Embauche d'un salarié : utiliser le Titre Emploi Service Entreprise (TESE) ?

Le Titre Emploi Service Entreprise : quel intérêt ?

Simplification ? Le principe du TESE se résume en un mot : la simplicité. C’est du moins l’objectif de ce dispositif qui permet de simplifier, tout à la fois, les formalités sociales liées à l’embauche de salariés et la gestion administrative du personnel salarié de l’entreprise (pour autant que l’activité de l’entreprise soit éligible à ce dispositif).

Pour quoi ? Réservé aux salariés relevant du régime général de la Sécurité Sociale, le TESE, permet à l’employeur d’être dispensé d’effectuer les formalités suivantes, car gérées automatiquement par voie dématérialisée (via le site www.letese.urssaf.fr) :

• les formalités liées à l’embauche (comme par exemple la déclaration préalable à l’embauche, les éléments nécessaires à l’établissement du contrat de travail…),
• les déclarations obligatoires à adresser aux organismes de sécurité sociale : Urssaf, assurance chômage, caisse de retraite complémentaire et caisse de prévoyance, caisse de congés payés (pour le secteur du bâtiment, des travaux publics, du transport, manutention, nettoyage industriel), etc.,
• le règlement des cotisations sociales,
• l’établissement des bulletins de paie,
• les déclarations sociales annuelles,
• les facteurs d’expositions aux risques professionnelles (pour l’alimentation du compte de pénibilité le cas échéant),
• les éléments nécessaires à l’alimentation du compte personnel de formation,
• etc.

Pour qui ? Prioritairement destiné aux entreprises de moins de 10 salariés qui peuvent gérer via ce dispositif l’ensemble de leur effectif salarié, quel que soit le contrat (salarié déjà en place ou salarié nouvellement embauché), le TESE peut également être utilisé par les entreprises employant plus de 10 salariés. Depuis le 1er janvier 2019, le plafond d’effectif est supprimé.

Où ?Il est possible d’utiliser ce dispositif en France métropolitaine, et également dans certains territoires d’outre-mer : Guadeloupe, Guyane, Martinique, La Réunion, Saint-Barthélemy, Saint-Martin, Saint-Pierre-et-Miquelon et Mayotte.

Le Titre Emploi Service Entreprise : attention !

Oui ou non ? Clairement, le TESE simplifie vos démarches en matière d’embauche et de gestion de la paie. Mais il ne gère pas tout !

Une fausse simplification ? Le TESE n’est pas un service social sur lequel vous pourrez vous appuyer pour obtenir des conseils en matière sociale (à la différence d’un cabinet d’expertise-comptable qui gère pour vous la paie de l’entreprise et qui, au-delà de ces formalités déclaratives, aura un véritable rôle de conseil à vos côtés). Voici, pour une parfaite information sur ce sujet, quelques exemples de contraintes finalement générées par l’utilisation du TESE.

Des manques certains. Ce système ne gère pas toutes vos démarches sociales. On pense notamment :

• aux taxes assises sur les salaires, à la contribution au dialogue social, à la participation au fonds de développement pour l'insertion professionnelle des handicapés,
• aux conséquences financières d’une rupture de contrat, notamment en ce qui concerne le calcul des indemnités, l’établissement du solde de tout compte,
• aux obligations en matière de portabilité de la prévoyance et de la mutuelle,
• à l’affiliation auprès des organismes de retraite complémentaire et de prévoyance obligatoires ou des caisses de congés payés le cas échéant, etc.

Pas de contrat de travail écrit ! Si le recours au TESE est réputé satisfaire aux obligations liées à l’établissement du contrat de travail, en réalité, vous ne disposez pas par ce biais d’un contrat écrit. Pourtant, la plupart des conventions collectives imposent la rédaction d’un contrat de travail par écrit. Le recours au TESE est donc insuffisant sur ce point. Ce dispositif peut être, en outre, source de nombreux conflits, notamment au regard des obligations issues des conventions collectives qui peuvent être omises.

Mais des formalités à respecter ! Vous êtes tenu d’adresser la déclaration d’identification du salarié au centre national de traitement du TESE, au plus tard le dernier jour ouvrable précédant la date de prise d’effet du contrat, sous peine de vous voir appliquer une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (soit 1203 € pour l'année 2023). Vous devez également en adresser une copie sans délai au salarié, c’est-à-dire le plus rapidement possible ! Sachez que le juge a déjà décidé que l’absence de transmission, ou la transmission tardive de ce document entraîne une requalification du CDD en CDI, le cas échéant.

Calcul de la rémunération. Vous ne serez pas dispensé de procéder au calcul de la rémunération en vue de remplir chaque mois le volet social du TESE (voir infra), en ayant soin de tenir compte de situation du salarié qui peut évoluer chaque mois (congé, absences, heures supplémentaires, etc.), ainsi que des spécificités issues de votre convention collective.

Pour la prévoyance. L’adhésion au TESE n’emporte d’ailleurs pas automatiquement affiliation auprès des organismes de retraite et de prévoyance ou des caisses de congés payés. C’est donc à vous d’y remédier directement.

Pour tous les salariés ! Si vous envisagez de recourir au TESE, il faut savoir que vous devez l’utiliser pour tous les salariés (depuis le 1er juillet 2015) ! Il n’est donc plus possible de ne réserver le TESE qu’à certaines catégories de salariés (comme les CDD par exemple).

Mais… Sachez que le TESE ne peut pas être utilisé pour les salariés dont les cotisations sont calculées au taux réduit (exemple : journalistes, artistes, etc.), pour les VRP multicartes, pour les stagiaires (qui n’ont pas le statut de salarié). De même, les exonérations dont bénéficie le secteur de l’aide à la personne et/ou à domicile ne sont pas gérées par le TESE.

En clair. L’utilisation du TESE ne vous dispense pas totalement de toutes démarches, bien au contraire !

Le Titre Emploi Service Entreprise : la marche à suivre

Une adhésion. Le TESE, facultatif, suppose une adhésion de l’entreprise via Internet (www.letese.urssaf.fr). Vous devrez préciser à cet effet un certain nombre d’informations (convention collective applicable, régimes de prévoyance et de retraite, service de santé, éléments d’identification du salarié, etc.). Dès que le centre de gestion a reçu votre adhésion, vous pouvez procéder aux différentes formalités d’embauche :

• via votre espace sécurisé (accessible à l’aide de votre Siret et d’un mot de passe), vous procédez aux formalités liées à l’embauche : ce volet servira de contrat de travail et de déclaration préalable à l’embauche (un double co-signé devra être remis au salarié) ;
• via la déclaration comportant des données relatives au salarié et à la période d’activité (ex-« volet social »), vous déclarez les éléments nécessaires au calcul des cotisations (période d'emploi, éléments de rémunération, nombre d’heures, dates des congés, etc.).

Des formalités à réaliser sur Internet. L’employeur est tenu de procéder par voie dématérialisée à son adhésion, à l'identification du salarié, à la déclaration des rémunérations dues ainsi qu'au paiement des cotisations et contributions sociales dues. Le non-respect de cette obligation de dématérialisation entraîne l’application d’une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (soit 54.99 € pour 2023) par salarié, appliquée pour chaque mois concerné. Notez que le bulletin de salaire est remis au salarié par voie dématérialisée.

Une déclaration. Après chaque période d’activité, vous devez transmettre une déclaration (via internet) comportant notamment des mentions relatives au salarié, à la période d’emploi, ainsi qu’à la date de paiement du salaire. Cette déclaration doit être effectuée au plus tard le 5ème jour suivant la période d’activité. Parallèlement l’employeur doit acquitter auprès de l’organisme chargé du recouvrement l’intégralité des cotisations et contributions sociales, et reverser la retenue à la source au cours du 2ème mois qui suit celui de la période d’activité déclarée. Néanmoins, lorsque la déclaration a été adressée postérieurement à la fin du 1er mois suivant la période d’activité, ce paiement est effectué sans délai.

Attention au retard de déclaration ! Le défaut de déclaration dans ce délai de 5 jours suivant la période d’activité ou l'omission de salariés ou assimilés entraîne l'application d'une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de sécurité sociale par salarié ou assimilé (soit 54.99 € pour 2023). Cette pénalité est appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard. Elle est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.

Mais… Lorsque le défaut de production n'excède pas 5 jours, la pénalité est plafonnée à 150 % du plafond mensuel de sécurité sociale (soit 5 142 € pour l’année 2022). Ce plafonnement n'est applicable qu'une seule fois par année civile.

Attention à l’exactitude des informations déclarées ! Si l’inexactitude des rémunérations déclarées a pour effet de minorer le montant des cotisations dues, l’employeur encourt une pénalité de 1 % du plafond mensuel de sécurité sociale par salarié ou assimilé (soit 34,28 € pour l’année 2022).

D’autres cas sanctionnés… Dans les autres cas, pour chaque salarié déclaré ou pour les données d'identification de l'employeur, les omissions et inexactitudes de données dans la déclaration peuvent être sanctionnées par une pénalité égale à 1/3 de celle applicable dans les cas précédents. Mais elle n'est pas applicable en cas de régularisation de l'employeur dans les 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données omises ou inexactes.

Attention au retard de paiement ! Le retard de paiement des cotisations sociales et de la retenue à la source donne lieu à une majoration de 5 % du montant dû. En outre, tout employeur qui retiendrait par devers lui le montant correspondant à la retenue à la source de son salarié encourt une amende de 1 500 € au plus (le montant est quintuplé lorsque l’employeur est une personne morale).

Par la suite… Le centre de gestion TESE calcule pour vous les cotisations dues et met à votre disposition, dans les 4 jours maximum suivant votre déclaration, un décompte mensuel et le bulletin de paie. Les déclarations annuelles de données sociales sont effectuées par le centre de gestion, pour les salariés déclarés au titre du TESE (via le dispositif de la DSN).

A noter. L’entreprise et le salarié ont à disposition, chacun pour ce qui les concerne, par voie dématérialisée, un décompte des cotisations et contributions, une attestation fiscale et le bulletin de paie. La délivrance du bulletin de paie par le centre de gestion TESE au salarié se substitue à sa remise par l’employeur.