Syndic : comment gérer les travaux dans une copropriété ?

Copropriété : gérer les travaux d’entretien et de réparation

Le principe. Dans une copropriété, la plupart des travaux doivent être décidés par les copropriétaires réunis en assemblée générale (AG). Ce qui n’empêche pas que le syndic soit investi d’une obligation à ce sujet…

Une obligation ? Le syndic est chargé de veiller au maintien de l’immeuble en bon état. A ce titre, il peut de sa propre initiative faire exécuter les menues réparations d’entretien courant, sans avoir besoin de convoquer une assemblée générale. La loi impose cependant au syndic de faire voter par l’AG un montant de travaux au-delà duquel l’avis préalable du conseil syndical est obligatoire (vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires). En revanche, sauf cas d’urgence, tous les travaux d’entretien et de réparation d’une certaine importance doivent être décidés en AG.

A qui revient l’initiative ? L’initiative des travaux revient au syndic et aux copropriétaires : il appartient au syndic de soumettre au vote des copropriétaires les travaux de gros entretien et les réparations importantes qu’il estime nécessaires pour l’immeuble ; mais, de la même façon, tout copropriétaire ainsi que le conseil syndical peut demander au syndic de faire inscrire à l’ordre du jour de l’AG les questions qu’il juge utiles.

Absence d’initiative. Suite à l’effondrement d’un plafond à cause d’un défaut d’étanchéité, il a été jugé que la responsabilité du syndic était engagée pour n’avoir pas correctement informé le syndicat des copropriétaires de la nécessité de réaliser les travaux nécessaires dans l’immeuble. En outre, le syndic n’avait jamais inscrit à l’ordre du jour la question de ces travaux. Pourtant, le syndic avait été informé par des professionnels de l’importance de réaliser des travaux d’étanchéité. Mais la responsabilité du syndicat des copropriétaires a également été retenue : de nombreux dégâts des eaux affectant l’immeuble depuis 20 ans, le juge a considéré que le syndicat était au courant des problèmes d’étanchéité de l’immeuble. Et en ne prenant pas d’initiatives pour résoudre ces problèmes, il a également commis une faute.

Une décision à prendre. Même si les copropriétaires, le syndic, et le conseil syndical sont d’accord sur les travaux à réaliser, il faut attendre que ce point soit abordé sous forme de question mise à l’ordre du jour et voté à la prochaine Assemblée générale annuelle. La majorité simple suffit pour voter les travaux d’entretien, de réparation et de réfection des parties communes de l’immeuble (toiture, gros œuvre…) et des éléments d’équipement communs (ascenseur, chaudière…). Par exemple, il est possible de voter à cette majorité simple un ravalement destiné à remettre en état une façade dégradée.

En pratique. En matière de travaux, il faut d’abord établir un descriptif précis des travaux envisagés, contacter des entreprises et comparer les devis et prestations proposés. Ce travail doit intervenir avant l’AG qui décidera alors, au vu de ces éléments précis, d’entamer ou non les travaux. Un accord de principe préalable est souvent demandé aux copropriétaires, avant de lancer ces démarches, au cours d’une 1ère assemblée où leur sont présentés les caractéristiques et le coût approximatif du projet : en cas d’accord, ils habilitent alors le syndic à lancer les démarches. Et c’est lors d’une 2nde réunion que les travaux seront effectivement votés.

Quel coût ? Lorsque des travaux d’entretien ou des réparations portent sur le bâti, leur coût est réparti entre tous les copropriétaires, proportionnellement aux tantièmes de charges générales attachés à leur lot. Quant aux dépenses d’entretien et de réfection des équipements communs, comme les ascenseurs ou les éclairages, elles sont réparties en fonction de leur utilisation effective pour chaque lot.

Un fonds spécial ? Afin d’anticiper le financement de travaux d’entretien ou des réparations, la Loi oblige le syndic à proposer à l’AG l’institution d’un fonds spécial. S’il est approuvé et voté, ce fonds est alimenté par des versements périodiques des copropriétaires.

Concrètement. Ce fonds est destiné à financer les travaux d’entretien et de réfection, non encore décidés par l’AG, mais susceptibles de l’être dans les trois années suivantes. Lorsque les travaux sont décidés, des prélèvements sur ce fonds sont effectués pour les régler.

En cas d’urgence. La Loi autorise le syndic à faire exécuter les travaux urgents qui s’imposent, sans solliciter au préalable l’autorisation de l’AG. A posteriori, le syndic devra toutefois faire approuver et ratifier par l’assemblée les travaux ainsi réalisés.

En pratique. Sont concernés les travaux « nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble ». L’urgence est donc reconnue lorsqu’il est question de faire face à un danger imminent pour l’immeuble ou les copropriétaires. Lorsque des travaux urgents doivent être entrepris, le syndic a quand même tout intérêt à solliciter au préalable, avant d’agir, l’avis du conseil syndical sur la question de l’urgence.

Copropriété : gérer les travaux d’amélioration

Une distinction à connaître. Dépassant le simple entretien, les travaux d’amélioration ont pour objet d’apporter un élément de confort nouveau à l’immeuble. Non indispensables, et représentant souvent une dépense non négligeable, la Loi exige que soient respectées des règles de majorité précises.

Concrètement. Les travaux d’amélioration ne visent pas seulement à maintenir l’immeuble en bon état, mais à lui apporter davantage de confort. Il pourra, par exemple, s’agir de travaux liés à la transformation d’un ou de plusieurs équipements existants, comme (fréquent en pratique) la suppression d’une chaudière collective et son remplacement par un chauffage individuel. Il pourra aussi s’agir de la création d’un local à vélos, ou d’une aire de jeux sur les espaces verts de la copropriété. Ainsi, dès qu’un élément de confort nouveau est apporté, il faut considérer qu’il s’agit de travaux d’amélioration. On peut inclure dans cette catégorie les travaux d’économie d’énergie.

Une majorité… complexe ? Par principe, les travaux d’amélioration doivent être adoptés par les copropriétaires par application de la règle de la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires). Mais certains travaux peuvent être décidés à la majorité simple (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés).

A noter. La majorité absolue est toujours difficile à obtenir : c’est la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés et absents). Aussi la loi a-t-elle prévu la possibilité d’un 2nd vote au cours duquel la majorité est assouplie. Voici son principe : si le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, il est alors possible de procéder à un 2nd vote lors de la même AG ; la décision peut alors être prise à la majorité simple. Si, par contre, le projet n’a pas recueilli ce tiers des voix de tous les copropriétaires, une nouvelle AG pourra se prononcer à la majorité simple, à la condition toutefois d’être convoquée dans le délai maximal de 3 mois.

Une majorité simple ? Afin de faciliter leur adoption, certains travaux peuvent être décidés par l’AG à la majorité simple (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés). Il s’agit des travaux qui concernent :

• les améliorations imposées par un texte législatif, réglementaire ou par un arrêté de police : il s’agit des travaux imposés par la sécurité ou la salubrité publique ;
• la préservation de la sécurité et de la santé des occupants (travaux portant sur la stabilité de l’immeuble, le clos et le couvert) ;
• la fermeture et la sécurisation de l’immeuble (prévention de l’atteinte aux personnes) ;
• la restauration immobilière ;
• l’accessibilité aux personnes handicapées.

Une fois la décision prise… Une fois la décision adoptée en AG, les copropriétaires doivent participer au paiement des travaux, même s’ils n’ont pas voté pour le projet. Les dépenses sont réparties en fonction de l’avantage retiré par chaque copropriétaire. Certains d’entre eux peuvent ainsi être exonérés de toute participation si les travaux ne présentent aucune utilité pour eux (c’est le cas, par exemple, des copropriétaires du RDC lors de l’installation d’un ascenseur). En revanche, lorsque l’amélioration porte sur le bâti (cas de la toiture), la répartition du coût se fait au prorata des millièmes de charges des parties communes.

Décision annulée mais travaux effectués. Il peut arriver que la décision autorisant des travaux soit annulée, mais que la copropriété fasse tout de même réaliser les travaux. Dans ce cas, si les comptes prévoyant les travaux ont été approuvés par les copropriétaires, sans contestation, un copropriétaire ne peut pas refuser de payer sa quote-part au moment des appels de fonds.

Copropriété : gérer les travaux réalisés par un copropriétaire

Un cas fréquent. Un copropriétaire qui souhaite réaliser, à ses frais et pour son compte, des travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, doit d’abord obtenir l’accord de l’AG. L’autorisation de l’AG doit être formelle et expresse : elle ne peut en aucun cas être tacite.

A noter. L’accord du syndic ne peut pas se substituer à celui de l’AG, même si les travaux sont prescrits par des services administratifs.

Travaux sans accord de l'AG. Si le copropriétaire décide de passer outre cette autorisation, il faut savoir que la copropriété est en droit d’exiger la remise en état des lieux, aux frais de ce dernier. Mais il faut aussi savoir que l’AG peut donner son accord a posteriori, une fois que les travaux entrepris sans autorisation sont achevés (ratification), ou donner un accord sous conditions particulières (prescriptions données quant aux travaux).

Là encore, une question de majorité… Les travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble doivent impérativement être autorisés par l’AG à la majorité absolue (avec possibilité d’un second vote à la majorité simple). Si les travaux nécessitent l’annexion de parties communes, c’est la double majorité qui devient nécessaire (majorité des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix). Et dans tous les cas, si le projet présenté par le copropriétaire porte atteinte à la destination de l’immeuble, l’autorisation requiert une décision de l’AG adoptée à l’unanimité de tous les copropriétaires.

Attention. Outre l’autorisation expresse de l’AG, le copropriétaire doit parfois aussi obtenir un permis de construire ou une autorisation d’urbanisme. Dans ce cas, sachez que l’administration n’a pas à vérifier si les travaux portent sur des parties communes ou affectent l’aspect extérieur de l’immeuble, ou encore si une autorisation de l’AG a été obtenue.

Copropriété : le point sur les travaux d’accessibilité pour les personnes handicapées

Une nouveauté. Il est désormais prévu, depuis le 1er juin 2020, que chaque copropriétaire puisse faire réaliser, à ses frais, des travaux pour l'accessibilité des logements aux personnes handicapées ou à mobilité réduite qui affectent les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble.

Formalisme. A cette fin, il notifie au syndic une demande d'inscription d'un point d'information à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, accompagnée d'un descriptif détaillé des travaux envisagés.

Contenu du descriptif. Ce descriptif doit prévoir :

• la nature,
• l'implantation,
• la durée et les conditions d'exécution des travaux envisagés,
• les éléments essentiels de l'équipement ou de l'ouvrage, tels que les marques, modèles, notices, garanties et documents relatifs à l'utilisation et à l'entretien.

Pièces jointes. Il doit être assorti d'un plan technique d'intervention, et, le cas échéant, d'un schéma de raccordement électrique. Il peut également comprendre tous éléments nécessaires à la compréhension des travaux prévus, notamment des documents graphiques ou photographiques. Notez que si ce descriptif détaillé n’est pas notifié au syndic, le point d'information n'est pas inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale.

Action du syndic. S’il lui est régulièrement notifié, le syndic inscrit à l'ordre du jour de la même assemblée générale :

• le point d'information relatif aux travaux d'accessibilité ;
• la question de l'opposition éventuelle à la réalisation de ces travaux de l'assemblée générale, accompagnée d'un projet de résolution reproduisant les termes suivants : « L'assemblée générale peut, à la majorité des voix des copropriétaires, s'opposer à la réalisation de ces travaux par décision motivée par l'atteinte portée par les travaux à la structure de l'immeuble ou à ses éléments d'équipements essentiels, ou leur non-conformité à la destination de l'immeuble. »

Réalisation des travaux. Si l’assemblée générale ne s’oppose pas aux travaux, ceux-ci peuvent être réalisés par le copropriétaire conformément au descriptif détaillé présenté à l'assemblée générale, à l'expiration du délai de contestation de l’assemblée générale de 2 mois.

Entrée en vigueur. Ces dispositions s’appliquent aux assemblées générales qui se tiendront à compter du 31 décembre 2020.

Copropriété : gérer les travaux d'intérêt collectif dans les parties privatives

Eviter les situations de blocage. Désormais, l'interdiction pour un copropriétaire de faire obstacle à la réalisation de travaux d'intérêt collectif réalisés sur des parties privatives est élargie à tous types de travaux, dès lors qu’ils sont régulièrement votés par l’AG.

En cas de solution alternative. Toutefois, l'atteinte portée au droit de propriété du copropriétaire qui souhaite faire obstacle à des travaux est limitée. En présence d'une solution alternative permettant d'éviter une intrusion chez lui, la réalisation de tels travaux ne peut, en effet, être imposée au copropriétaire concerné que si les circonstances le justifient.

Une indemnité pour le copropriétaire ? Par ailleurs, en cas de privation totale temporaire de jouissance de son lot, un copropriétaire peut désormais obtenir une indemnité provisionnelle à valoir sur le montant de l'indemnité définitive qui lui sera octroyée.