Rémunérer un stagiaire

La rémunération du stagiaire

Petit rappel. Il faut, au préalable rappeler qu’un stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l’étudiant acquiert des compétences professionnelles qui mettent en œuvre les acquis de sa formation en vue de l’obtention d’un diplôme ou d’une certification. Voilà pourquoi on ne parle pas, en réalité, de salaire (le stagiaire n’est pas salarié de l’entreprise), mais plutôt de gratification. Est-elle obligatoire ?

Une gratification obligatoire ? En réalité, non : vous devrez obligatoirement verser une gratification dès lors que le stage a une durée supérieure à 2 mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire. Si la durée de stage est inférieure à 2 mois, vous n’êtes donc pas tenu de verser cette gratification : le versement d’une rétribution résultera de ce que vous avez négocié avec le stagiaire.

Combien ? S’il n’y a pas de maximum prévu, la réglementation impose un montant minimum : actuellement, à défaut de dispositions dérogatoires dans votre convention collective, ce montant minimum est fixé à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale multiplié par le nombre d’heures effectuées pour les conventions de stage conclues à compter 1er septembre 2015 (13,75 % pour les stages conclus entre le 1er décembre 2014 et le 1er septembre 2015, 12,5 % auparavant). Ainsi, en cas de convention conclue à compter de cette date, si le stagiaire effectue 140 heures de stage (soit 7 heures par jour sur 4 semaines de 5 jours), la gratification est égale à 567 € (en 2023).

Comment apprécier la durée du stage ? Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, vaut 1 jour de stage et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, vaut 1 mois de stage. Retenez que la gratification est due pour chaque heure de présence du stagiaire dans l’entreprise. Elle est versée mensuellement au stagiaire, à compter du 1er jour du 1er mois de stage (elle n’est pas calculée en fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois).

Concrètement. Cela signifie que la gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l'entreprise plus de 308 heures, même de façon non continue.

2 méthodes. Soit vous versez la gratification en fonction du nombre d’heures réalisées à chaque fin de mois, soit vous lissez les heures que le stagiaire doit effectuer sur sa période de stage en versant un montant identique chaque mois sur l’ensemble du stage.

Une gratification « chargée » ? Cette gratification n’a pas le caractère d’un salaire : elle ne sera pas soumise aux cotisations sociales dans la limite de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale multipliée par le nombre d’heures effectuées en stage (ce que l’on appelle, dans le jargon, la « franchise de cotisations »). Au-delà de ce seuil, vous serez redevable des cotisations et contributions patronales et salariales de sécurité sociale, calculées sur le différentiel entre le montant de la gratification et cette franchise.

A noter. Lorsque la durée du stage est supérieure à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absences pour le stagiaire. Les jours de congé et d’autorisations d’absences en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage.

Pour les droits à la retraite. A titre d’information, sachez que les stagiaires percevant une gratification minimale, ne cotisant pas à l’assurance vieillesse, peuvent néanmoins demander la prise en compte de leurs périodes de stage dans la limite de 2 trimestres (et sous réserve de verser les cotisations correspondantes : le coût pour un trimestre est égal à 12 % de la valeur mensuelle du plafond de la Sécurité Sociale).

Un questions/réponses ? Notez que le gouvernement met à la disposition des stagiaires un questions-réponses afin de les informer sur les différents éléments inhérents au stage en entreprise, notamment quant à la rémunération. Vous pouvez le retrouver ici.

Les avantages attribués au stagiaire

Comme pour les salariés ? Au-delà de cette gratification, la question se pose de savoir si vous devez, par exemple, lui attribuer des titres-restaurant, prendre en charge les frais de transport public, etc. comme pour l’ensemble de vos collaborateurs. Réponses…

Fournir des tickets-restaurant ? Il s’agit là d’une question fréquemment posée : vous devez effectivement attribuer des titres-restaurants au stagiaire si les salariés de l’entreprise en bénéficient, dans les mêmes conditions qu’eux (notamment si l’entreprise ne dispose pas de cantine) : dans cette hypothèse, votre participation patronale, qui doit respecter la réglementation relative aux tickets-restaurants (à savoir : être comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominative du titre et ne pas excéder 718 € pour 2022), est exonérée de charges sociales, indépendamment du montant de la gratification que vous versez au stagiaire.

A noter. Pour les stagiaires bénéficiant d’un stage inférieur à 2 mois, l’accès à la cantine ou l’attribution de titres-restaurant sans contrepartie restent exonérés de cotisations sociales (la valeur de ces avantages en nature étant inférieure au montant de la franchise de cotisations précitées).

Prendre en charge les frais de transport public ? Il en sera de même pour les frais de transport public « domicile-lieu de travail », à propos desquels l’entreprise est tenue à une prise en charge à hauteur de 50 % du coût de l’abonnement. Notez que la part facultative au-delà du seuil de 50 % est également exonérée de charges sociales (dans la limite des frais réellement engagés).

A noter. Tous les stagiaires doivent bénéficier de ces avantages, même ceux pour qui le stage a une durée inférieure à 2 mois. Et le montant de ces avantages n’est pas pris en compte pour apprécier le montant minimum de la gratification à verser (obligatoire pour les stages d’une durée minimale de 2 mois).

Activités du CSE. Comme les autres salariés de l’entreprise, les stagiaires doivent avoir accès aux activités sociales et culturelles mises en place par le comité social et économique, s’il est en place. Ils doivent ainsi, le cas échéant, pouvoir bénéficier des bons cadeaux par exemple.