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Gérer mes relations avec l'entreprise

Dirigeants d'entreprise : attention à vos notes de frais !

Rédigé par l'équipe WebLex.

Vous invitez un client au restaurant et vous réglez la note avec votre carte bancaire personnelle. Vous vous déplacez très fréquemment pour visiter vos clients, prospecter de nouveaux fournisseurs, pour visiter des chantiers, etc. avec votre voiture personnelle. Les frais que vous avez engagés dans ce cadre sont remboursés par votre entreprise. Ces remboursements de frais sont exonérés de cotisations sociales et ne sont normalement pas imposables pour vous… à condition d’adopter les bonnes pratiques…


Gérez vos dépenses professionnelles

Les « frais inhérents à l’emploi ». L’hypothèse que nous visons ici concerne les différents frais ou dépenses que vous êtes nécessairement amené à engager pour le compte de l’entreprise, et qualifiés de dépenses professionnelles : dépenses de restaurant à l’occasion d’une invitation de clients, frais d’utilisation d’un véhicule personnel, dépenses de péages, achat de billets de train pour un déplacement éloigné, etc.

Différentes modalités de prise en charge à votre disposition. Dans ce contexte, vous avez plusieurs possibilités : soit la société paie directement la dépense (vous faites réserver une chambre d’hôtel à son nom et l’hôtelier enverra directement la facture à l’entreprise pour règlement), vous disposez d’une carte bancaire au nom de la société (vous payez vos dépenses professionnelles avec cette carte, en ayant bien soin de demander systématiquement une facture au nom de votre société) ou vous faites l’avance des frais avec vos moyens de paiement personnels.

S’agissant de cette dernière hypothèse. Les frais que vous êtes amené à engager pour le compte de l’entreprise peuvent vous être normalement remboursés par votre société. Il est impératif que vous puissiez justifier de la nature et du montant des dépenses ainsi engagées, notamment auprès, tant de l’administration sociale que de l’administration fiscale. Il est donc conseillé de recourir systématiquement à la pratique de la note de frais pour détailler le montant des frais ainsi remboursés (mentionnez la date, la nature, le montant et l’objet pour chaque dépense remboursée).

Le saviez-vous ?

Dans tous les cas, demandez systématiquement une facture pour justifier la dépense que vous avez engagée, facture que vous aurez soin de joindre à votre note de frais.

Attention. Non seulement il est impératif de justifier vos frais de déplacements en vue de leur remboursement par la société, mais il ne faut pas perdre de vue, non plus, que la déduction des dépenses correspondantes du résultat de votre entreprise suppose de prouver la réalité et le caractère professionnel des frais exposés pour ces déplacements.

Conseil. Soyez suffisamment exhaustifs et apportez tous les justificatifs nécessaires pour éviter toute contestation possible. Pensez à préciser sur la note de frais, outre le montant, la date, le lieu de la dépense, l’objet du déplacement, le nom du prospect, du client ou fournisseur, etc.


Remboursez toujours vos frais sur la base des dépenses réelles !

Pourquoi des « frais réels » ? Vous ne bénéficiez pas du même régime que vos collaborateurs : pour eux, peu importe les modalités de prise en charge et de remboursement des frais qu’ils peuvent être amenés à engager pour le compte de la société dans le cadre de leur activité professionnelle. Mais pour vous, selon la forme choisie, les incidences ne seront pas les mêmes…

Pour éviter tout problème social et fiscal… Vous pouvez effectivement choisir un remboursement par votre société sur la base des dépenses réellement engagées ou vous pouvez choisir de vous faire verser une allocation forfaitaire pour frais d’emploi, destinée à couvrir l’ensemble de vos frais professionnels, quels que soient leurs montants. Cette dernière solution est à éviter…

Préférez le remboursement sur la base des frais réellement engagés ! Un remboursement de frais réels sera exonéré d’impôt sur le revenu et de charges sociales. Cela suppose toutefois que ces remboursements correspondent effectivement à des frais professionnels et que vous ne déduisiez pas ces mêmes frais de vos revenus imposables. Pour le calcul de votre impôt, concernant vos rémunérations imposables, vous avez, en effet, le choix entre une déduction forfaitaire de 10 % ou une déduction des frais réels (s’ils s’avèrent d’un montant supérieur au résultat de l’application du forfait de 10 %). En optant pour la déduction des frais réels, vous aurez l’obligation d’ajouter à votre rémunération le montant de ces frais qui vous sont effectivement remboursés.

Attention. Ces remboursements doivent concerner des frais professionnels. Ne faites pas comme ce chef d’entreprise qui s’est fait rembourser par son entreprise ses frais de vêtements en exonération de charges sociales, et qui a subi un redressement URSSAF au motif que les dépenses vestimentaires sont des dépenses par essence personnelles. La même solution serait retenue, à notre sens, au regard de l’impôt sur le revenu.

Pourquoi éviter le versement d’un forfait ? Si votre société ne vous rembourse pas vos frais sur la base des dépenses réellement engagées, mais vous alloue une simple allocation forfaitaire, voici les conséquences directes pour vous : cette allocation forfaitaire sera imposable (à la différence de ce qui est admis pour les salariés, lesquels ne sont pas imposés sur ces allocations forfaitaires) et soumise aux charges sociales.

Le saviez-vous ?

Si vous cumulez un mandat social et un contrat de travail, vous pouvez prétendre à l’exonération sociale des allocations forfaitaires, à condition de justifier qu’elles se rattachent exclusivement à votre activité liée à votre contrat de travail et non à votre mandat social.

Pour vos frais de voitures. Si vous utilisez votre voiture personnelle pour vos déplacements professionnels, vos kilomètres « professionnels » sont remboursables par la société. En général, ce remboursement se fait sur la base du barème kilométrique établi par l’administration fiscale. Bien qu’elle présente un caractère forfaitaire, il est admis que cette modalité de prise en charge des frais de voiture présente le caractère d’un remboursement de frais réels, non imposable. Assurez-vous toutefois de justifier du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel (mentionnez sur vos notes de frais les distances parcourues, les clients et/ou fournisseurs visités, les dates et lieux de rendez-vous, etc.).

       -     Consultez le barème des frais kilométriques publié par l'administration fiscale

Le saviez-vous ?

Ce barème kilométrique prend en compte notamment les éléments suivants : dépréciation du véhicule, frais de réparation et d’entretien, dépenses de pneumatiques, consommation de carburant et primes d’assurances.

Attention. Le barème kilométrique a évolué en 2013 pour être revu à la baisse : il s’applique désormais dans la limite des véhicules développant au plus 7 CV (ce qui pénalise donc les utilisateurs de voitures plus puissantes) : un remboursement qui excéderait ce barème sera, dès lors, imposable.

À retenir

Préférez toujours un remboursement de vos frais professionnels sur la base des dépenses réellement engagés (sur factures), plutôt que de vous faire verser une indemnité forfaitaire : cette indemnité sera imposable et soumis à charges sociales, car considérée comme un supplément de rémunération.

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POSEZ-NOUS VOS QUESTIONS

Les remboursements de frais réels sont-ils déductibles des résultats imposables de la société ?

Dès lors que la dépense est effectivement liée à l’activité de l’entreprise, de sorte qu’elle constitue une dépense professionnelle, la charge correspondante sera déductible des résultats de l’entreprise et la TVA facturée sera normalement récupérable (sauf si une exclusion légale vous en empêche : vous n’êtes pas autorisé à récupérer la TVA sur les frais d’hôtels vous concernant par exemple).

Pensez à compléter le relevé de frais généraux (imprimé n° 2067) que vous devez joindre à la déclaration de résultats de votre société : vous devez, en effet, y mentionner les rémunérations des 5 ou 10 personnes les mieux rémunérées de la société (selon que l’effectif salarié est inférieur ou supérieur à 200 personnes), y compris les remboursements de frais.

Sources

  • Articles 62 et 80 ter du Code Général des Impôts
  • Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale
  • Loi de Finances pour 2013, n° 2012-1509, du 29 décembre 2012 (article 6)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 13 février 2014, n° 12-16924 (frais vestimentaires)
  • Arrêt de la Cour Administrative d’Appel d Bordeaux, 3ème chambre, du 13 juillet 2015, n° 13BX01700 (justification frais de déplacement et déduction fiscale)
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