Conservation des documents : pourquoi ?

Un délai de conservation... Tous les documents et contrats conclus dans le cadre de votre activité professionnelle doivent être conservés par l’entreprise. Il s’agit là d’une obligation, mais elle n’est pas nécessairement indéfinie. Tout dépend de la nature des documents en question…

… à respecter impérativement. La conservation de ces documents sera utile, principalement à titre de preuve, que ce soit sur le plan comptable et fiscal (justification des dépenses par exemple), juridique (justification des décisions prises en assemblée générale par exemple) ou social (justification des salaires versés par exemple).

Archivage électronique. Placer les copies sur le même plan que l’original permet de valider la possibilité de conserver les documents sur support électronique. Un gain de place, de temps et d’efficacité…

Conservation des documents comptables et fiscaux : combien de temps ?

Des délais variables. En matière fiscale et comptable, l’obligation de conservation des documents doit être scrupuleusement respectée puisque c’est sur cette base que vous pourrez justifier auprès de l’administration fiscale l’ensemble des écritures comptables et fiscales, et donc la base de calcul des impôts professionnels. Si, d’une manière générale, le délai de conservation des documents comptables et fiscaux est de 6 ans, il est parfois plus long…

Point de départ du délai de conservation. Le délai de conservation (généralement 6 ans) commence à courir à partir de la date à laquelle le document en question est établi ou à partir de la dernière opération mentionnée sur les registres et livres comptables.

Immobilisation. Ainsi, si vous êtes en possession d’une facture qui concerne une immobilisation qui fait l’objet d’un amortissement (par exemple un immeuble inscrit à l’actif de votre entreprise) vous devrez conserver la facture pendant 6 ans à l’issue de la durée d’amortissement du bien qui est, pour les immeubles, fixée à 20 ans. En résumé, vous devrez conserver votre facture pendant 26 ans.

Concrètement. Voici les principaux délais à connaître dans ce domaine.

* Le délai est porté à 10 ans en cas de découverte d’une activité occulte.

Selon quelles modalités ? La conservation des documents et factures établis sur support informatique doit être effectuée dans leur forme originale.

Quant aux documents et factures créés sous forme informatique et transmis sur support papier. Il est admis, depuis le 1er juillet 2018, qu’ils puissent être conservés :

• soit sous format papier (ce qui suppose l’impression de 2 documents : l’original de la facture transmis au client et le double papier conservé par le fournisseur) ;
• soit sous format numérique : dans cette hypothèse, le professionnel devra :

• ○imprimer l’exemplaire papier des factures, puis les numériser et les sécuriser sous format PDF ou PDF A3,
• ○ou convertir directement sous format PDF ou PDF A3 les fichiers de factures conçues électroniquement pour être adressées sous format papier.

A noter. Avant cette date, et depuis le 31 mars 2017, la numérisation des documents papier était déjà permise, sans pour autant que les modalités (notamment en matière de format de conservation) en soient clairement établies…

Des conditions strictes à respecter... Si vous souhaitez conserver vos factures papier sous format numérique, vous devrez vous assurer que les conditions suivantes sont bien réunies :

• la numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant une reproduction à l'identique du contenu (la copie doit être conforme à l'original tant au niveau de l’image que du contenu) ;
• le cas échéant, les couleurs doivent être reproduites à l'identique (modifier la couleur est interdit) ;
• en cas de compression de fichier, il ne faut pas de perte d’images ou de contenus ;
• l'archivage numérique peut être effectué par vous-même ou par un tiers mandaté à cet effet ;
• les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation ;
• afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :

• ○ d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• ○ d'une empreinte numérique ;
• ○ d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• ○ ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) ;

• chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

… nécessaire à la « fiabilité » du document. Le président d’une association agit en justice au nom de celle-ci pour réclamer à une société le paiement d’une facture. Mais celle-ci conteste le pouvoir d’agir en justice du président de l’association, au motif que les procès-verbaux des assemblées générales, l’habilitant à agir, qu’il produit, ne sont que des copies qui ont été numérisée sans respect des conditions prescrites par la loi. Par conséquent, elles ne constituent pas des copies « fiables », ce qui annule l’assignation effectuée par le président au nom de l’association… ce qui a été confirmé par le juge.

Conservation des documents sociaux : combien de temps ?

Un délai unique. Depuis le 1er janvier 2019, tous les documents nécessaires en cas de contrôle de l’Urssaf doivent être conservés pendant au moins 6 ans. Il est possible de les conserver sur support informatique, sous réserve de respecter les modalités suivantes :

• la numérisation doit être réalisé dans des conditions garantissant une reproduction à l'identique du contenu (la copie doit être conforme à l'original tant au niveau de l’image que du contenu) ;
• le cas échéant, les couleurs doivent être reproduites à l'identique (modifier la couleur est interdit) ;
• en cas de compression de fichier, il ne faut pas de perte d’images ou de contenus ;
• l'archivage numérique peut être effectué par vous-même ou par un tiers mandaté à cet effet ;
• les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation ;
• afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :

• ○ d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• ○ d'une empreinte numérique ;
• ○ d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• ○ ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) ;

• chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Attention ! Si la présentation d'une pièce justificative ou d'un document numérisé ne répond pas à ces conditions, vous devrez présenter l'original au format papier. A défaut, vous serez réputé n’avoir pas présenté le document ou la pièce justificative nécessaires au calcul ou au contrôle des cotisations sociales.

Conservation des documents juridiques : combien de temps ?

Concrètement. Voici les principaux délais à connaître dans ce domaine.