Comment les petites entreprises peuvent simplifier leurs processus de facturation ?

Pourquoi opter pour une solution de dématérialisation ?

L’évolution de la législation en France amène désormais les entreprises de toutes tailles à réfléchir à des solutions afin de rendre leurs factures disponibles au format digital. Les factures doivent non seulement être accessibles par voie informatisée, mais disposer également d’un certificat d’authenticité pour lutter contre les arnaques et le vol d'identité. Qui plus est, chaque entreprise doit par ailleurs pouvoir réceptionner et lire les factures envoyées de l’extérieur. Ces nouvelles obligations rendent les solutions de numérisation particulièrement utiles. Elles permettent de n’avoir besoin que d’un seul outil pour gérer l’intégralité de la facturation. La dématérialisation de facture avec Kolecto, un logiciel de référence en la matière, devient accessible à tous, y compris à ceux qui n’ont pas de formation dans la gestion administrative. 

Les étapes de la facturation numérique

La facture est tout d’abord produite directement par l’intermédiaire du logiciel de facturation. La création d’une facture est grandement simplifiée grâce aux modèles pré-enregistrés. Il suffit alors de renseigner les informations liées à la commande pour obtenir une facture qui respecte les mentions obligatoires. 

La facture est alors prête à être envoyée directement au client par le canal de son choix, le plus souvent par mail. Un logiciel de facturation comme Kolecto propose de renseigner en amont les informations principales de ses partenaires commerciaux (coordonnées, informations bancaires, etc.), permettant d’automatiser l’envoi et la réception de documents importants.

Une fois la facture envoyée à son destinataire, celle-ci est prête à être classifiée dans l’archivage électronique. La situation de paiement de chaque facture est enregistrée, ce qui permet à l’entrepreneur de suivre facilement l’état de paiement de chacune de ses factures. Le logiciel prévoit par ailleurs de notifier l’utilisateur lorsqu’une facture arrive à sa date limite de paiement, que ce soit en achat ou en vente. De cette manière, l’entreprise s’assure de ne pas subir des retards qui pourraient impacter sa trésorerie.

Passer à la facturation numérique : quels avantages ?

Faire le choix d’une plateforme de dématérialisation permet de répondre à bien plus de besoins que la seule obligation légale. D’une part, l’entreprise réalise un gain financier en comparaison de la production de documents en format papier. Les petits entrepreneurs gagnent également un temps précieux en automatisant des tâches administratives redondantes, ce qui leur permet de se concentrer sur leur activité. Enfin, les documents étant authentifiés par le logiciel, les microentreprises sont bien plus protégées contre les tentatives d’escroquerie en ligne, qui sont de plus en plus fréquentes.

Faire le choix de la facturation en ligne est donc plus qu’une simple obligation administrative. Cette solution permet à la fois de gagner en souplesse et en rapidité, tout en vous permettant de réaliser des économies et de vous protéger contre les escroqueries. Les possibilités d’automatisation donnent l’opportunité aux entrepreneurs de se concentrer pleinement sur leur travail sans avoir à passer des heures à produire et archiver des factures.