Présenter l’état financier de la copropriété : mode d’emploi

Présenter la situation financière et la trésorerie de la copropriété

Au préalable. À partir d’un modèle-type d’état financier se présentant sous la forme d’un tableau, nous vous proposons d’expliquer la présentation de l’état financier d’une copropriété.

     =>  Consultez le modèle-type d’état financier

Situation financière et trésorerie. C’est à gauche du tableau qu’apparaissent les fonds dont dispose la copropriété et qui correspondent à la trésorerie à sa disposition. À droite du tableau figurent les appels de fonds lancés auprès des copropriétaires (provisions et avances).

La trésorerie. Il s’agit des comptes de classe 5. Cette partie correspond à la trésorerie disponible du syndicat des copropriétaires, les fonds placés, les fonds disponibles en banque ou en caisse.

Les réserves. Il s’agit des comptes de classe 1. Cette partie regroupe les provisions pour travaux (non remboursables au copropriétaire), les avances (remboursables en cas de changement de copropriétaire), ainsi que les subventions diverses (Etat, collectivités territoriales, etc.). Les avances de trésorerie correspondent au fonds de roulement prévu par le règlement de copropriété ou voté en assemblée générale (AG).

Principaux comptes. Nous nous proposons de vous présenter rapidement les principaux comptes de trésorerie (classe 5) ainsi que les principaux comptes des provisions et avances (classe 1).

Compte 50. Il s’agit des fonds que la copropriété décide de placer, des fonds disponibles sur le compte du syndicat et des liquidités laissées au syndic ou au gardien pour les petites dépenses.

Compte 51. Il s’agit des fonds disponibles en banque. Leur montant doit être suffisant pour payer les fournisseurs sans allonger les délais de paiement. Mais il est inutile qu’il soit trop important car le syndic doit pouvoir prévoir les charges.

Compte 53. Il correspond au compte de caisse. Il est d’usage de veiller à ce que le moins d’argent possible transite par ce compte car le syndic a l’obligation d’effectuer les règlements par chèque ou par virement.

Compte 102. Il s’agit des provisions pour travaux votés et appelés par le syndic mais qui n’ont pas encore été payées par les copropriétaires.

Compte 103-1. Il contient les avances en trésorerie. Les avances ne doivent pas être supérieures à 1/6ème du budget prévisionnel. Elles peuvent être réduites par décision de l’AG si la trésorerie disponible est suffisante.

Compte 103-2. Il s’agit des sommes demandées pour des travaux futurs non encore votés.

Présenter les créances et les dettes de la copropriété

Les créances. Il s’agit des comptes de classe 4. Les créances constituent les ressources financières qui peuvent être disponibles après la date de l’approbation des comptes établis par le syndic. Ces ressources n’ont pas encore été versées : elles sont dues à la copropriété au titre de l’exercice de l’année et constituent des ressources financières prévisibles.

Des créances contre qui ? Ces ressources sont dues par différents intervenants, comme les copropriétaires, les fournisseurs, les collectivités locales, etc. Voici les principaux comptes de créances.

Compte 45. Il s’agit des créances contre les copropriétaires et plus exactement des sommes exigibles restant à recevoir. Le syndic doit joindre la liste nominative des copropriétaires avec le montant de leur dette. Ce compte intègre aussi l’insuffisance de charges constatée en fin d’exercice.

Compte 459. Ce compte indique le montant total des sommes dues considérées comme « douteuses ». Ce sont les créances pour lesquelles la copropriété ne sait pas si elle en récupèrera l’intégralité au terme d’une procédure. Il faut veiller à ce que ce compte ne devienne pas trop important.

Compte 47. Il s’agit des sommes dues mais dont la perception dépend d’un évènement attendu, en attente d’une affectation à un poste précis de charges. À la clôture de l’exercice, ce compte doit être soldé (les fonds seront répartis entre les copropriétaires). Les sommes encore inscrites à la clôture doivent être justifiées, ligne par ligne, par le syndic.

Les dettes. Ce sont les sommes que la copropriété doit aux copropriétaires et aux tiers (les fournisseurs notamment). Voici les principaux comptes de dettes.

Compte 48. Il s’agit des produits encaissés d’avance ou des charges payées d’avance qui se rapportent à un exercice ultérieur. Les copropriétaires doivent vérifier auprès du syndic ce que ces sommes deviennent l’année suivante.

Compte 49. Il comporte les sommes que l’AG a décidé de provisionner pour compenser les pertes que la copropriété estime définitives et qu’elle ne pourra pas récupérer. Ces pertes devront être prises en charge par les copropriétaires.