Vous devez vous rapprocher de la Sécurité sociale

Contactez la caisse d’assurance-maladie. A réception de l’arrêt de travail, contactez la CPAM du lieu de domicile de votre salarié absent et envoyez-lui une attestation de salaire qui servira au calcul des indemnités journalières de sécurité sociale.

Comment faire ? Soit vous remettez le formulaire papier à votre salarié qui l’enverra à sa caisse (vous trouverez le formulaire sur les sites www.ameli.fr et www.service-public), soit vous effectuez cette démarche directement sur le site www.net-entreprises.fr, soit vous transmettez cette attestation via votre logiciel de paie).

Un cas spécifique ? Lorsque le salarié malade est un représentant du personnel, vous devez aussi adresser l’attestation de salaire à la caisse d’assurance maladie sans mentionner les heures de délégation. Rappelons à cet effet qu’il est interdit de mentionner les heures de délégation sur le bulletin de paie du salarié. Cela signifie que les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) seront calculées sur la base du salaire, comprenant nécessairement les heures de délégation.

Certificat médical ? Le bénéfice du complément d'indemnisation n'implique pas la nécessité, pour le salarié, de percevoir une prestation de la caisse, mais simplement celle d'avoir la qualité d'assuré social. Par conséquent, l'absence de remise à l'employeur du formulaire d’avis d’arrêt de travail destiné à la caisse ne fait pas obstacle au maintien de la rémunération des salariés dans les conditions prévues par leur convention collective.

Un délai de carence. La caisse d’assurance maladie n’indemnisera le salarié qu’après une carence de 3 jours.

En cas de retour anticipé… Un salarié en arrêt maladie peut, après l’accord de son médecin, retourner au travail de manière anticipée. Dans ce cas, il doit informer la CPAM de son retour. Or, si vous êtes subrogé dans ses droits, et que vous recevez directement les indemnités journalières dont il peut bénéficier, c’est à vous d’informer la CPAM de son retour anticipé. En cas de manquement à cette obligation, et si ce manquement engendre des versements indus d’indemnités journalières, il peut être prononcé à votre encontre une sanction financière. Le montant de cette sanction est proportionnel aux sommes indûment versées, dans la limite de 50 % de celles-ci.

A qui sont versées les IJSS ? En principe, les IJSS sont versées au salarié. Toutefois, si vous maintenez tout ou partie du salaire, vous pouvez être subrogé dans les droits du salarié (à condition que le salaire maintenu soit au moins égal au montant des indemnités dues), percevoir vous-même les IJSS, et les reverser au salarié pour leur montant net.

Attention ! Le salarié ne doit pas travailler pendant son arrêt maladie, ni exercer aucune activité non autorisée par son médecin. En cas de contrôle de la Sécurité sociale, celui-ci aurait alors à rembourser des indemnités journalières indûment versées. Notez à ce sujet qu’il pourrait se retourner contre son employeur qui l’aura laissé travailler, même à titre bénévole, en période de suspension du contrat de travail.

Vous devez assurer un complément d’indemnisation

Vous devez maintenir le salaire. Pendant l’arrêt de travail, le contrat de travail est suspendu. En complément des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS), le salarié bénéficie d’une indemnité complémentaire légale à votre charge, sous conditions…

Quelles sont les conditions ? Le salarié pourra bénéficier d’un maintien de salaire s’il :

• a au moins un an d’ancienneté au 1er jour de l’arrêt de travail ;
• justifie de son arrêt dans les 48 heures par l’envoi du certificat médical ;
• est pris en charge par la sécurité sociale.

Un délai de carence ? Un délai de carence de 7 jours est, en principe, prévu, sauf en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle (pas de carence dans ces cas). Mais votre convention collective peut prévoir des délais plus favorables au salarié. Pensez à la consulter !

Exemple. La Convention collective Syntec, par exemple, prévoit que le salarié ayant au moins 1 an d’ancienneté bénéficie d’un maintien de salaire sans carence. Un contrat de prévoyance qui imposerait une carence en contrepartie d’une meilleure indemnisation ne serait pas plus favorable au salarié. L’employeur aurait donc à compléter les indemnités versées par la Sécurité sociale et par, le cas échéant, l’organisme de prévoyance.

Une mesure temporaire. Dans le cadre de l’épidémie de Covid-19, jusqu’au 31 juillet 2022 inclus, l’employeur doit verser une indemnité complémentaire aux IJSS dérogatoires :

• sans que le salarié ait à justifier :

• ○ de conditions d’ancienneté ;
• ○ de son arrêt de travail dans les 48 heures ;
• ○ de l’endroit où il est soigné ;

• sans carence ;
• sans tenir compte de la durée d’indemnisation complémentaire pour maladie ou pour accident déjà versées aux cours des 12 mois antérieurs ; les indemnités complémentaires versées au titre de cet arrêt de travail ne sont pas non plus prises en compte pour le calcul de la durée totale d’indemnisation au cours de la période de 12 mois.

Un maintien de salaire… intégral ? L'indemnité complémentaire que vous devrez verser correspondra à :

• 90 % de la rémunération brute que le salarié aurait perçue s'il avait continué à travailler, durant les 30 premiers jours d’arrêt ;
• 2/3 de cette même rémunération pendant les 30 jours suivants.

La durée d’indemnisation peut être augmentée. Ces durées d'indemnisation sont augmentées de 10 jours par période entière de 5 ans d'ancienneté qui viennent s’ajouter à l’année d’ancienneté requise ; sans que chacune d'elle puisse dépasser 90 jours.

Quelle base de calcul pour l’indemnité ? Le complément des prestations de Sécurité Sociale est calculé selon la base du salaire moyen qu’aurait perçu le salarié au cours des 3 derniers mois s’il avait continué à travailler au poste qu’il occupait avant la suspension de son contrat de travail. S’il percevait une prime d’équipe par journée travaillée en équipe tournante, l’indemnité complémentaire que vous verserez devra intégrer le montant de cette prime.

A noter. Le montant des IJSS à prendre en compte pour assurer le complément d’indemnisation est le mondant brut, avant précompte de la CSG et de la CRDS.

Et même… Certaines conventions collectives peuvent faire référence au maintien du salaire net entier, en cas d’arrêt causé par une maladie professionnelle ou un accident du travail. Mais même dans cette situation, le montant des IJSS à prendre en compte pour assurer le complément d’indemnisation est le mondant brut, avant précompte de la CSG et de la CRDS.

Vérifiez votre convention collective ! Votre convention collective peut prévoir un maintien intégral de la rémunération du salarié placé en arrêt maladie.

Exemple dans les établissements et services pour personnes inadaptées. La convention collective applicables aux établissements et services pour personnes inadaptées prévoit qu’un salarié cadre en arrêt maladie doit percevoir, pour les 6 premiers mois d’arrêt, le salaire net qu’il aurait perçu s’il avait travaillé normalement ; pour les 6 mois suivants, le demi-salaire net qu’il aurait perçu s’il avait travaillé normalement. Ce qui inclut, selon le juge, les indemnités d’astreinte lorsque la réalisation d’astreintes antérieure rend vraisemblable le versement d’indemnités d’astreintes si le salarié n’avait pas été placée en arrêt de travail et lorsque ces indemnités d’astreintes apparaissent sur les bulletins de paie comme un élément de la rémunération brute de la salariée.