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Charges de personnel : quelle déduction fiscale ?

Date de mise à jour : 05/10/2023 Date de vérification le : 05/10/2023 15 minutes

Vous rémunérez vos collaborateurs, vous versez des charges sociales, vous faites bénéficier vos salariés de titres-restaurant, vous remboursez les frais de déplacement, vous versez des primes lorsque les objectifs sont atteints, etc. Toutes ces charges sont-elles déductibles du résultat imposable de votre entreprise ?

Rédigé par l'équipe WebLex.
Charges de personnel : quelle déduction fiscale ?

Charges de personnel : des rémunérations déductibles !

De quoi s’agit-il ? Les charges de personnel dont il s’agit, ici, correspondent aux salaires et autres appointements versés aux collaborateurs de l’entreprise, conformément à leur contrat de travail, en contrepartie du travail fourni pour lequel ils ont été embauchés.

Concrètement. On vise ici la rémunération principale (le salaire brut proprement dit), ainsi que ses accessoires : les éventuelles heures supplémentaires, les primes (d’assiduité, d’ancienneté, de technicité, d’objectif, etc.), les éventuels avantages en nature (mise à disposition d’un véhicule par exemple), les sommes versées au titre de l’intéressement ou de la participation, les abondements aux plans d’épargne entreprise, votre participation à l’achat de titres-restaurant, de chèques-vacances, etc.

Des charges déductibles ? Oui ! Les rémunérations versées aux salariés sont déductibles des résultats de l’entreprise. Pour être précis, il faut rappeler que cette déduction suppose 3 conditions : la rémunération doit correspondre à un travail effectif, ne doit pas être excessive et doit être réellement versée.

En pratique. La stricte application de ces conditions est rarement remise en cause par l’administration fiscale, s’agissant des rémunérations versées au personnel salarié de l’entreprise ; elle précise, elle-même, à cet égard, qu’il n’est pas question de discuter systématiquement le montant des salaires, appointements ou rémunérations versés par les entreprises à leur personnel non dirigeant, pour le seul motif que ce montant excéderait celui des rémunérations pratiquées pour les mêmes services dans des entreprises similaires.

Le saviez-vous ?

Retenez que le refus de déduction fiscale du salaire versé à un collaborateur, qui serait qualifié d’excessif, n’est susceptible d’intervenir que dans des situations exceptionnelles (par exemple, si l’administration relève des liens affectifs ou d'intérêts unissant les bénéficiaires à des personnes possédant le contrôle de l'entreprise qui pourraient laisser supposer que la rémunération n’est alors pas nécessairement accordée dans l’intérêt direct de l’entreprise).

À noter. La situation sera, en revanche, toute autre s’agissant des rémunérations versées aux dirigeants, et pour lesquelles l’administration fiscale appelle à la plus stricte application des conditions de déduction (dans le cadre des entreprises soumises à l’IS plus particulièrement, puisque, dans le cadre d’une entreprise relevant de l’IR, les rémunérations ne sont pas déductibles).

Le saviez-vous ?

Les indemnités, remboursements et allocations versés aux salariés correspondant à la prise en charge de l’entreprise de certains frais sont aussi déductibles, dès lors qu’ils correspondent à des dépenses d’ordre professionnel : frais de transport, frais de déplacement, frais de restaurant, indemnités de panier, etc.


Charges de personnel : à quel moment s’exerce cette déduction ?

Rémunérations de l’exercice. Par principe, seules les rémunérations dont l’entreprise est devenue débitrice au cours de l’exercice sont admises en déduction du résultat de cet exercice. Si ce principe semble évident, il appelle toutefois deux observations : comment gérer les avances au personnel ? Comment gérer les primes de fin d’année ?

Avance au personnel. Il peut arriver qu’une entreprise accorde une avance à un salarié qui se retrouve momentanément en difficulté. Il faut savoir que, dans cette hypothèse, cette avance est considérée comme un prêt accordé par l’entreprise au salarié, non déductible. Si vous faites une avance de ce type au profit d’un collaborateur, en fin d’exercice, à valoir sur une rémunération due au titre de l’exercice suivant, cette avance n’est pas déductible des résultats de l’exercice au cours duquel vous l’avez versée.

Le point sur les primes de fin d’année. A la clôture de l’exercice, il est généralement fait le point sur les objectifs assignés aux salariés et, par voie de conséquence, sur les primes éventuellement dues en rapport avec ces objectifs. En pratique, ces sommes sont souvent versées au cours de l’exercice suivant, de sorte qu’elles sont encore à régler à la clôture de l’exercice. Sur quel exercice doivent donc être déduites ces primes ?

2 méthodes. Tout d’abord, il faut savoir que si la prime résulte d’un engagement ferme de l’entreprise à l’égard de ses salariés, qui porte sur le principe et les modalités de calcul des sommes dues, la déduction fiscale sera acquise. Cette prime est déduite du résultat de l’exercice au titre duquel elle est calculée (indépendamment de son versement) : une prime liée à l’exercice 2022, versée pendant l’exercice 2023, est déduite au titre de l’exercice 2022. Mais 2 méthodes sont possibles, selon les hypothèses :

  • soit vous connaissez exactement le montant de la prime à verser, dans ce cas vous la comptabilisez en « charges à payer » ;
  • soit vous ne connaissez pas avec exactitude ce montant, et vous pourrez constater une provision, déductible du résultat fiscal.


Charges de personnel : des charges sociales déductibles !

Cotisations sociales. En plus des rémunérations, l’entreprise verse des cotisations sociales patronales (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales, accidents du travail, assurance chômage, etc.). Par principe, ces charges sont également admises en déduction du résultat fiscal de l’entreprise.

Quand ? La déduction des charges sociales suit le même régime que les rémunérations elles-mêmes. S’agissant des cotisations de sécurité sociale liées aux salariés dues en fin d’exercice, il est admis qu’elles soient, bien que non encore versées, déduites du résultat de cet exercice au titre des « charges à payer ».


Charges de personnel : focus sur les congés payés

Le principe. Les droits à congés acquis au cours de la période qui s'étend du 1er juin au 31 mai (dite « période de référence ») doivent être utilisés de la manière suivante : pour partie au cours d'une période fixée par les conventions ou accords collectifs de travail, comprenant dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année (période légale des congés), et pour le solde avant le 30 avril de l'année suivante, sauf disposition conventionnelle contraire.

Une indemnité déductible. Au cours de son congé, le salarié perçoit une indemnité versée par l’entreprise (sous réserve des dispositions particulières concernant notamment les entreprises du secteur du bâtiment et des travaux publics). Par principe, les droits à congés acquis par les salariés à la clôture de l’exercice, et les charges sociales correspondantes, sont déductibles des résultats imposables de l’entreprise. Pour quel montant ?

Combien ? L’indemnité est égale à 10 % de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. Toutefois, cette indemnité ne peut être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de congé si le salarié avait continué à travailler (ce qui a pour effet d'inclure les augmentations de salaires obtenues avant la prise du congé dans l'indemnité à verser au salarié en congé).

Le saviez-vous ?

À la clôture de l'exercice, vous devez comptabiliser l'indemnité correspondant aux droits acquis et non utilisés par les salariés. Le montant estimé de l'indemnité et des charges sociales et fiscales correspondantes doit être enregistré dans un compte de provision ou de charge à payer.

À noter. Pour information, certaines entreprises constituées avant 1987 ont pu opter (de manière irrévocable), avant cette date, pour un régime spécifique : ce régime leur permet de déduire l’indemnité de congés payés au titre de l’exercice au cours duquel elle est effectivement payée (ce qui suppose une correction extracomptable pour la détermination du résultat fiscal, l'indemnité liée aux droits acquis et non utilisés à la clôture de l'exercice n'étant alors pas déductible sur le plan fiscal).


Charges de personnel : focus sur le prêt de main d’œuvre

Un principe à connaître. Par principe, le prêt de main d’œuvre réalisé dans un but lucratif est interdit (hors hypothèses particulières, liées notamment au travail temporaire, au portage salarial, aux sociétés sportives, à la mise à disposition de salarié auprès d’organisations syndicales, etc.) : concrètement, la mise à disposition de personnel salarié auprès d’une autre entreprise en facturant cette prestation avec une marge bénéficiaire est interdite.

Quelle déduction fiscale ? Cela signifie qu’en présence d’une mise à disposition de personnel, seuls sont refacturés à l’entreprise utilisatrice les salaires versés au salarié prêté, les charges sociales correspondantes et les éventuels frais professionnels remboursés au salarié au titre de sa mise à disposition. Ces frais constituent alors pour l’entreprise utilisatrice des charges déductibles (et des produits imposables pour l’entreprise prêteuse).

Le saviez-vous ?

L’administration admet que des frais de gestion puissent être également refacturés à l’entreprise utilisatrice, sans que cela remette en cause le caractère non lucratif du prêt de main d’œuvre. Cela suppose toutefois que ces frais demeurent (dixit l’administration) modérés et justifiés.

Une déduction spécifique. La Loi de Finances rectificative pour 2017 a mis en place la possibilité, pour l’entreprise prêteuse, de déduire de son résultat imposable la totalité des charges de personnel supportées par elle au titre du prêt de main d’œuvre. Cette déduction suppose que le prêt de main d’œuvre soit mis en place, conformément aux règles édictées par le code du travail.

À noter. La déduction totale est possible, même si elle dépasse le montant refacturé à l’entreprise utilisatrice, et sans que cette opération soit alors requalifiée en acte anormal de gestion, impliquant un refus de déduction des charges correspondantes. Dans cette hypothèse toutefois, l’entreprise prêteuse sera soumise au respect de la règlementation relative aux aides de minimis.

Rappel. La règlementation européenne en matière d’aide de minimis prévoit que le total des avantages fiscaux dont pourra bénéficier l’entreprise est limité à 200 000 € sur une période glissante de 3 ans : il s’agit d’un plafond global et non d’un plafond applicable pour chaque avantage financier.

A retenir

Les charges de personnel (salaires, accessoires du salaire, avantages en nature, charges sociales correspondantes, etc.) sont par principe déductibles du résultat de l’entreprise. L’administration remet (très) rarement en cause cette déduction fiscale sur le fondement d’une rémunération excessive.

Retenez que des règles spéciales s’appliquent aux congés payés et aux éventuelles primes dues en fin d’année (qui peuvent faire l’objet de provisions).

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