Convoquer les copropriétaires à l’assemblée générale : qui ?

Convocation à l’AG des copropriétaires : qui est convoqué ?

Principe. Le droit de vote en assemblée est une prérogative fondamentale, dont un copropriétaire ne peut pas être privé, même par une disposition du règlement de copropriété. Un copropriétaire qui n’aurait pas été convoqué à l’assemblée générale peut demander l’annulation de celle-ci en justice, sans avoir à établir un quelconque préjudice. En revanche, si le règlement de copropriété a prévu des parties communes spéciales, seuls les copropriétaires ayant des droits sur ces parties communes doivent être convoqués.

Une liste des copropriétaires. Pour que personne ne soit écarté de la convocation à l’AG, le syndic doit établir et tenir à jour la liste des copropriétaires. Celle-ci mentionne :

• l’identité précise de chaque copropriétaire (sa forme, sa dénomination, son siège social et l’organe qui le représente s’il s’agit d’une société), leur situation maritale et leur régime matrimonial, leur adresse ;
• les numéros de lots appartenant à chaque copropriétaire ;
• la nature du droit du copropriétaire (plein propriétaire, usufruitier, nu-propriétaire…).

À noter. Un copropriétaire qui n’informe pas le syndic de sa nouvelle adresse est valablement convoqué pour une AG à son ancien domicile, car il n’appartient pas au syndic de rechercher l’adresse réelle du copropriétaire.

En cas de changement de propriétaire. En cas de vente, de donation ou de succession, l’opération doit être signalée sans délai au syndic par le notaire en charge du dossier. Il en sera de même en cas de démembrement de propriété (répartition de la propriété entre un nu-propriétaire et un usufruitier). Tant que cette démarche n’est pas effectuée dans les règles (par lettre recommandée avec avis de réception), le syndic est en droit de convoquer l’ancien propriétaire. Si par exemple, le syndic n’est pas informé du décès d’un copropriétaire, il peut valablement envoyer la convocation au domicile du défunt.

Se faire représenter. Un copropriétaire qui ne peut pas assister à l’AG n’a pas le droit de voter par correspondance. Mais il peut désigner une personne de son choix pour le représenter et voter à sa place : il suffit alors de rédiger une procuration (mandat ou pouvoir) en faveur de cette personne désignée (mandataire). Celle-ci doit présenter ce document lors de la réunion. Le choix du mandataire est libre : il peut s’agir d’un autre copropriétaire, ou d’un étranger à la copropriété.

Remettre un mandat sans indication ? Il est possible de remettre un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire au syndic. Ce dernier, lors de l’AG, va le remettre en début de réunion au président du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer la délégation de vote. En l'absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le syndic remet aux mêmes fins ce mandat au président de séance désigné par l’AG. Le procès-verbal de l’AG doit préciser, le cas échéant, s’il y a eu distribution par le président du conseil syndical ou par le président de séance de mandats de vote.

À noter. Le pouvoir doit être impérativement signé par le copropriétaire. La mention « pour ordre » est insuffisante ; cette irrégularité entraîne l’annulation de l’AG.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot appartient à 2 époux

Une distinction. Lorsque le lot appartient à 2 époux, il faut distinguer selon que le lot est un bien commun aux 2 époux ou un bien propre à l’un d’eux.

Bien commun. Lorsque le lot est un bien commun des époux mariés en communauté, ils ont tous les 2 le droit d’assister à la réunion. Toutefois, seul l’un d’entre eux pourra voter (au nom de la communauté). C’est pourquoi les époux doivent se mettre d’accord à l’avance sur le sens du vote et sur qui l’exprimera lors de l’AG.

Bien propre. Lorsqu’un lot de copropriété appartient personnellement à une personne mariée, quel que soit le régime matrimonial, elle seule doit être convoquée aux assemblées.

À noter. Si les époux sont mariés sous le régime de la séparation des biens, les biens qu’ils possèdent ensemble relèvent du régime de l’indivision.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot est en indivision

Une situation fréquente. Il arrive assez fréquemment qu’un lot de copropriété appartienne à plusieurs personnes (couples mariés ou pacsés, héritiers, etc.). On parle alors d’'indivision'. Les 'indivisaires' ou propriétaires en indivision doivent obligatoirement désigner un mandataire commun et informer le syndic de leur choix.

Conséquence. Les convocations de l’assemblée doivent être adressées au mandataire. En outre, c'est lui qui votera au nom de l’indivision.

Le cas échéant… Si les indivisaires ne s’entendent pas sur le choix de leur représentant, l’un d’eux ou le syndic peut demander au tribunal judiciaire la nomination d’un mandataire commun.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot est démembré

Une situation fréquente. Il arrive qu’un lot appartienne en « usufruit » à une personne et en « nue-propriété » à une autre. À titre d’exemple, c'est ce qui arrive fréquemment après le décès d’un copropriétaire (le lot est alors « démembré » entre héritiers) ; il peut aussi arriver qu’un propriétaire donne la nue-propriété à ses enfants.

Conséquence. Quelle que soit la cause du démembrement, les intéressés sont tenus de nommer un mandataire commun. Ce dernier devra alors notifier son mandat au syndic. Il sera convoqué à l’assemblée générale et y votera. Si les intéressés ne parviennent pas à se mettre d’accord sur le choix de ce mandataire, le président du tribunal judiciaire devra le désigner.

À consulter ! Le règlement de copropriété prévoit parfois des modalités de convocation différentes qui doivent alors être respectées. Il peut ainsi imposer la convocation systématique de l’usufruitier ou, au contraire, du nu-propriétaire. Certains règlements distinguent même la personne à convoquer selon l’objet des délibérations. Mais cette pratique est contestable, dans la mesure où des décisions de natures différentes peuvent être prises au cours d’une même AG. Toutefois, si le règlement de copropriété précise que, faute d’accord pour désigner un mandataire commun, seul l’usufruitier doit être convoqué, le syndic doit respecter ces dispositions et ne convoquer que l’usufruitier.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot appartient à une société

Convoquer la société. Lorsqu’une société est propriétaire d’un lot de copropriété, c’est la société elle-même qui doit être convoquée et non ses associés. Ces derniers ne possèdent que des parts de la société et ne sont donc pas personnellement propriétaires du lot.

Qui et où ? La convocation doit être adressée à l’adresse du siège social de la société. Il importe peu que la convocation ne mentionne pas ou commet une erreur quant au nom de son représentant légal.

Attention ! Si le syndic envoie des convocations individuelles à chaque associé, cela constituerait un motif d’annulation de l’AG.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot appartient à un mineur

Principe. Quand le lot appartient à un mineur, son représentant légal doit notifier son mandat au syndic, qui le mentionne sur la liste des copropriétaires.

Qui est convoqué ? Lorsqu’un lot de copropriété appartient à un mineur non émancipé, le syndic convoque son représentant légal (père, mère, ou tuteur). Cependant, si l’assemblée doit se prononcer sur une question très importante, relevant de la double majorité, le représentant légal du mineur doit être habilité par le conseil de famille ou par le juge des tutelles.

Convocation à l’AG des copropriétaires : le lot appartient à un majeur protégé

Principe. Quand le lot appartient à un majeur protégé, au même titre que pour un mineur, son représentant légal doit notifier son mandat au syndic, qui le mentionne sur la liste des copropriétaires.

Qui est convoqué ? Le majeur sous tutelle doit être représenté aux assemblées par son tuteur. Ce dernier agit librement si l’assemblée générale doit se prononcer sur des actes de gestion courante. Si un majeur sous tutelle participe et vote à l’assemblée générale, la nullité de celle-ci peut être demandée en justice. Pour certaines décisions, le représentant du majeur protégé doit être autorisé par le juge des tutelles à les voter.