Comptabilité du graphiste freelance : 3 obligations incontournables

Les obligations comptables du graphiste indépendant

Le statut de micro-entrepreneur séduit de nombreux graphistes grâce à sa gestion comptable simplifiée. La tenue d’un livre des recettes et, si l’activité nécessite des approvisionnements, un registre des achats, suffit à être en règle. Seules les sociétés commerciales doivent mettre en place une comptabilité complète avec bilans et comptes de résultats. Le graphiste freelance peut donc gérer sa comptabilité seul avec un logiciel ou un tableau Excel.

Cependant, certains graphistes gèrent une micro-entreprise plus complexe avec des activités multiples ou un chiffre d’affaires élevé. Dans ce cas, le recours à un expert comptable pour freelance peut constituer un véritable appui. Ce professionnel permet aux travailleurs indépendants de sécuriser leur gestion financière et de limiter le risque d'erreurs susceptibles de leur générer des pénalités.

Établir des factures conformes pour les graphistes

Chaque prestation du graphiste donne lieu à une facture comportant les mentions légales suivantes :

• l’identité du graphiste et du client ;
• le numéro SIRET ;
• la date de la prestation ;
• le numéro de facture unique et chronologique ;
• le montant hors taxe (HT), le taux et le montant de la TVA (si assujetti à la TVA) ;
• la mention “TVA non-applicable, article 293 B du CGI” (si non-assujetti à la TVA) ;
• toutes les conditions de paiement.

Toutes les factures émises sont à conserver pendant dix ans. Garder un historique clair et sécurisé de sa facturation permet aussi de répondre plus vite à une demande de la part d’un client ou d’un contrôleur fiscal.

Archivage et suivi comptable du graphiste

En micro-entreprise, il n’y a pas de documents de fin d’exercice à produire. Cette comptabilité très simplifiée représente justement l’un des avantages principaux de ce statut. Pour ce régime, le graphiste a le devoir de déclarer, trimestriellement ou mensuellement, son chiffre d’affaires annuel à l'URSSAF. Il est tenu de conserver également ses factures émises et reçues et de les archiver pendant dix ans. C’est le cas également pour les justificatifs d’achat. Cette durée correspond aux besoins fiscaux et comptables, conformément au Code du commerce et aux obligations fiscales en vigueur.

Enfin, le freelance clôture son année dans son livre des recettes (format papier ou logiciel) en calculant le total exact des factures encaissées. Les freelances ayant une activité complexe ou générant un chiffre d’affaires élevé peuvent solliciter l’aide d’un expert-comptable à ce moment.

Comprendre et anticiper la facturation électronique

La dématérialisation est aujourd’hui largement admise pour la conservation des factures et des justificatifs. Leur numérisation est désormais acceptée par l’administration, mais il faut toutefois en garantir l’authenticité et la lisibilité. Si la dématérialisation facilite l’organisation des graphistes, elle les prépare également à l’entrée progressive de la facturation électronique. À partir du 1er septembre 2026, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Dans la pratique, même un graphiste en micro-entreprise non assujettie à la TVA devra être en capacité de recevoir des factures en format électronique à cette date. Ce nouveau système national engage tous les acteurs de la chaîne (clients et fournisseurs) à échanger sur le même réseau de facturation.

Pour exercer en toute légalité, le graphiste freelance doit veiller à respecter ces obligations comptables. Anticiper la facturation électronique complète ces bonnes pratiques. Une comptabilité rigoureuse n’est pas seulement une contrainte légale. Elle constitue un véritable outil de gestion pour organiser son activité.