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Prise en charge des frais de transport des salariés : quelles sont vos obligations ?

Rédigé par l'équipe WebLex en collaboration avec Viviane Quist, juriste spécialisée en droit social.

Vous avez l’obligation de prendre en charge une partie des frais de transports publics avancés par les salariés pour se rendre sur leur lieu de travail. Voici quelques précisions à connaître sur cette prise en charge, qui s’étend depuis peu aux frais engagés par les salariés qui se rendent au travail à vélo…


La prise en charge des frais de transport public

Une obligation ! Vous devez prendre en charge une partie des frais de transports publics de vos collaborateurs. Cette prise en charge concerne l’ensemble des transports publics (métro, bus, train, tramway), mais aussi les services publics de location de vélos !

Quels sont les critères de prise en charge ?...


La prise en charge des frais de transport personnel

Une possibilité. La prise en charge des frais de transport personnel est, par principe, facultative. Vous n’êtes donc pas dans l’obligation de prendre en charge les frais avancés par vos salariés lorsqu’ils utilisent un moyen de transport personnel (véhicule, moto, scooter, etc.). Vous pouvez cependant prendre en charge une partie des frais de carburant (ou d’alimentation électrique le cas échéant) de vos salariés sur la base d’une décision unilatérale ou d’un accord collectif de travail.

Attention aux critères d’attribution de la prise en charge !...

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POSEZ-NOUS VOS QUESTIONS

Comment gérer l’indemnité kilométrique vélo ?

Le calcul de la prise en charge des frais de déplacement à vélo tient compte de la distance la plus courte entre la résidence habituelle du salarié ou son lieu de travail et la gare ou la station de transports collectifs. De plus, actuellement, lorsque le salarié est intérimaire, ou lorsque son abonnement à un service public de location de vélos ne fait pas mention de son identité, une simple attestation sur l’honneur suffit pour effectuer la demande de prise en charge auprès de l’employeur...

Il est donc possible qu’un système identique soit mis en place pour les salariés souhaitant bénéficier de l’indemnité kilométrique vélo.

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Sources

  • Articles L 3261-2 et R 3261-1 à R 3261-10 du Code du Travail (obligation et conditions de prise en charge des frais liés à l’usage de transports publics)
  • Article L 3261-3, L 3261-4 et R. 3261-11 à R 3261-15 du Code du Travail (possibilité laissée à l’employeur de prendre en charge les transports de type personnel, conditions de prise en charge)
  • Loi n° 2015-992 du 17 août 2015 relative à la transition énergétique pour la croissance verte (articles 39 et 50)
  • Loi de Finances rectificative pour 2015 n° 2015-1786 du 29 décembre 2015 (article 15)
  • Décret n° 2016-144 du 11 février 2016 relatif au versement d’une indemnité kilométrique vélo par les employeurs privés
  • Décret n° 2016-179 du 22 février 2016 relatif aux modalités d’application de la réduction pour mise à disposition d’une flotte de vélos prévue à l’article 220 undecies A du Code Général des Impôts
  • BOFiP-Impôts-BOI-RSA-Indemnités, primes, allocations, gratifications - Exonération de l'indemnité kilométrique vélo
  • Réponse ministérielle Archimbaud, Sénat, du 31 mars 2016, n° 18320 (l’employeur est libre d’octroyer l’indemnité kilométrique vélo et d’en fixer les modalités)
  • Réponse ministérielle MICHEL, Sénat, du 28 avril 2016, n° 21475 (les vélos loués ne sont pas éligibles à la réduction d’impôt)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 12 décembre 2012, n° 11-25089 (prise en charge obligatoire quel que soit l’éloignement du domicile)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 22 juin 2016, n° 15-15986 (prise en charge des frais de transports entre la résidence « habituelle » et le lieu de travail)
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