine de voir l’administration fiscale refuser la déduction de la TVA !

Focus sur l’indemnité forfaitaire. La Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) a publié, sous forme de questions / réponses, des précisions sur l’indemnité forfaitaire pour retard de paiement, dont nous vous livrons ici un résumé :


Des mesures particulières… D’autres mentions peuvent figurer sur les factures :


Des mentions spéciales. Dans certaines hypothèses, il faut également préciser les mentions suivantes :


Pour les opérations intracommunautaires. Des mesures particulières sont prévues pour certaines opérations intracommunautaires, qui ont notamment pour objet de justifier de l’application d’un régime d’exonération ou de taxation spécifique (et notamment l’indication du numéro d’identification à la TVA du preneur ou de l’acquéreur).

Le saviez-vous ?

Soyez vigilant sur les mentions à faire figurer obligatoirement sur vos factures : toute omission ou inexactitude est sanctionnée par une amende de 15 €.

Vis-à-vis de vos clients publics. Depuis le 1er janvier 2017, la facturation électronique a été étendue à l'ensemble des entreprises qui comptent parmi leurs clients des collectivités locales, des hôpitaux, des services de l'État, des établissements publics locaux et nationaux, etc. Plus exactement, le recours à la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire à destination des entités publiques :


Comment transmettre les factures ? Les entreprises et les sous-traitants d’un marché public pourront transmettre leurs factures via l'un des 3 modes suivants, à leur choix :




Des mentions obligatoires L’acceptation des factures électroniques émises à l’encontre de l’Etat et des collectivités et établissements publics supposera qu’elles comportent les mentions obligatoires suivantes :


Le saviez-vous ?

La facture d’un avocat doit préciser les diligences effectuées. A défaut, il est possible de solliciter une réduction des honoraires dus.

Attention. N’oubliez pas qu’à partir du moment où vous mentionnez de la TVA sur vos factures, même par erreur, vous en serez redevable !

Exemple. Un vendeur de voitures d’occasion spécialisé dans la livraison intracommunautaire facturait ses clients en mentionnant l’application du régime de la TVA sur marge. Se rendant compte qu’il pouvait bénéficier d’une exonération de TVA, il n’a pas reversé les sommes collectées. Suite à un contrôle fiscal, l’administration a réclamé le versement de cette TVA facturée, ce que le juge a confirmé : à partir du moment où la TVA est facturée, elle est due.

Sanctions : jusqu’au 30 septembre 2019. Le non-respect des règles de facturation est sanctionné par une amende pénale de 75 000 €.

Sanctions : à partir du 1er octobre 2019. Les manquements aux règles de facturation sont sanctionnés par le paiement d’une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une société. C’est la DGCCRF qui est compétente pour prononcer cette amende. En cas de récidive, ces mêmes amendes seront respectivement fixées à 150 000 € et 750 0000 €.


Vérifiez vos factures fournisseurs

Une importance essentielle ! La facture constitue une pièce justificative essentielle de votre comptabilité, pour deux raisons principales : elle valide la déduction fiscale de la charge et la récupération de la TVA qui y est mentionnée.

Pour le calcul de l’impôt sur les bénéfices. La facture servira de support à la justification de la charge pour l’entreprise, pour le calcul du résultat imposable. Parce qu’elle indique la nature précise du bien ou de la marchandise achetée ou de la prestation reçue, elle constituera un élément de preuve pour valider la déduction fiscale de la dépense. Parce qu’elle mentionne expressément les coordonnées du destinataire (en l’occurrence, les vôtres !), elle justifie l’engagement de cette dépense dans l’intérêt de votre entreprise.

Pour la déduction de la TVA. La facture permettra de justifier du montant de votre TVA déductible : il faut ici rappeler que la facture constitue, en effet, un document indispensable puisqu’elle justifie formellement l’existence d’une créance que l’entreprise va détenir sur le Trésor. Si la facture est erronée (elle ne contient pas toutes les mentions requises), votre droit à déduction de la TVA peut être remis en cause.

Le saviez-vous ?

L’administration fiscale admet, en pratique, que la seule omission ou inexactitude d’une mention n’entraîne pas nécessairement la remise en cause de la validité de la facture, pour autant que l’opération qu’elle vise soit réelle et justifiée. Cela signifie également que, dans ces mêmes conditions, votre droit à déduire la TVA mentionnée sur cette facture ne sera pas nécessairement remis en cause (ce qui a aussi été confirmé par le juge européen).

Le juge, quant à lui, a eu l’occasion de préciser que le défaut d’identification de l’entreprise, ou son caractère erroné, peut ne pas faire obstacle à la déduction de la TVA facturée par le fournisseur, à la double condition suivante : vous devez prouver le règlement effectif de cette facture pour les besoins de votre activité, elle-même soumise à la TVA.

Exemple 1. L’administration a refusé à un professionnel le droit de récupérer la TVA sur ses factures fournisseurs au motif que l’adresse mentionnée sur ces dernières correspondait à un siège social servant de simple « boîte aux lettres ». L’administration estime que pour pouvoir bénéficier d’un droit à déduction, la facture doit mentionner comme adresse, pour le fournisseur, celle du lieu où il exerce effectivement son activité. Pas pour le juge, qui lui rappelle que l’adresse mentionnée sur la facture peut parfaitement être celle du siège social. Ainsi, le professionnel est parfaitement en droit de récupérer la TVA payée.

Exemple 2. L’administration fiscale française a rejeté une demande de remboursement de TVA déposée par une société américaine, au motif que les factures produites sont exclusivement libellées en dollars américains et qu’elle n’est pas en mesure de vérifier le taux de change utilisé. A cette occasion, elle rappelle que pour bénéficier d’un remboursement de TVA, la société aurait dû produire des factures comportant un montant de TVA à payer libellé en euros.

Saisi d’une contestation, le juge précise qu’en principe, le fait que les factures soient libellées dans une devise étrangère n’est pas, en soi, un motif permettant à l’administration de rejeter la demande de remboursement. Mais cela suppose toutefois que la société puisse justifier du taux de change utilisé, ce qu’elle a fait en produisant un tableau de conversion.

Conseils. Vérifiez et validez systématiquement les factures de vos fournisseurs. Au besoin, sollicitez auprès de votre fournisseur une facture dûment corrigée, pour éviter tout risque de requalification fiscale.

Par voie de conséquence… Non seulement il faut veiller à ce que les factures contiennent l’ensemble des mentions requises, pour les besoins de vos justifications tant en matière d’impôt sur les bénéfices que de TVA, mais aussi, vous devez conserver ces factures pendant un certain temps : en matière fiscale, la règle veut que ces factures soient conservées pendant au moins 6 ans. Mais, s’agissant d’un document comptable, conservez-les pendant au moins 10 ans comme l’impose le Code de Commerce.

Le saviez-vous ?

Les reçus délivrés aux barrières de péage et les tickets de parking délivrés par les automates sont considérés comme des factures, à condition qu’ils contiennent un espace réservé sur lequel vous pourrez mentionner les coordonnées précises de votre entreprise, le numéro d’immatriculation du véhicule et le nom de l’utilisateur, ainsi que l’objet du déplacement.


Création d’un dispositif de facturation électronique à l’horizon 2023

Une réforme à venir. Au plus tôt à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard à compter du 1er janvier 2025, les factures des transactions entre personnes soumises à la TVA (on parle « d’assujettis ») devront être émises sous forme électronique. Les données y figurant devront être transmises à l'administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la TVA.

Un objectif. Ce dispositif permettra à terme le pré-remplissage des déclarations de TVA, la diminution de la charge administrative pour les entreprises et la sécurisation des relations commerciales.

Quand ? L’entrée en vigueur de ce dispositif de facturation, de même que ses modalités d’application, seront soumises à la publication d’un Décret (non encore paru à ce jour).

Un rapport de la DGFIP. A la suite d’une étude de faisabilité, d’une expérimentation menée sur le 1er semestre 2020 et d’une large consultation d’usagers professionnels (entreprises et leurs représentants), de professionnels du droit, d’experts-comptables, d’éditeurs de logiciels et d’offreurs de solutions de facturation électronique, réalisée entre janvier 2020 et septembre 2020, la direction générale des finances publiques (DGFIP) vient de publier un rapport sur ce dispositif de facturation électronique.

Dans ce rapport, elle estime que le dispositif de facturation électronique :




Des dispenses. Certaines entreprises dispensées de facturation parce qu’elles réalisent des opérations exonérées de TVA ne devraient pas être concernées par le dispositif de facturation électronique (secteur médical, enseignement, etc.).

Des mentions obligatoires. Les mentions à faire figurer obligatoirement dans ces factures seront les suivantes :


Une transmission structurée. Ces données devront obligatoirement être transmises de façon structurée à l’administration fiscale.

Schématiquement, l’administration envisage de faire transiter les factures électroniques via des plateformes privées certifiées, qui viendront extraire les données qui lui sont destinées, et qui les lui transmettront via une plateforme publique, elle-même connectée au système d’information de la DGFIP. La plateforme publique devrait également proposer des prestations de service d’envoi/réception de facture profitant directement aux entreprises.

La plateforme étatique Chorus Pro, qui sert actuellement pour le traitement des factures électroniques relatives aux marchés publics, pourrait faire l’objet d’adaptations afin de pouvoir être utilisée dans le cadre de ce nouveau dispositif de facturation électronique.

Un déploiement progressif. Notez que le déploiement de cette réforme devrait se faire de manière progressive : d’abord une obligation, pour toutes les entreprises, dès 2023, de recevoir des factures électroniques, puis une obligation d’émettre ce type de factures :


Un système complémentaire de transmission électronique des données. Pour renforcer son efficience, le système de facturation électronique devrait être couplé à un système de transmission électronique de données à l’administration.

Pour quoi ? Ce système de transmission devrait s’appliquer :



À retenir

Il ne faut pas perdre de vue que la facture constitue un document indispensable pour valider la déduction de la TVA qui vous est réclamée par vos fournisseurs. Des erreurs ou des inexactitudes pourraient être de nature à remettre en cause la déduction de cette TVA.

Vérifier les factures de vos fournisseurs, et, au besoin, demandez-lui en cas d’erreur une facture corrigée.


J'ai entendu dire

POSEZ-NOUS VOS QUESTIONS

J’ai acheté du matériel en Espagne et mon fournisseur m’a envoyé une facture rédigée en espagnol : cela pose-t-il un problème ?

Dans l’absolu, non, dans la mesure où vous êtes toujours capable de justifier auprès de l’administration de la nature de cet achat, de manière à prouver que cet investissement a bien été engagé dans l’intérêt de votre entreprise. Au besoin, l’administration, en cas de contrôle, pourra exiger une traduction en français par un traducteur certifié...



Les mentions évoquées dans cette fiche doivent-elles être reprises sur une facture d’acompte ?

Par principe, la réponse est positive. Cela étant, il est admis que votre facture d’acompte puisse ne pas comporter toutes les mentions obligatoires dès lors que vous ne disposez pas de toutes les informations au moment de l’établir. On pense ici, notamment, à la quantité ou au prix précis des marchandises livrées, par exemple, lorsque ces données sont susceptibles d’être variables ou aléatoires.

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Sources

  • Article 289 du Code Général des Impôts (obligation de facturation)
  • Article 1737 du Code Général des Impôts (sanction inexactitude ou omission)
  • Article 242 nonies A de l’annexe II du Code Général des Impôts (mentions fiscales obligatoires des factures)
  • Articles L 441-3 à L 441-6 du Code de Commerce (obligation de facturation)
  • Articles L 102 B et L 102 C du Livre des Procédures Fiscales et L 123-22 du Code de Commerce (délai de conservation des factures)
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