Convocation à l’AG des copropriétaires : quelles informations faut-il obligatoirement transmettre ?

Convocation à l’AG des copropriétaires : l’ordre du jour

Informer de l’ordre du jour. Elément essentiel de la convocation, l’ordre du jour doit être clair et précis, à peine d’annulation.

Que comporte l’ordre du jour ? Il comporte la liste des questions ou résolutions qui seront débattues et sur lesquelles les copropriétaires seront amenés à voter. Il doit bien distinguer les questions qui seront abordées : en effet, chacune d’elles doit faire l’objet d’un vote distinct. Un vote global sur l’ensemble des questions n’est pas valable.

Bon à savoir. Parfois, les juges valident un vote global s’il existe un lien étroit entre les questions (exemple : résolution portant sur le renouvellement du syndic et sa rémunération).

Qui fixe l’ordre du jour ? L’ordre du jour est fixé par le syndic, qui agit en concertation avec le conseil syndical. Un copropriétaire peut aussi exiger l’inscription d’une question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée (AG). Le syndic doit rappeler cette possibilité aux copropriétaires lors des appels de fonds. Cependant, pour que la demande soit prise en compte par le syndic, il faut qu’elle parvienne assez tôt par rapport à la date de l’AG. En cas de demande tardive, le syndic peut refuser d’inscrire la question à l’ordre du jour et la porter à celui de l’assemblée suivante.

Et si la question est « inutile » ? Le syndic n’a pas à juger de l’opportunité ou de l’utilité d’une question qu’un copropriétaire souhaite inscrire à l’ordre du jour. A partir du moment où il est régulièrement saisi d’une demande, il doit inscrire la question qui lui est soumise à l’ordre du jour de la prochaine AG, quelle qu’elle soit.

Autres informations. La convocation doit impérativement mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Si ce n’est pas le cas, la nullité de l’AG peut être demandée.

Convocation à l’AG des copropriétaires : des documents à transmettre

Principe. En fonction des questions posées, certains documents et renseignements doivent être adressés aux copropriétaires avant l’AG. Ils sont joints à la convocation, puisqu’ils doivent parvenir aux copropriétaires au plus tard en même temps que l’ordre du jour.

Approbation des comptes. Lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes, l'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour, pour la validité de la décision. Ces documents doivent être présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé.

Les contrats, devis, etc. Les copropriétaires doivent connaître les conditions essentielles de tous les contrats. Lorsque l’AG doit approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux, les conditions essentielles du contrat doivent être notifiées aux copropriétaires.

Une simple information. Un certain nombre de documents doivent être adressés aux copropriétaires simplement pour leur information. Il s‘agit, par exemple, de l’état détaillé des rémunérations perçues par le syndic, de l’avis du conseil syndical quand il doit être consulté, du compte-rendu de l’exécution de sa mission par le conseil syndical.

Attention. L’absence de documents peut entraîner la nullité des votes. Certains documents, comme le projet de budget prévisionnel lorsque l’assemblée est appelée à le voter, ou le projet de contrat de syndic lorsque l’assemblée doit le désigner, sont nécessaires à la validation de la décision. S’ils n’ont pas été notifiés dans les formes et les délais légaux, la résolution votée peut être annulée à la demande d’un copropriétaire opposant ou défaillant.

En revanche, l’absence de remise de document non obligatoire n’emporte pas nullité de l’AG. Il est admis, par exemple, que le défaut de notification d’un devis n’entraîne pas l’annulation de l’assemblée dans son ensemble, mais seulement de la décision concernant les travaux.

Exceptions. Dans 2 cas toutefois, le syndic n’a pas à notifier à nouveau les documents :

• quand les copropriétaires sont réunis une seconde fois pour se prononcer à la majorité simple sur une décision qui n’a pas recueilli la majorité absolue lors d’une première AG ;
• lorsque les copropriétaires votent à la double majorité certains travaux d’amélioration qui n’ont pas pu être adoptés à la double majorité lors d’une précédente AG.

Nouveauté. Pour rappel, depuis le 1er juin 2020, tout contrat ou projet de contrat relatif à l’exercice de la mission du syndic doit être accompagné d’une fiche d’information sur les prix et les prestations proposées par celui-ci, selon un modèle fixé par arrêté.

Condition de validité de l’AG. Pour la validité de la décision prise en AG, cette fiche d’information doit être notifiée au plus tard en même temps que l’ordre du jour, accompagnant ainsi le ou les projet(s) de contrat du syndic.

Rappel. Pour mémoire, un copropriétaire ne peut faire obstacle à l'exécution, même sur ses parties privatives, de travaux d'intérêt collectif régulièrement décidés par l’AG, dès lors que l'affectation, la consistance ou la jouissance des parties privatives n'en sont pas altérées de manière durable. La réalisation de tels travaux sur une partie privative, lorsqu'il existe une autre solution n'affectant pas cette partie, ne peut être imposée au copropriétaire concerné que si les circonstances le justifient.

Analyse des solutions éventuelles à joindre. Dans ce cadre, il est désormais prévu que lorsque l'assemblée générale est appelée à se prononcer sur des travaux d'intérêt collectif réalisés sur des parties privatives, une analyse des solutions éventuelles n'affectant pas ces parties doit être fournie, au plus tard en même temps que l’ordre du jour.

A noter. Pour les assemblées générales tenues à compter du 31 décembre 2020, pour l’information des copropriétaires, il doit également être notifié au plus tard en même temps que l’ordre du jour :

• le descriptif détaillé relatif aux travaux réalisés par un copropriétaire pour l'accessibilité des logements aux personnes handicapées ou à mobilité réduite affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble ;
• une présentation générale des principales caractéristiques du recours à l'emprunt collectif, lorsque la question de la souscription d'un tel emprunt est inscrite à l'ordre du jour de l’AG ;
• le rapport établi par le conseil syndical pour rendre compte de l’exercice de sa délégation de pouvoirs devant l’AG votant l’approbation des comptes.

Convocation à l’AG des copropriétaires : à afficher !

Une obligation d’affichage. Le syndic doit indiquer aux copropriétaires, par voie d’affichage, la date de la prochaine AG et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour.

Quand afficher ? L’affichage doit être réalisé dans un « délai raisonnable » pour permettre aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l'ordre du jour.

Une mention obligatoire. L’affichage doit reproduire la mention suivante : « À tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.

Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l'inscription d'une question à l'ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande, le projet de résolution lorsque cette notification est requise en application des 7° et 8° du I de l'article 11. Lorsque le projet de résolution porte sur l'application du e du II de l'article 24 et du b de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, il est accompagné d'un document précisant l'implantation et la consistance des travaux.

Le syndic rappelle les dispositions du présent article sur les appels de fonds qu'il adresse aux copropriétaires ».

Absence d’affichage : quelles conséquences ? L’absence d’affichage ne rend pas irrégulier la convocation à l’AG.