Utiliser les virements et prélèvements bancaires : pensez SEPA !

Utiliser le paiement par virement bancaire

Pour tous vos virements… Pour toutes les entreprises, quelles que soient la taille, la situation, l’activité, etc., le mode de paiement par virement doit répondre aux normes SEPA. Et cela vaut aussi bien pour payer un fournisseur, pour assurer le virement des salaires, le paiement des cotisations, etc.

… pensez SEPA ! Le virement SEPA, autrement appelé « SEPA Crédit Transfer (SCT) » est un virement, libellé en euros, sans limite de montant, qui permet de transférer des fonds d’un compte à un autre dans la zone SEPA. Libellé en euros, sans limite de montant, il est caractérisé par l’utilisation d’un IBAN.

Comment faire ? Pour que le virement soit opérationnel, vous devez utiliser les coordonnées bancaires, harmonisées à l’échelle européenne : il s’agit de l’IBAN (International Bank Account Number) et du BIC (Bank Identifier Code), qui sont désormais les moyens d’identification obligatoires des bénéficiaires et de la banque, qui figurent déjà sur les relevés d’identité bancaire.

Pour recevoir un virement. Vous devez, au préalable, convertir votre RIB en BIC-IBAN et envoyer ces coordonnées bancaires à votre client ou interlocuteur, pour être sûr que le virement soit effectif.

Pour émettre un virement. Si, inversement, vous émettez un virement, vous devrez fournir les informations nécessaires à son exécution, à savoir : le montant, l’identité et coordonnées bancaires complètes du bénéficiaire, à savoir les codes BIC-IBAN, le compte à débiter et le motif du paiement (assurez-vous également que le compte à débiter permet l’exécution de l'opération). Pensez à demander les coordonnées bancaires à jour de vos fournisseurs (pour le paiement des factures), de vos salariés (pour le virement des salaires), etc. et à modifier vos ordres de virement.

Utiliser le paiement par prélèvement bancaire

Pour tous vos prélèvements… Le prélèvement est un paiement dont l’initiative revient au créancier, sur la base d’une autorisation préalable donnée par le débiteur. De la même manière que pour les virements, les prélèvements doivent également répondre aux caractéristiques de la norme SEPA. Voici la marche à suivre qu’il faut impérativement respecter si vous voulez mettre en place un paiement client par prélèvement bancaire.

… pensez SEPA ! Vous devez utiliser des prélèvements SEPA, aussi appelés « SEPA Direct Debit (SDD) ». Pour émettre un prélèvement SEPA, vous devez, non seulement convertir votre RIB en BIC-IBAN, mais aussi :

• posséder un ICS (Identifiant Créancier SEPA) qui vous est normalement attribué par la Banque de France et que votre banque doit normalement vous communiquer ;
• obtenir auprès de votre client un mandat de prélèvement SEPA ;
• utiliser un référence unique de mandat, appelé RUM, qui sera attribuée à votre client ;
• adresser à votre client une pré-notification pour l’avertir du prélèvement au moins 14 jours avant son échéance.

Faites signer un mandat à votre client. C’est la première chose à faire : faire signer à votre client un mandat de prélèvement, qui vient remplacer la demande et l’autorisation de prélèvement national actuelles. Ce document sera conservé chez vous, sous votre seule responsabilité (ce mandat ne sera plus conservé par la banque, contrairement à ce qui se passe aujourd’hui pour l’autorisation de prélèvement) : respectez cette formalité, car si un débiteur conteste un prélèvement, il vous appartiendra de prouver la validité du prélèvement par la fourniture du mandat à la banque.

Pourquoi ? L’objectif de ce mandat est d’obtenir, de la part de votre client, l’autorisation de débiter son compte (autorisation qui peut être permanente dans le cadre d’un abonnement par exemple ou simplement ponctuelle, c’est-à-dire que l’autorisation donnée n’est valable que pour un seul prélèvement). En règle générale, les établissements bancaires mettent à votre disposition des modèles de mandat qui reprennent l’ensemble des mentions requises (notamment votre code ICS, les coordonnées de votre client, les identifiants BIC-IBAN du compte à débiter, la date de signature du mandat).

Attribuez une référence unique de mandat (RUM). Pour chaque mandat, vous devez indiquer une RUM, référence que vous choisissez librement et que vous devez expressément communiquer à votre client. Cette RUM est unique pour chaque mandat. À ce sujet, il est conseillé d’éviter le nom de votre client (il pourrait y avoir des risques de confusion) ; il vaut peut-être mieux privilégier, par exemple, le code client que vous lui attribuez en comptabilité.

Attention. La RUM étant diffusée au payeur avant tout prélèvement SEPA, elle est susceptible d’être détournée par un tiers à des fins frauduleuses. Il est donc vivement conseillé d’éviter d’utiliser des données sensibles pour la constitution de la RUM.

Pré-notifiez le prélèvement. Au moins 14 jours calendaires avant la date d’échéance du prélèvement SEPA, vous devez adresser à votre client une pré-notification : cette pré-notification aura pour objet d’informer votre client de la date du prélèvement et de son montant. Vous devrez mentionner sur cette pré-notification votre code ICS et la RUM que vous avez attribuée à votre client.

Si vous avez déjà mis en place des autorisations de prélèvements. Comme nous l’avons signalé, vous n’avez pas l’obligation de faire signer de nouveaux mandats à vos clients, puisque les autorisations existantes restent valables. Mais vous devez informer vos clients prélevés du passage à la norme SEPA pour leurs futurs prélèvements, information qui doit être envoyée au moins 14 jours avant l’échéance du 1er prélèvement SEPA. Cette information devra contenir les mentions suivantes :

• votre ICS ;
• la RUM attribuée au client (pour identifier les prélèvements anciennement sous autorisation qui sont migrés vers la procédure SEPA, donc pour lesquels de nouveaux mandats ne sont pas nécessairement signés, il est conseillé de faire précéder cette RUM du signe distinctif suivant : « ++ ») ;
• la notion de migration du prélèvement national préexistant vers le prélèvement SEPA ;
• le montant (éventuel) et la date d’échéance du prélèvement SEPA ;
• vos coordonnées ;
• la mention suivante : « Conformément à l’article 19 de l’ordonnance 2009-866, relatif à la continuité des mandats de prélèvement, le consentement donné au prélèvement national que vous avez signé demeure valable pour le prélèvement SEPA ; nous continuerons à envoyer des ordres de prélèvement à votre banque pour faire débiter votre compte conformément à l’autorisation que vous lui avez donnée ».

Tenez compte des délais de présentation. Les délais de présentation interbancaires ont été modifiés dans le cadre du SEPA. Ils sont désormais de 5 jours pour un prélèvement. Dans l’hypothèse où vous prélevez à échéance régulière un de vos clients (dans le cadre d’un contrat d’abonnement avec paiement mensuel par exemple), le délai de présentation sera de 5 jours pour le 1er prélèvement de la série, puis de 2 jours pour les prélèvements suivants. Tenez compte de ces délais pour valider la date d’échéance du prélèvement, c’est-à-dire la date à laquelle votre compte sera crédité du montant du prélèvement (au besoin, prenez une marge d’une journée).

Payez par prélèvement. Si vous êtes débiteur, la mise en place du prélèvement SEPA est transparente pour vous : c’est votre créancier qui effectuera les démarches décrites précédemment, et notamment qui aura la charge d’assurer votre information sur la mise en place du prélèvement SEPA et de la migration des éventuels prélèvements préexistants vers le prélèvement SEPA. N’oubliez pas que le paiement par prélèvement suppose que vous signiez un mandat autorisant votre fournisseur ou créancier à émettre un ou des prélèvements SEPA au débit de votre compte bancaire et autorisant votre banque à débiter effectivement votre compte du montant prévu.