Définir les avantages en nature

Un avantage. Si vous utilisez à des fins personnelles un bien appartenant à l’entreprise, ou si cette dernière prend en charge une dépense qui vous incombe normalement, vous bénéficiez d’un « avantage en nature ou en espèces ». Parmi les exemples courants d’avantages en nature, on retrouve la mise à disposition d’un véhicule, pour l’usage que vous en faites à titre privé, la mise à disposition d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), comme une smartphone, un ordinateur, etc.

Pour vous… S’agissant d’un élément de votre rémunération, cet avantage en nature ou en espèces est à ajouter aux revenus que vous percevez au titre de votre activité professionnelle et sera, de ce fait, soumis à l’impôt sur le revenu (dans la catégorie des traitements et salaires, et assimilés), à votre niveau.

Pour l’entreprise… Parce que l’avantage qui vous est alloué constitue un élément de votre rémunération, il sera soumis aux cotisations de sécurité sociale. Dans les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés, la valeur correspondante sera admise en déduction du résultat imposable de l’entreprise, au même titre que la rémunération.

A noter. La déduction de l’avantage en nature des résultats imposables ne vaut que pour les sociétés soumises à l’IS. Il faut, en effet, rappeler que la rémunération des exploitants individuels et des associés des sociétés dites de personnes relevant de l’impôt sur le revenu, dont les résultats sont soumis à l’impôt au niveau du dirigeant et des associés, n’est pas déductible. Et cette règle vaut aussi pour les avantages en nature ou en espèces dont ils peuvent bénéficier.

Attention ! Il faut savoir que la rémunération globale que vous percevez en qualité de dirigeant ne doit pas être considérée comme excessive par rapport au service rendu. Pour apprécier cette condition, il faut tenir compte des avantages en nature. A défaut, la fraction excessive de la rémunération est réintégrée dans les bénéfices imposables de la société (elle n’est donc pas déductible) et est imposée, à votre niveau, au titre des revenus de capitaux mobiliers (elle ne bénéficie pas de la déduction pour frais professionnels applicable aux salaires).

Attention (bis) ! Les avantages qui vous sont alloués par l’entreprise doivent trouver leur origine dans le contrat de travail ou les fonctions de direction que vous exercez. S’il n’est pas possible de rattacher l’avantage à votre fonction de direction, il ne sera pas considéré comme une véritable rémunération : les sommes correspondantes seront alors assimilées à une distribution taxable, à votre niveau, comme des revenus de capitaux mobiliers, et ne seront pas admises en déduction fiscale au niveau de l’entreprise.

Attention (ter) ! Les avantages en nature doivent être inscrits en comptabilité, sous une forme explicite, de manière à ce qu’apparaissent effectivement la nature et la valeur des avantages en nature qui vous sont accordés. A défaut, le montant des avantages en nature sera constitutif, là encore, de revenus réputés distribués pour vous et, pour l’entreprise, d’un avantage occulte non déductible du résultat imposable.

Pour la petite histoire… Une société avait simplement réintégré un avantage en nature, accordé au dirigeant, directement sur le tableau de détermination du résultat fiscal, à annexer à la liasse fiscale. Cette inscription n’a pas été jugée suffisante : une telle mention ne répond pas à l’exigence d’une comptabilisation distincte, selon les juges.

Evaluer les avantages en nature

Par principe, différentes méthodes peuvent être utilisées. Que ce soit pour calculer le montant de vos revenus, avantages compris, qui seront soumis à l’impôt, ou pour déterminer le montant des avantages qui pourront être admis en déduction au niveau de l’entreprise, il faut procéder à leur évaluation. Pour ce faire, différentes méthodes existent, en fonction de la nature des avantages concernés. Sauf pour certains dirigeants…

Valeur réelle… Pour les dirigeants, le principe est le suivant : les avantages en nature doivent être évalués sur la base des dépenses réellement engagées. Mais il faut noter quelques exceptions, qui permettent de retenir une évaluation forfaitaire des avantages en nature, comme pour les salariés.

… ou forfaitaire ? Voici les règles à retenir s’agissant des avantages en nature liés au logement, à la nourriture, au véhicule et aux outils issus des NTIC :

• en premier lieu, si vous êtes titulaire d’un contrat de travail (pour lequel vous relevez du régime de l’assurance chômage) et que vous justifiez de la régularité du cumul de ce contrat de travail avec votre mandat social, vous serez autorisé à évaluer forfaitairement l’avantage en nature se rapportant au logement et à la nourriture ;
• en second lieu, même en l’absence d’un contrat de travail avec votre mandat social, vous pouvez retenir l’évaluation forfaitaire pour calculer l’avantage en nature se rapportant à la mise à disposition d’un véhicule ou d’outils issus des NTIC.

Attention ! Le cumul d’un contrat de travail avec le mandat social n'est possible que si le contrat de travail correspond à un emploi effectif, caractérisé par l'exercice, dans un lien de subordination à l'égard de la société, de fonctions techniques distinctes de celles exercées dans le cadre du mandat social et donnant lieu à une rémunération séparée.

Pour le logement. Cet avantage en nature est normalement évalué sur la base de la valeur locative utilisée pour le calcul de la taxe d'habitation à laquelle il faut ajouter la valeur réelle de certains frais accessoires (eau, gaz, électricité, etc.). Mais si les conditions précitées sont respectées, une évaluation forfaitaire est possible.

            =>  Consulter le barème d’évaluation de l’avantage en nature logement

Pour la nourriture. Là encore, l'avantage en nature résultant de la fourniture du repas est, par principe, évalué en fonction des dépenses réellement engagées sur la base de justificatifs. Mais, sous réserve que les conditions précitées soient remplies, l’utilisation du forfait est possible : ce forfait est fixé à 10 € par jour ou 5 € par repas (valeur 2022).

Cas du CHR. Les dirigeants de société du secteur du CHR ne font pas exception à l’évaluation au réel de l’avantage en nature nourriture qui leur est consenti.

Pour la voiture. Voici les méthodes d’évaluation de cet avantage en nature, réelle ou forfaitaire :

• Evaluation sur la base des dépenses réelles : il faut distinguer selon que le véhicule appartient à l'entreprise ou est loué par elle :

•          • si le véhicule est acheté par l'entreprise, l'évaluation devra tenir compte de l'amortissement (10 % du prix TTC si le véhicule a plus de 5 ans, 20 % du prix TTC si le véhicule a moins de 5 ans), des frais d'entretien, d'assurance et, le cas échéant, des frais de carburant ;
•          • si le véhicule est loué par l'entreprise, l'évaluation devra tenir compte du coût global annuel TTC de la location, des frais d'entretien, d'assurance et, le cas échéant, des frais de carburant ;
•          • dans les deux cas, la valeur de l'avantage en nature s'obtient en appliquant au total ainsi obtenu le rapport existant entre le kilométrage parcouru à titre privé et le kilométrage total.

• Evaluation sur la base d’un forfait : là encore, il faut distinguer selon que le véhicule appartient à l'entreprise ou est loué par elle :

•          • si le véhicule est acheté par l'entreprise, l'évaluation est égale à 9 % du coût d'achat TTC du véhicule (6 % si le véhicule a plus de 5 ans) ;
•          • si le véhicule est loué par l'entreprise, l'évaluation est égale à 30 % du coût annuel TTC comprenant la location, l'entretien et l'assurance ;
•          • si l'entreprise prend en charge le carburant, l'évaluation doit en tenir compte : soit vous retenez le montant réel, soit vous majorez les forfaits qui sont alors portés à 12 % ou 9 % du coût d'achat TTC dans l'hypothèse où le véhicule est acheté par l'entreprise, à 40 % du coût TTC de la location si le véhicule est loué par l'entreprise ;
•          • dans les deux cas, ce forfait annuel doit être ajusté au prorata du nombre de mois au cours desquels le véhicule a effectivement été mis à votre disposition ou à celle du salarié.

Et pour un véhicule électrique ? Pour un véhicule fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique mis à disposition sur une période comprise entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, les dépenses prises en compte pour calculer l’avantage en nature :

• ne tiendront pas compte des frais d’électricité engagés par l’employeur pour la recharge du véhicule ;
• seront évaluées après application d’un abattement de 50 % dans la limite de 1 800 € par an.

Concernant la borne de recharge. Pour un véhicule électrique mis à disposition d’un salarié pour une période comprise entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022, l’avantage en nature résultant de l’utilisation d’une borne de recharge à des fins non-professionnelles est évalué à hauteur d’un montant nul. Concrètement, cela signifie qu’aucunes cotisations sociales, ni impôt sur le revenu ne sont dues sur cet avantage.

Pour les outils issus des NTIC. Il faut, au préalable, rappeler que l'utilisation raisonnable de ces outils pour la vie quotidienne, et dont l'emploi est justifié par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale, n'est pas considérée comme un avantage en nature. Cela étant, si un avantage en nature devait être calculé, il le serait de la manière suivante :

• soit sur la base des dépenses réelles, au moyen des factures justifiant le temps passé à une utilisation privée. ;
• soit sur la base d’un forfait annuel égal à 10 % du coût d'achat public TTC ou, le cas échéant, à 10 % du coût de l'abonnement TTC.