Une prise en charge possible…

Peu fréquent, mais possible… Il est tout à fait possible, pour l’entreprise, de prendre en charge le logement d’un salarié. Il ne s’agit pas, ici, des frais d’hôtels que vos salariés peuvent engager dans le cadre d’un déplacement professionnel et qui font l’objet d’un remboursement sur la base des factures présentées, mais bien d’une prise en charge du logement personnel.

Un avantage en nature... Si l’entreprise prend cette dépense ou une partie à sa charge, cette prise en charge constituera un avantage en nature ou en argent (selon les modalités de prise en charge) : il pourra s’agir pour l’entreprise, propriétaire ou locataire d'un logement, de le mettre gratuitement à la disposition d'un salarié ; il pourra aussi s’agir d’une prise en charge du loyer, en tout ou partie.

Toute mise à disposition d’hébergement ne constitue pas un avantage en nature. À titre d’exemple, la mise à disposition d’un logement devant être partagé entre les différents salariés dans des conditions précaires et temporaires n’est pas un avantage en nature. Il faut donc regarder au cas par cas les conditions de jouissance du logement pour déterminer son traitement comptable et fiscal.

Des conséquences. L’employeur doit veiller à faire cesser les nuisances sonores subies par le gardien d’immeuble qui travaille et vit dans l’immeuble au risque de manquer à son obligation de sécurité (et d’avoir à indemniser le salarié). Il n’est, en revanche, pas responsable d’un harcèlement qu’exercerait une locataire sur le gardien de l’immeuble, celle-ci n’ayant aucune autorité de fait sur le salarié.

Un avantage à évaluer…

L'importance de l'évaluation. L’évaluation de cet avantage en nature est importante à deux titres : d’une part, intégrée à la rémunération du bénéficiaire, elle servira au calcul des cotisations sociales correspondantes ; d’autre part, s’agissant d’un avantage imposable, elle servira au calcul de l'impôt dû par le salarié bénéficiaire.

2 possibilités. Une entreprise qui fournit gratuitement le logement dispose d'un choix pour évaluer l'avantage en nature résultant de cette situation : soit vous optez pour une évaluation forfaitaire, soit vous optez pour une évaluation basée sur la valeur locative utilisée pour le calcul de la taxe d'habitation à laquelle il faut ajouter la valeur réelle de certains frais accessoires (eau, gaz, électricité, etc.).

Evaluation forfaitaire. Cette évaluation se présente sous la forme d'un barème mensuel dont les tarifs sont modulés en fonction de la rémunération des bénéficiaires (prendre en compte le salaire brut mensuel avant incorporation des avantages en nature) et du nombre de pièces principales du logement, ce forfait comprenant, en outre, les avantages accessoires suivants : eau, gaz, électricité, chauffage et garage. Les tarifs sont indexés sur l'évolution des prix hors tabac.

        •  Pour en savoir plus, consultez le barème forfaitaire

Evaluation en fonction de la valeur locative. Vous pouvez également opter pour une évaluation basée sur la valeur locative servant à l'établissement de la taxe d'habitation, l'évaluation ne tenant compte, le cas échéant, que des locaux effectivement utilisés par le bénéficiaire à titre privé. Dans l'hypothèse où l'administration fiscale n'est pas en mesure de vous fournir cette valeur locative, vous devez pouvoir estimer l'avantage en nature par rapport à la valeur locative réelle du logement déterminée à partir du montant des loyers pratiqués dans la commune pour un logement similaire. A la valeur connue ou déterminée, vous devez ajouter les éventuelles charges accessoires prises en charge par l'entreprise pour leur valeur réelle (eau, gaz, électricité, chauffage, etc.).

Dans les deux cas... Si le salarié verse une redevance ou un loyer à l'entreprise, il faut en tenir compte dans l'évaluation de l'avantage en nature (qui sera alors égal à la différence entre la valeur locative ou le forfait et le montant de la redevance versée). Si ce loyer est supérieur à la valeur locative ou au forfait, il n'y a pas d'avantage en nature. Par ailleurs, si l'entreprise prend en charge d'autres frais (prime d'assurance, taxe d'habitation, etc.), vous devez tenir compte d'un avantage en espèces imposable et soumis aux cotisations sociales.

Prise en charge d'un loyer. Lorsque l'entreprise prend directement en charge le loyer, l'avantage en résultant, qui s'analyse comme un avantage en espèces, sera soumis cotisations sociales et à l'impôt sur la base de l'ensemble des sommes ainsi prises en charges pour le compte du bénéficiaire.