Convoquer les copropriétaires à l’assemblée générale : comment ?

L'envoi de la convocation à l’AG des copropriétaires

Par courrier recommandé avec AR. La convocation à l’AG est au choix du syndic, envoyée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (AR) ou remise en main propre contre récépissé ou signature d’un bordereau. Les deux modes de convocation peuvent être utilisés pour une même AG.

Par mail ? Le syndic peut convoquer l'assemblée générale et en adresser les procès-verbaux aux copropriétaires par mail.

Accord du copropriétaire. Pour pouvoir convoquer par mail, le syndic doit recueillir l'accord préalable et écrit de chacun des copropriétaires qui sont prêts à l'accepter. Tout copropriétaire ne souhaitant pas opter pour ce mode d'envoi est donc libre de ne pas l'accepter. Cette autorisation est donnée :

• soit au cours d'une assemblée générale de copropriété : dans ce cas, l'accord du copropriétaire est noté dans le procès-verbal d'assemblée générale ;
• soit à tout moment, en écrivant au syndic et en lui adressant l’autorisation soit par lettre recommandée avec AR, soit par lettre recommandée électronique (LRE).

A noter. Ce choix n'engage pas le copropriétaire de manière définitive. Un copropriétaire ayant donné son accord peut en effet revenir sur sa décision à tout moment en écrivant au syndic pour l'informer qu'il ne souhaite plus recevoir de notifications par voie électronique.

A noter (bis). Les copropriétaires peuvent aussi adresser au syndic par mail les demandes qu'ils étaient tenus d'effectuer jusqu'à présent par courrier recommandé avec AR, et notamment leur demande de mettre une question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

Le délai à respecter pour convoquer les copropriétaires à l’AG

21 jours. Sauf urgence, la convocation doit être notifiée aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’assemblée. Le point de départ exact de ce délai peut toutefois différer selon le mode de convocation.

Concrètement. Voici ce qu’il faut savoir à ce propos :

• si la convocation est adressée par LRAR, le point de départ est le lendemain du jour de la première présentation de la lettre au domicile du destinataire ;
• si elle est remise en main propre, c’est la date de la signature qui détermine le point de départ de délai ; mais le jour de l’émargement ne compte pas : le délai commence donc à courir le lendemain de celui de la signature.

Et en matière de lettre recommandée électronique ? La question se pose en pratique du délai à prévoir avec une convocation par LRE, puisqu’en effet le destinataire dispose de 15 jours à compter du lendemain du jour où il a été informé de cet envoi pour l'accepter ou la refuser. Ainsi, si le copropriétaire tarde à récupérer sa lettre alors que le syndic a pourtant fait sa demande d'envoi de convocation par LRE dans les délais, il se peut que le copropriétaire récupère son courrier moins de 21 jours avant l'assemblée. Il ne devrait cependant pas pouvoir être reproché au syndic d'avoir fait sa demande trop tardivement puisque, d'après la Loi, le point de départ de la notification est le lendemain de l'envoi au copropriétaire du courrier l'informant qu'une LRE lui est parvenue, et que ce dernier doit donner son accord pour la recevoir.

A noter. Si le lieu de la réunion est modifié, le syndic doit en informer les copropriétaires au moins 21 jours à l’avance (ce qui nécessite une nouvelle convocation).

Bon à savoir. La mise à disposition de la convocation dans un espace sécurisé en ligne de la copropriété ne peut pas valoir à elle-seule notification, car elle ne permet pas de garantir l'intégrité des données contenues dans la convocation ni de s'assurer que chaque copropriétaire a été mis en mesure de prendre connaissance de ce document dans le délai imparti.

Un délai réduit ? Le délai peut être réduit en cas d’urgence, ce qui implique de ne pas respecter le délai de 21 jours, mais un délai suffisant. La Loi ne définit pas quand il y a urgence : c’est donc au syndic d’apprécier cette considération. Le délai, non défini non plus par la Loi, doit être suffisant pour permettre aux copropriétaires d’être informés de la date de l’assemblée. En cas de contestation, le litige est tranché par le juge. Le syndic n’a pas à justifier de l’urgence lorsqu’il envoie la convocation à l’assemblée ; cela peut être discuté lors de l’AG ou devant les juges, si la réunion est contestée.