Coronavirus (COVID-19) : les mesures pour les notaires

Coronavirus (COVID-19) : du nouveau pour la chambre des notaires

Plus précisément, il est d’abord prévu que le vote des notaires réunis en assemblée générale (AG) peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 6 procurations. Cet AG délibère valablement si la moitié des notaires en exercice sont présents ou représentés.

La désignation des membres du bureau de la chambre des notaires peut aussi avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant pas disposer de plus de 6 procurations.

Par ailleurs, les chambres délibèrent valablement lorsque sont présents ou représentés au moins :

• 2 membres pour les chambres qui comportent 5 à 7 membres ;
• 4 membres pour les chambres qui comportent 9 à 11 membres ;
• 7 membres pour les chambres qui comportent 13 à 19 membres ;
• 10 membres pour les chambres qui comportent 21 membres ou plus.

Le vote peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 4 procurations.

En cas d'impossibilité de réunir l’AG du fait des mesures de police sanitaire rendues nécessaires pour limiter la propagation de la covid-19, le président de la chambre des notaires peut la reporter. Une nouvelle date de réunion est fixée dès que les conditions le permettent.

En cas de report de l’AG au cours de laquelle sont désignés les membres de la chambre et les délégués au conseil régional :

• le mandat des membres de la chambre et le mandat des délégués au conseil régional qui arrivent à échéance sont prorogés jusqu'à la désignation de leurs successeurs ;
• le mandat des nouveaux membres de la chambre s'achève en mai 2024. Le mandat des délégués au conseil régional s'achève en mai 2025 ;
• le président de la chambre peut décider, en raison de la date du report de la 1ère AG, de ne pas réunir une 2nde AG.

En cas de report de l’AG chargée de voter le nouveau budget de la chambre, le président de la chambre peut arrêter, jusqu'au 15 juillet 2021, pour la période courant entre la fin de l'exercice budgétaire précédent et la date de la prochaine AG, un budget provisionnel reconduisant le budget précédent, qu'il est chargé d'exécuter. Le budget ainsi adopté, les recettes et les dépenses ainsi recouvrées ou engagées sont soumises à la validation de la prochaine AG.

Enfin, le vote des délibérations de la chambre siégeant en comité mixte peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 2 procurations. La chambre siégeant en comité mixte délibère valablement si la moitié des membres sont présents ou représentés.

Coronavirus (COVID-19) : du nouveau pour le conseil régional des notaires

En ce qui concerne le conseil régional des notaires, il faut noter les points suivants :

• le vote des notaires réunis en AG peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 6 procurations (cette AG délibère valablement si la moitié des notaires en exercice sont présents ou représentés) ;
• le vote des délibérations du conseil régional peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant pas disposer de plus de 4 procurations (le conseil régional délibère valablement si la moitié des membres sont présents ou représentés).

Enfin, le vote des délibérations de la chambre siégeant en comité mixte peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 2 procurations. La chambre siégeant en comité mixte délibère valablement si la moitié des membres sont présents ou représentés.

Coronavirus (COVID-19) : du nouveau pour le Conseil supérieur du notariat

Exceptionnellement, le vote pour la désignation des membres du Conseil supérieur du notariat (CSN) peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 4 procurations.

En outre, le vote des délibérations du CSN peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 4 procurations. Le CSN délibère valablement si la moitié des membres sont présents ou représentés.

En ce qui concerne le vote pour la désignation des membres du bureau du CSN, il peut aussi avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 4 procurations.

Enfin, le vote des délibérations de la chambre siégeant en comité mixte peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 2 procurations. La chambre siégeant en comité mixte délibère valablement si la moitié des membres sont présents ou représentés.

Coronavirus (COVID-19) : précisions sur les procurations

Les procurations sont établies sous forme écrite ou dématérialisée et sont datées. Le mandant les transmet au président de la chambre, du conseil régional ou du conseil supérieur concerné au moins 5 jours avant la date du vote.

Le mandant et le mandataire doivent être membres de la même formation délibérative. Dans le cas des comités mixtes, ils doivent, en outre, être tous les 2 soit notaires, soit clercs ou employés.

Le président s'assure que le nombre de procurations n'excède pas la limite autorisée. Si cette limite n'est pas respectée, seules sont valables les procurations qui ont été établies les premières.

Dans l'hypothèse où ce départage serait impossible du fait de l'établissement de plusieurs procurations le même jour, le président de l'instance concernée en informe sans délai les mandants et demande au mandataire de se mettre en conformité avec la réglementation.

En l'absence de régularisation au moins 24h avant la date du vote, le président informe le mandataire et les mandants que les procurations surnuméraires qui n'ont pu être départagées sont nulles de plein droit.

Coronavirus (COVID-19) : l’état d’urgence sanitaire est prolongé

Du nouveau. Le 2e état d’urgence sanitaire, arrivé à terme le 16 février 2021, est finalement prorogé jusqu’au 1er juin 2021 inclus.

Concernant les dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire. Les dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire (notamment les mesures ayant pour objet la mise en quarantaine, les mesures de placement et de maintien en isolement des personnes infectées par le virus), initialement applicables jusqu’au 1er avril 2021, le sont désormais jusqu’au 31 décembre 2021.

Concernant l’Outre-mer. En toute logique, les dispositions relatives à la lutte contre les épidémies applicables dans les îles Wallis et Futuna, en Nouvelle-Calédonie et en Polynésie française sont applicables jusqu’au 31 décembre 2021 (contre le 1er avril 2021 précédemment).

Coronavirus (COVID-19) et reconfinement : l’accueil du public par les notaires 

Depuis le 30 octobre 2020, par principe, tout déplacement hors de son lieu de résidence est interdit.

Toutefois, il existe des dérogations permettant de se déplacer dont l’une vise les « déplacements pour répondre à une convocation judiciaire ou administrative ou pour se rendre dans un service public ou chez un professionnel du droit, pour un acte ou une démarche qui ne peuvent être réalisés à distance ».

A ce titre, les notaires peuvent donc accueillir du public dans leurs locaux.

Les justificatifs du client. Pour se rendre à un rendez-vous chez son notaire, le client doit se munir :

• de la convocation officielle délivrée par le notaire pour le rendez-vous ;
• d’une attestation de déplacement dérogatoire et cocher la case « déplacement pour répondre à une convocation judiciaire administrative ».

Le jour du rendez-vous, le client doit respecter les mesures sanitaires suivantes :

• port du masque lors de l’entrée dans l'office ;
• être à l'heure au rendez-vous, afin d'éviter les croisements de personnes ;
• signaler son arrivée à l'accueil de l'office et patienter à l'extérieur ;
• désinfecter ses mains à l'aide du gel mis à la disposition avant d'entrer dans les bureaux de l'office ;
• respecter une distance d'1 mètre entre les personnes ;
• prévoir son stylo personnel.

Pour rappel, les mesures sanitaires suivantes doivent être mises en œuvre dans les offices notariaux, dans la mesure du possible :

• aménagement des locaux pour garantir le respect de la distanciation sociale dans les salles d’attente et de signature, avec mise en place d’un circuit d’entrée et de sortie distinct (si possible) ;
• affichage des règles générales d’hygiène et du protocole sanitaire à l’entrée de l’office :
• installation d’écrans de protection ;
• installation de poubelles dédiées aux déchets sanitaires ;
• suppression des magazines réguliers ;
• placement des chaises au-delà de la distance d’1 mètre a minima ;
• ouverture de fenêtres pendant 15 minutes entre les rendez-vous et toutes les heures ;
• désinfection des poignées de portes, des surfaces entre les rendez-vous et du matériel commun avant et après chaque usage ;
• mise à disposition de gel hydroalcoolique, de masques (si possible) ainsi que de gants à usage unique pour le stylet et la tablette de signature (désinfectés entre chaque utilisateur).

     => Pour en savoir plus sur les achats immobiliers pendant le 1er confinement, consultez notre annexe

Coronavirus (COVID-19) : mobilisation des notaires

Opération spéciale. Les notaires ont lancé l’opération du 1er avril 2020 au 10 avril 2020.

Des consultations téléphoniques. Concrètement, les notaires offrent des consultations par téléphone via le « 3620* dites notaires ». Du lundi au vendredi, de 14 h à 19 h, des notaires de toute la France vont répondre aux questions que se posent les Français en matière immobilière, de droit de la famille ou de l’entreprise.

Coronavirus (COVID-19) : aide des caisses de retraite des notaires

Report de cotisations. La CPRN a permet aux notaires de reporter le paiement des cotisations de retraites de base et complémentaires ainsi que des cotisations du régime invalidité/décès, afin de soutenir leur trésorerie.

Cotisations du 1er trimestre 2020. Ainsi, les affiliés ayant procédés au rejet du prélèvement ou à une demande de remboursement de leur virement des cotisations du 1er trimestre 2020 bénéficient d’un report de paiement jusqu’au 15 juin 2020 sans application de majoration de retard.

Cotisations du 2ème trimestre 2020. En outre, les notaires pourront reporter le paiement des cotisations du 2ème trimestre 2020 (en principe dû au 15 juin 2020) au 15 septembre 2020, sans application de majoration de retard.

Action sociale. Enfin, le CPRN encourage ses affiliés qui rencontrent des difficultés financières à solliciter le Fonds d’action sociale de la caisse, par téléphone (au 01 53 81 75 04) ou par mail (action.sociale@cprn.fr).

Pour les employeurs. La CRPCEN permet le report (sans pénalité, ni majoration) de tout ou partie du paiement de leurs cotisations salariales et patronales pour l’échéance du 5 avril 2020 (cotisations sur salaires) et pour l’échéance du 10 avril (cotisations sur émoluments). La date de paiement de ces cotisations pourra être reportée jusqu’à 3 mois. Néanmoins, la DSN reste due aux échéances habituelles.

Coronavirus (COVID-19) : l’impact sur les instances notariales

• L’impact sur les chambres départementales

Des élections à entre septembre et octobre. Afin de permettre chambres départementales du notariat de continuer à fonctionner dans le cadre de la crise sanitaire liée au covid-19, le Gouvernement a officiellement acté le report de la date de l’assemblée générale ordinaire (AG) de notaires qui se tient habituellement en mai : elle devra se dérouler entre le 1er septembre et le 15 octobre 2020.

Modalités de vote. Le vote pourra avoir lieu par procuration, dans la limite de 6 procurations par mandataire. La décision prise en AG sera valable dès lors que la moitié des notaires en exercice sont présents ou représentés.

Terme du mandat. Le mandat des membres élus à la chambre des notaires lors de cette AG s'achèvera en mai 2023.

Bureau exécutif. Lors de cette AG, les membres du bureau exécutif (président, vice-président, trésorier, etc.) de la chambre seront également élus. Leurs mandats s’achèveront en mai 2021, à l’exception de celui du président et du vice-président qui s'achèveront en mai 2022.

Bon à savoir. Le président élu aura la possibilité de réunir une 2nde AG ordinaire avant le 31 décembre 2020.

Modalités de délibération. Par ailleurs, jusqu’à cette même date, les chambres pourront valablement délibérer en présence :

• d'au moins 2 membres pour les chambres qui comportent 5 à 7 membres ;
• de 4 membres pour celles qui comportent 9 à 11 membres ;
• de 7 membres pour celles qui comportent 13 à 19 membres
• de 10 membres pour celles qui comportent 21 membres ou plus.

Modalités de vote. Les votes pourront avoir lieu par procuration, dans la limite de 4 procurations par mandataire.

• L’impact dans les chambres régionales

Des élections à entre septembre et octobre. Le renouvellement du conseil régional de l’ordre notarial devra lui aussi se dérouler entre le 1er septembre et le 15 octobre 2020. Le mandat des notaires élus s'achèvera en mai 2024.

Modalités de vote. Pour l'année 2020, le vote pour la désignation des membres du bureau du conseil régional peut également avoir lieu par procuration dans la limite de 4 procurations par mandataire.

A noter. En outre, jusqu'au 31 décembre 2020 :

• le vote des délibérations du conseil régional peut avoir lieu par procuration dans la limite de 4 procurations par mandataire ;
• le conseil régional peut valablement délibérer si la moitié de ses membres sont présente ou représentée.

• L’impact sur le Conseil Supérieur du Notariat (CSN)

Des élections en octobre. Les nouveaux membres du CSN seront élus au plus tard le 15 octobre 2020 et leur mandat s'achèvera en septembre 2024. Le mandat des notaires actuellement élus au CSN et qui s'achève en septembre 2020 est prorogé jusqu'à la désignation de ces nouveaux membres.

Modalités de vote. Le vote pour la désignation des membres du CSN pourra avoir lieu par procuration, dans la limite de 4 procurations par mandataire.

A noter. En outre, jusqu'au 31 décembre 2020 :

En outre, jusqu'au 31 décembre 2020 :

• le vote des délibérations du CSN peut avoir lieu par procuration dans la limite de 4 procurations par mandataire ;
• le CSN peut valablement délibérer si la moitié de ses membres sont présente ou représentée.

• L’établissement des procurations

Des procurations écrites. Les procurations pour le vote des membres élus au conseil départemental, régional ou au CSN sont établies de façon écrite ou dématérialisée. Elles sont datées.

Transmission des procurations. Le mandant les transmet au président de la chambre, du conseil régional ou du CSN au moins 5 jours avant la date du vote.

Validation des procurations. Le président s'assure ensuite que le nombre de procurations est compatible avec la limite autorisée. Si tel n’est pas le cas, seules les procurations qui ont été dressées les premières sont valables.

• L’impact financier sur les instances ordinales

Cotisations ordinales. Jusqu'au 31 décembre 2020, le Conseil supérieur du notariat (CSN), le conseil régional et la chambre des notaires peuvent, chacun pour la part de cotisations servant à couvrir ses dépenses, décider de reporter le paiement de cette part. Les instances notariales peuvent aussi décider de l’exonération de cette part de cotisations pour les titulaires des offices dont le produit annuel serait supérieur à un seuil qui reste à déterminer, dans la limite du quart de celle-ci.

Etablissement d’un budget temporaire... Lorsque l'exercice annuel du budget de la chambre trouve son terme dans une période comprise entre le 1er mai et le 31 août 2020 et, en cas d'impossibilité avérée de tenir l’AG devant voter le nouveau budget, le président de la chambre peut, jusqu'au 15 juillet 2020, arrêter un budget provisionnel reconduisant prorata temporis le budget précédent pour la période courant entre la fin de l'exercice budgétaire précédent et la date de la prochaine AG.

… validé a posteriori. Le budget ainsi adopté, et les recettes et les dépenses ainsi recouvrées ou engagées sont soumises à la validation de l’AG, au plus tard le 31 octobre 2020, à l'occasion de l'adoption du budget de la chambre pour le nouvel exercice.

Coronavirus (COVID-19) : l’impact sur le taux de cotisation due au titre de la garantie collective

Garantie collective. C’est un mécanisme de solidarité entre tous les notaires : en cas de dommage causé à un client par un notaire, dans l'exercice de ses fonctions professionnelles, la couverture financière du dommage est supportée par la profession.

Le taux de cotisation due par chaque notaire pour l’année 2020, qui sert au financement de cette garantie collective, a été fixé à 0,25 % de la moyenne de ses produits totaux réalisés au cours des années 2017 et 2018.

Un taux modifié ! Toutefois, en raison de la situation exceptionnelle, liée à la covid-19, ce taux est finalement fixé à 0 %, pour soutenir les notaires. La cotisation due au titre de la garantie collective n’est donc pas due par les notaires pour l’année 2020.

Coronavirus (COVID-19) : une suspension des délais en matière d’urbanisme et d’aménagements

Pour les permis de construire. Les délais applicables aux recours et aux déférés préfectoraux à l'encontre d'une décision de non-opposition à une déclaration préalable ou d'un permis de construire, d'aménager ou de démolir, qui n'ont pas expiré avant le 12 mars 2020 sont, à cette date, suspendus. Ils ne recommenceront à courir qu’à compter de la cessation de l'état d'urgence sanitaire, pour la durée restant à courir le 12 mars 2020, et sans que cette durée puisse être inférieure à 7 jours. Le point de départ des délais de même nature qui auraient dû commencer à courir durant la période comprise entre le 12 mars 2020 et la date de cessation de l'urgence sanitaire est reporté à l'achèvement de celle-ci.

Mais pas seulement… Les délais d'instruction des demandes d'autorisation et de certificats d'urbanisme, des déclarations préalables de travaux et des procédures de récolement qui n'ont pas expiré avant le 12 mars 2020 sont, à cette date, suspendus. Ils ne recommenceront à courir qu’à compter de la cessation de l’état d’urgence sanitaire. Le point de départ des délais de même nature qui auraient dû commencer à courir durant la période comprise entre le 12 mars 2020 et la date de cessation de l'urgence sanitaire est reporté à l'achèvement de celle-ci.

A noter. Les mêmes suspensions s’appliquent aux délais dont disposent les collectivités territoriales et leurs établissements publics, les services, autorités ou commissions, pour émettre un avis ou donner un accord dans le cadre d’une demande d'autorisation ou de certificat d'urbanisme, ou d’une demande relative à une déclaration préalable de travaux.

Pour les droits de préemption. Les délais qui concernent les procédures de préemption (droit de préemption urbain, zones d’aménagement différé et périmètres provisoires, droit de préemption des communes sur les fonds artisanaux, droit de préemption de la SAFER, etc.), à l’issue desquels l’organisme ou l’administration concernées doit rendre une décision, un accord ou un avis (même implicite) qui n’ont pas expiré avant le 12 mars 2020 sont suspendus à cette date. Ils ne recommenceront à courir qu’à compter de la cessation de l’état d’urgence sanitaire, pour la durée restant à courir le 12 mars 2020.

Une précision. Le point de départ des délais de même nature qui auraient dû commencer à courir pendant la période comprise entre le 12 mars 2020 et la date de cessation de l'urgence sanitaire est reporté à l'achèvement de celle-ci.

Coronavirus (COVID-19) : report de l’application des nouveaux tarifs réglementés

De nouveaux tarifs… Les circonstances exceptionnelles provoquées par l'épidémie de coronavirus (COVID-19) ont des conséquences sur l'activité économique et notamment celle des professions réglementées du droit (notaires, huissiers de justice, commissaires-priseurs judiciaires et greffiers de tribunaux de commerce).

… reportés ! C’est pourquoi ces professions ne vont pas appliquer les nouveaux tarifs qui devaient initialement s’appliquer à compter du 1er mai 2020. Ces nouveaux tarifs ne sont pas annulés : leur entrée en vigueur est simplement reportée au 1er janvier 2021.

Coronavirus (COVID-19) : activité partielle des employés et clercs de notaire

Droit à la retraite. Les périodes pour lesquelles les employés et clercs de notaire ont perçus l’indemnité d’activité partielle seront prises en compte pour l’application de la condition de durée minimale d’assurance retraite ayant donné lieu à cotisations, dans la limite de 4 trimestres au total.

Coronavirus (COVID-19) : demande de reconnaissance de maladie professionnelle liée à une contamination au Covid-19

Comité régionale de reconnaissance des maladies professionnelles. Dorénavant, lorsque les clercs et employés de notaires présentent une demande de reconnaissance de maladie professionnelle liée à une contamination par le Covid-19, leur demande devra instruite par le comité régional de reconnaissance des maladies professionnelles (CRRMP).

La décision finale appartient néanmoins à la Caisse de sécurité sociale du régime spécial (CRPCEN).

En cas de contestation de la décision de la CRPCEN sur la reconnaissance de l’origine professionnelle de la maladie, le CRRMP dont le tribunal recueille l’avis au préalable doit dorénavant être celui qui a été saisi par la CRPCEN. Il devra néanmoins statuer dans une composition différente.

Coronavirus (COVID-19) : report de l’opposabilité des DPE

Une opposabilité des DPE… La Loi Elan rend opposables, à partir du 1er janvier 2021 les diagnostics de performance énergétiques (DPE) annexés aux transactions et baux immobiliers. Jusqu’à cette date, les DPE restent fournis uniquement à des fins d’information.

… reportée ! Le Gouvernement a décidé de reporter l’entrée en vigueur de l’opposabilité du DPE au plus tard au 1er juillet 2021. Cette date peut être raccourcie par Décret si la situation économique le permet.

Pourquoi ? Ce report doit permettre aux diagnostiqueurs d’assurer à la fois la reprise de leur activité et de se former aux nouvelles pratiques imposées par la réforme liée à l’opposabilité du DPE (les programmes de formation et de qualification professionnelles doivent eux-mêmes préalablement être adaptés).

Coronavirus (COVID-19) : la politique du logement à Mayotte

La politique du logement gérée par une commission. A Mayotte, la politique du logement est gérée par commission d'urgence foncière. A terme, elle doit être remplacée par groupement d'intérêt public composé :

• d’un représentant de l’Etat,
• d’un représentant du département ;
• d’associations d’élus locaux ;
• de représentants des géomètres-experts ;
• de représentants des notaires.

Le problème. Cette commission devait être dissoute et remplacé par le groupement d’intérêt public au plus tard le 31 décembre 2020.

La solution. Compte tenu de la crise sanitaire et économique à Mayotte, ce remplacement est reporté de 2 ans, au plus tard le 31 décembre 2022.

Coronavirus (COVID-19) : la politique du logement en Guadeloupe et Martinique

La politique du logement gérée par une Agence… En Guadeloupe et Martinique, la politique du logement est gérée jusqu’au 1er janvier 2021 par l’Agence pour la mise en valeur des espaces urbains de la zone dite des cinquante pas géométrique.

Précisions. Ce sont des zones issues d’un habitat spontané et généralement sous équipées, ou présentant de grands déficits en équipement.

Compte tenu de la situation sanitaire et économique, cette Agence va continuer à gérer ces zones jusqu’au 1er janvier 2022.