Mettre en place une convention de forfait

Convention de forfait en heures sur la semaine ou sur le mois

Accord du salarié. Une convention de forfait est un contrat, ce qui implique que le salarié doit donner son accord pour être rémunéré au forfait. Cet accord doit impérativement être matérialisé par écrit, dans le contrat de travail. Mais avec quels salariés cette convention peut-elle être conclue ?

Quels salariés ? Tous les salariés peuvent signer une convention de forfait en heures sur la semaine ou sur le mois, qu’ils soient cadres ou non cadres.

Etablir la rémunération forfaitaire. La convention mentionne le nombre d’heures compris dans le forfait ainsi qu’une rémunération. Celle-ci ne peut être inférieure à la rémunération minimale applicable dans l’entreprise et doit tenir compte des heures supplémentaires prévisibles.

Exemple. Dans une entreprise qui rémunère ses ouvriers au Smic, soit 1709.28 € pour l’année 2023, un salarié qui travaillera 39 heures par semaine ne pourra pas conclure une convention de forfait prévoyant une rémunération inférieure au Smic, majoré de 25 % pour les 4 heures excédant la durée légale.

Attention ! La seule référence à la durée hebdomadaire maximale de travail au cours d'une même semaine, sans que soit déterminé le nombre d'heures supplémentaires inclus dans la rémunération convenue, ne permet pas de caractériser une convention de forfait.

Décompte de la durée de travail. La durée du travail se calcule selon les mêmes modalités que celle des salariés qui ne sont pas soumis à une convention de forfait. Aussi, le temps d’astreinte, par exemple, constituera du temps de travail effectif pour la seule période d’intervention.

Convention de forfait en heures ou en jours sur l’année

Convention ou accord collectif ? La convention de forfait en heures ou en jours sur l’année ne peut être conclue que si un accord collectif le prévoit, qu’il s’agisse d’un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, d’un accord de branche.

Mais pas seulement... L’accord collectif ne suffit pas, chaque salarié doit signer une convention individuelle de forfait pour qu’elle s’applique effectivement à lui. Cependant, contrairement aux conventions de forfait en heures sur la semaine ou sur le mois, tous les salariés ne peuvent pas conclure une convention de forfait en heures ou en jours sur l’année.

Convention de forfait en heures sur l’année. La convention ou l’accord collectif déterminera précisément quels sont les salariés qui peuvent être concernés par ce type de convention, qui ne peut être conclue qu’avec :

• des cadres dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;
• des salariés qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps.

Convention de forfait en jours sur l’année. La convention ou l’accord collectif déterminera précisément quels sont les salariés qui peuvent être concernés par ce type de convention, qui ne peut être conclue qu’avec :

• les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;
• les salariés dont la durée du travail ne peut pas être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Mais pas seulement… Depuis le 10 août 2016, et pour les accords négociés à partir de cette date, qu’il s’agisse du forfait en heures ou en jours sur l’année, l’accord collectif doit également prévoir :

• la période de référence du forfait, qui peut être l'année civile ou toute autre période de 12 mois consécutifs ;
• le nombre d'heures ou de jours (dans la limite de 218) compris dans le forfait, étant entendu qu’un nombre inférieur à 218 jours ne suffit pas à caractériser un temps partiel (l’employeur étant invité à fournir des décompte des périodes travaillées et à prévoir, dans la convention de forfait une durée maximale de travail) ;
• les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période ;
• les caractéristiques principales des conventions individuelles, qui doivent notamment fixer le nombre d'heures ou de jours compris dans le forfait.
• les modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail du salarié ;
• les modalités de communication périodique entre l’employeur et le salarié sur la charge de travail de ce dernier, sur l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, sur sa rémunération ainsi que sur l'organisation du travail dans l'entreprise (via notamment l’organisation d’un entretien individuel obligatoire) ;
• les garanties propres à assurer la santé et la sécurité du salarié dans son environnement de travail ;
• les modalités d’exercice du droit à la déconnexion.

Mais si l’accord collectif omet des clauses… Si l’accord (négocié depuis le 10 août 2016) omet de préciser les modalités de suivi ou de communication périodique entre l’employeur et le salarié, l’employeur peut tout de même recourir au forfait jours dès lors :

• qu’il établit un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ;
• qu’il s'assure que la charge de travail du salarié est compatible avec le respect des temps de repos quotidiens et hebdomadaires ;
• qu’il organise un entretien annuel avec le salarié pour évoquer sa charge de travail, qui doit être raisonnable, l'organisation de son travail, l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ainsi que sa rémunération.

Attention. Si les modalités mises en place par l’employeur, en l’absence d’accord collectif, sont insuffisantes pour assurer un suivi effectif et régulier de la charge de travail des salariés, le juge admet l’annulation de la convention de forfait jours conclue dans ce cadre.  

Et si l’accord est muet sur le droit à déconnexion ? Ses modalités d'exercice par le salarié sont définies par l'employeur et communiquées par tout moyen aux salariés concernés. Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, ces modalités doivent être conformes à la charte sur la régulation de l'utilisation des outils numériques (en principe établie par accord d’entreprise). Ceci n’est valable que pour les accords négociés depuis le 10 août 2016.

Nombre de jours travaillés. La convention de forfait en jours sur l'année doit prévoir le nombre de jours travaillés, et non pas un nombre maximum de jours travaillés. Une convention de forfait n’établissant pas fermement le nombre de jours travaillés ne serait pas valable.

Décompte de la durée de travail. Pour les salariés soumis à une convention de forfait en heures sur l’année, la durée du travail se calcule selon les mêmes modalités que celle des salariés qui ne sont pas soumis à une convention de forfait. En revanche, les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année ne sont pas concernés par la durée légale du travail. Ils bénéficient néanmoins des repos quotidien et hebdomadaire.

Prévoir un forfait en jour et en heures sur l’année ? Le cas d’une convention de forfait mentionnant à la fois un certain nombre de jours et un certain nombre d’heures sur l’année a déjà été présenté devant le juge. Il en a conclu que le salarié ne pouvait pas être considéré comme étant valablement soumis à une convention de forfait en jours.

Irrégularité de la convention de forfait. Une convention de forfait irrégulière, notamment en raison de l’absence de précision du nombre d'heures supplémentaires incluses dans le forfait, peut être remise en cause par le salarié, qui pourrait alors prétendre au paiement d’heures supplémentaires (dont le non-paiement pourrait justifier une prise d’acte de la rupture du contrat aux torts de l’employeur).

Sort des RTT en cas de nullité de la convention. Si la convention de forfait est privée d'effet, le paiement des jours de RTT accordés en application de la convention devient indu. L’employeur serait donc en droit d’en réclamer le remboursement au salarié.

A noter. Ce n’est pas parce que la rémunération du salarié convenue au forfait est largement supérieure au minimum conventionnel que cela suffit à prouver que les heures supplémentaires, et leur majoration, ont été payées.

Attention à la charge de travail ! Régulièrement, vous devez vous assurer que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition de son travail dans le temps. Une convention de forfait jours sera d’ailleurs nulle si l’accord collectif ne prévoit pas de mesures garantissant que la charge de travail du salarié reste raisonnable et que le temps de travail est correctement réparti.

Exemple. Est valable la convention de forfait qui permet de garantir le respect des durées maximales de travail et le respect des repos (quotidien et hebdomadaire) lorsque l’accord collectif organise :

• un suivi et un contrôle mensuels de la charge de travail, par le biais d’un relevé déclaratif signé par le supérieur hiérarchique et validé par le service RH ;
• un dispositif d’alerte de la hiérarchie en cas de difficultés ;
• et la possibilité de solliciter un entretien avec le service RH.

Contre-exemple. La convention de forfait n’est pas valable lorsque les mesures prises par l’employeur ne lui permettent pas de remédier en temps utile à une charge de travail éventuellement incompatible avec une durée raisonnable de travail. Dans plusieurs affaires récentes, les mesures en question étaient pourtant :

• une comptabilisation par le salarié lui-même, en fin d’année ou mois par mois, des journées ou demies-journées de repos qu’il a prises, ce qui permet de s’assurer, en fin d’année, que le forfait est respecté ;
• le respect par le salarié des règles de repos quotidien et hebdomadaire, supervisé par l’employeur ;
• un suivi annuel du temps de travail effectué ;
• un point trimestriel avec la direction « autant que faire se peut » pour attirer l’attention du salarié dont le suivi présenterait un solde débiteur ou créditeur trop important, afin de permettre au collaborateur de régulariser ses jours le trimestre suivant.

Renonciation à des jours de repos. Le salarié soumis à une convention de forfait en jours sur l’année a la possibilité de renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d'une majoration de son salaire. A défaut de mention dans l’accord collectif concernant le nombre de jours auquel il est possible de renoncer, le nombre de jours travaillé maximal est de 235. Depuis le 10 août 2016, l’avenant à la convention pris en ce sens ne peut être conclu que pour l’année en cours et ne peut pas être tacitement reconduit l’année suivante.

Attention ! Si la convention de forfait n’est pas valable (parce qu’elle ne permet pas de s’assurer de la charge de travail du salarié, par exemple), le salarié peut prétendre au paiement d’heures supplémentaires qu’il aura effectuées. Dans pareil cas, tant que la demande porte sur les salaires des 3 dernières années, il est possible de contester la validité de la convention de forfait, peu importe son âge.