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Gérer les relations commerciales

Que faut-il (obligatoirement) mentionner sur les factures ?

Rédigé par l'équipe WebLex en collaboration avec Jean-Marc Le Gallo, Avocat au Barreau de Marseille, spécialisé en droit fiscal.

Même si, comme la plupart des entreprises, vous utilisez un logiciel de facturation, qui facilite grandement la gestion des factures, il vous appartient de vous assurer que vos factures sont correctement établies. A cet égard, connaissez-vous les mentions qui doivent obligatoirement apparaître sur une facture ? Voici la réponse, qui vous sera également utile pour vérifier que les factures de vos fournisseurs sont effectivement correctes…


Validez vos factures clients

Vous devez facturer ! Parce que vous êtes normalement assujetti à la TVA, vous devez délivrer une facture à vos clients, établie au nom de votre entreprise. Il peut certes s’agir d’une facture proprement dit, mais aussi d’une quittance, d’une note, d’un relevé, etc. Peu importe le nom que vous lui donnez, pourvu que ce document contienne toutes les mentions obligatoires.

Voici la check-list. Les mentions obligatoires générales que vous devez obligatoirement faire figurer sur vos factures sont les suivantes :




Le saviez-vous ?

Pour des raisons pratiques, il est admis que les restaurateurs ne mentionnent pas sur leurs factures d’un montant inférieur à 150 € hors taxes les éléments d’identification de l'entreprise, à condition qu’un espace réservé sur le document vous permette d’inscrire les éléments d’identification de votre entreprise.

Faites attention à ce que ce soit effectivement les coordonnées de votre entreprise qui figurent sur la facture du restaurateur, et non celle de votre salarié, sous peine de voir l’administration fiscale refuser la déduction de la TVA !

Focus sur l’indemnité forfaitaire. La Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) a publié, sous forme de questions / réponses, des précisions sur l’indemnité forfaitaire pour retard de paiement, dont vous livrons ici un résumé :


Des mesures particulières… D’autres mentions peuvent figurer sur les factures :


Des mentions spéciales. Dans certaines hypothèses, il faut également préciser les mentions suivantes :


Pour les opérations intracommunautaires. Des mesures particulières sont prévues pour certaines opérations intracommunautaires, qui ont notamment pour objet de justifier de l’application d’un régime d’exonération ou de taxation spécifique (et notamment l’indication du numéro d’identification à la TVA du preneur ou de l’acquéreur).

Le saviez-vous ?

Soyez vigilant sur les mentions à faire figurer obligatoirement sur vos factures : toute omission ou inexactitude est sanctionnée par une amende de 15 €.

Vis-à-vis de vos clients publics. Depuis le 1er janvier 2017, la facturation électronique a été étendue à l'ensemble des entreprises qui comptent parmi leurs clients des collectivités locales, des hôpitaux, des services de l'État, des établissements publics locaux et nationaux, etc. Plus exactement, le recours à la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire à destination des entités publiques :


Comment transmettre les factures ? Les entreprises et les sous-traitants d’un marché public pourront transmettre leurs factures via l'un des 3 modes suivants, à leur choix :




Des mentions obligatoires L’acceptation des factures électroniques émises à l’encontre de l’Etat et des collectivités et établissements publics supposera qu’elles comportent les mentions obligatoires suivantes :


Le saviez-vous ?

La facture d’un avocat doit préciser les diligences effectuées. A défaut, il est possible de solliciter une réduction des honoraires dus.

Attention. N’oubliez pas qu’à partir du moment où vous mentionnez de la TVA sur vos factures, même par erreur, vous en serez redevable !

Exemple. Un vendeur de voitures d’occasion spécialisé dans la livraison intracommunautaire facturait ses clients en mentionnant l’application du régime de la TVA sur marge. Se rendant compte qu’il pouvait bénéficier d’une exonération de TVA, il n’a pas reversé les sommes collectées. Suite à un contrôle fiscal, l’administration a réclamé le versement de cette TVA facturée, ce que le juge a confirmé : à partir du moment où la TVA est facturée, elle est due.


Vérifiez vos factures fournisseurs

Une importance essentielle ! La facture constitue une pièce justificative essentielle de votre comptabilité, pour deux raisons principales : elle valide la déduction fiscale de la charge et la récupération de la TVA qui y est mentionnée.

Pour le calcul de l’impôt sur les bénéfices. La facture servira de support à la justification de la charge pour l’entreprise, pour le calcul du résultat imposable. Parce qu’elle indique la nature précise du bien ou de la marchandise achetée ou de la prestation reçue, elle constituera un élément de preuve pour valider la déduction fiscale de la dépense. Parce qu’elle mentionne expressément les coordonnées du destinataire (en l’occurrence, les vôtres !), elle justifie l’engagement de cette dépense dans l’intérêt de votre entreprise.

Pour la déduction de la TVA. La facture permettra de justifier du montant de votre TVA déductible : il faut ici rappeler que la facture constitue, en effet, un document indispensable puisqu’elle justifie formellement l’existence d’une créance que l’entreprise va détenir sur le Trésor. Si la facture est erronée (elle ne contient pas toutes les mentions requises), votre droit à déduction de la TVA peut être remis en cause.

Le saviez-vous ?

L’administration fiscale admet, en pratique, que la seule omission ou inexactitude d’une mention n’entraîne pas nécessairement la remise en cause de la validité de la facture, pour autant que l’opération qu’elle vise soit réelle et justifiée. Cela signifie également que, dans ces mêmes conditions, votre droit à déduire la TVA mentionnée sur cette facture ne sera pas nécessairement remis en cause (ce qui a aussi été confirmé par le juge européen).

Le juge, quant à lui, a eu l’occasion de préciser que le défaut d’identification de l’entreprise, ou son caractère erroné, peut ne pas faire obstacle à la déduction de la TVA facturée par le fournisseur, à la double condition suivante : vous devez prouver le règlement effectif de cette facture pour les besoins de votre activité, elle-même soumise à la TVA.

Conseils. Vérifiez et validez systématiquement les factures de vos fournisseurs. Au besoin, sollicitez auprès de votre fournisseur une facture dûment corrigée, pour éviter tout risque de requalification fiscale.

Par voie de conséquence… Non seulement il faut veiller à ce que les factures contiennent l’ensemble des mentions requises, pour les besoins de vos justifications tant en matière d’impôt sur les bénéfices que de TVA, mais aussi, vous devez conserver ces factures pendant un certain temps : en matière fiscale, la règle veut que ces factures soient conservées pendant au moins 6 ans. Mais, s’agissant d’un document comptable, conservez-les pendant au moins 10 ans comme l’impose le Code de Commerce.

Le saviez-vous ?

Les reçus délivrés aux barrières de péage et les tickets de parking délivrés par les automates sont considérés comme des factures, à condition qu’ils contiennent un espace réservé sur lequel vous pourrez mentionner les coordonnées précises de votre entreprise, le numéro d’immatriculation du véhicule et le nom de l’utilisateur, ainsi que l’objet du déplacement.

À retenir

Il ne faut pas perdre de vue que la facture constitue un document indispensable pour valider la déduction de la TVA qui vous est réclamée par vos fournisseurs. Des erreurs ou des inexactitudes pourraient être de nature à remettre en cause la déduction de cette TVA.

Vérifier les factures de vos fournisseurs, et, au besoin, demandez-lui en cas d’erreur une facture corrigée.


J'ai entendu dire

POSEZ-NOUS VOS QUESTIONS

J’ai acheté du matériel en Espagne et mon fournisseur m’a envoyé une facture rédigée en espagnol : cela pose-t-il un problème ?

Dans l’absolu, non, dans la mesure où vous êtes toujours capable de justifier auprès de l’administration de la nature de cet achat, de manière à prouver que cet investissement a bien été engagé dans l’intérêt de votre entreprise. Au besoin, l’administration, en cas de contrôle, pourra exiger une traduction en français par un traducteur certifié...



Les mentions évoquées dans cette fiche doivent-elles être reprises sur une facture d’acompte ?

Par principe, la réponse est positive. Cela étant, il est admis que votre facture d’acompte puisse ne pas comporter toutes les mentions obligatoires dès lors que vous ne disposez pas de toutes les informations au moment de l’établir. On pense ici, notamment, à la quantité ou au prix précis des marchandises livrées, par exemple, lorsque ces données sont susceptibles d’être variables ou aléatoires.

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Sources

  • Article 289 du Code Général des Impôts (obligation de facturation)
  • Article 1737 du Code Général des Impôts (sanction inexactitude ou omission)
  • Article 242 nonies A de l’annexe II du Code Général des Impôts (mentions fiscales obligatoires des factures)
  • Articles L 441-3 à L 441-6 du Code de Commerce (obligation de facturation)
  • Articles L 102 B et L 102 C du Livre des Procédures Fiscales et L 123-22 du Code de Commerce (délai de conservation des factures)
  • Bulletin Officiel des Finances Publiques-BOI TVA-DECLA-30-20-20
  • Loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques (article 95)
  • Décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012 fixant le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dans les transactions commerciales prévue à l'article L. 441-6 du code de commerce
  • Décret n° 2013-346 du 24 avril 2013 relatif aux obligations de facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée et au stockage des factures électroniques
  • Arrêt du Conseil d’Etat du 26 mars 2012, n° 326333 (tolérance admise en cas de défaut d’identification de l’entreprise bénéficiaire)
  • Arrêt du Conseil d’Etat du 17 avril 2013, n° 334423 (facture de restaurant libellée au nom des salariés)
  • Arrêt du Conseil d’Etat du 21 mai 2014, n° 364610 (sanction inexactitude)
  • Document de la DGCCRF – L’indemnité forfaitaire pour retard de paiement – Questions / Réponses – Avril 2013
  • Arrêt de la Cour de Justice de l’Union Européenne du 15 septembre 2016, n° C-516/14 (formalisme de la facture et exercice du droit à déduction)
  • Décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique
  • Arrêté du 9 décembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique
  • Arrêt de la Cour de cassation, 2ème chambre civile, du 6 juillet 2017, n° 16-19354 (avocats-la facture doit détailler les diligences effectuées)
  • Arrêt de la Cour Administrative d’Appel de Nantes du 29 juin 2017, n°15NT03325 (TVA facturée = TVA due)
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