Remise d’un bulletin de salaire : une obligation !

Une obligation pour vous. En même temps que vous versez le salaire à votre collaborateur, vous devez lui remettre un bulletin de paie. Si vous ne respectez pas cette obligation, vous encourez des sanctions. Sachez que, dans certains cas, vous êtes dispensé de cette obligation formelle : ce sera notamment le cas si vous avez recours au Titre emploi service entreprise (c’est le centre national de traitement du TESE qui établit, chaque mois, la fiche de paie à remettre au salarié).

Comment ? En pratique, vous remettez le bulletin de salaire en mains propres, mais sachez qu’un envoi postal est possible. 

Un bulletin de paie électronique. Depuis le 1er janvier 2017, l’accord préalable du salarié n'est plus requis : vous pouvez donc lui remettre un bulletin de paie sous forme électronique, si vous le décidez. Néanmoins, vous devez informer le salarié par tout moyen conférant date certaine (idéalement par LRAR ou lettre remise en main propre contre signature) de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique, un mois avant la 1ère émission du bulletin de paie électronique ou au moment de l'embauche. Dans cette hypothèse, le salarié pourra vous faire part de son opposition à tout moment, par tout moyen conférant une date certaine, préalablement ou postérieurement à la 1ère émission d'un bulletin de paie électronique. Sa demande doit être suivie d’effet au plus tard dans les 3 mois.

Garantie du bulletin de paie électronique. En cas de recours au bulletin de paie électronique, vous devez mettre en place les conditions permettant de garantir la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans. Dans tous les cas, les mesures mises en place doivent garantir l’intégrité et la confidentialité des données figurant sur le bulletin de paie. Vos salariés doivent, en outre, pouvoir récupérer leurs bulletins de paie sans qu’ils aient à effectuer des manipulations complexes. Notez, à ce titre, que les bulletins de paie doivent pouvoir être accessibles sur le service en ligne du compte personnel d’activité, sur lequel les salariés doivent donc pouvoir les consulter.

Un document à conserver ! N’oubliez pas de conserver précieusement un double des bulletins de salaire remis à vos salariés : ces bulletins de salaire peuvent vous être réclamés par l’administration fiscale, les inspecteurs du travail ou les agents de l’Urssaf ; en outre, l’action en paiement des salaires se prescrivant au bout de 3 ans, vous devez être en mesure de prouver le paiement des salaires à vos collaborateurs.

En pratique… Normalement, vous devez conserver les bulletins de salaire remis à vos salariés pendant au moins 5 ans, mais il est conseillé de les conserver plus longtemps. Pourquoi ? D’une part, parce que vous êtes dans l’obligation de conserver pendant au moins 10 ans à l’appui de votre comptabilité toutes les pièces justificatives, au nombre desquelles figurent les bulletins de salaire et, d’autre part, parce que les caisses de retraites peuvent être amenées à vous solliciter pour la délivrance d‘attestations à d’anciens salariés en vue de faire valoir leurs droits à la retraite.

Un bulletin de paie pour plusieurs mois ? Depuis le 12 août 2018, pour les contrats saisonniers qui couvrent une période d’emploi inférieure à 1 mois s’étalant à cheval sur 2 mois civils, de même que pour les CDD d’usage, l'employeur est autorisé à n'émettre qu'un seul bulletin de paie au lieu de 2 (1 par mois civil). Cela lui évite une surcharge administrative et des surcoûts lorsque la durée du contrat est inférieure à 1 mois mais que le contrat s'exécute sur une période comprenant 2 mois civils.

En cas de contentieux. Vous pouvez être amené à régulariser des salaires (rappels de prime, par exemple). Dans pareil cas, le juge admet que vous puissiez remettre un unique bulletin de paie rectificatif couvrant l’ensemble de la période sur laquelle porte la condamnation aux rappels.

Les mentions qui doivent figurer obligatoirement sur le bulletin de paie

Un bulletin de paie « allégé » ? Depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises doivent recourir au bulletin de paie simplifié, destiné à en faciliter la lecture. Des mentions doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire.

Vérifiez que toutes les mentions obligatoires figurent sur le bulletin de paie. Les bulletins remis à vos salariés doivent effectivement comporter :

• l’identification précise de l’entreprise (en incluant son code NAF) ;
• l’intitulé de la convention collective applicable (à défaut, il faut que soient mentionnés les articles du Code du Travail relatifs à la durée des congés payés du salarié et la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail) ;
• les coordonnées précises du salarié ;
• la nature de l’emploi du salarié, ainsi que son niveau ou coefficient hiérarchique ;
• la période et le nombre d’heures travaillés, en distinguant les heures payées au taux normal et les heures supplémentaires ou toute autre heure (le travail de nuit par exemple) comportant une majoration (en précisant les taux horaires appliqués). 3 précisions à ce sujet :

•     o si le salarié est rémunéré au forfait, il faut indiquer la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire,
•     o si la base de calcul du salaire n’est pas la durée du travail, il faut que soit indiquée la nature de la base de calcul,
•     o si le bulletin ne mentionne pas le nombre d’heures effectuées, vous risquez une condamnation au titre du travail dissimulé ;

• le montant de la rémunération brute du salarié, la nature et le montant des accessoires de salaire (primes, gratifications, avantages en nature, pourboires, etc.) ;
• la nature et le montant des retenues appliquées sur la rémunération brute, à savoir les cotisations salariales et les cotisations patronales (nature, montant, base de calcul et taux appliqué) ;
• la nature et le montant des sommes s’ajoutant à la rémunération et non soumises à cotisations (remboursement de frais professionnels par exemple, le montant de frais à indiquer pouvant toutefois être limité à ceux remboursés au moment de la paie) ;
• les déductions diverses (part salariale liée à l’achat de titres-restaurant par exemple) ;
• le montant de la prise en charge des frais de transport ;
• la date des congés et le montant de l’indemnité correspondante ;
• le montant de la somme effectivement remise au salarié et la date de paiement ;
• la mention selon laquelle il est possible de se reporter au portail www.service-public.fr (dans la rubrique « bulletin de paie ») pour connaître la définition des termes employés ;
• la mention selon laquelle le « bulletin de paie (est) à conserver sans limitation de durée », le salarié devant effectivement conserver ces bulletins « sans limitation de durée », notamment pour déterminer les droits à la retraite.

Depuis le 1er janvier 2022, le bulletin de paie doit faire apparaître clairement et de manière lisible les mentions « Net à payer avant impôt sur le revenu » et « Net à payer au salarié ». De plus, la mention du « montant net imposable » devient obligatoire, alors qu’elle n’était jusqu’ici que facultative. Doivent également apparaître sur le bulletin de paie les mentions « Impôt sur le revenu prélevé à la source », « Montant net des heures compl/ suppl. exonérées » et « cumul en annuel » dont les valeurs associées sont définies ici.

À compter du 1er juillet 2023, le bulletin de paie devra faire apparaître le « Montant net social », qui correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux et obligatoires.

Faire figurer les heures supplémentaires. Il est impératif que les heures supplémentaires (et leur paiement) apparaissent distinctement sur le bulletin de paie. Par exemple, il a déjà été jugé que le versement de frais de déplacement ne peut pas tenir lieu de règlement des heures supplémentaires, peu importe que les montants correspondent. L’employeur doit donc payer les heures supplémentaires au salarié.

Une distinction à faire… Le bulletin de paie doit bien distinguer le salaire de base des accessoires de salaires, faute de quoi un salarié pourrait exiger que vous lui remettiez un bulletin de paie rectifié.

En cas d’activité partielle. En cas d'activité partielle, le bulletin de paie doit mentionner :

• le nombre d'heures indemnisées ;
• le taux appliqué pour le calcul de l'indemnité d’activité partielle (de 70 % de la rémunération brute du salarié placé en activité partielle ou, s’il suit des actions de formation, 100 % de sa rémunération nette antérieure) ;
• les sommes versées au salarié au titre de la période considérée.

Simplification. Le nouveau bulletin de paie fait apparaître les lignes de cotisations sociales selon un référentiel particulier, différent pour les cadres (cotisant à l’Agirc) et les non-cadres (cotisant à l’Arcco). Notez qu’un modèle unique de bulletin de paie entrera en vigueur le 1^er janvier 2019, notamment en raison de la fusion des régimes Agirc-Arcco.

     =>  Voir le référentiel pour les cadres applicable depuis le 13 mai 2018

     =>  Voir le référentiel pour les non-cadres applicable depuis le 13 mai 2018

     =>  Voir le référentiel pour les cadres applicable à partir du 1er octobre 2018

     =>  Voir le référentiel pour les non-cadres applicable à partir du 1er octobre 2018

Attention ! Ces référentiels ne mentionnent pas le taux des contributions patronales. Or, le Code du Travail impose que le taux de ces contributions figure sur les bulletins de paie. Peut-être faudrait-il alors ajouter une colonne « taux patronal ». En outre, veillez à ne pas utiliser d’abréviations ou d’acronymes qui ne serait pas utilisé dans le référentiel : mieux vaut optimiser l’espace en utilisant 2 lignes au lieu d’une si certains intitulés sont trop longs.

Ce n’est pas une obligation, mais… Il est conseillé de faire figurer sur le bulletin de paie la date à laquelle a été accomplie la journée de solidarité, de manière à apporter la preuve que celle-ci a été effectuée.

Les mentions que vous ne devez pas faire figurer sur le bulletin de paie

Ne pas faire figurer les heures de représentation. Vous ne pouvez faire figurer sur le bulletin les activités liées à l’activité de représentation des salariés (sont concernés les représentants du personnel, les conseillers prud’homaux, etc.). Si les heures de délégation sont effectuées sur le temps de travail, elles sont globalisées avec les heures travaillées ; si elles sont prises en dehors de ce temps de travail, elles sont regroupées dans les heures supplémentaires.

Ne pas faire figurer les heures de grève. Vous ne pouvez pas non plus faire figurer les heures de grève du salarié. Si vous pratiquez une retenue pour heures de grève, vous devez, pour les désigner, utiliser une expression neutre du type « absence non rémunérée ».

Attention. Tout manquement affectant le bulletin de salaire, le paiement des salaires, etc. est puni d’une amende de 2 250 €, sans compter les éventuels dommages-intérêts dus au salarié. N’oubliez pas que le salarié peut contester le bulletin de salaire pendant 3 ans ; et ce n’est pas parce qu’il a accepté le bulletin de salaire qu’il ne pourra pas contester, dans ce délai, l’exactitude du montant indiqué.

Pensez aux annexes !

En plus du bulletin de paie, vous pouvez être amené à remettre au salarié un certain nombre de documents annexes, en fonction des situations. C’est ainsi que vous pouvez ou devez notamment lui remettre, en annexe, le cas échéant :

• le montant de l’intéressement et la part revenant au salarié ;
• le montant de la participation des salariés aux résultats de l’entreprise et la part lui revenant ;
• la nature et le montant de la rémunération correspondant à l’activité de représentation des salariés, pour les représentants du personnel et les représentants syndicaux ;
• un récapitulatif annuel des heures de formation effectuées en dehors du temps de travail et le montant des allocations correspondantes ;
• le récapitulatif des cotisations salariales et patronales, si vous avez opté pour le regroupement de ces cotisations ;
• le récapitulatif des heures d’astreinte et le montant de la compensation correspondante ;
• si le salarié est sous convention de forfait jours, le récapitulatif du nombre de jours ou demi-journées travaillées ;
• le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos portés au crédit du salarié ;
• dans les entreprises appliquant un dispositif d’aménagement du temps de travail sur plusieurs semaines ou sur l’année, un document mentionnant le total des heures accomplies depuis le début de la période de référence.