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Embaucher un apprenti : mode d'emploi

Date de mise à jour : 10/01/2024 Date de vérification le : 10/01/2024 35 minutes

Vous êtes sollicité par une école pour embaucher un apprenti. Parce que la démarche vous intéresse et vous permettra aussi d’étoffer vos équipes, vous vous posez la question d’y répondre favorablement. Mais le recours à l’apprentissage n’est, toutefois, pas sans susciter chez vous quelques interrogations…

Rédigé par l'équipe WebLex. En collaboration avec Cécile Gilbert, Avocat au Barreau de l'Eure, SELARL MAUBANT SARRAZIN VIBERT - Fiscalex
Embaucher un apprenti : mode d'emploi

L’apprentissage : comment ça marche ?

Faciliter l’obtention d’une qualification professionnelle. L’objectif de l’apprentissage est clair : comme son nom l’indique, il s’agit de permettre à un jeune d’obtenir une qualification professionnelle en associant enseignement théorique et formation pratique.

Le jeune alterne temps de travail en entreprise et temps de formation en CFA. Concrètement, l’apprenti va alterner entre une présence en entreprise où il exercera une activité professionnelle en relation directe avec le diplôme préparé et une présence en Centre de Formation des Apprentis (CFA) ou en section d’apprentissage où il suivra un enseignement théorique.

Des obligations réciproques. De cette relation particulière va découler des obligations à votre charge et à la charge de l’apprenti : vous devez vous engager, outre au versement d'un salaire, à assurer à l'apprenti une formation professionnelle complète, dispensée pour partie en entreprise et pour partie en centre de formation d'apprentis ou section d'apprentissage. De son côté, l’apprenti s’engage en retour, en vue de sa formation, à travailler pour vous, pendant la durée du contrat, et à suivre cette formation.

Le saviez-vous ?

Les apprentis se voient attribuer une « carte d’étudiant des métiers », délivrée par le CFA dans les 30 jours qui suivent leur inscription. Cette carte leur permet notamment d'accéder à des réductions tarifaires identiques à celles dont bénéficient les étudiants de l'enseignement supérieur.

Pour information : l’apprentissage est gratuit ! Par principe, l’apprentissage est gratuit pour l’apprenti ou son représentant légal.

Et pour l’entreprise ? En principe, ce sont les Opco qui prennent en charge les contrats d’apprentissage et de professionnalisation, selon des niveaux de prise en charge établis :

  • par les branches ;
  • ou, à défaut, par accord collectif conclu entre les organisations représentatives d'employeurs et de salariés signataires d'un accord constitutif d'un opérateur de compétences interprofessionnel gestionnaire des fonds de la formation professionnelle continue.

À noter. Cette prise en charge peut être modulée lorsque l’apprenti est reconnu travailleur handicapé. Pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2021, les niveaux de prise en charge versés aux centres de formation d'apprentis (CFA) par les Opco pourront être majorés à hauteur maximale de 4 000 €, pour tenir compte des besoins d'adaptation du parcours d'apprentissage et des besoins de compensation liés à la situation de handicap de l'apprenti.

Le saviez-vous ?

La condition d’âge exigée pour l’aide « jeunes apprentis » s’apprécie au jour de la signature du contrat : si l’apprenti fête son 18e anniversaire après la signature du contrat, le versement de l’aide est maintenu.

Une mobilité possible ? Le contrat d'apprentissage peut être exécuté en partie à l'étranger pour une durée qui ne peut excéder 1 an (depuis la Loi de ratification des ordonnances Macron du 29 mars 2018). La durée d'exécution du contrat en France doit être au minimum de 6 mois. L'apprenti peut alors, le temps de sa mobilité, ne suivre que la formation théorique, ou que la formation en entreprise.

Couverture sociale de l’apprenti. Pendant la période de mobilité internationale, l'apprenti relève de la sécurité sociale de l'Etat d'accueil, sauf lorsqu'il ne bénéficie pas du statut de salarié ou assimilé dans cet Etat, auquel cas, sa couverture sociale est régie par le code de la sécurité sociale pour ce qui concerne les risques maladie, vieillesse, maternité, accidents du travail et maladies professionnelles et invalidité. Ces règles s’appliquent sous réserve des conventions internationales, à condition d'avoir adhéré à une assurance volontaire lorsque la mobilité est hors Union européenne.

Une convention de mise à disposition. Pour les mobilités de 4 semaines maximum, une convention de mise à disposition organisant la mise à disposition d'un apprenti peut être conclue entre l'apprenti, l'employeur en France, le CFA en France et le centre de formation à l'étranger ainsi que, le cas échéant, l'employeur à l'étranger.

     =>  Consultez le modèle de convention de mise en œuvre d’une mobilité n’excédant pas 4 semaines d’un apprenti conduisant à la mise à disposition de l’alternant auprès d’une entreprise, un organisme ou un centre de formation établis dans ou hors de l’Union européenne

     =>  Consultez le modèle de convention de mise en œuvre d’une mobilité d’un apprenti dans une entreprise, un organisme ou un centre de formation établis dans ou hors de l’Union européenne, conduisant à la mise en veille du contrat de travail de l’alternant

Frais de la mobilité. Dès que l’opérateur de compétences est sollicité sur la prise en charge des frais générés par la mobilité internationale, il doit se prononcer sur la prise en charge financière et informer le Ministère chargé de la formation professionnelle, par voie dématérialisée, des conventions qui lui sont transmises ainsi que des modifications qui leur sont apportées.

Pouvez-vous embaucher un apprenti ?

Oui ! La réponse à la question de savoir qui peut recourir à l’apprentissage est relativement simple, puisque ce mode d’embauche est ouvert à toutes les entreprises. Mais le recours à l’apprentissage suppose évidemment d’en ressentir le besoin et surtout d’être prêt à accueillir un apprenti, ce qui suppose de respecter certaines formalités et conditions.

Le saviez-vous ?

Notez que le gouvernement met à la disposition des employeurs souhaitant embaucher des apprentis un « précis de l’apprentissage », document informatif récapitulant l’ensemble des bonnes pratiques en la matière. Vous pouvez le retrouver ici.

Qui peut être apprenti ? Il n’y a pas de restriction spécifique, si ce n’est une question d’âge :

  • par principe : l’apprentissage est réservé aux jeunes de 16 ans à 29 ans révolus ;  
  • par exception : vous pouvez prendre en apprentissage un jeune d’au moins 15 ans (ou de moins de 15 ans s’il atteint l’âge de 15 ans avant le terme de l’année civile) s’il justifie avoir été scolarisé jusqu’en classe de 3ème incluse (1er cycle de l’enseignement secondaire). 

Pour information. Dans certaines hypothèses, il est possible d’embaucher en apprentissage une personne de plus de 29 ans révolus. Ce sera le cas :

  • lorsque le contrat ou la période d'apprentissage proposés fait suite à un contrat ou à une période d'apprentissage précédemment exécutés et conduit à un niveau de diplôme supérieur à celui obtenu à l'issue du contrat ou de la période d'apprentissage précédents ;
  • lorsqu'il y a eu rupture de contrat pour des causes indépendantes de la volonté de l'apprenti ou suite à une inaptitude physique et temporaire de celui-ci ;
  • lorsque le contrat d'apprentissage est conclu par une personne à laquelle la qualité de travailleur handicapé est reconnue ;
  • lorsque le contrat d’apprentissage est conclu par un sportif de haut niveau (inscrit sur la liste du ministère de la jeunesse et des sports) ;
  • lorsque le contrat d'apprentissage est conclu par une personne qui a un projet de création ou de reprise d'entreprise dont la réalisation est subordonnée à l'obtention du diplôme ou titre sanctionnant la formation poursuivie.

35 ans ? La limite d’âge est portée à 35 ans :

  • lorsque le contrat d'apprentissage suit un précédent contrat d'apprentissage et conduit à un niveau de diplôme supérieur ;
  • ou en cas de rupture de contrat pour des causes indépendantes de la volonté de l'apprenti ou suite à une inaptitude physique et temporaire de celui-ci.

Préparez-vous ! Parce que vous vous engagez à assurer à l'apprenti une formation professionnelle complète, vous devez prendre les mesures nécessaires à l'organisation de l'apprentissage et garantir que l'équipement de l'entreprise, les techniques utilisées, les conditions de travail, de santé et de sécurité, les compétences professionnelles et pédagogiques ainsi que la moralité des personnes qui seront responsables de la formation sont de nature à permettre une formation satisfaisante.

Le saviez-vous ?

Si vous embauchez un apprenti mineur, sachez que certaines tâches jugées dangereuses lui seront par principe interdites (les travaux portant atteinte à l’intégrité physique ou morale, exposant à des agents chimiques dangereux, à des agents biologiques, aux vibrations mécaniques, à des rayonnements, les travaux en milieu hyperbare, exposant à un risque d’origine électrique, comportant des risques d’effondrement et d’ensevelissement, etc.).

Vous devez choisir un maître d’apprentissage. Qui dit « apprentissage », dit « maître d’apprentissage », c’est-à-dire une personne qui sera directement responsable de la formation de l’apprenti (il sera son tuteur en entreprise) et qui sera en lien direct avec le CFA ou la section d’apprentissage. En pratique, il pourra s’agir aussi bien du chef d’entreprise, que de son conjoint collaborateur ou que d’un salarié qui sera apte à assumer ces fonctions. Il doit s’agir d’une personne volontaire, majeure et qui doit offrir toutes les garanties de moralité.

Un maître d’apprentissage « compétent ». Les compétences professionnelles exigées du maître d’apprentissage sont, quant à elles, déterminées par un accord de branche. A défaut d'un accord de branche, l’employeur peut choisir, en qualité de maître d’apprentissage :

  • une personne titulaire d'un diplôme ou d'un titre relevant du domaine professionnel correspondant à la finalité du diplôme ou du titre préparé par l'apprenti et d'un niveau au moins équivalent, et justifiant d'une année d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification préparée par l'apprenti ;
  • une personne justifiant de 2 années d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification préparée par l'apprenti.

À noter. Les stages et les périodes de formation effectués en milieu professionnel, dans le cadre d'une formation initiale, y compris sous contrat d'apprentissage, ou d'une formation continue qualifiante ne sont, toutefois, pas pris en compte dans le décompte de la durée d'expérience requise.

Le saviez-vous ?

Un maître d’apprentissage peut, en principe, accueillir au maximum 2 apprentis auxquels s’ajoute, le cas échéant, un apprenti redoublant (des dérogations peuvent être admises, à titre individuel ou par arrêté ministériel pour des dérogations par branche professionnelle).

À noter. Le tuteur pourra percevoir une prime de tutorat (vérifiez vos accords collectifs sur ce point), mais uniquement s’il exerce effectivement ses fonctions de tuteur, c’est-à-dire s’il suit effectivement un ou plusieurs apprentis.

Groupement d’employeurs. Lorsque l’apprenti est embauché par un groupement d’employeurs, c’est bien au niveau de l’entreprise accueillant l’apprenti que s’apprécie le nombre maximum d’apprentis par maître d’apprentissage (et non au niveau du groupement d’employeurs). 

Une « visite médicale » pour l’apprenti ?  L’apprenti bénéficie d’une visite d’information et de prévention ou d’un examen médical d’embauche au plus tard dans les 2 mois qui suivent son embauche. 

L’aide unique à l’apprentissage

Une aide unique pour les entreprises de moins de 250 salariés... Depuis le 1er janvier 2019, il existe une aide unique au bénéfice des PME (de moins de 250 salariés) réservée au seul cas où le diplôme préparé équivaut au plus au niveau Bac. Depuis cette date, les aides à l’apprentissage (prime à l’apprentissage des TPE et aide à l’apprentissage des PME, crédit d’impôt apprentissage, prime destinée à compenser les dépenses supplémentaires ou le manque à gagner pouvant résulter de la formation d’un apprenti handicapé) sont supprimées, de même que le crédit d’impôt compétitivité emploi. 

À noter. Depuis le 1er janvier 2020, le contrat d’apprentissage n’est plus enregistré par la chambre consulaire dont vous relevez. Il vous faudra alors transmettre le contrat auprès de votre opérateur de compétences, qui se chargera de son dépôt. Vous continuerez néanmoins de transmettre le contrat via le site : www.alternance.emploi.gouv.fr. Le bénéfice de l’aide unique est subordonné au dépôt du contrat d’apprentissage, par l’Opco, auprès du Ministre chargé de la formation professionnelle.

Aide unique : combien ? L’aide est versée mensuellement, par l’Agence de services et de paiement (ASP), à l’employeur avant le paiement de la rémunération due à l’apprenti. L’aide est attribuée au titre de la 1ère année d’exécution du contrat d’apprentissage. Depuis le 1er janvier 2023, son montant est fixé à 6 000 € maximum. 

Aide unique : en cas de rupture ? Dans le cas d’une rupture anticipée du contrat d’apprentissage, l’aide n’est pas due à compter du mois suivant la date de fin de contrat.

L’aide exceptionnelle à l’embauche d’apprenti

Aide exceptionnelle au recrutement des apprentis. Cette aide financière est prévue pour tout contrat d’apprentissage conclu entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2024, pour les contrats conclus par une entreprise de moins de 250 salariés en vue de de la préparation d’un diplôme ou d’un titre à finalité professionnelle équivalant au moins au niveau 5 et au niveau 7 au plus (correspondant à un niveau Bac + 5), et pour les contrats conclus par une entreprise d’au moins 250 salariés en vue de la préparation d’un diplôme ou d’un titre à finalité professionnelle équivalant au niveau 7 au plus (correspondant à un niveau Bac + 5) . 

Combien ? Son montant est fixé à 6 000 € quel que soit l’âge de l’alternant. L’aide est attribuée au titre de la 1ère année d’exécution du contrat versées à l’employeur par l’Etat.

Conditions liées à la conclusion du contrat. Le contrat d’apprentissage doit avoir été conclu entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2024. Le bénéfice de l'aide est subordonné au dépôt du contrat d'apprentissage par l'opérateur de compétences auprès du ministre chargé de la formation professionnelle. Concrètement, cela signifie que l’entreprise n’a pas à accomplir de formalités de demande d’aide. 

Cumul possible avec l’aide unique ? Non, l’aide exceptionnelle n’est pas cumulable avec l’aide unique aux employeurs d’apprentis.

Le saviez-vous ?

Pour rappel, du 1er juillet 2020 au 31 décembre 2022, une aide exceptionnelle a été mise en place dont les conditions de versement étaient identiques à celles de l’aide unique. Le montant était fixé comme suit :

  • 5 000 € par apprenti de moins de 18 ans ;
  • 8 000 € par apprenti d’au moins 18 ans (ce montant s’applique à compter du 1er jour du mois suivant l’anniversaire des 18 ans de l’apprenti).
Pour qui ? Cette aide est attribuée aux employeurs d’apprentis et de salariés en contrat de professionnalisation n’entrant pas dans le champ d’application de l’aide unique. Peuvent bénéficier de l’aide exceptionnelle à l’embauche d’un apprenti : 
  • les entreprises de moins de 250 salariés (sans condition),  
  • les entreprises d’au moins 250 salariés qui respectent des conditions liées à la proportion d’apprentis et de salariés en contrat de professionnalisation dans leurs effectifs. 
     

Le saviez-vous ?

L’effectif annuel salarié correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile précédente.

Pour les entreprises d’au moins 250 salariés... Les entreprises d’au moins 250 salariés peuvent bénéficier de l’aide à condition que l’employeur s’engage à ce que 5 % de son effectif salarié total annuel, au 31 décembre de l'année suivant celle de conclusion du contrat d'apprentissage ou du contrat de professionnalisation, soit composé de : 

  • salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) ;
  • volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise (VIE), de salariés bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche.

… ou encore… Mais il sera également possible à une entreprise d’au moins 250 salariés de prétendre à l’aide dès lors que l’employeur s’engagera à ce que 3 % de son effectif salarié total annuel, au 31 décembre de l'année suivant celle de conclusion du contrat d'apprentissage ou du contrat de professionnalisation , soit composé de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) et de :

  • justifier, au 31 décembre de l'année suivant celle de conclusion du contrat d'apprentissage ou du contrat de professionnalisation (au lieu du 31 décembre 2024), d'une progression d'au moins 10 % par rapport à l'année de conclusion du contrat d’apprentissage ou du contrat de professionnalisation de l'effectif salarié annuel composé de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage), de volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise (VIE), de salariés bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche ; 
  • ou de connaître une progression, au 31 décembre de l'année suivant celle de conclusion du contrat d'apprentissage ou du contrat de professionnalisation (au lieu du 31 décembre 2024), de l'effectif salarié annuel composé de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) et relève d'un accord de branche : 
    • prévoyant au titre de l'année suivant celle au cours de laquelle le contrat d'apprentissage ou du contrat de professionnalisation a été conclu une progression d'au moins 10 % du nombre de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) dans les entreprises d'au moins 250 salariés, 
    • et justifiant, par rapport à l'année de conclusion du contrat d’apprentissage ou du contrat de professionnalisation, que la progression est atteinte au sein de la branche dans les proportions prévues par l'accord. 

Le saviez-vous ?

Les associations sont également concernées par cette aide exceptionnelle à l’embauche d’apprentis.

Variation d’effectif. Pour les entreprises d’au moins 250 salariés à la date de conclusion du contrat d'apprentissage, dont l’effectif est finalement inférieur à 250 salariés au 31 décembre 2021, les règles applicables aux entreprises d'au moins 250 salariés seront maintenues.

Entreprises de travail temporaire. Les entreprises de travail temporaire d’au moins 250 salariés peuvent prétendre au bénéfice de l’aide sous réserve de respecter les conditions de quota.

Le saviez-vous ?

Les sommes indument perçues doivent être restituées à l’Agence de services et de paiement.

Formalités pour les employeurs d’au moins 250 salariés. Pour bénéficier de l'aide, l'employeur d'au moins 250 salariés devra transmettre son engagement, attestant sur l'honneur qu'il va respecter les obligations imposées en matière d’effectif en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, dans un délai de 8 mois à compter de la date de conclusion du contrat, à l'Agence de services et de paiement (ASP). A défaut de transmission dans ce délai, l'aide n'est pas due. Les modalités de cette transmission pourront être mises en œuvre par l'ASP par voie dématérialisée.

Et après ? Au plus tard le 31 mai de la seconde année suivant celle au cours de laquelle le contrat d'apprentissage ou le contrat de professionnalisation a été conclu, l'entreprise d'au moins 250 salariés qui aura bénéficié de l'aide adressera à l'ASP une déclaration sur l'honneur attestant du respect de ses engagements. A défaut, l'ASP procède à la récupération des sommes versées au titre de l'aide. 

L’aide est versée avant le paiement de la rémunération par l’employeur et chaque mois dans l’attente des données mentionnées dans la déclaration sociale nominative (DSN) effectuée par l’employeur. Si l’employeur ne transmet pas les données, le mois suivant, l’aide est suspendue.

En cas de rupture anticipée du contrat, l'aide n'est pas due à compter du mois suivant la date de fin du contrat. En outre, en cas de suspension du contrat conduisant au non-versement de la rémunération par l'employeur au salarié bénéficiaire du contrat, l'aide n'est pas due pour chaque mois considéré.

A retenir

Formule d’embauche diplômante pour l’apprenti, qui bénéficiera à la fois d’un enseignement théorique (en CFA) et d’une expérience pratique en entreprise), l’apprentissage présente des avantages non négligeables pour l’employeur, et notamment des exonérations de charges sociales.

J'ai entendu dire

Un maître d’apprentissage peut-il suivre plusieurs apprentis ?

En principe, le nombre maximal d'apprentis ou d'élèves de classes préparatoires à l'apprentissage pouvant être accueillis simultanément dans une entreprise ou un établissement est fixé à deux par maître d'apprentissage. Des dérogations sont toutefois possibles, soit à titre individuel, soit arrêté ministériel pour des dérogations par branche professionnelle. En outre, un maître d’apprentissage peut, en outre, accueillir un apprenti dont la formation est prolongée en cas d'échec à l'examen.

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