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Gérer les formalités d'embauche

Gérer les formalités administratives liées à l'embauche d'un salarié

Rédigé par l'équipe WebLex en collaboration avec Cécile Gilbert, Avocat au Barreau de l'Eure, SELARL Maubant Sarrazin Vibert - FISCALEX.

A l'occasion de l'embauche d'un salarié, l'employeur est astreint à un certain nombre de formalités, certaines devant être réalisées préalablement à l'embauche, d'autres postérieurement à l'embauche. Faisons le point sur ces formalités.


Formalités à l'embauche : avant l'embauche

Une déclaration préalable à l'embauche. Depuis le 1er août 2011, tous les employeurs sont tenus, préalablement à l'embauche (et au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l'embauche), de procéder à la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès d'un interlocuteur unique, en l'occurrence les services de l'Urssaf ou de la caisse de mutualité sociale agricole, selon les cas.

Comment faire ? ...


Formalités à l'embauche : après l'embauche

Visite médicale. Depuis le 1er janvier 2017, vous devez organiser une visite d’information et de prévention (qui remplace la visite médicale d’embauche) pour chaque nouveau collaborateur, au plus tard dans les 3 mois qui suivent la prise effective de poste. Une visite médicale devra intervenir avant l'embauche, dans l'hypothèse où le salarié est soumis à une surveillance médicale spéciale.

Registre du personnel...

J'ai entendu dire

POSEZ-NOUS VOS QUESTIONS

J'ai entendu dire que le fait de ne pas procéder à la déclaration préalable à l'embauche était lourdement sanctionné. Qu'en est-il

Toute personne qui se soustrait volontairement à l'accomplissement de la formalité liée à la déclaration préalable d'embauche encourt une amende de 45 000 € et une peine d'emprisonnement de 3 ans, cet agissement volontaire étant assimilé à du travail dissimulé (en outre, une indemnisation forfaitaire de 6 mois de salaire est due au salarié victime du travail dissimulé).

Sources

  • Articles L 1221-10 et suivants et R 1221-1 et suivants du Code du Travail
  • Article L 4153-3 du Code du Travail
  • Articles L 8221-5 et L 8223-1 du Code du Travail
  • Article R 4624-10 du Code du Travail
  • Décret n° 2014-628 du 17 juin 2014 relatif à la dématérialisation de la déclaration et du paiement des cotisations sociales pour les employeurs privés et les travailleurs indépendants ainsi qu'à la dématérialisation de la déclaration préalable à l'embauche pour les employeurs privés
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 18 décembre 2013, n° 12-15454 (la DPAE n’exonère pas l’employeur de s’assurer que la visite médicale d’embauche a eu lieu)
  • Arrêt de la Cour de cassation, chambre criminelle, du 12 janvier 2016, n° 14-87695 (s’assurer de l’effectivité de la visite médicale même en cas de surcharge du service de santé au travail)
  • Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 9 juin 2017, n° 16-14358 (la DPAE crée l’apparence d’un contrat de travail)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 16 mai 2018, n° 16-27318 (affiliation à un régime de retraite complémentaire et responsabilité de l’employeur)
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