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02 09
2014
Actu Sociale

Frais professionnels : il est à qui ce portable ?

Rédigé par l'équipe WebLex.

Source :

  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 28 mai 2014, n° 13-18212

Des salariés, travaillant de chez eux, utilisent leur ordinateur, leur connexion Internet, achètent du papier et de l’encre, etc., pour les besoins de leur activité professionnelle. L’employeur rembourse ces frais professionnels. Mais, pour des raisons pratiques, il leur verse un forfait. Il n’aurait pas dû, lui rappelle l’URSSAF…


Un remboursement possible uniquement sur la base des frais réels !

Une société est spécialisée dans la réalisation d'enquêtes anonymes de satisfaction qu'elle réalise pour le compte de clients. Pour ce faire, elle emploie de très nombreux enquêteurs (plusieurs milliers) en leur faisant signer des CDD souvent de très courtes durées (un jour).

En pratique, les salariés, pour réaliser ces enquêtes, travaillent à l'extérieur de l'entreprise, souvent chez eux. Ils reçoivent, par internet, tous les éléments nécessaires à la réalisation de l'enquête (notamment les questionnaires qui devront être utilisés pour réaliser les visites mystères dont les résultats seront communiqués ultérieurement aux clients de l'entreprise). Une fois la visite mystère effectuée, le salarié se connecte sur le site de l'entreprise pour saisir et envoyer les résultats de l'enquête servant à la mise en forme d'un rapport communiqué aux clients.

Le salarié utilise ses propres outils Internet et matériels informatiques : avant et après les visites mystère, il engage donc des frais de connexion Internet et des frais d'impression de documents. Il s’agit, pour la société, de « frais web » comme elle les appelle, et pour lesquels elle accorde aux salariés, pour chaque mission réalisée, une « indemnité web ».

Compte tenu du grand nombre d’enquêteurs et du montant très faible des dépenses engagées, rendant difficile la production systématique de justificatifs de ces frais, la société a réalisé une étude pour évaluer le montant de cette indemnité : il en est ressorti que le coût par mission représentait une moyenne d’un peu plus de 2 € (représentatif des frais fixes suivants : papier, encre, connexion, impression, amortissement du matériel informatique). C’est donc une allocation forfaitaire de 2 € par mission qu’elle a versée à ses salariés, au titre du remboursement des frais professionnels.

Parce qu’il s’agit de frais professionnels, la société n’a pas soumis ces allocations aux cotisations sociales, ce que l’URSSAF a contesté à l’occasion d’un contrôle. L’URASSAF rappelle que le bénéfice de l’exonération de cotisations sociales, en ce qui concerne l’utilisation professionnelle d’outils privés issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication, suppose un remboursement sur la base des dépenses réelles. Et si l’employeur ne peut pas en justifier, cette indemnisation s’effectue d'après la déclaration faite par les salariés évaluant le nombre d'heures d'utilisation à usage strictement professionnel de ces outils, dans la limite de 50 % de l'usage total.

Pour l’URSSAF, l’indemnisation sur la base d’un forfait n’est donc pas possible, ce qu’a confirmé le juge : les allocations forfaitaires doivent être soumises aux cotisations sociales.

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