DSN : gérer la déclaration et le paiement des cotisations sociales

Cotisations sociales : à quelle date devez-vous déclarer ?

Déclarer pour cotiser. Depuis le 1er janvier 2017, chaque entreprise doit avoir adhéré à la déclaration sociale nominative (DSN) qui permet de simplifier les démarches liées aux déclarations sociales auprès des différents organismes de prévoyance. Les déclarations permettent de récapituler le montant des cotisations que devra verser l’employeur.

Une déclaration mensuelle. La DSN doit être adressée :

• le 5 du mois suivant la période de travail pour les entreprises employant au moins 50 salariés et dont la paie est faite au cours du même mois que la période de travail ;
• le 15 du mois suivant la période de travail pour les entreprises employant moins de 50 salariés et pour les entreprises employant au moins 50 salariés qui pratiquent le décalage de paie.

Evénements spécifiques… Vous devez déclarer les suspensions de contrat de travail et leur terme (arrêts maladie, congés maternité, d’adoption ou de paternité et d’accueil de l’enfant), ainsi que les fins de contrats qui surviennent au cours du mois considéré.

… = délai spécifique ? La déclaration de ces événements doit intervenir au plus tard en même temps que la DSN relative à la paie du mois au cours duquel est survenu l’événement (c’est-à dire avant le 15 du mois). Cependant, lorsque l’événement survient après la date de la DSN, il peut arriver qu’il doive être déclaré dans les 5 jours ouvrés qui le suivent. Ce sera le cas :

• pour les arrêts maladie, congés maternité, d’adoption ou de paternité et d’accueil de l’enfant, si l’employeur n’avance pas lui-même les indemnités journalières de sécurité sociale au salarié (on dit alors que l’employeur n’est pas subrogé dans les droits de l’assuré, ce dernier étant alors le salarié) ;
• la fin de contrat.

Concrètement, concernant les arrêts de travail… Si vous avancez les indemnités journalières de sécurité sociale (qu’elle vous rembourse ensuite), vous pouvez déclarer son arrêt de travail, le cas échéant, lors de la DSN mensuelle. Ce sera également le cas à l’occasion de la fin de mission des salariés des entreprises de travail temporaire, de la fin du CDD des salariés des associations intermédiaires, de la fin du CDD saisonnier ou d'usage, à moins que le salarié vous demande de la faire dans les 5 jours ouvrés.

L’envoi d’une DADS en plus de la DSN. Certains employeurs devront produire une DADS auprès de certains organismes en 2018, malgré la généralisation de la DSN, selon le tableau ci-dessous.

Mise en place du prélèvement à la source (PAS). A partir du 1er janvier 2019, les entreprises collecteront l’impôt sur les rémunérations qu’elles versent à leur salarié. Pour cela, l’administration fiscale leur communiquera le taux applicable pour chaque salarié, chaque mois, en retour de DSN. Chaque taux est valable jusqu'à la fin du 2ème mois civil suivant le mois de la mise à disposition. Par exemple, un taux communiqué le 10 février sera valable jusqu’au 30 avril suivant.

Pour les employeurs qui pratiquent le décalage de paie. Le taux communiqué le 10 du mois M, par exemple, reste valide dans les mêmes conditions, c’est-à-dire jusqu'au 30 (ou 31) du mois M+2, sur les revenus versés pour la période déclarée du Mois Principal Déclaré M+2. Peu importe que le mois de versement ne corresponde pas.

A noter. Une entreprise qui pratique le décalage de paie devra nécessairement appliquer les règles liées au PAS (déclaration comprenant les données PAS, information sur le bulletin de paie, notamment) sur les rémunérations versées à compter du 1er janvier 2018, même si elles portent sur le mois travaillé de décembre.

Attention ! Le défaut de communication du taux par l’administration fiscale ne vous libère pas de votre obligation, en tant qu’employeur, de collecter l’impôt. Vous devrez, dans ce cas, appliquer le dernier taux communiqué s’il est encore valide (moins de 2 mois civils) ou, s’il ne l’est plus, le taux par défaut (qui dépend du montant de la rémunération versée).

     =>  Vous pouvez consulter les grilles de taux neutres sur notre fiche : « Le prélèvement à la source de l’IR : mode d’emploi pour les salariés et assimilés »

Cotisations sociales : à quelle date devez-vous payer ?

Une mise en place progressive. Un nouveau calendrier de recouvrement des cotisations doit être mis en application de manière progressive. Il est applicable depuis le 1er janvier 2017 (pour les périodes d’emploi débutant à partir du 24 novembre 2016) dans certaines entreprises, l’est depuis le 1er janvier 2018 dans d’autres entreprises, et au 1er janvier 2021 pour les entreprises restantes.

Un changement important. Actuellement, la date de recouvrement de ces cotisations sociales dépend de la date à laquelle vous effectuez le paiement des salaires dus au titre d’une période de travail. Le nouveau calendrier de recouvrement a été calqué sur le calendrier de déclaration sociale nominative (le 5 ou le 15 du mois) : le but étant que le paiement des cotisations intervienne au moment de la déclaration. En pratique, d’une manière générale, le versement des cotisations sociales est effectué :

• le 5 du mois suivant la période de travail pour les entreprises employant au moins 50 salariés et dont la paie est faite au cours du même mois que la période de travail ;
• le 15 du mois suivant la période de travail pour les entreprises employant moins de 50 salariés et pour les entreprises employant au moins 50 salariés qui pratiquent le décalage de paie.

Modifier la DSN avant l’échéance. Si vous avez envoyé votre DSN avant l’échéance et qu’une rectification de la paie entraîne une modification de cette DSN, vous devez effectuer une DSN « annule et remplace ». Mais vous ne pourrez la rectifier que jusqu’à minuit, la veille du jour de l’échéances (sommairement, les 4 ou 14 du mois).

Mais… Des règles particulières sont susceptibles de s’appliquer pour les employeurs qui pratiquaient déjà le décalage de paie avant le 24 novembre 2016.

Vous employez au moins 50 salariés. Vous trouverez en annexe un tableau récapitulatif des délais à respecter pour les entreprises de plus de 50 salariés.

     =>  Consulter notre annexe pour connaître les délais de paiement des cotisations des entreprises employant 50 salariés et plus

Vous employez moins de 50 salariés. Vous trouverez un tableau récapitulatif des délais à respecter pour les entreprises employant moins de 50 salariés.

     =>  Consulter notre annexe pour connaître les délais de paiement des cotisations des entreprises employant moins de 50 salariés

Vous employez moins de 11 salariés. Depuis le 1er janvier 2018, c’est le paiement mensuel qui s’applique par principe. Mais vous pouvez, si vous le souhaitez, opter pour un paiement trimestriel, avant le 31 décembre de l’année en cours pour une application l’année suivante. Cette option vaut aussi pour le PAS. En cas de paiement trimestriel des cotisations sociales, la DSN doit être renseignée au 15 du mois M+1, les paiements devant être opérés avant les échéances suivantes :

• 15 avril ;
• 15 juillet ;
• 15 octobre ;
• 15 janvier.

En cas de retard dans le paiement des cotisations. En cas de retard dans le paiement de vos cotisations sociales, vous encourez une majoration de retard de 5 %. A cette majoration s'ajoute une majoration complémentaire par mois ou fraction de mois écoulé, à compter de la date d'exigibilité des cotisations.

Taux de la majoration complémentaire. Jusqu’à présent, cette majoration correspondait à un taux de 0, 4 % du montant des cotisations dues. Pour les périodes d’activité postérieures au 1er janvier 2018, ce taux est abaissé à 0,2 %. Dans le cadre d’un contrôle de l’administration sociale, le taux de cette majoration complémentaire est abaissé à 0,1 % en cas de paiement des cotisations et contributions visées par le redressement dans les 30 jours suivant l'émission de la mise en demeure.

Attention ! Dans le cadre d’un redressement suite à contrôle, ces nouveaux taux de majoration (0,2 % ou 0,1 % en cas de paiement dans les 30 jours) s’appliquent à l’ensemble des sommes rendues exigibles par une mise en demeure envoyée par l’administration sociale à partir du 1er avril 2018, quelle que soit la période d’activité, antérieure ou postérieure au 1er janvier 2018.

Une remise gracieuse. Notez que les majorations complémentaires (au taux de 0,2 ou 0,1 %) peuvent faire l'objet d’une remise gracieuse lorsque les cotisations ont été acquittées dans le délai de 30 jours qui suit la date limite d'exigibilité ou à titre exceptionnel, en cas d'événements présentant un caractère irrésistible et extérieur.

Comment payer ? A partir du 1er janvier 2020, tous les employeurs auront l’obligation de payer leurs cotisations et contributions sociales par voie dématérialisée.

En cas de paiement partiel. A partir du 1er janvier 2021, en cas de paiements partiels de cotisations, à l’instar des règles fiscales, le paiement doit être prioritairement imputé sur la dette principale, puis le cas échéant sur les majorations de retard et pénalités restant dues et sur les frais de justice. Pour l’affectation de ce paiement aux sommes dues à titre principal, les cotisations seront prélevées par priorité et dans des proportions identiques sur les sommes recouvrées. L’affectation du solde éventuel restant aux autres cotisations sera faites dans des conditions prévues par Décret à paraître.

Cas des employeurs embauchant des marins… Net-entreprise rappelle que la DSN est obligatoire pour les employeurs de marins salariés depuis le 1er janvier 2021 et que, bien qu’une tolérance soit admise, cette dernière prendra fin le 15 juillet 2021.

Comment ? La marche à suivre pour les employeurs n’ayant pas encore effectué leur 1e déclaration en DSN est la suivante :

• s’ils réalisent eux même la paie de leurs marins : ils doivent acquérir un logiciel de paie compatible avec le dispositif DSN ;
• s’ils souhaitent passer par un tier déclarant (comme un expert-comptable) : ils doivent procéder aux démarches d’adhésion.

Des professionnels habilités ? Pour ce faire, l’Urssaf tient à leur disposition une liste de professionnels habilités en matière de paies des marins, intervenant sur l’ensemble du territoire, y compris en Outre-mer.

Une aide financière ? Le régime social des gens de mer, l’ENIM, met en place une aide financière à la transition vers la DSN, pouvant aller jusqu’à 720 € pour l’année 2021, au profit des employeurs remplissant les conditions suivantes :

• employer au maximum 4 marins ;
• souscrire un contrat avec un tiers déclarant référencé par l’Urssaf.

Prévenir les sanctions… Notez que le fait pour ces employeurs de ne pas respecter leurs obligations sociales les exposent à des sanctions. Dans le cas où ces derniers ne seraient pas en mesure de mettre en place la DSN au 15 juillet 2021, ils sont encouragés à contacter l’Urssaf Poitou-Charentes afin de faire part de leurs difficultés et de se faire accompagner :

• via une enquête en ligne, disponible ici ;
• en écrivant à l’adresse suivante : dsn.poitou-charentes@urssaf.fr.

Cas des employeurs embauchant des salariés expatriés et intermittents du spectacle… La déclaration en DSN devient obligatoire pour le recouvrement des cotisations AGS et des contributions d’assurance chômage des salariés expatriés et des intermittents du spectacle, à compter de la période d’octobre 2021. Par mesure de tolérance, vous avez jusqu’à la période d’emploi de janvier 2022 pour vous mettre en conformité. Vous pouvez retrouver plus d’informations à ce sujet ici.

Déclaration sociale nominative : quels sont les risques en cas d’erreur ?

Evitez les erreurs ! Depuis le 1er janvier 2017, le défaut de production de la DSN, l’omission d’un salarié ou assimilé, l’inexactitude des rémunérations déclarées ou une erreur de donnée d’identification pourra entraîner une pénalité pécuniaire qui viendra s’ajouter à la cotisation due initialement.

J’ai oublié de déclarer… Le défaut de production de la déclaration mensuelle (en tout ou partie) dans les délais légaux (le 5 ou le 15 du mois) entraîne l’application d’une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié (soit 54.99 € pour l’année 2023). Cette pénalité sera appliquée pour chaque mois, et chaque fraction de mois, de retard. La pénalité totale est calculée selon le dernier effectif connu de l’entreprise.

Mais j’ai rectifié ! Dans le cas où vous transmettriez la déclaration, ou la partie de déclaration, manquante dans les 5 jours, la pénalité sera plafonnée à 150 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (soit 5499 € pour l’année 2023). Attention toutefois, en cas de récidive, ce plafond ne vous sera plus appliqué !

Erreur sur le temps de travail de vos salariés. L’Urssaf invite les employeurs à porter une attention particulière sur la quotité de travail en DSN. En effet, chaque mois, de nombreuses erreurs sont constatées, portant le plus souvent sur la cohérence entre les modalités de l’exercice du temps de travail et sur les quotités de travail.

Quelles erreurs ? Les erreurs les plus fréquentes sont les suivantes :

• la modalité de l’exercice du temps de travail indiquée est celle d’un temps plein mais les quotités de travail renseignées indiquent un temps partiel ;
• la modalité de l’exercice du temps de travail indiqué est celle d’un temps partiel mais les quotités de travail indiquent un temps plein.

Rectification. L’Urssaf précise que les employeurs peuvent corriger ces données au sein de la DSN suivante par le biais d’un bloc de changement et d’une modification de paramétrage.

J’ai fait une erreur en ma faveur… Si vous faites une erreur ayant pour effet de diminuer le montant des cotisations que vous auriez dû payer, vous serez tenu d’une pénalité de 1 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié, soit 36.66 € pour l’année 2023.

Le cas échéant. Pour toute erreur autre qu’un défaut de déclaration dans les délais, qu’une omission de salariés ou qu’une inexactitude des rémunérations déclarées (ayant pour effet de minorer le montant des cotisations dues), vous serez tenu de payer une pénalité égale au tiers des pénalités précédemment citées (0,5 % ou 0,33 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (soit 18.33 €, ou 12.0978 € pour l’année 2023), selon le cas, sauf si vous régularisez la situation dans les 30 jours.

Obtenir une remise des pénalités : c’est possible ! Vous pouvez demander une remise automatique ou une remise gracieuse des pénalités et des majorations qui vous ont été appliquées. La remise gracieuse n’est possible que si vous avez réglé la totalité des cotisations sur lesquelles la pénalité ou la majoration a été appliquée.

Conditions à la remise automatique. La remise automatique des pénalités et des majorations qui vous ont été appliquées ne peut être autorisée que si :

• aucune infraction n’a été constatée au cours des 20 derniers mois ;
• le montant des majorations et des pénalités est inférieur au montant mensuel du plafond de la sécurité sociale de l’année en cours ;
• vous avez réglé vos cotisations et effectué votre DSN.

Un droit à l’erreur ? Depuis le 11 août 2018, il est admis qu’une entreprise qui se trompe pour la 1ère fois en remplissant une déclaration sociale, soit parce qu’elle a méconnu une règle applicable à sa situation, soit parce qu’elle a commis une simple erreur matérielle (par exemple en se trompant dans les cases à cocher), ne soit pas pécuniairement sanctionné.

Une généralité ? Le droit à l’erreur ne s’applique ni au défaut ou au retard de déclaration, ni au défaut ou au retard de paiement.

Une régularisation. Cette absence de sanction pécuniaire suppose toutefois que la personne régularise sa situation, donc qu’elle corrige son erreur, soit spontanément, soit après avoir été invitée à le faire par l’administration et dans le délai qui lui a été imparti. Mais attention ! L’absence de sanction pécuniaire n’implique pas systématiquement l’absence de majoration ou d’intérêts de retard…

A noter. Ce « droit à l’erreur » ne concerne que les personnes qui commettent une erreur de bonne foi : si la personne est de mauvaise foi, ou si elle a délibérément tenté de commettre une fraude, les sanctions pécuniaires pourront toujours être prononcées et ce, sans même que le contrevenant n’ait été invité à régulariser sa situation.

Une preuve qui incombe à l’administration. En cas de contestation, il appartiendra à l’administration de prouver que le contrevenant est effectivement de mauvaise foi.

Attention. Il sera impossible de se prévaloir du droit à l’erreur pour certaines sanctions :

• celles requises pour la mise en œuvre du droit de l’Union européenne,
• celles prononcées par les autorités de régulation à l’égard des professionnels soumis à leur contrôle.

Erreur sur la rémunération nette fiscale. En cas d’erreur sur la rémunération nette fiscale de l’un de ses salariés en DSN, il est nécessaire de corriger cette information dans la déclaration suivante. L’employeur doit alors effectuer cette correction dans le bloc 56 « Régularisation du prélèvement à la source – S21.G00.56 ». Cette correction doit être datée du mois de l’erreur.

Précisions. Notez que le bloc 50 sert uniquement à déclarer une rémunération nette fiscale en mois de paie courant. Ce bloc ne peut pas service à corriger une rémunération nette fiscale déclarée précédemment. Néanmoins, dans de rares situations, il peut arriver que le bloc 50 soit daté d’un mois antérieur, notamment lorsque l’employeur a oublié de le déclarer (qui était alors manquant) le mois précédent.