Election des délégués du personnel : le préalable

La mission du DP. Le délégué du personnel (DP) a pour mission générale de représenter les salariés et de présenter à l'employeur les réclamations (individuelles ou collectives) intéressant l'application des conventions collectives et accords applicables dans l'entreprise, la politique liée aux salaires, la santé et la sécurité au travail, etc. Il a également pour mission d'établir des relations avec l'inspection du travail qu'il peut saisir en vue de l'application des dispositions légales en matière de droit du travail. En outre, en l'absence de comité d'entreprise, le délégué du personnel est amené à exercer des attributions relevant du CE, et notamment au regard des suggestions possibles en matière de productivité et d'organisation générale de l'entreprise.

L'élection des DP. Pour savoir si vous devez effectivement mettre en place des délégués du personnel, il faut faire le point sur vos effectifs : l'élection de délégués du personnel est obligatoire dans les établissements de 11 salariés et plus (pendant 12 mois consécutifs ou non au cours des 36 derniers mois). Dès lors que l’effectif de votre entreprise dépasse ce seuil, vous devez organiser sans attendre les élections de vos délégués du personnel.

Votre entreprise doit compter au moins 11 salariés. Si votre entreprise compte un seul établissement, il est tenu compte des effectifs globaux de l'entreprise. Si votre entreprise compte plusieurs établissements, l'élection a lieu au niveau de chaque établissement (il doit s’agir d’établissement distinct, se définissant comme étant une communauté de travail ayant des intérêts propres, comptant, pour l’élection des DP, au moins 11 salariés travaillant sous l'autorité d'un représentant de l'employeur). Dans les entreprises formant une unité économique et sociale, la condition d'effectif s'apprécie au niveau de cette UES.

Attention. Notez qu'il est aussi possible que soit imposée l'élection de DP dans des établissements de moins de 11 salariés (par l'autorité administrative, de sa propre initiative ou à la demande des organisations syndicales de salariés) dès lors que l'activité des établissements de l'entreprise s'exerce sur un même site où sont employés durablement au moins 50 salariés et lorsque la nature et l'importance des problèmes communs aux entreprises du site le justifient.

Combien de délégués du personnel ? Le nombre de délégués à élire est fonction du nombre de salariés, selon les seuils suivants:

• de 11 à 25 salariés : 1 titulaire et 1 suppléant,
• de 26 à 74 salariés : 2 titulaires et 2 suppléants,
• de 75 à 99 salariés : 3 titulaires et 3 suppléants,
• de 100 à 124 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants,
• de 125 à 174 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants,
• de 175 à 249 salariés : 6 titulaires et 6 suppléants,
• de 250 à 499 salariés : 7 titulaires et 7 suppléants,
• de 500 à 749 salariés : 8 titulaires et 8 suppléants,
• de 750 à 999 salariés : 9 titulaires et 9 suppléants,
• à partir de 1 000 salariés : 1 titulaire et 1 suppléant par tranche supplémentaire de 250 salariés.

A noter. En l'absence de comité d'entreprise, par suite d'une carence constatée aux élections, et en l’absence de de comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, le nombre de délégués pendant la durée de la période où il n'y a pas de CE ou de CHSCT, est fixé comme suit, dans les entreprises d’au moins 50 et moins de 200 salariés :

• de 50 à 74 salariés : 3 titulaires et 3 suppléants,
• de 75 à 99 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants,
• de 100 à 124 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants,
• de 125 à 149 salariés : 6 titulaires et 6 suppléants,
• de 150 à 174 salariés : 7 titulaires et 7 suppléants,
• de 175 à 199 salariés : 8 titulaires et 8 suppléants.

Election des délégués du personnel : la préparation

A qui revient l'initiative ? C'est à vous, en qualité d’employeur, qu'il revient d'organiser les élections. Vous aurez soin d'informer, par voie d'affichage ou par tout moyen, les salariés de la date envisagée du 1er tour (l'inobservation de cette obligation pouvant entraîner l'annulation des élections). Notez que l’initiative peut aussi venir d’un salarié ou d’un syndicat qui, dans ce cas, vous invite à organiser des élections, notamment et principalement dans l'hypothèse où cette institution n'existe pas dans l'établissement alors que l'effectif salarié l'impose.

Informez les syndicats. Vous devez également informer les syndicats et les inviter à établir les listes de leurs candidats, soit par voie d'affichage (pour les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concerné), soit par courrier (pour les organisations syndicales reconnues représentatives dans l'entreprise ou l'établissement, celles ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement, ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel).

Fixez le protocole d'accord préélectoral. Soit par voie d'affichage, soit par courrier, ou par tout autre moyen, vous devez inviter les syndicats à négocier le protocole préélectoral qui fixera les modalités des élections. Figureront sur ce protocole notamment les dates des élections, le nombre et la composition des collèges, la répartition des salariés dans les collèges et les sièges correspondants, l’éventuel découpage de l’entreprise en établissements distincts le cas échéant, etc. Ce protocole préélectoral devra être communiqué à l’inspection du travail si elle en fait la demande.

Combien de collèges ? En principe, les DP sont élus par 2 collèges : le 1er collège regroupe les ouvriers et employés, le 2nd collège regroupe les ingénieurs, chefs de services, techniciens, agents de maitrise et assimilés (si le nombre de cadres et d’ingénieurs est supérieur à 25, un 3ème collège est constitué). Si l'établissement ne compte pas plus de 25 salariés, un collège unique est constitué.

A noter. Il faut ici préciser que la validité du protocole d'accord préélectoral est subordonnée à sa signature par la majorité des organisations syndicales ayant participé à sa négociation, dont les organisations syndicales représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles ou, lorsque ces résultats ne sont pas disponibles, la majorité des organisations représentatives dans l'entreprise.

Recueillir les listes. Il vous appartient de recueillir les candidatures et d'afficher les listes électorales. Pour être candidat au 1er tour, les prétendants doivent être eux-mêmes électeurs, avoir au moins 18 ans, avoir travaillé dans l'entreprise depuis au moins 1 an (sans interruption) et ne pas être le conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l'employeur. En plus de ces critères, seuls les candidats présentés par les syndicats sont admis à se présenter au 1er tour. Au 2nd tour, en revanche, les candidatures sont libres.

A noter. Un salarié ne pourra être éligible que dans le collège électoral auquel il appartient.

A noter (bis). Une liste peut comprendre un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir. Un salarié peut également se porter candidat à une même fonction en tant que titulaire et en qualité de suppléant.

Exemple d’une entreprise d’intérim. Le salarié intérimaire qui s’abstient de donner suite à 37 propositions de missions dont au moins 10 correspondent à l’emploi recherché par lui et se déroulent sur la période prise en compte pour l’appréciation des critères d’électorat et d’éligibilité n’est pas électeur et, à fortiori, n’est pas éligible.

Egalité hommes/femmes. Depuis le 1er janvier 2017, les protocoles électoraux doivent préciser la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral. Pour chaque collège électoral, les listes comportant plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale (les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes).

Election des délégués du personnel : restez neutre !

Neutralité de l’employeur. Il est possible que s’organise une propagande électorale (affichage, tenues de réunions, diffusion de tracts, etc.), pour autant que les moyens utilisés ne soient pas déloyaux. Quant à vous, en qualité d’employeur, il est fortement recommandé d’observer une stricte neutralité.

Et vos représentants aussi ! Pendant toute la période électorale, l’employeur, tout comme ses représentants, doivent observer une stricte neutralité. Le manquement à cette obligation constitue une cause d’annulation des élections, et ce, même si les résultats n’ont pas été influencés.

Exemple. Il a déjà été jugé, dans une affaire où un employeur avait diffusé une note de service qui contenait une critique des candidats, que l’élection devait être annulée. L’employeur ne les avait pas nommés distinctement, mais avait utilisé des propos permettant de clairement les identifier. Le juge a considéré que cette note de service caractérisait un manquement de l’employeur à son obligation de neutralité.

Quels représentants ? Les représentants qui doivent rester neutres sont ceux qui sont dotés d’un pouvoir de direction (notamment le pouvoir de prononcer une sanction disciplinaire). Mais également ceux qui sont titulaire d’une délégation écrite d’autorité.

Election des délégués du personnel : le déroulement

Quelle date choisir ? Il faut, ici, distinguer selon que la mise en place des DP correspond ou non à un renouvellement :

• en cas de renouvellement des délégués, le 1er tour des élections intervient dans les 15 jours qui précèdent la fin du mandat et au plus tard le 45ème jour qui suit celui de l’affichage informant les salariés de la tenue des élections ;
• en cas de première mise en place, le 1er tour doit intervenir au plus tard le 90ème jour qui suit l'affichage ;
• un 2nd tour intervient dans les 15 jours suivant le 1er tour en cas de quorum non atteint, en cas d'absence totale ou partielle de candidatures ou de vacance partielle de sièges à l'issue du 1er tour.

Quelle organisation ? Organiser un bureau de vote pour chaque collège, préparer les bulletins de vote, les listes des électeurs, les urnes (qui n’ont pas obligatoirement à être transparentes), les isoloirs, etc. sont autant d'actions qu'il convient d'anticiper au mieux pour être prêt le jour J. En outre, l'élection ayant lieu pendant le temps de travail, il faut être en mesure d'organiser le travail tout en permettant des pauses en vue de l'exercice du droit de vote.

Vote par correspondance. Le vote par correspondance est aussi possible pour autant que des dispositions conventionnelles le prévoient. Assurez-vous que les salariés concernés par ce votre par correspondance ont effectivement reçu, dans un délai suffisant, le matériel nécessaire (bulletins de vote, enveloppes, etc.). Des élections ont été annulées par le juge parce que des salariés n’avaient pas reçu le matériel de vote par correspondance.

Vote électronique. Il est possible d'utiliser le vote électronique, pour autant qu'un accord de groupe ou d'entreprise le prévoie ou tout simplement tant que vous le décidez. Dans le cas d’un accord, celui-ci doit comporter des garanties visant à assurer la sécurité et la confidentialité du vote (informez les salariés via une notice sur le déroulement du scrutin, pensez à faire une déclaration préalable auprès de la CNIL, instaurez des méthodes d’authentification sécurisées, etc.). Si, à défaut d’accord collectif le prévoyant, vous décidez d’autoriser le recours au vote électronique, vous devez prévoir le cahier des charges de cette modalité, et ainsi assurer l’information des salariés, la déclaration à la CNIL ou encore l’authentification des voix.

Exigence d'un quorum. Au 1er tour, un quorum est exigé (ce qui n'est pas le cas au 2nd tour) : le nombre de votants doit être au moins égal à la moitié des électeurs inscrits, ce nombre s’appréciant au regard des votes valablement exprimés (ne sont pas pris en compte les bulletins blancs ou nuls).

Pour le 2nd tour. Un 2nd tour doit être prévu dans les 15 jours suivant le 1er tour en cas de quorum non atteint, en cas d'absence totale ou partielle de candidatures ou de vacance partielle de sièges à l'issue du 1er tour. Aucun quorum n’est exigé pour le 2nd tour.

Les résultats. Chaque liste se voit attribuer autant de sièges que le nombre de voix recueilli par elle contient de fois le quotient électoral ; ce quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir. Les candidats sont proclamés élus dans l'ordre de présentation (les ratures faites sur le nom d’un candidat ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat).

PV d'élection. Une fois le vote effectué, le bureau de vote procède au dépouillement et proclame les élections, en indiquant nominativement les élus et le nombre de voix obtenues. Il doit établir le procès-verbal de l'élection, sur un imprimé spécifique pour les DP titulaires et un imprimé spécifique pour les DP suppléants. Ce procès-verbal doit être affiché dans l'entreprise et communiqué dans les 15 jours de l'élection à l'inspection du travail et aux syndicats ayant présenté des listes de candidats aux élections ainsi qu’à ceux ayant participé à la négociation du protocole préélectoral. Il doit aussi être transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP - TSA 79104 - 76934 ROUEN cedex 9).

PV de carence ? Si, à l’issue des deux tours, aucun délégué n’est élu faute de candidat, vous devez établir un PV de carence. Vous devez informer vos salariés de l’existence de ce PV de carence, soit par voie d’affichage, soit par tout autre moyen, ce PV devant en outre être tenu à la disposition de l’autorité administrative.

En cas de contestation… Retenez que tout syndicat qui a vocation à participer aux élections professionnelles a nécessairement un intérêt à en contester la régularité, qu’il soit représentatif ou non.