Domiciliation de l’entreprise : quelles sont vos possibilités ?

Domiciliation d’entreprise : un élément à ne pas négliger

C’est quoi ? Domicilier son entreprise, c’est lui donner une adresse administrative qui correspond à son siège social. La domiciliation est importante car elle participe à l’image que l’entreprise renvoie aux clients. Et c’est, de toute manière, une obligation pour vous que d’attribuer à votre entreprise une adresse physique…

Une obligation ? La domiciliation est un élément clé de la création de votre entreprise qui doit être déclarée au centre de formalités des entreprises. Si vous devez vous inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers, l’immatriculation de votre société ne sera acceptée que si l’entreprise est domiciliée.

Comment faire ? Il existe plusieurs types de domiciliation :

• chez vous,
• dans un local commercial ou professionnel, loué ou sous-loué,
• dans un hôtel d’entreprises ou une pépinière d’entreprises,
• dans un centre d’affaires,
• ou encore via une société de domiciliation qui fait office de boîte aux lettres.

Domiciliation de votre entreprise : louer ou sous-louer un local

Cas classique. Dans la majorité des cas, quand la société n’est pas propriétaire de ses locaux, elle est domiciliée dans des locaux qu’elle loue à usage professionnel ou commercial. C’est notamment le cas pour les commerces, magasins, dépôts, lieux de stockage, de même que pour les commerçants de proximité (métier de bouche, coiffure, etc.). Vous pouvez même domicilier votre entreprise par le biais d’une sous-location. A ce titre, vous devez respecter les conditions nécessaires à la conclusion d’un contrat de bail ou de sous-location.

     =>  Pour plus de précisions, consultez nos fiches :

•           o   Bail commercial : les clauses à valider
•           o   Sous-location commerciale : des conditions à respecter

Une autre solution ? Une option consiste aussi à installer votre entreprise dans un hôtel ou une pépinière d’entreprises, cette solution intéressant notamment les entreprises de services. Quelle différence ?

Pépinière d’entreprises. Dans l’hypothèse de la pépinière d’entreprises, vous occupez des locaux en commun avec plusieurs entreprises. Cela vous permet d’être accompagné par des spécialistes et vous profitez d’équipements et de services mutualisés (secrétariat, lieu de réunion, etc.). Sachez que le coût d’une telle installation est généralement modéré et que les locaux sont adaptés à la taille de l’entreprise.

Hôtel d’entreprises. Principalement réservé aux entreprises nouvellement créées, l’hôtel d’entreprises regroupe plusieurs entreprises dans un même lieu dans le cadre de contrats de bail de courte durée (24 mois maximum, renouvelable). Il est parfois possible de bénéficier de services annexes dans le cadre d’un hôtel d’entreprises (gestion des envois postaux, location de salles de réunion ou de visio-conférence, etc.).

Domiciliation de votre entreprise : chez vous ?

Avantages. Domicilier l’entreprise chez vous peut être intéressant. Outre la rapidité de cette solution, et une gestion facilitée de votre organisation au quotidien, cela vous permet de minimiser les coûts de création de votre entreprise.

Si vous êtes propriétaire de votre logement. Cette solution peut aussi vous permettre, le cas échéant, de créer un revenu complémentaire : vous pouvez faire payer à l’entreprise un loyer (qui sera soumis à l’impôt sur le revenu à votre nom au titre des revenus fonciers) correspondant à la superficie occupée, et mettre à sa charge certains frais (eau, électricité, etc.).

Si vous êtes copropriétaire. Si vous vous trouvez dans cette hypothèse et que les statuts ne s'y opposent pas, vous devez notifier au syndicat de copropriété (ou au représentant de l’ensemble immobilier) la domiciliation de votre entreprise à votre domicile.

Si vous êtes locataire de logement. Dans ce cas, il est impératif que vous obteniez l’autorisation de votre bailleur pour installer l’entreprise chez vous.

Attention. Pour pouvoir installer votre entreprise chez vous, et y exercer une activité professionnelle, vous pouvez être soumis à une autorisation préalable, notamment du bailleur ou de la copropriété le cas échéant. Par ailleurs, un logement est, par principe, affecté à l’habitation et vous ne pouvez normalement pas y exercer une activité professionnelle (pour cela, il faudrait demander un changement d’affectation). Cela étant, dans la plupart des cas, il n’est pas nécessaire d’obtenir une autorisation préalable. Renseignez-vous auprès de la mairie de votre lieu d’habitation pour connaître les règles appliquées chez vous.

Conseil. Cette vérification préalable peut s’avérer nécessaire, notamment au regard de l’étendue de l’assurance de votre logement. Si un sinistre déclaré dans votre habitation trouve son origine dans l’exercice d’une activité professionnelle pour laquelle vous n’avez pas respecté les différentes autorisations ou demandes de changement d’affectation, vous risquez une absence de prise en charge par la compagnie d’assurance.

Inconvénients. Si la domiciliation de l’entreprise à domicile présente des avantages, notamment en termes de souplesse et d’organisation, il ne faut pas perdre de vue qu’elle entraîne des contraintes : pensez aux incidences en terme de cloisonnement entre vie privée et vie professionnelle parfois difficile à respecter, spécialement si vous devez embaucher des collaborateurs, de conditions d’accueil des clients, de stockage des marchandises, etc.

Attention. Bien entendu, en cas de changement de résidence (déménagement de votre résidence principale, conséquence d’un divorce avec attribution à votre ex-conjoint du logement dans lequel est domiciliée votre entreprise, etc.), pensez à remplir toutes les formalités nécessaires pour transférer le siège social de votre entreprise. Un gérant a ainsi été condamné à payer 1 000 € de dommages-intérêts à son ex-épouse pour avoir maintenu le siège social à son ancien domicile, suite à son divorce, l’épouse conservant le logement ( le juge a ici considéré qu’il a commis une faute de gestion).

Domiciliation de votre entreprise : dans un centre d’affaires

C’est quoi ? Un centre d’affaires regroupe des entreprises qui peuvent y exercer leur activité et recevoir des clients, pour une durée relativement limitée. Il met à leur disposition des bureaux équipés avec tous les services nécessaires. Un centre d’affaires a très souvent également une activité de simple domiciliation d’entreprise (sorte de « boîte aux lettres »).

Une solution temporaire… D’une manière générale, l’installation dans un centre d’affaires n’est que temporaire. Il faut rapidement penser à trouver de solutions plus durables : location d’un local commercial ou professionnel, installation dans une pépinière d’entreprises, etc.

Domiciliation d’entreprise : par un contrat de domiciliation

Société de domiciliation. Une société de domiciliation vous permettra de bénéficier d’une boîte postale. Si vous optez pour ce type de domiciliation, vérifiez que cette dernière soit effectivement agréée par le Préfet et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés.

A noter. Lors de votre demande d’immatriculation, vous devrez présenter le contrat de domiciliation conclu.

Le contrat. Dans le cadre du contrat de domiciliation, vous êtes appelé le domicilié et la société de domiciliation est appelée le domiciliataire. Le contrat doit être écrit et respecter plusieurs conditions, notamment :

• une durée de 3 mois renouvelable par tacite reconduction ;
• une obligation de mise à disposition d’un local doté d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire au fonctionnement des organes de gestion et permettant une réunion régulière de ces organes (les locaux devant également permettre la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par la Loi et les règlements) ;
• une obligation d’utilisation effective du local à votre égard, exclusivement comme siège social de l’entreprise ;
• une obligation d’information au domiciliataire de toute modification concernant l’activité de votre entreprise ou sa forme juridique ;
• une obligation de donner mandat au domiciliataire de recevoir toute notification en votre nom ;
• une obligation pour cette entreprise d’informer le greffier du Tribunal de la cessation de la domiciliation à l’expiration du contrat ou lors de la résiliation.

Attention. En cas de manquement à ces obligations de la part de l’une ou l’autre des parties, il y a un risque d’amende d’un montant de 1 500 €.

A noter. Si l’entreprise qui vous domicilie n’est pas propriétaire, elle doit avoir un accord écrit du bailleur.

Attention. Ce type de domiciliation ne constitue pas, en tant que telle, une location ou sous-location. La domiciliation d’entreprise exclut la jouissance privative de bureaux qui sont mis à la disposition de votre entreprise de façon temporaire, uniquement pour un besoin de réunion et permettre la tenue et la consultation des documents comptables.