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Conseils pratiques pour la gestion de mon activité

Votre logiciel de caisse est-il (dûment) certifié ?

Date de mise à jour : 03/06/2021 Date de vérification le : 03/06/2021 7 minutes

Depuis le 1er janvier 2018, et afin de lutter contre la fraude à la TVA, vous devez justifier que votre logiciel ou système de caisse, sur lequel vous enregistrez les règlements de vos clients, respecte des conditions précises d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage. L’administration fiscale a apporté des précisions à ce sujet : concrètement, comment faire ?

Rédigé par l'équipe WebLex.
Votre logiciel de caisse est-il (dûment) certifié ?


Logiciel de caisse certifié : pour qui ?

Tout le monde ? Toute personne soumise, par principe à la TVA doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Concrètement. Sont donc soumises à cette obligation toutes les entreprises (entreprise individuelle, société, etc.) qui enregistrent elles-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel ou un système de caisse. Cette obligation s’impose aussi même si vous enregistrez vous-même ces règlements sur un logiciel ou système accessible en ligne.

     =>  Pour en savoir plus sur la nature des conditions à respecter, cliquez ici

Des exceptions. Comme tout principe, il existe des exceptions à cette obligation de certification qui dépendent soit du régime de TVA de l’entreprise, soit de la nature de l’activité exercée, soit des modalités de tenue de la caisse.

Quant au régime de TVA. Sont exclues du dispositif les entreprises non soumises à TVA, les entreprises exonérées de TVA, les entreprises bénéficiant de la franchise (par exemple les auto-entrepreneurs) et les exploitants agricoles soumis au remboursement forfaitaire agricole.

Quant à la nature de l’activité. Ne sont pas tenues à l’obligation de certification les entreprises qui commercent exclusivement avec d’autres professionnels (ce que l’on appelle les activités « B to B » ou « business to business »). En revanche, si l’entreprise compte des particuliers parmi ses clients, elle devra justifier du fait que son logiciel de caisse est bien certifié.

Quant aux modalités de tenue de la caisse. Ne sont pas soumises au dispositif de certification les entreprises qui :

  • utilisent des registres papiers ou sous forme de tableurs ;
  • ou qui utilisent un système dédié qui n’automatise pas et n’enregistre pas les données.

Une tolérance. Par mesure de tolérance, l’administration précise que sont également dispensées de l’obligation de sécurisation de leur logiciel ou système de caisse les entreprises, soumises à la TVA, dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit (une banque par exemple), sur lequel l’administration peut exercer son droit de communication.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ? Un logiciel de caisse est, comme son nom l’indique, un logiciel dans lequel l’entreprise enregistre les ventes et / ou les prestations de services réalisées au profit de personnes qui ne sont pas soumises à TVA, le plus souvent des particuliers.

Une précision. L’administration vient d’apporter des précisions sur la définition même de ce qu’est un logiciel ou un système de caisse. Pour elle, il s’agit d’un système informatique doté d’une fonctionnalité permettant de mémoriser et d’enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises ou de prestations de services.

Dans sa documentation, elle précise que ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement, quel que soit le mode de paiement, les paiements pour lesquels le logiciel ou système déclenche obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable. Dès lors, ces logiciels ou ces systèmes ne sont pas tenus au respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

Attention. Le nom donné au logiciel est sans importance. Ainsi, si votre logiciel se définit, de par sa fonctionnalité, comme un logiciel de caisse, le fait qu’il s’appelle « logiciel de gestion » est sans incidence.

Logiciel de facturation. Les logiciels de facturation ayant une fonctionnalité de caisse doivent, au même titre que les logiciels ou systèmes de caisse, satisfaire à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Logiciel mixte. Pour les entreprises équipées d’un logiciel mixte, par exemple un logiciel assurant les fonctions caisse et gestion, seule la fonction caisse du logiciel devra être certifiée.

     => Consultez la foire aux questions publiée par l’administration

Le saviez-vous ?

Il vient d’être demandé à l’administration si l’Etat envisageait d’attribuer une aide financière aux commerçants et aux artisans pour l’achat du matériel nécessaire à la mise en conformité de leurs logiciels ou systèmes de caisse.

La réponse est non, puisque le respect de cette obligation de certification n’implique pas nécessairement l’achat de nouveau matériel. Et même si l’entreprise se trouve dans l’obligation d’investir, elle pourra toujours amortir ce logiciel pour tenir compte de sa dépréciation et donc, déduire l’amortissement pratiqué de son résultat imposable.


Logiciel de caisse certifié : par qui ?

Un mode de preuve alternatif. Le respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données peut être justifié :

  • soit par un certificat délivré par un organisme accrédité (certificat de conformité à la norme NF 525 pour les logiciels d’encaissement) ;
  • soit par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l'administration.

En pratique. Qu'il s'agisse du certificat ou de l'attestation individuelle, c'est l'éditeur du logiciel ou du système de caisse qui fait produire le certificat (ce n’est donc pas l’entreprise qui demande cette certification à l’organisme certificateur accrédité) ou qui produit l’attestation individuelle. L'éditeur vous remet donc le document (certificat ou attestation individuelle), lors de l'achat du logiciel ou du système.

A noter. Deux organismes certifiant ont été habilités le 30 mai 2017 par décision du COFRAC, l’instance nationale d’accréditation. Il s’agit :

  • de l’AFNOR certification (secrétariat technique INFOCERT) pour le référentiel NF 525, accréditation n°5-0030 ;
  • du Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE) pour le référentiel « Référentiel de certification des systèmes de caisse », accréditation n°5-0012.

Le saviez-vous ?

On entend par « éditeur » du logiciel ou du système de caisse la personne qui détient le code source du logiciel ou du système et qui a la maîtrise de la modification des paramètres de ce produit.

Le cas échéant. Si vous avez acquis votre matériel avant le 1er janvier 2018, pensez à demander à l'éditeur qu'il vous remette un certificat si le logiciel ou système a été certifié ou une attestation individuelle pour le logiciel ou système que vous utilisez.

Le saviez-vous ?

Lorsqu'une entreprise détient plusieurs systèmes et/ou logiciels de caisse différents dans lesquels elle enregistre les règlements de ses clients, elle doit présenter un certificat ou une attestation pour chacun de ces produits.

Des mentions spécifiques s’agissant du certificat. Le certificat :

  • doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données ;
  • doit porter sur la version du logiciel ou système détenue par l'entreprise.

Des mentions spécifiques s’agissant de l’attestation. L’attestation :

  • doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données ;
  • doit indiquer précisément le nom et les références de ce logiciel (y compris la version du logiciel concernée et le numéro de licence quand il existe une licence) ou de ce système et la date à laquelle le logiciel ou système a été acquis par l'entreprise.

Attention. L'établissement d'un faux document est un délit pénal passible de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende. Ces peines sont donc susceptibles d’être appliquées aux éditeurs qui délivreraient de fausses attestations ou de fausses copies de certificat à des entreprises. Elles s'appliquent aussi aux entreprises qui présentent à l'administration une fausse copie de certificat ou une fausse attestation individuelle tout en connaissant son caractère frauduleux.

A retenir

L’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse respectant des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données s'applique depuis le 1er janvier 2018.

Assurez-vous que le logiciel ou le système de caisse utilisé est conforme en sollicitant auprès de votre éditeur le certificat ou l’attestation requise.


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Un logiciel libre est-il concerné par cette obligation ?

Oui. Cette obligation vise les logiciels dits « libres » ou développés en interne. Pour rappel, un logiciel libre est un logiciel dont les utilisateurs ont un libre usage, une libre étude, une libre modification et une libre distribution, ce qui permet d'adapter le logiciel à des besoins spécifiques.

Attention : les modifications que les utilisateurs peuvent apporter au logiciel libre ou développé en interne ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet d'altérer le respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage.
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Sources
  • Loi de Finances pour 2016 n° 2015-1785 du 29 décembre 2016 (article 88)
  • BOFiP-Impôts-BOI-TVA-DECLA-30-10-30
  • BOFiP-Impôts-Actualité du 4 juillet 2018
  • www.impots.gouv.fr
  • Ministère de l’action et des comptes publics, communiqué de presse du 15 juin 2017, n°22
  • www.economie.gouv.fr
  • Loi n°2017-1837 du 30 décembre 2017 de Finances pour 2018 (article 105)
  • Réponse ministérielle Babary du 1er février 2018, Sénat, n°02793 (pas d’aide d’Etat pour l’achat de logiciel certifié)
  • Actualité BOFiP-Impôts du 30 décembre 2020 (précisions apportées par l’administration fiscale concernant les logiciels de facturation ayant une fonctionnalité de caisse)
  • Actualité Bofip-impôts du 19 mai 2021 (Suppression de la tolérance concernant les batchs quotidiens)
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mysilae
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