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Gérer le contrôle URSSAF

Contrôle Urssaf : le résultat

Rédigé par l'équipe WebLex en collaboration avec Yann Castel, Avocat associé au Barreau de Nantes, Cabinet AVOLENS.

L’inspecteur(trice) a terminé ses investigations dans l’entreprise. Quelle sera la suite donnée au contrôle Urssaf ? Vous le saurez lorsqu’il(elle) vous aura envoyé sa « lettre d’observations ». Que devez-vous faire une fois ce courrier en votre possession ?


L’envoi d’une lettre d’observations

Un aboutissement… Votre contrôle Urssaf peut se conclure de 3 manières différentes : soit l’inspecteur ne constate aucune infraction à la législation sociale, soit il fera des observations pour l’avenir, soit il envisage des régularisations de cotisations ou contributions sociales.

La lettre d’observations : une obligation ! Quelle que soit l’issue du contrôle, l’inspecteur doit vous envoyer une « lettre d’observations » (une exception à cette obligation est toutefois prévue dans l’hypothèse du contrôle portant sur le travail dissimulé). Ce courrier constitue une formalité obligatoire, dont la méconnaissance par l’inspecteur entraînera la nullité de la procédure (c’est déjà arrivé : un inspecteur qui a transmis son rapport de contrôle avant d’avoir communiqué ses observations a vu sa procédure annulée). C’est pourquoi cette lettre est, en pratique, envoyée en recommandée avec accusé réception ou, plus rarement, remise en main propre contre décharge.

Un délai précis ? Notez qu’aucun délai n’est fixé pour l’envoi par l’inspecteur de cette lettre d’observations : il est simplement prévu que cet envoi doit être fait à l’issue du contrôle.

Le saviez-vous ?

Pour les entreprises de moins de 10 salariés et les travailleurs indépendants, la lettre d’observations doit être envoyée dans les 3 mois du début effectif du contrôle (dans les 6 mois si le délai de 3 mois a été prorogé à la demande de l’entreprise ou de l’Urssaf). Ce délai ne s’impose pas en cas de travail dissimulé, d’abus de droit, d’obstacle à contrôle, de comptabilité insuffisante ou inexploitable.

A vérifier ! Vérifiez et contrôlez que la lettre d’observations contient effectivement les mentions et éléments suivants :


Le saviez-vous ?

Les juges ont précisé que, lorsque plusieurs inspecteurs interviennent dans un même contrôle, ils doivent tous signer la lettre d’observations.

Attention. Cette lettre d’observations ne constitue pas une décision de redresser l’entreprise, mais elle a pour but de vous inviter à répondre aux observations effectuées par l’inspecteur à l’issue de son contrôle. Il n’en demeure pas moins que ce courrier devra comporter les différents chefs de redressements (les fameuses « observations »), leur mode de calcul et leur montant, de manière à ce que vous puissiez utilement et en toute connaissance de cause vérifier l’exactitude des sommes qui vous sont réclamées (un défaut de précisions sur ces points constituera pour vous un argument de contestation !).

Le saviez-vous ?

Une lettre d’observation peut aller à l’encontre d’une circulaire ministérielle sans pouvoir être annulée : lorsque les Urssaf et les circulaires ministérielles ont une interprétation de la Loi différente, les entreprises peuvent invoquer les circulaires ministérielles pour faire échec à un redressement. Mais il serait inutile de les invoquer lorsque l’Urssaf émet de simples « observations pour l’avenir ».

Une nouveauté… Désormais, toutes les instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles qui comportent une interprétation du droit positif ou une description des procédures administratives doivent faire l’objet d’une publication. A défaut, elles seront réputées abrogées. Cette publication devra se faire dans des conditions prévues par décret…non encore publié !

…qui concerne tout le monde. Toute personne pourra se prévaloir des instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles qui comportent une interprétation du droit en vigueur ou une description des procédures administratives publiées, émanant des administrations centrales et déconcentrées de l'Etat et publiés sur des sites internet désignés par un décret à venir.

Une interprétation erronée. De même, toute personne pourra se prévaloir de l'interprétation d'une règle, même erronée, opérée par ces documents pour son application à une situation qui n'affecte pas des tiers, tant que cette interprétation n'a pas été modifiée.

Une portée limitée. La portée de ce principe sera limitée, notamment en cas d'obstacle à l'application des dispositions législatives ou réglementaires préservant directement la santé publique, la sécurité des personnes et des biens ou l'environnement.


Répondez dans les 30 jours !

Vous avez 30 jours ! Vous disposez d’un droit de réponse à ces observations. Le courrier de l’inspecteur doit impérativement préciser que vous disposez d’un délai de 30 jours et que vous pouvez, dans le cadre de cette démarche, vous faire assister du conseil de votre choix. Sachez que pendant ce délai, l’administration ne peut pas vous poursuivre en paiement à raison des cotisations ou contributions complémentaires qu’elle envisage de mettre à la charge de votre entreprise.

Pour répondre… Vérifiez la motivation exacte des observations faites par l’inspecteur, de manière à ce que vous puissiez utilement répondre à ses éventuels griefs ou recommandations. Evidemment, soit vous acceptez ces observations, soit vous les contestez, totalement ou partiellement. Dans tous les cas, répondez par écrit en adressant votre réponse en recommandé avec accusé réception. Si vous ne répondez pas dans les 30 jours, l’Urssaf sera, par la suite, en droit de poursuivre le recouvrement des sommes réclamées. Vous pouvez apporter toute information que vous jugez nécessaire et proposer d’ajouter des documents à la liste des documents consultés, si vous l’estimez utile.

Le saviez-vous ?

Votre défaut de réponse dans le délai de 30 jours ne vous empêchera pas de contester ultérieurement les observations de l’inspecteur. Cela étant, il est toujours préférable de répondre à ces observations, et ce, d’autant que l’inspecteur sera tenu, à son tour, de vous répondre. D’éventuelles observations peuvent être d’ores et déjà levées à ce stade de la procédure.

L’inspecteur doit vous répondre... Il est, en effet, tenu de répondre à vos propres observations : soit il maintient ses positions, soit il revoit totalement ou partiellement les régularisations envisagées. Sa réponse doit être motivée.

… et établir un rapport. L’inspecteur établit un procès-verbal de contrôle, mais une fois le délai de 30 jours écoulé (s’il ne respecte pas ce délai, la procédure de contrôle peut être annulée). Ce rapport peut vous être communiqué à ce stade de la procédure (encore que l’inspecteur n’est pas tenu de vous le transmettre en intégralité) ; il pourra l’être, en tout état de cause, sur votre demande, si le litige est porté devant le Tribunal des Affaires de la Sécurité Sociale.

Une mise en recouvrement retardée.Si vous usez de votre faculté de réponse, l’Urssaf ne peut pas vous adresser de mise en demeure de payer avant que l’inspecteur vous ait répondu. Si elle le fait, la mise en demeure pourra être annulée. Néanmoins, la procédure peut être régularisée : l’Urssaf pourra vous adresser une nouvelle mise en demeure, postérieure cette fois à la réponse de l’inspecteur.


Pour vous aider dans vos démarches…

1er conseil. Reprenez point par point le contenu de la lettre d’observations et utilisez tous les arguments possibles à votre disposition pour étayer votre position. Les réponses à la lettre d’observations conditionneront un éventuel futur litige, de sorte que votre stratégie de réponse doit être argumentée dès ce stade de la procédure.

2ème conseil. Avez-vous déjà fait l’objet d’un précédent contrôle Urssaf ? Si oui, l’inspecteur s’était-il prononcé sur une pratique de l’entreprise ? Dans l’affirmative, vous pourriez vous en prévaloir dans le cadre d’un nouveau contrôle si l’appréciation venait à évoluer dans un sens plus défavorable (en dehors du cas, bien entendu, où la législation ou les circonstances de fait auraient changé).

3ème conseil. Inversement, si, dans un précédent contrôle, l’inspecteur s’est tu sur une pratique de l’entreprise, acceptant implicitement votre position, vous pourriez également vous en prévaloir dans le cadre d’un nouveau contrôle (avec les mêmes réserves que précédemment, ce qui suppose donc que la législation et la situation n’aient pas changé). Encore faut-il, bien sûr, que l’entreprise n’ait pas volontairement dissimulé des données, faussant dès lors la portée de cette décision implicite.

Attention. Il faut tout de même savoir que la preuve de la décision implicite, que vous devez apporter si vous entendez vous en prévaloir, n’est, en pratique, pas aisée à établir. Voilà un argument supplémentaire qui milite pour que le contenu de la lettre d’observations soit le plus précis possible…

4ème conseil. Un autre élément opposable concerne le rescrit social : si vous avez eu recours à cette procédure, faites-en usage, le cas échéant.

À retenir

Quelle que soit l’issue de la procédure, l’inspecteur doit vous adresser une lettre d’observations, et vous inviter à y répondre dans les 30 jours.

Faites le point sur l’historique de vos précédents contrôles Urssaf pour utiliser, le cas échéant, les prises de position (explicites ou implicites) antérieures de l’administration pour contre argumenter la position de l’inspecteur.


J'ai entendu dire

POSEZ-NOUS VOS QUESTIONS

Une fois le contrôle achevé, l’inspecteur Urssaf peut-il revenir et recommencer son contrôle ?

La réponse est maintenant clairement établie puisque la Loi précise qu’il ne peut être procédé une nouvelle fois à un contrôle portant, pour une même période, sur les points de la législation applicable ayant déjà fait l'objet d'une vérification, sauf en cas de réponses incomplètes ou inexactes, de fraude, de travail dissimulé ou sur demande de l'autorité judiciaire.

Sources

  • Article L 243-12-4 du Code de la Sécurité Sociale
  • Article R 243-59 du Code de la Sécurité Sociale
  • Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives
  • Décret n° 2013-1107 du 3 décembre 2013 relatif aux redressements des cotisations et contributions sociales en cas de constat de travail dissimulé ou d’absence de mise en conformité
  • Décret n° 2016-941 du 8 juillet 2016 relatif au renforcement des droits des cotisants
  • Charte du cotisant contrôlé
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 6 février 1997, n° 95-13685
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 9 février 2006, n° 04-30535
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 14 février 2012, n° 11-12166 (absence d’obligation de communication du rapport complet de l’inspecteur)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 10 octobre 2013, n° 12-26586 (défaut de mention selon laquelle l’entreprise peut se faire assister du conseil de son choix)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 3 avril 2014, n° 13-11516 (défaut de mention selon laquelle l’entreprise peut se faire assister du conseil de son choix)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 18 septembre 2014, n° 13-21682 (défaut de mention du mode de calcul des redressements)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 6 novembre 2014, n° 13-23990 (défaut de signatures de la lettre d’observations par tous les inspecteurs participant au contrôle)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 28 mai 2015, n° 14-17618 (pas de délai précis pour l’envoi de la lettre d’observations)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 9 juillet 2015, n° 14-17752 (la lettre d’observations n’a pas à mentionner le nombre de salariés concernés par les redressements)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 24 mai 2017, n° 16-15724 (circulaire ministérielle et interprétation de l’Urssaf contraire dans une lettre d’observations)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 6 juillet 2017, n° 16-19384 (2ème mise en demeure postérieure à la réponse de l’inspecteur et régularisation de la procédure)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 15 mars 2018, n° 17-14755 (absence de mention du point de départ du délai de 30 jours pour répondre à la lettre d’observations)
  • Loi n°2018-727 du 10 août 2018 pour un Etat au service d’une société de confiance (dite Loi Essoc), article 20 (opposabilité des documents administratifs, instructions et circulaires)
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